Auf einen Blick
In einer Umfeldanalyse werden externe und interne Einflussfaktoren auf das Projekt gesammelt. Häufig wird zusätzlich eine Unterscheidung in sachliche und soziale Faktoren vorgenommen. Die Umfeldanalyse bildet auch die Basis für Stakeholder- und Risikoanalyse.
Bestimmt bist du ein vorbildlicher Projektmanager! Ganz zu Beginn hast du jede Menge Analysen durchgeführt: Eine Zieldefinition wurde vorgenommen, Stakeholder und Risiken wurden betrachtet. Doch da gibt es auch noch eine kleine und unscheinbare Methode, die du vielleicht vergessen hast – und damit stehst du nicht allein da. Vorhang auf für die Umfeldanalyse!
Wird sie zu Recht oft vernachlässigt? Lerne mehr über diese Projektmanagement-Methode kennen und entscheide dann selbst, ob sie vielleicht doch nützlich sein könnte.
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Was ist eine Umfeldanalyse?
Ein Projekt findet nie im luftleeren Raum statt. Um diese Tatsache zu berücksichtigen, wird im Rahmen der Umfeldanalyse das Umfeld eines Projekts analysiert – so wie der Name vermuten lässt. Hierbei geht es darum, alle Rahmenbedingungen, Einflüsse und äußeren Faktoren zu sammeln, die auf das Projekt wirken können.
Das ist besonders deshalb hilfreich, da Projektmanager schnell dazu neigen, sich ausschließlich auf den Projektinhalt zu konzentrieren. Allerdings wäre ein Blick über den Tellerrand durchaus angebracht.
Die Kernfrage der Umfeldanalyse lautet: „Worauf müssen wir alles achten?“ Es geht darum, alle wichtigen Faktoren zu sammeln, die auf das Projekt wirken und die deshalb berücksichtigt werden müssen. Zur besseren Übersicht und zur Ableitung der richtigen Schlüsse werden die gesammelten Faktoren nach folgenden Kriterien geordnet:
Sachliche und soziale Faktoren
Soziale Umfeldfaktoren sind Personen oder Personengruppen, die das Projekt in irgendeiner Weise beeinflussen können. In der Umfeldanalyse geht es zunächst lediglich darum, diese Personen(gruppen) zu sammeln, um sie anschließend in der Stakeholderanalyse näher zu beleuchten.
Beispiele:
Betriebsrat, Bauamt, Mitarbeiter des Projektteams, Anwohner beim Bau der neuen Abwasseranlage
Die sachlichen Umfeldfaktoren sind harte Fakten oder Themen, die auf das Projekt wirken. Beispiele sind Richtlinien im Unternehmen, bestehende Anforderungen, zu beachtende strategische Ziele oder aktuelle Markttrends.
Beispiele:
Datenschutzrichtlinien, veraltete Technik, zu wenig Knowhow, vorliegendes Lastenheft, Trend zu mehr Nachhaltigkeit
Interne und externe Faktoren
Interne Faktoren liegen innerhalb des Projekts oder des Unternehmens vor und müssen im Rahmen des Projekts berücksichtigt werden. Hier spielen häufig auch bestehende Anforderungen an das Projekt hinein.
Externe Faktoren leben außerhalb des Projektes oder Unternehmens. Oftmals handelt es sich um gesetzliche, geografische und klimatische Faktoren. Externe Faktoren sind oft nicht direkt beeinflussbar.
Zur besseren Übersicht werden die gesammelten Faktoren in einer übersichtlichen Matrix angeordnet:
Vorteile einer Umfeldanalyse
Die Umfeldanalyse wird häufig etwas stiefmütterlich behandelt, während die Stakeholder– oder Risikoanalyse höhere Aufmerksamkeit erhalten. Dabei kann die Umfeldanalyse ein nützliches Werkzeug für eine erste Analyse sein und ein Bindeglied zwischen den nachfolgenden Analysen darstellen.
