Von Akzeptanzkriterien bis Zieldefinition: Projektmanagement von A bis Z

Kleine Wissens-Nuggets gefällig? Lust, Wissen aufzufrischen, oder ein paar neue Begriffe und Methoden kennenzulernen? Dann bis du hier richtig: Für jeden Buchstaben des Alphabets haben wir einen passenden Begriff aus dem Bereich des Projektmanagements für dich gesammelt und kurz erklärt.

Los geht’s!

A – Akzeptanzkriterien

Akzeptanzkriterien sind festgelegte Bedingungen oder Standards, die ein Produkt oder eine Dienstleistung erfüllen muss, um von den Stakeholdern akzeptiert zu werden.

Die Akzeptanzkriterien helfen dabei, klare Erwartungen zu kommunizieren und sicherzustellen, dass das Ergebnis den definierten Bedürfnissen und Anforderungen entspricht. Sie dienen als Maßstab zur Bewertung und Abnahme des Projektergebnisses und/oder von einzelnen Lieferobjekten.

B – Business Case

Ein Business Case rechtfertigt den wirtschaftlichen Nutzen eines Projekts oder einer Investition und beantwortet die Frage, ob sich die Investition lohnen wird. Neben rein wirtschaftlichen Informationen enthält er Angaben zu Risiken, unterschiedlichen Alternativen sowie eine klare Handlungsempfehlung. Entscheidungsträger können auf Basis des Business Cases ein Projekt genehmigen oder ablehnen.

Weiterlesen: Business Case: Alles Wichtige auf einen Blick

C – Change Management

Change Management bezieht sich auf den Prozess der bewussten und strukturierten Gestaltung von Veränderungen in einer Organisation. Es beinhaltet die Planung, Umsetzung und Steuerung von Veränderungen, um eine reibungslose Anpassung und Akzeptanz sowohl bei den Mitarbeitern als auch bei den beteiligten Interessengruppen sicherzustellen.

Das Ziel des Change Managements ist es, die negative Auswirkung von Veränderungen zu minimieren und die positive Veränderung der Organisation zu unterstützen. Es beinhaltet den Umgang mit Widerstand, die Kommunikation und den Support für die Betroffenen, sowie die Überwachung und Anpassung des Veränderungsprozesses.

Weiterlesen: Das 3-Phasen-Modell nach Lewin: Veränderungen richtig gestalten

D – Design Thinking

Design Thinking ist eine Methodik zur kreativen Problemlösung, die sich der Prinzipien und Methoden aus dem Produktdesign bedient. Design Thinking ist universell und kann immer dann eingesetzt werden, wenn bestehende Produkte oder Prozesse verbessert, konkrete Probleme gelöst oder Innovationen gefördert und Neues entwickelt werden soll.

Hinter Design Thinking steckt die Idee, die Vorgehensweisen und Prinzipien des Produktdesigns auf verschiedenste Problemstellungen anzuwenden. Design Thinking bedient sich verschiedener Design-Methoden und lässt sie auch von Nicht-Designern anwenden. Damit kann es leicht von praktisch jedem eingesetzt werden, egal ob Techniker, Produktionsleiter, Verwaltungsangestellte oder Restaurantbesitzer – einfach überall.

Weiterlesen: Kompakte Einführung zum Design Thinking

E – Earned Value Analysis

Die Earned-Value-Analyse ist eine Methode des Projektcontrollings, mit deren Hilfe der Projektfortschritt ermittelt und bewertet wird. Der Ansatz: An Stichtagen werden die geplanten Aufwände und Kosten mit den tatsächlichen Werten verglichen. Anders ausgedrückt: Es wird geprüft, ob dein Projekt so weit gekommen ist, wie geplant – und wie viel es dazu an Mitteln verbraucht hat.

Andere Begriffe für die Earned-Value-Analyse lauten Ertragswertmethode, Fertigstellungswertmethode oder Leistungswertanalyse und Arbeitswertanalyse.

