Die ABC-Analyse einfach erklärt

abc-analyse

Wenn alles wichtig ist, ist nichts wichtig.

Ich liebe diesen Spruch. Denn er ist so wahr! Wenn wir alle Dinge im Projekt mit gleicher Priorität behandeln, wird folgendes passieren:

  • Das Wesentliche wird nicht vom Unwesentlichen getrennt.
  • Es wird Energie für unwichtige Dinge aufgewendet.
  • Diese Energie und Zeit fehlt für die Dinge, auf denen die eigentliche Konzentration liegen sollte.

Und deshalb müssen wir priorisieren! Eine Möglichkeit zur Priorisierung haben wir uns schon im Rahmen des Pareto-Prinzips angeschaut. Heute geht es um eine weitere Analyse-Form: die ABC-Analyse!

Nutzen der ABC-Analyse

Die ABC-Analyse hilft dir bei der Fokussierung auf das Wesentliche. Elemente werden hierbei in A-, B- und C-Elemente eingeteilt.

Zielstellung: Die Elemente identifizieren, denen die höchste Aufmerksamkeit geschenkt werden sollte (A-Elemente). Denn das sind die wirklich wichtigen, die den größten Effekt auf den Gesamterfolg haben. Wird viel Aufwand in die weniger wichtigen C-Elemente gesteckt, hat das einen verhältnismäßig geringen Nutzen.

Die ABC-Analyse ist bei weitem nicht auf das Projektmanagement begrenzt – im Gegenteil. Sie ist universell einsetzbar und findet sich in vielen Unternehmensbereichen wieder:

  • Logistik und Materialwirtschaft: Welche sind die wichtigsten Lieferanten? Welche Materialien werden am meisten verbraucht?
  • Produktion: Welche Produkte verursachen die meisten Produktionskosten?
  • Produktportfolio: Mit welchen Produkten erzielen wir am meisten Umsatz?
  • Vertrieb: Welche sind die Kunden, die am meisten Umsatz einbringen? Welche sind die Key Accounts?

Aufbau

Die ABC-Analyse klassifiziert Daten nach vorgegebenen Kriterien, wie zum Beispiel Umsatz, Verbrauch, Gewinn usw. Hierbei entstehen drei Klassen:

A-Elemente
Hier handelt es sich um die wenigen besonders hochwertigen Elemente, die einen hohen Wertanteil aufweisen. Genau diese gilt es, zu identifizieren, da hier der Hebel am größten ist, um erfolgreich zu sein.

B-Elemente
Diese Elemente bilden das Mittelfeld. Mit mittelmäßig hoher Zahl vertreten, mittelmäßig wertvoll. Je nach Situation ist es sinnvoll, diese genauer zu betrachten – oder eben zunächst zu vernachlässigen.

C-Elemente
Das sind die vielen Elemente, die in großer Zahl auftreten, aber nur einen recht geringen Einfluss auf das Gesamtbild haben. Eine Fokussierung auf diese Elemente hat nur geringe Auswirkungen – und frisst meist jede Menge Zeit.

Ablauf der ABC-Analyse

  1. Auflistung der zu untersuchenden Objekte
    Was wollen wir eigentlich klassifizieren? Je nach Einsatzzweck können das Produkte, Lieferanten, Kunden, Risiken usw. sein.
  2. Festlegung der Kriterien
    Wonach soll denn genau klassifiziert werden? Mögliche Kriterien sind Kosten, Umsätze, Wahrscheinlichkeiten usw.
  3. Bewertung der Objekte
    Oft ergibt sich die Bewertung aus der Auswertung statistischer Daten, wenn z.B. Umsätze von Kunden als Bewertungskriterium verwendet werden. Liegen solche Daten nicht vor, wie z.B. bei der Bewertung von Risiken, dann muss die Bewertung in diesem Schritt erfolgen.
  4. Ordnen der Objekte
    Die Objekte werden nun nach ihrer Rangfolge geordnet, z.B. Anordnung der Kunden nach der Höhe der Umsätze. Oft bietet sich eine grafische Darstellung an.
  5. Einteilung in drei Klassen
    Die Grenzlinien für A-, B- und C-Elemente muss nicht immer einheitlich gezogen werden. Typisch ist, dass eine sehr geringe Anzahl von Objekten einen sehr großen Wertanteil hat (A-Elemente) und eine große Anzahl von Objekten nur einen geringen Wertanteil aufweisen (C-Elemente).
  6. Ableitung von Handlungen
    Es ist ja schön und gut zu wissen, welche Elemente jetzt wirklich wichtig sind. Das allein reicht aber noch nicht: Handlungen sollten abgeleitet werden, damit die Analyse nicht einfach nur in einem Aktenordner verstaubt.

