Für Eilige: Alles Wichtige auf einen Blick

Was ist die Drei-Punkt-Schätzung?
Eine Methode zur Aufwandsschätzung, bei der du nicht nur eine einzige Zahl nennst, sondern bewusst drei realistische Szenarien berücksichtigst: optimistisch, wahrscheinlich und pessimistisch.

Warum ist das wichtig?
Weil einfache Schätzungen Unsicherheit ausblenden und Annahmen oft nicht transparent gemacht werden.

Die wichtigsten Learnings:
➜ Mehrere Szenarien verbessern die Qualität der Schätzung.
➜ Das wahrscheinlichste Szenario sollte auch stärker gewichtet werden.
➜ Der größte Mehrwert liegt im strukturierten Nachdenken über Unsicherheit.

Artikel-Highlights

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Berechnungsformel

„Könnte zwei Tage dauern. Oder auch vier.“

Sicher sind dir auch schon einmal vage Schätzungen begegnet: Meist entstehen sie aus Wunschdenken, fehlenden Erfahrungswerten oder dem Bedürfnis, gegenüber Stakeholdern schnell eine Zahl zu liefern. Manchmal spielt auch politischer Druck eine Rolle, nach dem Motto: „Hauptsache, wir haben eine Zahl, auch wenn sie nicht stimmt.“

Das Problem klassischer und spontaner Ein-Punkt-Schätzungen: Sie blenden Unsicherheit aus und tun so, als gäbe es nur ein realistisches Szenario. Dabei können mit einem Tick mehr Aufwand Risiken sichtbar gemacht und realistischer geplant werden – und zwar mit der Drei-Punkt-Schätzung.

Was ist die Drei-Punkt-Schätzung?

Die Drei-Punkt-Schätzung ist eine Methode der Aufwandsschätzung, die mit drei verschiedenen Werten arbeitet:

Optimistische Schätzung (O): Der Aufwand, wenn alles wie geplant läuft und keine Probleme auftreten (Best Case)
Wahrscheinlichste Schätzung (M): Der Wert, der unter normalen Bedingungen am wahrscheinlichsten eintritt. Kleinere Probleme sind hier schon mit eingerechnet. Das „M“ steht für den englischen Begriff „Most Likely“.
Pessimistische Schätzung (P): Der Aufwand, wenn viele denkbare Verzögerungen eintreten und nichts auf Anhieb funktioniert (Worst Case).

Wichtig

Der Best Case bleibt ein realistischer Best Case, nicht „Eine Fee kommt und erledigt die Arbeit für mich“. Gleiches gilt für den Worst Case: Denke nicht in Katastrophenszenarien („Stromausfall für mehrere Wochen“), sondern beziehe realistische Probleme in die Schätzung ein.

Statt sich auf einen einzigen geschätzten Wert zu verlassen, betrachtest du bewusst drei Szenarien. Das reduziert Scheingenauigkeit („Wir wissen doch alles!“) und macht transparent, welche Annahmen getroffen wurden. Besonders in frühen Projektphasen mit noch unscharfen Anforderungen ist dieser Ansatz deutlich robuster als eine „einfache“ Schätzung.

Die Drei-Punkt-Schätzung stammt ursprünglich aus der PERT-Methode (Program Evaluation and Review Technique) und ist bis heute ein Klassiker im Werkzeugkasten des Projektmanagements.

Learning
Statt so zu tun, als gäbe es nur eine richtige Zahl, zwingt dich die Drei-Punkt-Schätzung dazu, optimistische, realistische und pessimistische Szenarien bewusst zu durchdenken. Genau das macht Schätzungen robuster, vor allem dann, wenn Anforderungen noch unscharf sind.

Die Formel

Bei der Drei-Punkt-Schätzung werden zwei Ansätze genutzt um den Schätzwert zu bestimmen, der arithmetische und der gewichtete Mittelwert.

1. Arithmetischer Mittelwert – Der einfache Einstieg

Der einfachste Ansatz ist der arithmetische Mittelwert der drei Schätzwerte:

Formel

Schätzwert = (Optimistisch + Wahrscheinlich + Pessimistisch) / 3

Diese Variante ist leicht verständlich und schnell berechnet. Sie eignet sich gut, wenn:

die drei Werte relativ nah beieinander liegen,
die Unsicherheit gering ist,
oder du eine grobe Abschätzung für ein kleines Arbeitspaket brauchst.

Der Nachteil: Alle drei Szenarien werden gleich gewichtet, obwohl die wahrscheinlichste Schätzung in der Realität eine deutlich höhere Eintrittswahrscheinlichkeit hat. Das führt zu einem Schätzwert, der in vielen Fällen dem pessimistischen Szenario zu viel Gewicht gibt.