Weiterlesen: Die Earned-Value-Analyse einfach erklärt

F – Fehlermanagement

Fehlermanagement bezieht sich auf den Prozess der Identifizierung, Erfassung, Analyse und Lösung von Fehlern oder Problemen in einem Projekt, einer Organisation oder einem Produkt. Es beinhaltet den Umgang mit Fehlern auf eine systematische und effektive Weise, um ihre Auswirkungen zu minimieren und aus ihnen zu lernen.

Fehlermanagement beinhaltet die Fehlererkennung, die Ursachenanalyse, die Fehlerbehebung und die Implementierung von Maßnahmen, um ähnliche Fehler zukünftig zu vermeiden.

G – Gantt-Diagramm

Ein Gantt-Diagramm ist ein Projektmanagement-Tool, das zur Visualisierung von Zeitplänen und Aufgaben in Form von Balken verwendet wird. Es zeigt die zeitliche Abfolge von Aufgaben oder Aktivitäten in einem Projekt, sowie deren Dauer und Abhängigkeiten untereinander.

Ein Gantt-Diagramm ermöglicht es, den Fortschritt der Aufgaben im Zeitverlauf zu verfolgen, Meilensteine zu markieren und den Überblick über das gesamte Projekt zu behalten.

H – Hybrides Projektmanagement

Als hybrides Projektmanagement wird eine Kombination von mehreren Methodiken verstanden. Im Sprachgebrauch gilt hybrides PM oft als Kombination agiler und traditioneller Methodiken, doch auch andere Varianten sind möglich:

• Traditionell + Traditionell, beispielsweise PRINCE2® und Wasserfall
• Agil + Agil, beispielsweise Scrum und Kanban (Scrumban)
• Agil + Traditionell, beispielsweise Scrum und V-Modell, bei dem Scrum in der Implementierungsphase eingesetzt wird.

Für hybrides Projektmanagement existiert daher kein einzelner Standard. Stattdessen gilt es für die Organisation herauszufinden, welcher Ansatz für welches Vorhaben am besten geeignet ist.

I – Initiierung

Initiierung ist die erste Phase eines Projekts nach DIN-ISO 69901 und beinhaltet Aktivitäten in der Startphase eines Projekts. In diesem Rahmen werden die Projektziele, die Erfolgsfaktoren, die Stakeholder und die groben Rahmenbedingungen festgelegt.

J – Just-in-Time (JIT)

Just-in-Time (JIT) ist eine Logistik- und Produktionsstrategie, bei der Materialien, Komponenten oder Produkte genau zum Zeitpunkt des Bedarfs bereitgestellt werden und keine Lagerbestände aufgebaut werden. Das Ziel von JIT ist es, Verschwendung zu reduzieren, die Effizienz zu steigern und die Durchlaufzeiten zu verkürzen.

Indem Materialien und Produkte erst dann geliefert werden, wenn sie benötigt werden, können Kosten für Lagerhaltung, Transport und Überproduktion minimiert werden. JIT wird häufig in der Lean-Produktion oder im Supply Chain Management angewendet.

K – Kommunikationsmatrix

Eine Kommunikationsmatrix ist ein Werkzeug im Projektmanagement, das dazu dient, den Informationsfluss und die Kommunikation innerhalb eines Projekts zu organisieren und zu steuern. Sie zeigt, welche Informationen von wem an wen kommuniziert werden müssen und auf welchem Kommunikationsweg dies geschieht. Eine Kommunikationsmatrix legt fest, wer ansprechbar ist, wer benachrichtigt werden muss und welche Inhalte mit welchen Stakeholdern geteilt werden sollen.

Üblicherweise besteht eine Kommunikationsmatrix aus Spalten wie Empfänger, Ersteller, Format, Inhalt und Frequenz.

L – Lastenheft

Ein Lastenheft ist ein Dokument, in dem die Anforderungen des Auftraggebers genau beschrieben werden. Damit wird der sogenannte Leistungsumfang definiert. Anders ausgedrückt: Was brauchen wir und wie soll das Projektergebnis aussehen?

