Es gibt sicher kaum jemanden, der noch nie eine Liste mit offenen Aufgaben geschrieben hätte – eine To Do-Liste – um anschließend die Punkte freudig nacheinander abzuarbeiten. Wirklich freudig? Erfolgreich? Seien wir ehrlich: oftmals alles andere als das! Vielmehr verzweifelt so mancher an seiner Liste oder ist aus dem ein oder anderem Grund zumindest frustriert, weil

  • die Masse an Aufgaben dich schon auf den ersten Blick die Lust verlieren lässt
  • die Aufgaben niemals weniger werden – hat man eine Sache erledigt, wird schon die nächste angehängt
  • die Liste ein merkwürdiges Eigenleben führt und sich Aufgaben ohne deinen Willen vermehren
  • du zu spät mit Aufgaben beginnst
  • du den ganzen Tag beschäftigt bist, wichtige Dinge zu tun aber trotzdem nichts erledigt bekommst
  • du von einer Aufgabenwelle überrascht wirst, die du nicht mehr im Blick hattest

Geht es dir auch manchmal so? Dann liefern wir dir im Folgenden einige Erklärungen, warum das scheinbar so simple To Do-Listen Konzept einige Tücken aufweist:

1. Die Ohnmacht vor der Aufgabenschwemme

Hast du schon einmal auf deine übervolle Liste geschaut und bist in Schockstarre gefallen, statt hochmotiviert die Aufgaben zu bearbeiten? Das ist absolut verständlich: Wir Menschen sind nicht gut darin, mehr als 7-8 Elemente gleichzeitig zu erfassen und verarbeiten. Die Konsequenz daraus: Du fühlst dich überfordert und holst dir lieber einen Kaffee.

Oder aber du bist listig und filterst nur die Aufgaben heraus, die diese Woche oder heute fällig sind. Was uns zum nächsten Punkt bringt:

2. Der Schreck vor der unerwarteten Welle

Manchmal haken wir zufrieden eine Reihe von Aufgaben ab und haben das gute Gefühl, „on track“ zu sein – nur um am nächsten Morgen von einer Welle neuer Aufgaben überrollt zu werden. Dies passiert vor allem bei elektronisch geführten Listen, in denen zu jedem Element ein Fälligkeitsdatum hinterlegt ist.

Was ist passiert? Das Fälligkeitsdatum mehrerer Elemente haben wir irgendwann und ohne es zu bemerken so gewählt, dass ein ganzer Schwall von To Do’s über uns hereinbricht, wenn wir den Reiter „In der nächsten Woche zu erledigen“ öffnen. Frustrierend? Definitiv!

3. Die Krux mit dem Fälligkeitsdatum

Apropos Fälligkeitsdatum …

Welches sollte überhaupt hinterlegt werden? Das „echte“ Datum („Der Bericht muss am 31.01. abgegeben werden“) oder der Moment, in dem du mit der Arbeit beginnen musst („Ich muss am 25.01. mit dem Bericht beginnen“).

Um ein ständiges Durchgehen deiner Gesamtliste zu vermeiden, müsstest du immer das Startdatum für die Arbeit hinterlegen und die benötigte Zeit schätzen, um pünktlich fertig zu werden. Hier entsteht schon das nächste Problem:

4. Das Problem der genauen Zeit-Schätzung

Die wenigsten Menschen sind gut darin, Zeiten und Aufwände präzise zu schätzen. Die meisten von uns sind „Zeitoptimisten“ und wundern sich, warum alles viel länger dauert als geplant. Wenn dann am Abend nur ein Drittel aller Aufgaben abgehakt wurde und am nächsten Morgen schon die nächsten an die Tür klopfen – dann ist der Frust vorprogrammiert. Was tun wir also intuitiv? Wir arbeiten die Aufgaben ab, die möglichst wenig Zeit benötigen … und damit sind wir schon bei dem nächsten Problem:

5. Das falsche Priorisieren unwichtiger Kleinigkeiten

To Do-Listen lassen uns Unwichtiges wichtig erscheinen. Das glaubst du nicht? Stell dir folgende Liste für den heutigen Tag vor:

  1. Blumen gießen
  2. Tisch für Abendessen reservieren
  3. Meetingeinladung verschicken
  4. Standard-Mail an Geschäftspartner verschicken
  5. Komplizierten Projektantrag schreiben
  6. Urlaubsantrag ausfüllen
  7. Nach Neuigkeiten im Intranet schauen

Was glaubst du, welche Aufgaben als erstes erledigt werden? Mit hoher Wahrscheinlichkeit die einfachen, die wenig Energie kosten, aber einen echten Dopamin-Kick auslösen. Unser Belohnungssystem reagiert auf abgehakte Aufgaben, weshalb wir mit Freude die Blumen gießen und auf das begehrte Häkchen klicken.

Außerdem … wer ist zufrieden, wenn er den Projektantrag geschrieben hat, aber die restlichen 6 Aufgaben unerledigt sind? Das fühlt sich schlecht an, obwohl die wichtigste Aufgabe erledigt wurde.

To Do-Listen machen es uns leicht, die unwichtigen Dinge zu priorisieren – davor sollten wir uns in Acht nehmen.

6. Der schwierige Umgang mit „Fast fertig“-Aufgaben

Es gibt sie immer wieder: Die Aufgaben, die „fast fertig“ sind und nur noch eine Rückmeldung, etwas Feinschliff oder den abschließenden Arbeitsschritt eines Kollegen benötigen. Wie gehst du damit um?

  • Die Aufgabe bleibt konsequenterweise offen auf der Liste stehen. Bei einem Einzelfall kein Problem – bei vielen „Warte“-Tasks sehr unübersichtlich und vor allem frustrierend, zeigt es doch viel zu deutlich die Abhängigkeit von Anderen.
  • Oder du hakst sie hab, weil dein Anteil fast-beinahe-komplett erledigt ist. Dumm nur, wenn dann der Abschluss niemals kommt und das Thema unerledigt bleibt, weil es vom Radar verschwunden ist.

7. Das dumme Gefühl der Endlosigkeit

Falls du schon länger eine To Do-Liste führst: Hast du auch den Antrieb, die Liste komplett abzuarbeiten? Dich endlich einmal zufrieden zurückzulehnen und dich zu freuen, alles geschafft zu haben? Falls du das schon einmal erlebt hast: Wie lange hat dieser Zustand angehalten?

Eine Erkenntnis solltest du dir fest einprogrammieren und sie akzeptieren: Deine Liste wird nie dauerhaft leer sein. Warum auch? Solange du lebst, arbeitest, Dinge tust, werden immer neue Aufgaben zu erledigen sein. Was frustrierend sein mag, liegt in der Natur der Sache – davon kann dich kein Selbstmanagement-System befreien.

Fazit

To Do-Listen können funktionieren – immerhin arbeiten viele Menschen erfolgreich damit. Mit geschickten Kategorisierungen und regelmäßigen Reviews kannst du einige der Nachteile zumindest reduzieren.

Tappst du jedoch immer wieder in die oben genannten Fallen, kennst du nun zumindest die Mechanismen dahinter und kannst vorsorgen. Ein Selbstmanagement-System soll dich unterstützen, keinen Frust und Stress auslösen. Falls du nach dem Lesen des Artikels einen gesteigerten Widerwillen gegen diese Listen verspürst, wird es vielleicht Zeit für einen neuen Ansatz – und den beschreiben wir im nächsten Artikel!