Beispiel: Buchung eines Mietwagens im Callcenter

Ein erfahrenes Teammitglied im Kundendienst schätzt den Bearbeitungsaufwand pro Anruf wie folgt:

Optimistische Schätzung (O): 6 Minuten (Kunde weiß genau, was er will, keine Rückfragen)
Wahrscheinlichste Schätzung (M): 10 Minuten (Standardfall mit kurzen Rückfragen zu Zeitraum und Fahrzeugklasse)
Pessimistische Schätzung (P): 18 Minuten (Rückfragen, System langsam, Sonderwünsche)

Berechnung (arithmetischer Mittelwert): (6 + 10 + 18) / 3 = 11,3 Minuten

Alle drei Szenarien fließen gleich stark in den Schätzwert ein. Das Ergebnis liegt deutlich über der wahrscheinlichsten Schätzung, obwohl dieser Fall am häufigsten eintritt. Für eine grobe Abschätzung kann das ausreichen. Für belastbare Kapazitäts- oder Budgetplanung ist dieser Ansatz jedoch oft zu ungenau.

2. Gewichteter Mittelwert nach PERT – Der Praxisstandard

Deutlich verbreiteter im Projektmanagement ist der gewichtete Mittelwert:

Formel

Schätzwert = (Optimistisch + 4 x Wahrscheinlich + Pessimistisch) / 6

Du siehst: Hier wird der wahrscheinlichste Wert vierfach berücksichtigt. Das Ergebnis verschiebt sich bewusst in Richtung des realistischsten Szenarios. Nicht jedes Szenario ist gleich wahrscheinlich – und das sollte sich auch im Ergebnis widerspiegeln.

Beispiel: Buchung eines Mietwagens im Callcenter

Wir nutzen die gleichen Schätzwerte wie oben und errechnen den gewichteten Mittelwert:

Schätzwert = (6 + 4×10 + 18) / 6 = 10,7 Minuten

Hier wird der wahrscheinlichste Wert stärker berücksichtigt, und der resultierende Schätzwert liegt näher an der realen Tagespraxis im Callcenter.

Achtung

Im Beispiel unterscheiden sich arithmetischer und gewichteter Mittelwert nur um wenige Minuten – das wirkt zunächst harmlos. In der Praxis vervielfältigt sich dieser Unterschied jedoch über viele Anrufe, Tage oder Teammitglieder und wirkt sich direkt auf Personalbedarf, Budget und Auslastung aus. Am Ende ist es ein großer Unterschied, ob in einer Schicht 4 oder 5 Personen die Telefone besetzen müssen.

Learning
Der gewichtete Mittelwert nach PERT bildet die Realität meist besser ab als der einfache Durchschnitt und ist deshalb im Projektalltag oft die sinnvollere Grundlage für Planung und Entscheidungen.

Der nächste Schritt: Standardabweichung und Varianz

Ein einzelner Schätzwert sagt dir, wie hoch der Aufwand wahrscheinlich ist – aber nicht, wie verlässlich diese Aussage ist. Genau hier kommen Standardabweichung und Varianz ins Spiel. Du musst weder Statistik mögen noch Formeln verstehen, um mit Standardabweichung und Varianz sinnvoll zu arbeiten. Wichtig ist nur, zu begreifen, was sie dir im Projektalltag sagen:

Der Mittelwert beantwortet die Frage: Wie viel Aufwand ist wahrscheinlich?
Die Standardabweichung beantwortet eine oft wichtigere Frage: Wie stark streuen die tatsächlichen Werte um den berechneten Mittelwert?
- Eine kleine Standardabweichung bedeutet: Die Aufgabe ist gut planbar.
- Eine große Standardabweichung heißt: Hier steckt Unsicherheit drin und damit auch ein Risiko, falsch zu planen.
Die Varianz ist eine Art „Verstärkung“ dieser Aussage. Sie hilft vor allem dann, wenn du mehrere Aufgaben, Arbeitspakete oder Aktivitäten zusammenfasst.

Beispiel: Buchung eines Mietwagens im Callcenter

Wir nutzen die gleichen Schätzungen wie von oben:

Standardabweichung (SD) nach PERT:
SD = (Pessimistisch − Optimistisch) / 6
SD = (18 − 6) / 6 = 2 Minuten
Der tatsächliche Aufwand pro Anruf schwankt also typischerweise um ca. ±2 Minuten um den Schätzwert. Genauer gesagt: Der Aufwand liegt in 68% der Fälle im Bereich ±2 Minuten um den Schätzwert.

84. Perzentil:
Die Summe aus Schätzwert und Standardabweichung ergibt das sogenannte 84. Perzentil: 10,7 Minuten + 2 Minuten = 12,7 Minuten
Mit 84 % Wahrscheinlichkeit überschreitet der tatsächliche Aufwand die 12,7 Minuten nicht.

Varianz:
Varianz = SD²
Varianz = 2² = 4 Minuten²
Die Varianz ist ein Maß für die Planungsunsicherheit: Je höher die Varianz, desto instabiler ist die Aktivität.

Learning
Mittelwerte sagen dir, was wahrscheinlich passiert – Standardabweichung und Varianz sagen dir, wie sehr du dich darauf verlassen kannst. Damit bekommst du ein Gefühl dafür, wo Unsicherheit aktiv gemanagt werden sollte.

Praktischer Einsatz der Dreipunktschätzung im Projekt

Was konkret wird geschätzt?

Die Drei-Punkt-Schätzung kannst du sowohl für einzelne Arbeitspakete (AP) als auch für ganze Projekte einsetzen. In der Praxis bewährt es sich, auf AP-Ebene zu schätzen und die Ergebnisse anschließend zu aggregieren. So bleibt sichtbar, wo genau Unsicherheit entsteht, statt sie in einem globalen Projektwert zu verstecken.

Für sehr grobe Frühabschätzungen kann die Methode auch auf Projektebene genutzt werden – dann eher zur Orientierung als zur Detailplanung.“

Allein oder im Team?

Grundsätzlich funktioniert die Drei-Punkt-Schätzung allein oder im Team. Einzelne Teammitglieder liefern oft schnelle, konsistente Ergebnisse, vor allem bei klar umrissenen Aktivitäten.

Noch stärker wird die Methode jedoch im Team: Unterschiedliche Annahmen, Erfahrungen und Blickwinkel erhöhen die Qualität der Schätzung und reduzieren blinde Flecken. Wichtig ist dabei weniger der exakte Zahlenwert als das gemeinsame Verständnis darüber, warum optimistische, pessimistische und wahrscheinlichste Szenarien so eingeschätzt werden.

Für welche Projekte ist die Methode besonders geeignet?

Besonders geeignet ist die Methode für komplexe, neue oder unsichere Projekte, etwa in IT, Produktentwicklung, Organisationsveränderungen oder bei externen Abhängigkeiten.

Weniger sinnvoll ist sie bei reinen Routinetätigkeiten mit stabilen Erfahrungswerten oder sehr kleinen Aufgaben, bei denen der Schätzaufwand höher wäre als der Erkenntnisgewinn. Wie so oft im Projektmanagement gilt: gezielt einsetzen ist angesagt!

Learning
Die Methode wirkt am besten, wenn du sie gezielt einsetzt: eher auf Ebene einzelner Arbeitspakete statt pauschal fürs ganze Projekt und idealerweise im Team statt allein. Besonders hilfreich ist sie bei neuen, komplexen oder risikobehafteten Projekte, weniger bei reinen Routineaufgaben.

Häufige Fehler und wie du sie vermeidest

Typischer Fehler	So geht’s besser
Die wahrscheinlichste Schätzung ist nur „der alte Wert aus dem Bauch heraus“	Stelle dir bewusst die Frage: Warum ist dieser Wert wahrscheinlich?
Optimistisch und pessimistisch liegen zu nah beieinander	Gibt es für diese Aufgabe wirklich so wenige Risiken oder Probleme? Wenn ja, dann ist es sogar okay so!
Pessimistisch = Weltuntergang	In dieser Methode sollte als Worst Case keine wirkliche Katastrophe genannt werden, sondern eher eine problematische Version eines realistischen Szenarios.
Die Ergebnisse werden als exakte Wahrheit verkauft	Auch wenn etwas genauer hingeschaut wird: Die Drei-Punkt-Schätzung bleibt eine Abschätzung.

Generell ein guter Anhaltspunkt: Je größer die Unsicherheit, desto mehr sollte über die Zahlen hinaus diskutiert werden.

Learning
Die größte Falle ist nicht eine falsche Zahl, sondern unklare oder unreflektierte Annahmen. Gute Drei-Punkt-Schätzungen leben von realistischen Szenarien.

Fazit

Gute Schätzungen brauchen wir alle, richtig? Die Drei-Punkt-Schätzung kann dich einer „guten“ Schätzung einen großen Schritt näher bringen. Indem Annahmen transparent gemacht werden, kann die Genauigkeit der endgültigen Schätzung deutlich erhöht werden. Letztlich ist nicht die Berechnung an sich der große Gewinn, sondern das strukturierte Nachdenken über optimistische, realistische und pessimistische Szenarien.