Einsatz im Projektmanagement

Besonders im Projektmanagement basiert die ABC-Analyse oft auf weichen Faktoren. Während in anderen Unternehmensbereichen die Analyse aufgrund statistischer Daten erfolgen kann (z.B. Einkaufspreise für Zukaufteile), kommen im Rahmen der Projektplanung häufig Schätzwerte zum Einsatz.

Schauen wir uns an, wo ein Einsatz der ABC-Analyse in Projekten sinnvoll ist. Und damit es nicht langweilig wird, werden gleich noch verschiedene Darstellungsformen genutzt:

Klassifizierung von Risiken

Erinnerst du dich? Für die Bewertung von Risiken kommen folgende Werte zum Einsatz:

  1. Die Eintrittswahrscheinlichkeit des Risikos in %
  2. Die Tragweite (Schaden) bei Eintritt des Risikos in Euro
  3. Der Risikowert als Produkt von Eintrittswahrscheinlichkeit und Tragweite

Wurden diese Daten erhoben, könnten alle Risiken ganz einfach geordnet nach ihrem Risikowert in einer Liste angeordnet werden. Alternativ können die Risiken grafisch in einem Risikoportfolio dargestellt und in ABC-Klassen eingeteilt werden:

abc-analyse-risiken

 

A-Risiken sollte die größte Aufmerksamkeit geschenkt werden, während C-Risiken häufig (zunächst) vernachlässigt werden können.

Klassifizierung von Stakeholdern

Ähnlich sieht es bei Stakeholdern aus. Mögliche Kriterien könnten hier Einfluss des Stakeholders und Konfliktwahrscheinlichkeit sein. Pro Klasse könnte eine Stakeholder-Strategie festgelegt werden:

abc-analyse-stakeholder

Je nach Projekt könnte z.B. für A-Stakeholder eine partizipative Strategie, für B-Stakeholder eine diskursive und für C-Stakeholder eine repressive Strategie definiert werden.

Darstellung des gesamten Projektportfolios

Auch zur Darstellung von Projektportfolios im Unternehmen kann die Analyse eingesetzt werden. Als Kriterium dienen hierbei meist die Projektkosten. Dieses Mal wird das Ergebnis in Form einer Lorenzkurve dargestellt:

abc-analyse-projekt-portfolio

Deutlich sichtbar: Eine geringe Anzahl von Projekten verursacht mit Abstand die meisten Kosten. Meist kann hier eine 80/20-Verteilung nach dem Pareto-Prinzip erkannt werden.

Vorteile und Nachteile der ABC-Analyse

Vorteile:

  • Wichtigkeiten und Prioritäten werden übersichtlich dargestellt.
  • Wesentliches wird von Unwesentlichem getrennt.
  • Die Erstellung ist einfach und unkompliziert.
  • Daten werden übersichtlich visualisiert.
  • Sie kann flexibel eingesetzt werden.
  • Überflüssige Anstrengungen für unwichtige Dinge werden vermieden.

Nachteile:

  • Es handelt sich lediglich um eine Bestandsaufnahme.
  • Es erfolgt eine Klassifizierung, noch keine Ableitung von Handlungsanweisungen.
  • Sie kann bei Schätzwerten nur ungenaue Ergebnisse liefern.

Was meinst du? Sieht doch nicht schlecht aus, oder? Meine Empfehlung: Für schnelle Entscheidungen im Projekt sollte nicht die absolut perfekte Durchführung der Analyse im Vordergrund stehen. Wirklich praktisch ist sie nämlich dann, wenn du mit wenig Aufwand den Blick deiner Projektbeteiligten auf das Wesentliche lenken möchtest. Eine schnelle Zeichnung an Flipchart oder Whiteboard reicht oft vollkommen aus, um sich nicht in unwichtigen Details zu verzetteln.

Probier es aus!


Diesen Artikel als Podcast anhören:

 

Andrea Windolph ist als freiberufliche Autorin und Trainerin tätig, konzipiert Online-Trainings und unterstützt Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Seit 2014 betreibt sie das Portal „Projekte leicht gemacht“, auf dem sie PM-Wissen vermittelt, das sowohl fundiert als auch leicht verständlich ist.
Andrea Windolph ist studierte Betriebswirtin und verfügt über langjährige Erfahrung in der IT-Branche und der Software-Entwicklung.
0 Kommentare

Dein Kommentar

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.