Ein Lastenheft dient als:

• Internes Dokument, in dem sich der Auftraggeber über die eigenen Anforderungen klar wird
• Basis, um Angebote von mehreren Anbietern einholen zu können
• Kommunikationsmittel zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer, damit jeder Partei klar ist, was sie von der anderen erwartet.

Im Englischen wird der Begriff „Statement of Work“ genutzt, laut DIN 69905 beinhaltet ein Lastenheft die „Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers“.

Weiterlesen: Lastenheft: Der kompakte Überblick für Vielbeschäftigte

M – Meilenstein-Trendanalyse

Die Meilensteintrendanalyse ist eine Methode zur Prognose und Steuerung von Terminen im Projekt. Die geplanten Meilensteintermine werden zu bestimmten Berichtszeitpunkten überprüft.

Die Analyse wird regelmäßig durchgeführt, um einen Überblick darüber zu haben, ob die geplanten Termine eingehalten werden, oder ob es Abweichungen gibt. Besonders wirkungsvoll ist die grafische Darstellung. Anhand der entstehenden Verbindungslinien können Trends abgeleitet werden.

• Horizontale Linien bedeuten, dass die Termine wie geplant eingehalten werden.
• Steigende Linien bedeuten eine Verzögerung des Meilensteintermins.
• Fallende Linien bedeuten eine frühere Fertigstellung.

Wenn frühzeitig Trends erkannt werden, können Gegenmaßnahmen zur Einhaltung von Terminen eingeleitet werden.

Weiterlesen: Die Meilensteintrendanalyse einfach erklärt

N – Nutzwertanalyse

Die Nutzwertanalyse ist eine Methode zur Auswahl von Optionen. Sie eignet sich besonders zur Bewertung verschiedener Handlungsalternativen und dient somit als Entscheidungshilfe – auch im Projektmanagement. Sie wird auch als Punktwertverfahren oder Scoring-Model bezeichnet.

Die Methode kann immer dann eingesetzt werden, wenn die Bewertung von Alternativen nicht in erster Linie anhand von konkreten Zahlen und Fakten geschieht, sondern auch subjektive Einflüsse eine Rolle spielen.

Weiterlesen: Die Nutzwertanalyse Schritt für Schritt erklärt

O – Organigramm

Ein Organigramm ist eine grafische Darstellung der Struktur einer Organisation, einer Abteilung, Unternehmens oder eines Projektteams. Es zeigt hierarchisch die verschiedenen Rollen, Abteilungen, Teams oder Positionen sowie die Beziehungen und Verbindungen zwischen diesen.

Ein Organigramm gibt einen Überblick darüber, wie die Organisation aufgebaut ist und wer wem unterstellt ist. Es dient zur Verdeutlichung der Hierarchie, der Kommunikationswege und der Arbeitsbeziehungen in einer Organisation.

Weiterlesen: Projektorganisation: Diese Formen solltest du kennen

P – Projektplan

Ein Projektplan dient als Leitfaden für die Durchführung eines Projekts. Er umfasst typischerweise Elemente wie Projektziele, Aktivitäten, Meilensteine, Ressourcenbedarf, Zeitrahmen, Abhängigkeiten, Risiken und Maßnahmen zur Überwachung und Kontrolle des Projekts. Er ist ein wichtiges Dokument für die Kommunikation und Koordination aller Projektbeteiligten.

In der Praxis wird der Begriff „Projektplan“ unterschiedlich verwendet: Manche erwarten eine simple Übersicht über die wichtigsten Termine, andere ein komplettes und detailliertes Planungsdokument.

Weiterlesen: Projektplanung: Der ultimative Überblick

Q – Qualitätsmanagement

Qualitätsmanagement bezieht sich auf den Prozess der Planung, Steuerung und Überwachung von Qualitätsaspekten in einem Projekt, einer Organisation oder einem Produkt. Es umfasst die Festlegung von Qualitätsstandards, die Identifizierung von Kundenbedürfnissen und -erwartungen, die Durchführung von Qualitätskontrollen und -prüfungen sowie die kontinuierliche Verbesserung der Qualität.

