10 Gründe, warum du Probleme hast, Aufgaben abzugeben

Eigentlich ist es doch ganz einfach: Ein Projekt besteht aus mehreren Teilprojekten, die wiederum in viele Aufgaben untergliedert sind. Es gibt dich – und es gibt dein Team. Was liegt näher, als die Arbeit aufzuteilen? Das ist doch der Sinn von Projektarbeit: Kompetenzen zu bündeln und als Team zusammenzuarbeiten.

Und doch fällt es vielen Projektmanagern schwer, Aufgaben an ihre Mitarbeiter zu verteilen. Das Ergebnis: Ein überquellender Schreibtisch und das Gefühl, irgendwie von allen immer am meisten zu arbeiten.

Dieser Artikel beschäftigt sich mit den Gründen, warum Delegieren oft so schwer fällt.

Was bedeutet Delegieren?

Nur der Vollständigkeit halber, obwohl wir alle wissen sollten, worum es geht:

Delegieren kommt wie so oft aus dem Lateinischen und wird abgeleitet von „delegare“, was so viel wie „anvertrauen“ oder „übertragen“ bedeutet.

Das trifft es auch ganz gut: Beim Delegieren geht es darum, Aufgaben oder Verantwortungsbereiche an eine andere Person zu übertragen.

Wenn du dir deinen Projektstrukturplan anschaust, wirst du feststellen, dass in einem typischen Projekt nichts ohne Delegation geht. Oder sollst du das etwa alles allein erledigen? Das funktioniert ganz sicher nicht. Aber warum gibt es dann trotzdem häufig so viele Probleme beim Delegieren?

Warum viele Menschen ungern delegieren

Mal ehrlich: Im Grunde bist du doch derjenige, der sich am besten auskennt, oder? Der die Zügel in der Hand hält und weiß, was er tut. Klar, du hast ein Team um dich, die dir Kleinigkeiten abnehmen können. Aber wenn du es genauer betrachtest, helfen sie dir nicht so, wie du es gern hättest: Du musst ihnen Aufgaben erklären, die Ausführung überwachen und am Ende alles überprüfen. Dann kannst du die Tasks auch gleich allein erledigen. Oder?

Wenn du dich in dieser Beschreibung nicht wiedererkennst, dann hast du wahrscheinlich gar kein Problem damit, Aufgaben zu delegieren. Vielen von uns geht es aber genau so: Ihnen fällt es schwer, loszulassen. Anderen Aufgaben zu übertragen und darauf zu vertrauen, dass sie es schon richtig machen. Besonders Perfektionisten sind von dieser Krankheit befallen.

Es gibt einige Gründe, warum Menschen ungern delegieren. Schau mal, ob du dich auch irgendwo wiedererkennst:

1. Das Superheld-Syndrom

Obwohl du es nie offen zugeben würdest: Insgeheim hast du immer das Gefühl, die einzige Person auf dem Globus zu sein, die diese bestimmte Aufgabe richtig erledigen kann. Andere mögen dir zwar helfen können, aber letztendlich bist du derjenige, der die hohe Qualität der Arbeit sicherstellt.

Wenn du diese Worte laut aussprechen würdest, merkst du meist schnell, dass sich das irgendwie nicht so ganz richtig anhört.

2. Der Aufwand schreckt ab

Vielleicht hast du auch das Gefühl, dass der Aufwand zum Erklären und Nachverfolgen viel zu groß ist. Und dann musst du ja auch noch das Ergebnis kontrollieren! Hey, in der Zeit kannst du die Aufgabe auch gleich selbst erledigen, oder?

Vielleicht trifft das auf die kleine Einzelaufgabe sogar zu. Ganz bestimmt aber nicht auf die vielen Dinge, die im Projekt getan werden müssen.

3. Freiwillige vor!

Manche Projektmanager warten auch darauf, dass Freiwillige auf sie zukommen. Nach dem Motto: Wenn die anderen nichts zu tun haben und die Arbeit sehen, werden sie sich schon melden.

Das kann in Ausnahmefällen passieren – ist aber unwahrscheinlich. Rechne nicht damit, dass dein Umfeld die Aufgaben sieht. Du sitzt am Ruder! Delegieren kommt nicht von unten, sondern muss von dir kommen.

4. Angst vor Schwäche

Könnte es nicht auch ein Zeichen von Schwäche zu sein, um Hilfe zu bitten? Schließlich schaffen andere es doch auch, unglaubliche Arbeitsberge zu stemmen. Und nun sollst du Arbeit abgeben und zeigen, dass du es allein nicht schaffst?

Dieser Gedankengang ist eine echte Sackgasse und sollte sofort aus deinem Hirn eliminiert werden. Ganz deutlich gesagt: Delegieren ist kein Zeichen von Schwäche, sondern deine Aufgabe. Punkt.

