Ein Artikel über To Do-Listen? Obwohl wir vor nicht allzu langer Zeit darüber berichtet haben, dass To Do-Listen nicht funktionieren?
Ja, dieser Artikel hat seine Berechtigung – denn diese Liste ist anders. Sie folgt einem ähnlichen Prinzip wie das des Personal Kanban.
Was ist die One Minute To Do-List?
Diese besondere Form der To Do-Liste wurde vom US-amerikanischen Zeitmanagement-Experten Michael Linenberger entwickelt. Praktisch: Auf seiner Website findest du weitere Informationen, eine kostenlose PDF-Anleitung, Bücher und Videokurse.
Hier die Kurzform: Diese Liste besteht aus drei Spalten und ist ein sehr einfaches Werkzeug, um alle dringenden Aufgaben aus dem Kopf zu bekommen und schrittweise zu erledigen. Sie kann mit Software-Unterstützung oder in Papierform geführt werden – wie du magst.
Besonders wichtig für alle, die bisher an To Do-Listen gescheitert sind: Es werden drei Dringlichkeitsbereiche („Urgency Zones“) definiert – für die jeweils passende Priorität zur richtigen Zeit.
Die „1 Minute To Do-List“ Schritt für Schritt
Schritt 1: Dringlichkeitsbereiche einrichten
Nutze deine drei Spalten für verschiedene Dringlichkeit deiner Aufgaben. Das kann beispielsweise wie folgt aussehen:
- Critical Now: Dringende und kritische Aufgaben erhalten die höchste Priorität.
- Opportunity Now: Aufgaben, die in den nächsten Tagen anfallen, landen in dieser Spalte. Ein Zeitlimit von 7-10 Tagen ist angemessen.
- Over the Horizon: Wenig zeitkritische Aufgaben oder vorläufige Ideen können hier hinterlegt werden. Diese haben zumindest zum aktuellen Zeitpunkt die geringste Priorität.
Schritt 2: Parallele Aufgaben beschränken
Ein wichtiges auch aus dem Personal Kanban bekanntes Prinzip ist die Limitierung parallel laufender Aufgaben. Der Grundgedanke: An je mehr Aufgaben du zeitgleich arbeitest, desto höher das Risiko des Verzettelns. Schöner Bonus: Es macht richtig Spaß, Aufgaben abzuschließen, statt massig lose Fäden in der Hand zu halten.
Eine grobe Richtlinie für die drei Spalten sieht wie folgt aus:
- Nicht mehr als 5 Aufgaben in „Critical Now“ (gern deutlich weniger!)
- Nicht mehr als 20 Aufgaben in „Opportunity Now“
- Unbegrenzt viele Aufgaben in „Over the Horizon“
Schritt 3: Regelmäßige Reviews durchführen
Kein Zeitmanagement-System ohne regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung: Auch bei der „One Minute To Do List“ schaust du regelmäßig auf deine Aufgaben in den drei Spalten:
- Prüfe die „Critical Now“-Spalte gern jede Stunde. Wie kommst du voran? Was ist heute noch zu tun?
- Die „Opportunity Now“-Spalte solltest du einmal täglich näher betrachten. Hierfür bietet sich der Morgen oder der Abend an. Welche Aufgaben wandern in die erste Spalte? Oder welche können noch warten?
- „Over the Horizon“ schaust du dir einmal pro Woche an. Auch hier ist ein fester Termin empfehlenswert.
Schritt 4: Ausmisten
Ordnung ist das halbe Leben, das gilt auch für diese Methode. Es kann gut sein, dass du mit den drei Spalten und den regelmäßigen Reviews gut auskommst. Eine Sache passiert jedoch den meisten Anwendern: Die „Over the Horizon“-Spalte wächst und wächst:
- Ideen, die „irgendwann mal umgesetzt werden sollen“
- Nervige Aufgaben, für die nie Lust vorhanden ist
- Sinnvolle Dinge, die aber immer von höher priorisierten Aufgaben immer wieder überholt werden
Woran merkst du, dass deine Spalte zu groß wird? Immer dann, wenn sie für dein wöchentliches Review zu unübersichtlich geworden ist. In diesem Fall hast du mehrere Möglichkeiten:
- Lösche die Aufgaben, die nicht mehr aktuell sind.
- Trenne dich von den Ideen, die zwar irgendwann mal gut erschienen, aber mit etwas Abstand nicht mehr so gut erscheinen.
- Schaffe einen „Defer-to-Review“-Prozess. Einfach gesagt: Parke bestimmte Aufgaben in einer separaten Liste und versehe sie mit einem Datum. Auch diese Liste schaust du regelmäßig an und schaust, ob die Aufgaben aktuell werden.
Vorteile der „One Minute To Do-List“
Im Gegensatz zu einer „einfachen“ Liste bietet diese Methode eine Reihe von Vorteilen:
- Besserer Überblick: Die drei Spalten helfen erheblich dabei, auf einen Blick die wichtigen Aufgaben zu erkennen und eine zeitliche Abfolge abzulesen.
- Klare Priorisierung: Die Spalten mit ihren Zeithorizonten zwingen dich dazu, eine zeitliche Priorisierung vorzunehmen. Woran arbeite ich heute? Was hat noch Zeit?
- Begrenzung paralleler Aufgaben: Ähnlich wie beim Personal Kanban hilft ein WIP-Limit (Work in Progress) dabei, sich nicht zwischen parallel verlaufenden Aufgaben zu verzetteln.
- Ständiger Prozess: Die Methode gibt einen regelmäßigen Review-Prozess vor. Einmal die Spalten füllen und sie dann vergessen? So funktioniert es nicht. Nur die regelmäßige Prüfung hilft dabei, Aufgaben richtig zu priorisieren.
Ein wichtiger Hinweis
Keine To Do-Liste ist vollkommen! Diese bietet zumindest einen deutlichen Nachteil, den du dir in Erinnerung rufen solltest, wenn du Aufgaben in die Spalten einteilst: Es findet ausschließlich eine Kategorisierung nach Dringlichkeit statt. Es besteht also die Gefahr, dass es strategisch wichtige Themen niemals in die dringenden Spalten schaffen und somit niemals angegangen werden. Wer nicht aufpasst, landet so einer Schleife des ständigen Reagierens auf akut dringende Aufgaben.
Bist du dir nicht sicher, in welche Kategorie bestimmte Aufgaben gehören? Die Eisenhower-Matrix bringt eine zusätzliche Dimension zur Dringlichkeit vor – die Wichtigkeit.
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Software oder Papier?
Wie schon ihr Erfinders anmerkt, kann die Liste auf Papier, in Notizbüchern, in Apps oder in Outlook geführt werden.
Sinnvoll: Nutze eine Variante, bei der du die Aufgaben leicht zwischen Spalten verschieben kannst, z.B. Software-Tools wie Trello oder ein Whiteboard mit Klebezetteln.
Fazit
Warum heißt die Methode eigentlich „One Minute To Do List?“. Weil sie laut ihres Erfinders Michael Linenberger in einer Minute aufgesetzt ist.
Mein persönliches Fazit: Auch wenn es für mich nicht ganz so schnell ging, halte ich diese Methode für eine bessere Alternative zu einer gewöhnlichen ToDo-Liste. Ich selbst arbeite seit einiger Zeit nach meiner persönlichen Variante für Personal Kanban, in dem ähnliche Prinzipien gelten wie hier beschrieben.
Wie immer gilt: Zeitmanagement ist höchst individuell, niemals kann es DIE perfekte Technik geben. Von daher: Probiere aus und schau, wie es für dich funktioniert!
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