Eine Umfeldanalyse wird also durchgeführt, um
- „über den Tellerrand zu schauen“
- äußere Einflüsse auf das Projekt zu erkennen
- bereits bestehende Anforderungen zu ermitteln
- eventuelle Probleme zu erkennen
- Schnittstellen nach außen zu identifizieren
- die Stakeholderanalyse vorzubereiten
- die Risikoanalyse vorzubereiten.
Umfeldanalyse: Vorgehen
Nehmen wir mal an, du bist überzeugt. Wie wird nun eine Umfeldanalyse erstellt? Nichts leichter als das:
1. Umfeldfaktoren sammeln
Zunächst werden die Umfeldfaktoren gesammelt. Hilfreiche Fragen zur Ermittlung von Umfeldfaktoren:
- Worauf müssen wir achten?
- Wo findet das Projekt statt?
- Welche übergeordneten Ziele sind zu beachten?
- Welche Personen(gruppen) können den Erfolg des Projekts beeinflussen?
- Welche rechtlichen Aspekte sind zu berücksichtigen?
Sammle die Faktoren am besten im Rahmen eines Brainstormings im Team. Alternativ tut es auch eine Auflistung auf einem Blatt Papier.
2. Umfeldfaktoren ordnen und visualisieren
Zur besseren Übersicht werden die gesammelten Faktoren anschließend geordnet in
• soziale / sachliche Faktoren
• interne / externe Faktoren
und in der bereits gezeigten Matrix wie folgt dargestellt:
Schon fertig!
Die Ergebnisse sind eine gute Basis für die Stakeholderanalyse. Nimm einfach alle sozialen Faktoren, ergänze sie und betrachte sie als Stakeholder näher.
Beispiel:
Die sozialen Faktoren Projektteam, Auftraggeber, Betriebsrat, Medien, Kunden und Politiker werden in der Stakeholderanalyse ergänzt und konkretisiert. Anschließend werden sie bewertet und Maßnahmen definiert.
Ähnlich funktioniert es mit den sachlichen Faktoren: Betrachte sie näher und überlege, ob die Faktoren zu Risiken im Projekt werden könnten.
Beispiel:
Jeder sachliche Faktor wird auf ein mögliches Risiko hin überprüft. Stellt sich heraus, dass die vorhandene Technik oder klimatische Faktoren zu Risiken führen („Technikausfall“?, „Schneesturm“?), so werden sie in der Risikoanalyse näher betrachtet.
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Fazit
Die Umfeldanalyse ist eine einfache Methode im Rahmen des Projektstarts, um Einflüsse auf das Projekt zu ermitteln und zu kategorisieren. Durch die Einteilung in soziale und sachliche sowie interne und externe Faktoren bildet die Umfeldanalyse eine nützliche Basis für eine spätere Stakeholder- und Risikoanalyse.
Fragen und Antworten
In einer Umfeldanalyse fängst du (idealerweise in einer Matrix) zum einen die internen und externen Faktoren sowie die sachlichen und sozialen Faktoren bei einem Projekt ein.
Projektmanager neigen dazu, ihren Blick auf das Projekt an sich zu richten. Um auch über den Tellerrand zu blicken, eignet es sich, eine Umfeldanalyse durchzuführen. Damit schaffst du gleichzeitig die Basis für eine gute Stakeholder- und eine Risikoanalyse.
Umfeldfaktoren sind alle Faktoren, die im Umfeld eines Projektes liegen. Das können Rahmenbedingungen sein, Personengruppen oder auch andere externe Einflüsse, die irgendeine Auswirkung auf dein Projekt haben.
Zur Umfeldanalyse gehört eine Analyse von 4 Bereichen: interne und externe Faktoren sowie sachliche und soziale Faktoren.
Soziale Faktoren sind Personengruppen, z.B. Betriebsrat, Vorstand, Mitarbeiter, Anwohner, Lieferanten, Politiker, Medien usw.
