Was gehört alles in einen Änderungsantrag?

aenderungsprozessEin Projekt wird von Beginn bis zum Ende haargenau so durchgeführt, wie zu Beginn geplant.

Klingt unrealistisch?

Ist es auch!

Planungen sind immer unscharf und mit Unsicherheiten belastet. Deshalb ist es weder ungewöhnlich noch schädlich, wenn es während der Projektdurchführung zu Änderungen kommt.

Schauen wir uns ein Beispiel an:

Beim Bau eines neuen Bürogebäudes wurde beim Ausheben der Baugrube ein erhöhter Grundwasserspiegel festgestellt, der eine hochwertigere Drainage nötig macht. Der verantwortliche Bauleiter kalkuliert 40% höhere Kosten als ursprünglich geplant.

Was passiert in so einem Fall?

Kann der Bauleiter eigenverantwortlich handeln? Vielleicht. Nämlich dann, wenn

a) kein Änderungsmanagement im Projekt benutzt wird, oder

b) der Bauleiter gemäß Änderungsmanagement dazu befugt ist, Entscheidungen in diesem Umfang zu treffen.

Gehen wir einmal von Fall c) aus: Der Bauleiter möchte gern die hochwertigere Drainage einbauen, braucht allerdings die Genehmigung des höheren Budgets.

Wie könnte er vorgehen?

Was ist ein Änderungsantrag?

Ein Änderungsantrag ist ein standardisiertes Formular, auf dem ein Änderungswunsch erfasst wird. Je nach Unternehmen und Projekt kann das Formular unterschiedlich aufgebaut sein.

Änderungen sind Abweichungen von der ursprünglichen Planung und können ganz unterschiedlicher Natur sein: Verschiebung von Terminen, andere Gestaltung einer Produkteigenschaft oder Einreichung eines Verbesserungsvorschlages.

Wichtig sind insbesondere die Angaben zu den Auswirkungen der Änderung auf

  • Kosten
  • Zeit und
  • Leistung

des Projektes. Da haben wir es wieder, das magische Dreieck!

Änderungsanträge werden oft an zentraler Stelle (z.B. in einem Änderungspool) gesammelt und an regelmäßig stattfinden Terminen von den Verantwortlichen (z.B. dem Lenkungsausschuss) bewertet. Änderungen dürfen nur dann durchgeführt werden, wenn der Änderungsantrag genehmigt wurde.

Wozu brauchen wir Änderungsanträge?

Ein Änderungsmanagement wird aus folgenden Gründen in Projekten eingesetzt:

  • Änderungswünsche strukturiert erfasst und klassifiziert.
  • Änderungsanträge werden von den richtigen Verantwortlichen bearbeitet.
  • Änderungswünsche werden realistisch bewertet und ihre Auswirkungen auf das Projektergebnis geprüft.
  • Änderungen können dokumentiert und später leicht nachvollzogen werden.

Noch anschaulicher wird die Notwendigkeit eines Änderungsmanagements, wenn man betrachtet, wie ein Projekt ohne Änderungsmanagement ablaufen könnte:

  • Jeder Arbeitspaketverantwortliche könnte eigenständig entscheiden, Dinge einfach einmal anders zu tun, ohne dass Andere etwas davon mitbekommen oder die Änderung dokumentiert wird.
  • Das Endprodukt könnte völlig von den vereinbarten Spezifikationen abweichen.
  • Es wäre nicht nachvollziehbar, warum bestimmte Eigenschaften nicht erfüllt sind.

Betrachtet man diese Punkte, so wird schnell klar, dass ein derartig ablaufendes Projekt schnell im Chaos enden könnte.

Brauchen wir immer Änderungsanträge?

Ob ein ausgereiftes Änderungsmanagement notwendig und sinnvoll ist, hängt stark vom Projekt ab.

Wichtig und notwendig ist es in insbesondere in Projekten, die sehr komplex sind, lange andauern und in denen in der Zukunft nachvollziehbar sein muss, warum ein Projektergebnis von der ursprünglichen Spezifikation abweicht.

Beispiel:

Warum wurde die teurere Drainage im Keller des Bürogebäudes eingebaut? Hätte man sich diese Kosten nicht sparen können?

Weiterhin kommen Änderungsklassen und Befugnisse ins Spiel. Der Bauleiter kann z.B. die Befugnis haben, Entscheidungen bis zu einer Größenordnung von 5.000 Euro eigenständig treffen zu können, während darüber hinausgehende Änderungen von der übergeordneten Stelle genehmigt werden müssen.

Das Einführen von diesen Klassen hilft dabei, die Prozesse schlank zu halten und unnötigen Mehraufwand zu vermeiden. Unabhängig davon kann es je nach Projekt natürlich trotzdem nötig sein, die Änderung zu dokumentieren.

Inhalte

Was muss denn nun alles rein in so einen Änderungsantrag? Wie so häufig: Es kommt darauf an! In vielen Unternehmen gibt es vorgefertigte Formulare, die unterschiedlich aufgebaut sein können.

Standardmäßig sind folgende Angaben enthalten:

  • Kopfdaten: Projektname und -nummer, Datum, Antragsteller und betroffenes Arbeitspaket werden genannt.
  • Beschreibung der Änderung: Was soll geändert werden?
  • Begründung der Änderung: Warum soll etwas geändert werden?
  • Auswirkungen der Änderung: Was passiert, wenn die Änderung umgesetzt wird?
  • Risiken der Änderung: Kann auch etwas schiefgehen?
  • Zu ändernde Dokumente und zu informierende Personen
  • Unterschriften von Antragsteller und Entscheider
  • Angaben zur Genehmigung oder Ablehnung der Änderung

Vorlage Änderungsantrag

Eine grundlegende Vorlage für eine Änderungsantrag kann hier heruntergeladen werden und als Basis für die eigenen Projekte genutzt werden:

Eine Vorlage reicht nicht aus? Dann schau doch mal hier nach:

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Andrea Windolph ist als freiberufliche Autorin und Trainerin tätig, konzipiert Online-Trainings und unterstützt Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Seit 2014 betreibt sie das Portal „Projekte leicht gemacht“, auf dem sie PM-Wissen vermittelt, das sowohl fundiert als auch leicht verständlich ist.
Andrea Windolph ist studierte Betriebswirtin und verfügt über langjährige Erfahrung in der IT-Branche und der Software-Entwicklung.
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