Das Ziel des Qualitätsmanagements ist es, sicherzustellen, dass die Produkte, Dienstleistungen oder Projektergebnisse die Anforderungen erfüllen und eine hohe Kundenzufriedenheit gewährleisten.

Weiterlesen: Qualitätsmanagement im Projekt: Ein Überblick für Eilige

R – Risikomanagement

Risikomanagement im Projekt bezieht sich auf den Prozess der Identifikation, Bewertung, Überwachung und Kontrolle von Risiken, die den Erfolg eines Projekts beeinflussen könnten. Dabei werden potenzielle Risiken ermittelt, ihre Auswirkungen und Eintrittswahrscheinlichkeiten bewertet und entsprechende Maßnahmen zur Risikovermeidung, Risikominderung oder Risikobewältigung entwickelt.

Das Risikomanagement zielt darauf ab, mögliche Gefahren oder Unsicherheiten im Projekt frühzeitig zu erkennen und proaktiv darauf zu reagieren, um die Wahrscheinlichkeit von negativen Auswirkungen zu minimieren.

Weiterlesen: Risikomanagement im Projekt: Der ultimative Überblick

S – Stakeholdermanagement

Stakeholdermanagement im Projekt bezieht sich auf den Prozess der Identifizierung, Analyse, Einbeziehung und Kommunikation mit den Interessengruppen (Stakeholdern) eines Projekts. Dabei werden die unterschiedlichen Erwartungen, Bedürfnisse und Interessen der Stakeholder berücksichtigt, um ihre aktive Unterstützung und Beteiligung sicherzustellen und negatives Verhalten zu vermeiden.

Das Stakeholdermanagement beinhaltet die Identifizierung der relevanten Stakeholder, die Analyse ihrer Macht und Interessen, die Festlegung geeigneter Kommunikationsstrategien sowie die regelmäßige Kommunikation und Interaktion mit den Stakeholdern während des gesamten Projekts.

Weiterlesen: Stakeholder: Der ultimative Überblick

T – Teambuilding

Teambuilding bezieht sich auf Aktivitäten und Maßnahmen, die darauf abzielen, das Zusammengehörigkeitsgefühl, die Kooperation, die Kommunikation und das Vertrauen innerhalb eines Teams zu stärken. Diese Aktivitäten können beispielsweise Übungen, Spiele, Teamprojekte oder informelle Zusammenkünfte sein.

Das Ziel des Teambuildings ist es, die Teammitglieder näher zusammenzubringen, um die Zusammenarbeit, Effektivität und Produktivität des Teams zu verbessern.

U – User Story

Eine User Story ist eine kurze, prägnante Beschreibung einer Anforderung oder Funktion aus der Perspektive eines Benutzers. Sie wird häufig in der agilen Softwareentwicklung verwendet, um die gewünschten Funktionalitäten eines Systems oder Produkts zu definieren. Eine User Story folgt einem bestimmten Format, z. B. „Als [Benutzerrolle] möchte ich [Funktionalität], um [Nutzen] zu erreichen.“

Eine User Story konzentriert sich auf den Nutzen oder den Mehrwert für den Benutzer und vermittelt eine klare Vorstellung davon, was der Benutzer erreichen möchte. User Storys dienen als Grundlage für die Planung, Priorisierung und Umsetzung der Entwicklung und helfen dabei, die Kunden- und Benutzeranforderungen in den Fokus zu stellen.

V – Vertragsmanagement

Vertragsmanagement bezieht sich auf den Prozess der Verwaltung und Überwachung von Verträgen, die im Rahmen eines Projekts abgeschlossen werden. Es umfasst die Erstellung, Prüfung, Verhandlung und das Monitoring von Verträgen mit verschiedenen Parteien wie Auftragnehmern, Lieferanten oder Kunden.

