Klarheit in 3 Schritten: Projekt oder nur vage Idee?

mach-mal-ebenNicht jedes Projekt ist ein Projekt.

Vor allem dann nicht, wenn dein Chef ständig Ideen für neue „Projekte“ hat – die aber nicht mehr als eine vage Idee sind. In diesem Artikel schauen wir uns mal einen typischen „Projektstart“ an und betrachten dann drei Schritte, mit denen etwas Ordnung in die Situation gebracht werden kann.

Ein Beispiel aus dem Alltag

Eine typische Situation vor dem Beginn eines Projektes:

Geschäftsführer Herr Willwas hat eine Idee! Das Unternehmen soll endlich moderner werden! Das papierlose Büro soll endlich Wirklichkeit werden. Alle Mitarbeiter sollen von nun an alle Dokumente nur noch im internen Intranet ablegen.

Er wendet sich an Herrn Machdas, der in der IT-Abteilung arbeitet: „Wir wollen das papierlose Büro! Bitte umsetzen so schnell wie möglich.“

Was passiert in so einer Situation. Es gibt mehrere Möglichkeiten:

  1. Herr Machdas nimmt die Aufforderung als vage Idee wahr und wartet auf weitere Anweisungen. Es passiert nichts. Bis Herr Willwas sechs Monate später den Stand erfragt.
  2. Herr Machdas ist sehr pflichtbewusst und legt sofort los. Herr Willwas hat das Thema bereits wieder vergessen.
  3. Herr Machdas ist sehr pflichtbewusst und legt sofort los. Er arbeitet schon an der konkreten Umsetzung, als plötzlich Abteilungen auftauchen, die ganz andere Anforderungen haben, als die vorgesehene Lösung abdecken kann. Es wurde schon viel Geld investiert, nun entstehen weitere Ausgaben für die Änderung des Projektumfangs.
  4. Herr Willwas hat ganz konkrete Vorstellungen, äußert sie aber nicht. Herr Machdas arbeitet eine ganze Weile in die falsche Richtung.

Kommen dir diese Situationen bekannt vor? Sie sind gar nicht so unüblich im Alltag. Diese Situation des „Mach das mal schnell!“ ist eben sehr gefährlich.

Stattdessen sollten wir einmal tief durchatmen und die Idee (mehr ist es noch nicht) näher betrachten.

Handelt es sich überhaupt um ein Projekt?

1. Sind die Projektmerkmale erfüllt?

Die Projektmerkmale solltest du bereits kennen. Jetzt ist es an der Zeit zu prüfen, ob es sich überhaupt um ein Projekt handelt.

Ausführlich werden die Projektmerkmale hier vorgestellt. Wir prüfen Sie jetzt anhand des obigen Beispiels:

  • Zielvorgabe:
    Gibt es schon ein genaues Ziel? Noch nicht so richtig. Aber das „papierlose Büro“ kann man sicher noch SMART ausformulieren. Wir haben also ein Ziel.
  • Zeitliche Begrenzung:
    Zwar ist noch kein Endtermin formuliert, aber es ist davon auszugehen, dass das Projekt nicht erst in ferner Zukunft abgeschlossen sein soll.
  • Begrenzte Ressourcen:
    Auch wenn wir es noch nicht genau wissen: Erfahrungsgemäß sind die Ressourcen für ein derartiges Projekt begrenzt. Finanziell und personell.
  • Projektspezifische Organisationsform:
    Da das Projekt nicht im Tagesgeschäft nebenbei abgehandelt werden wird, wird sicher ein Projektteam gebildet – das Projektmerkmal ist erfüllt.
  • Neuartigkeit & Einmaligkeit:
    Das papierlose Büro gibt es noch nicht – also können wir diese Merkmale als erfüllt betrachten.
  • Komplexität:
    Ja. Eindeutig.

Erstes Ergebnis: Jawohl, wir haben ein Projekt!

2. Welche Informationen liegen bereits vor?

Es ist extrem hilfreich, zu Beginn eines Projektes Informationen zu sammeln zu folgenden Themen:

  1. Historie des Projektes:
    Was ist schon gelaufen? Wer ist bereits involviert? Welche Vorarbeiten wurden schon erledigt? Lies hier noch einmal mehr darüber, warum die Projekthistorie so wichtig ist!
  2. Motivation des Projektes:
    Warum soll es jetzt durchgeführt werden? Worin besteht der Nutzen? Ist es vielleicht nur ein privates Faible eines Abteilungsleiters?

Zweites Ergebnis: Oft ergeben diese Fragen einen ganz neuen Blick auf das Projekt und die Antworten sind extrem hilfreich, um ein erstes Gefühl für das Projekt zu bekommen.

3. Was ist klar, unklar und strittig?

Manchmal möchte man sich zunächst einmal strukturieren. Eine einfache Möglichkeit, dies zu tun, bieten die Fragen der sogenannten KUSS-Formel:

K – Was ist klar?
Welche Fakten liegen bereits vor? Welche Informationen habe ich bereits bekommen? Gibt es eine Historie und wenn ja – was kann ich daraus mitnehmen?

U – Was ist unklar?
Welche Themen sind noch komplett undefiniert? Wo fehlen mir Informationen?

S – Was ist strittig?
Wo gibt es Diskussionsbedarf? Wo sehe ich bereits unterschiedliche Standpunkte?

S – Wer sind Schlüsselpersonen?
Gibt es Personen, die in jedem Fall eine wichtige Rolle spielen? Wer soll mit mir arbeiten? An wen soll berichtet werden?

Drittes Ergebnis: Bereits das Beantworten dieser einfachen Fragen hilft enorm dabei, das Thema greifbar zu machen. Alle gesammelten Daten können Grundlage sein für die ersten näheren Betrachtungen des Projektes und können während der Auftragsklärung für Umfeld- und Stakeholderanalysen herangezogen werden.

Fazit

Merkmale abfragen, Informationen sammeln, Fragen stellen: Mit Bearbeitung dieser drei Schritte kannst du viel sicherer an dein Projekt herangehen.

Denn sie helfen dabei,

  • dass nicht jede kleine Idee sofort ein Projekt wird
  • dass Klarheit zwischen den Beteiligten hergestellt wird
  • dass keine unnötige Aufwände entstehen
  • dass das Projekt von unterschiedlichen Seiten beleuchtet wird.

Bevor also eine der Alternativen von oben eintritt: Erledige die Schritte und gehe dann wieder zu deinem Chef. So manche Idee hat sich dann bereits in Luft aufgelöst.


Diesen Artikel als Podcast hören:

 

Andrea Windolph ist als freiberufliche Autorin und Trainerin tätig, konzipiert Online-Trainings und unterstützt Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Seit 2014 betreibt sie das Portal „Projekte leicht gemacht“, auf dem sie PM-Wissen vermittelt, das sowohl fundiert als auch leicht verständlich ist.
Andrea Windolph ist studierte Betriebswirtin und verfügt über langjährige Erfahrung in der IT-Branche und der Software-Entwicklung.
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