5. Das edle Leiden

Ist es nicht auch manchmal „cool“, vor den Kollegen und Freunden angeben zu können, wie unglaublich wichtig man ist? Mensch, immer bleibt alles an dir hängen, weil niemand sonst die Aufgaben erledigen kann. Bei dir stapelt sich die Arbeit, immer wirst du gebraucht. In edlem Leiden erträgst du dein Schicksal und weißt, dass andere bewundernd zu dir aufschauen.

Meinst du wirklich?

Wohl eher nicht. Falls du dich gern edel und leidend fühlst, werden diese minimal positiven Gefühle ganz sicher durch Stress, Überlastung und Ärger auf die freizeitliebenden Kollegen wieder aufgezehrt.

6. Vertrauen fehlt

Und zu guter Letzt der vielleicht grundlegende Grund, der hinter all den anderen steht: Dir fehlt Vertrauen. Und zwar gleich auf zwei Ebenen:

1. Vertrauen deinen Mitarbeitern gegenüber: Du kannst dir nicht vorstellen, dass sie in der Lage sind, die Aufgabe so zu erledigen, wie du sie gern hättest und selbst tun könntest.
2. Vertrauen dir selbst gegenüber: Du glaubst nicht, dass du die Aufgabe loslassen kannst und misstraust deinen Fähigkeiten, mittels Führungsinstrumenten das optimale Ergebnis aus deinen Mitarbeitern herauskitzeln zu können.

7. Der Spaß geht verloren

Vielleicht hast du einen fachlich-technischen Hintergrund, hast vor kurzem noch selbst das Experiment an der Produktionsanlage durchgeführt, den Datenbankexport programmiert oder die Blumen für die Betriebsversammlung selbst bestellt.

Und jetzt sollst du all die schönen Aufgaben delegieren? Plötzlich sitzt du nur noch am Schreibtisch und überlässt anderen den Spaß, die spannenden Aufgaben.

Beobachte dich: Fehlt es dir wirklich? Nervt es dich, „nur“ noch zu koordinieren und zu steuern? Oder genießt du es, das Projekt von einer höheren Position aus zu lenken?

Die Antwort könnte dir eine Frage darauf geben, ob die Position des Projektmanagers für dich die richtige ist – oder ob du dich in einer Expertenrolle langfristig wohler fühlst.

8. Du wirst überflüssig

Manchmal steckt auch schlicht und einfach die Angst hinter der Delegierungs-Abneigung, sich selbst überflüssig zu machen. Wenn alle anderen die Arbeit erledigen – wozu wirst du dann noch gebraucht? Wäre es nicht besser, möglichst viel Verantwortung auf deinem Schreibtisch zu behalten?

Auf diese Weise sorgst du ganz sicher nicht dafür, als besonders wichtig angesehen zu werden. Im Gegenteil: Deine Rolle als Projektmanager ist es nicht, möglichst viel selbst zu tun, sondern die Kompetenzen des gesamten Teams optimal auszunutzen und die Produktivität zu erhöhen. Das schaffst du nicht, wenn du alle Aufgaben bei dir behältst.

9. Das Helfersyndrom

Oder hilfst du einfach gern anderen? Freust du dich, wenn sie mit ihren Problemen zu dir kommen und du sie unterstützen kannst? Wenn ein Mitarbeiter keine Zeit hat oder mit der Aufgabe nicht klar kommt, dann springst du gern in die Bresche, unterstützt wo du kannst und ziehst die Aufgabe auch gern wieder auf deinen Schreibtisch.

Kurzfristig machst du auf diese Weise vermutlich sowohl dich als auch den Mitarbeiter glücklich. Langfristig wird allerdings dein Schreibtisch überquellen und dein Team kann sich nicht weiterentwickeln.

10. Statusverlust

Sonnst du dich gern in den Ergebnissen deiner Arbeit? Präsentierst du gern die Dinge, die du erschaffen hast vor deinen Vorgesetzten?

Dieses Verhalten ist nur zu verständlich!

Jetzt bist du aber Projektmanager. Du arbeitest mit einem Team, das auch am Erfolg beteiligt ist. Wenn es dir schwer fällt, das Lob und die Anerkennung zu teilen, ist das eindeutig ein Punkt, an dem du ansetzen solltest. Weg von „Ich bekomme Lob für das, was ich geschafft habe.“ hin zu „Ich werde dafür anerkannt, wie ich das Team zu Höchstleistungen gelenkt habe.“

Fazit

Puh. Jede Menge Gründe, Aufgaben nicht zu delegieren. Dabei hat es doch so viele Vorteile! Mehr dazu im nächsten Artikel!