Das Vertragsmanagement beinhaltet die Festlegung von Vertragsbedingungen, die Einhaltung von rechtlichen und regulativen Anforderungen, die Überwachung von Vertragsfristen und die Abwicklung von Vertragsänderungen oder -kündigungen. Ziel des Vertragsmanagements ist es, sicherzustellen, dass Verträge ordnungsgemäß eingehalten, Risiken minimiert und die Interessen aller beteiligten Parteien geschützt werden.

W – Wirtschaftlichkeitsbetrachtung

Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen beziehen sich auf die Analyse und Bewertung der wirtschaftlichen Auswirkungen einer Entscheidung, eines Projekts oder einer Investition. Sie beinhalten die Abschätzung von Kosten, Nutzen und Risiken, um festzustellen, ob eine Maßnahme rentabel ist oder nicht.

Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen umfassen in der Regel verschiedene Methoden wie Kosten-Nutzen-Analysen, Return on Investment (ROI)-Berechnungen oder Break-Even-Analysen. Durch die Durchführung von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen können fundierte Entscheidungen getroffen werden, ob eine Investition oder ein Vorgehen den gewünschten finanziellen Nutzen bringen wird und ob eine Alternative wirtschaftlich vorteilhafter ist.

X – X-Matrix

Die X-Matrix ist ein Werkzeug, das im Hoshin Kanri-Management-Ansatz verwendet wird. Hoshin Kanri ist eine strategische Planungsmethode aus dem Lean-Management, die für die Definition und Umsetzung einer Unternehmensstrategie genutzt wird.

Mit der X-Matrix wird die Brücke zwischen Strategie und Umsetzung geschlagen. Hierfür werden die wesentlichen Elemente des Hoshin Kanri visuell dargestellt, wie strategische Ziele, wichtigste Prioritäten, Prozesse und Maßnahmen sowie die Kennzahlen, anhand derer der Fortschritt gemessen wird.

Einen ausführlichen Artikel findest du hier.

Y – Yield Management

Yield Management (auch: Ertragsmanagement) dient dazu, die Erträge oder Gewinne eines Unternehmens zu maximieren, indem die Preise, die Kapazität oder die Verfügbarkeit von Produkten oder Dienstleistungen optimiert werden. Dabei werden verschiedene Faktoren berücksichtigt, wie zum Beispiel die Nachfrage, die Kosten, die Kapazitätsgrenzen und das Verhalten der Kunden.

Ertragsmanagement findet vor allem in Branchen Anwendung, in denen das Angebot begrenzt ist oder die Nachfrage stark schwankt, wie zum Beispiel in der Hotelbranche, im Luftverkehr, bei Veranstaltungen oder in der Tourismusindustrie.

Z – Zieldefinition

Die Zieldefinition ist ein entscheidender Schritt im Projektmanagement, bei dem die konkreten Ziele und Ergebnisse eines Projekts festgelegt werden.

Präzise formulierte Ziele sind ein wichtiger Erfolgsfaktor bei der Frage, ob ein Projekt seinen Zweck erfüllt und erfolgreich abgeschlossen wird:

• In der PMO-Studie 2020 sind ein unklarer Projektumfang und unklare Ziele mit Abstand die größten Faktoren für das Scheitern von Projekten – weit vor unterschätzten Aufwänden, Ressourcenmangel und fehlender Stakeholder-Unterstützung.
• Auch im Pulse of the Profession 2021-Report des PMI® gab es Antworten auf die Frage: Was sind die Hauptursachen für das Scheitern von Projekten? 40% der Befragten nennen unklare Anforderungen, 38% das Ändern von Projektzielen und 28% eine unklare Vision bzw. Zieldefinition.

Weiterlesen: Projektziele: Die Anleitung für perfekte Ziele

Fazit

Keine Frage: Bei den meisten Buchstaben hätten wir auch beliebig viele weitere Begriffe nennen können – aber auch diese zufällige Auswahl gibt einen schönen Überblick über die Breite des Projektmanagements.

Den kompletten Überblick haben wir übrigens hier für dich: