Läuft dir auch ein eisiger Schauer beim Gedanken an Konfliktgespräche über den Rücken? Herzlichen Glückwunsch: Du bist nicht allein! Ob akute Eskalation oder schwelende Unzufriedenheit: Kaum jemand freut sich auf das Gespräch mit Teammitgliedern oder Vorgesetzten. 

Jeder Konflikt hat eine Historie, und in beinahe allen Fällen spielen Emotionen eine Rolle, die uns an einer klaren Lösungsfindung hintern. Oder wärst du in einer konstruktiven Stimmung, nachdem dich jemand vor versammelter Mannschaft als „unfähigen Blödmann“ bezeichnet hat? Wohl kaum. Und dabei muss es gar nicht immer so extrem sein, wie in diesem Beispiel.

Da hilft nur eines: Tiiiief durchatmen (siehe Tipp 1). Nimm anschließend die weiteren 5 Tipps dazu, und schon bist du deutlich besser für das Gespräch gewappnet:

1. Innehalten statt „Ich muss das sofort klären“

Ein Meeting fühlt sich plötzlich konfliktbeladen an? Jemand hat ungerechtfertigte Kritik geäußert, vielleicht sogar hinter deinem Rücken oder hat gar unfair intrigiert, und du spürst bereits die Wut in dir aufflammen? Oder ist es eher Angst – je nach Situation und Persönlichkeit? Deine erste spontane Reaktion würde vermutlich sehr emotionsgeladen ausfallen.

Daher ganz wichtig: Ruuuuuhig bleiben. Konstruktive Gespräche gelingen selten, wenn der Puls gerade auf 180 hochschießt. Tipps für den akuten Konfliktfall:

  • Atme: Tiefes Atmen reduziert nachweislich Stress und hilft dabei, erste unbedachte Worte nicht auszusprechen. Klingt vielleicht nicht nach ernsthaftem Konfliktmanagement, aber dieser Trick funktioniert wirklich.
  • Schaffe Distanz: Nicht jeder Konflikt muss sofort ausgetragen werden. Ein „Darüber möchte ich später mit dir reden“ ist oft wertvoller als übereilte Reaktionen.
  • Hinterfrage deine Emotionen: Nimmst du eine Aussage persönlich? Bist du enttäuscht, verärgert, genervt? Verbinde deine Gefühle mit dieser konkreten Situation, die du in einem späteren Gespräch als Beispiel nutzt. 

Fühlst du dich innerlich ruhig, hast einen klaren Kopf und möchtest ein Konfliktgespräch konstruktiv angehen? Dann ist der richtige Zeitpunkt gekommen. 

2. Konstruktives Mindset statt „Ich will gewinnen“

Ganz ehrlich: Gehst du in ein Konfliktgespräch einzig mit der Idee, zu gewinnen oder dich durchzusetzen, kann diese Grundmotivation das Gespräch bereits von Beginn an zum Scheitern bringen.

Warum? Weil eine ideale Konfliktlösung deeskalierend wirkt, den Standpunkt aller Seiten berücksichtigt und ein für alle akzeptables Ergebnis bietet. Funktioniert das, wenn du die andere Partei lediglich als einen zu überwindenden Gegner ansiehst? Wohl kaum. Je stärker wir uns vor einem Konfliktgespräch gegen den „Kampf“ wappnen, desto schwieriger ist eine offene und konstruktive Haltung. 

Destruktive Denkansätze:

  • Der andere ist mein Gegner.
  • Ich muss gewinnen.
  • Ich werde mich durchsetzen.

Konstruktive Denkansätze:

  • Wir finden eine gemeinsame Lösung. 
  • Wir behandelt uns respektvoll, auch wenn nicht immer alles gut gelaufen ist.

Behalte dein Ziel im Hinterkopf: Dein Projekt zum Erfolg zu führen und dabei möglichst eine gute Arbeitsatmosphäre zu schaffen oder zu erhalten. Motive wie Rache, Kampf, Macht oder Angst helfen dir dabei nicht weiter.

3. Suche die Ursache statt „Du hast was falsch gemacht“

Menschen machen Fehler – das ist so und wird immer so bleiben. Niemand ist unfehlbar, so frustrierend es auch ist, wenn einer deiner Mitarbeiter in der entscheidenden Vorführung vor dem Kunden die gesamte Produktionsanlage zum Stehen bringt. 

Stellst du dir oft Fragen wie „Warum hat er das schon wieder falsch gemacht?“ oder „Warum kann sie das nicht besser machen?“ Wie schön: Dann hast du die Chance, der Ursache auf den Grund zu gehen!

Betrachte die Situation also nicht durch die durch Ärger gefärbte Brille, sondern überlege mal:

  • Hatte der Mitarbeiter alle nötigen Informationen?
  • Hättest du etwas anders/besser erklären können?
  • Hätte ein robusterer Prozess den Fehler verhindern können?
  • Hatte der Mitarbeiter Angst oder war nervös? Was waren die Ursachen?

Fragen wie diese helfen dabei, den Fokus vom „unfähigen Mitarbeiter“ auf Verbesserungen zu lenken – und davon haben alle etwas.

4. Formuliere aus deiner Sicht statt „Du hast was falsch gemacht“

Von den berühmten „Ich-Botschaften“ hast du sicher schon gehört. Kein Kommunikationsseminar kommt ohne diese Technik aus, in denen du und deine Gefühle im Vordergrund stehen. Warum? Weil sie so gut funktionieren!

Indem du deine eigenen Gedanken und Gefühle formulierst, nimmst du den Fokus von deinem Gegenüber und gibst ihm damit die Möglichkeit, deine Reaktion besser zu verstehen. Ein Bonus: „Ich-Botschaften“ werden weniger oft als Angriff interpretiert.

Schlechte Beispiele:

  • Warum warst du schon wieder so spät?
  • Du beziehst mich immer zu spät in Entscheidungen bezüglich der Marketing-Aktionen ein.
  • Dein Fehler hat mich eine Menge Zeit gekostet. 

Gute Beispiele:

  • Ich war verärgert, weil ich das Gespräch mit dem Kunden nicht pünktlich starten konnte. 
  • Mich frustriert es, wenn ich Entscheidungen nicht kenne, die meine Arbeit beeinflussen. 
  • Ich fühlte mich gestresst, weil ich einen großen Teil meiner Arbeit noch einmal erledigen musste.

Denke an deine Wortwahl: „Ich fühlte mich …“ oder „Auf mich wirkte es …“ wirken deutlich weniger als Angriff als „Du hast gesagt …“ oder „Du hast schon wieder …“

5. Aktives Zuhören statt „Ich rede“

Bleiben wir bei den altbewährten und einfach-genialen Kommunikationsmethoden: Aktives Zuhören hilft dir dabei, deinen Gesprächspartner besser zu verstehen und Missverständnisse zu vermeiden.

Die wichtigste Methode: Wiederhole das Gesagte in eigenen Worten! Gibst du die Worte deines Gegenübers nach eigenem Verständnis wieder, profitierst du gleich von mehreren Vorteilen:

  • Du signalisierst, dass du gut zuhörst.
  • Du bist ernsthaft interessiert.
  • Du hilfst dir selbst dabei, aufmerksam zu sein.
  • Du gibst die Möglichkeit für Korrekturen, falls du etwas falsch verstanden hast. Und das passiert häufiger, als du denkst.

Wenn du diese Basis-Technik erfolgreich meisterst, kannst du sie durch effektive Zusatztechniken verbessern: 

  • Achte auf eine offene, gesprächsbereite Körperhaltung.
  • Ermutige durch Kopfnicken oder typische Laute zum Weiterreden (ein freundliches „Mh“ kann Wunder wirken!).
  • Die Königsdisziplin: Halte Pausen aus und gib euch beiden Zeit zum Reflektieren.

Übrigens: Aktives Zuhören funktioniert nicht nur im Job!

6. Fokussiere dich auf Verhaltensweisen statt „Du bist immer …“ 

Konfliktgespräche laufen immer auf einer persönlichen Ebene ab, die schnell zu einer hitzigen Atmosphäre hochkochen kann. Aus diesem Grund ist es besonders hilfreich, auf eine negative Beurteilung der Persönlichkeit zu verzichten. 

Schlechte Beispiele:

  • „Du bist arrogant gegenüber den anderen.“
  • „Deine Überheblichkeit schafft Unruhe im Team.“
  • „Du bist ein Troublemaker.“

Die Beispiele mögen etwas überspitzt sein, zeigen jedoch eines sehr schön: Dein Gegenüber kann diese Aussagen weder an einem Beispiel festmachen noch konstruktive Schritte ableiten. Solche Sätze werden meist als persönlicher Angriff gewertet und werden kaum zu einer Verbesserung führen.

Wie wäre es stattdessen mit diesen Formulierungen:

  • „Versuche, den anderen Kollegen mehr Zeit zum Fragestellen einzuräumen.“ 
  • „Versuche, geduldiger mit den anderen im Team umzugehen, auch wenn es dir nicht schnell genug geht.“ 
  • „Versetzte dich doch mal in meine Situation.“

Fazit

Hat dich jemand wiederholt öffentlich angegriffen, hat die Teamstimmung sabotiert oder ist in entscheidenen Situationen nicht verlässlich: Das klärende Gespräch wird niemals zum Spaziergang werden. Doch hast du etwas davon, ohne Rücksicht auf Verluste zu 100% auf deiner Meinung zu beharren, deinen Emotionen freien Lauf zu lassen und lediglich Vorwürfe zu erheben oder dich blind durchsetzen zu wollen? Damit ist keinem geholfen, auch wenn es unsere intuitive Reaktion ist.

Kaum einer von uns verbringt gern Zeit in Konfliktgesprächen. Umso wichtiger ist es, grundlegende Kommunikationsmethoden wie positives Mindset, aktives Zuhören oder Ich-Botschaften zu kennen und anzuwenden – für eine angenehme Gesprächsatmosphäre und für alle Beteiligten bessere Ergebnisse.

Noch eine Bemerkung zum Abschluss: Verwechsle „konstruktive Kommunikationsmethoden“ nicht mit dem anderen Extrem, dem „bedingungslosem Nachgeben“ oder „Ignorieren und Aussitzen“. Die wenigsten Probleme lösen sich von selbst. Behalte daher immer den Projekterfolg als Ziel vor Augen und stecke den Kopf nicht in den Sand.