10 bewährte Lösungen für hochproduktive virtuelle Teams

Im letzten Artikel haben wir vorgelegt und die 10 größten Herausforderungen für virtuell zusammenarbeitende Teams aufgelistet. Doch was wäre eine solche Liste ohne Lösungsansätze? Diese gibt es in diesem Artikel!

Vorab: So wie es kein ultimatives Geheimrezept für „normale“ Teams gibt, so existiert auch keine Standardformel für virtuelle Teams, die immer und überall funktioniert. Sobald der „Faktor Mensch“ ins Spiel kommt, zählt immer auch Empathie und Fingerspitzengefühl. Sind die folgenden Tipps deshalb nutzlos? Keineswegs! Sie bilden die Leitlinien und Startpunkte für erfolgreiche Teams, die eben nicht alle gemeinsam in einem Gebäude sitzen.

In diesem Artikel nutzen wir den Begriff „Virtuelle Teams“ für Projektteams, an denen ein Großteil der Mitarbeiter an unterschiedlichen Orten sitzen, oft im Homeoffice, teilweise weltweit verteilt. Viele der Tipps lassen sich auch anwenden, wenn nur ein kleiner Teil des Teams getrennt vom Rest arbeitet.

Los gehts es!

Setze auf die richtigen Mitarbeiter

Das A und O sind die Mitarbeiter an sich: Ein Haufen zurückgezogener, schussliger Typen? Schwierig. Eine Gruppe selbständig und kommunikativ starker Persönlichkeiten? Schon viel besser!

Wie so häufig macht es die Mischung, doch besonders bei der Besetzung virtueller Teams solltest du auf die richtigen Persönlichkeiten achten:

• Hohe Eigenmotivation
• Starke schriftliche und verbale Kommunikationsfähigkeiten
• Gute Problemlöser
• Gute Zeitmanager

Das klingt nach dem perfekten Mitarbeiter? So soll es auch sein: Du willst als Projektleiter jemanden an Bord haben, der weit weg von allen anderen kontinuierlich hochwertige Arbeit abliefert – auch ohne dass du ihm ständig über die Schulter schaust.

Introvertierte Mitarbeiter: Starke Kommunikationsfähigkeiten sollten nicht mit Extrovertiertheit verwechselt werden! Die Qualität der Kommunikation ist davon unabhängig. Im Gegenteil, manch ein Chef entdeckt erst beim Übergang zum virtuellen Team den ein oder anderen sehr introvertierten Mitarbeiter so richtig und lernt ihn zu schätzen: Wer im lauten Besprechungsraum oft untergeht und nur selten Gehör findet, kann in der Distanzkommunikation plötzlich aufblühen und wertvolle Beiträge leisten.

Schaffe eine Kommunikationskultur

Wie im letzten Artikel beschrieben, ist das Sicherstellen einer angemessenen Kommunikation eine der größten Herausforderungen. Das Motto lautet: So einfach und flüssig wie möglich und nur so viel wie nötig. Ein einziger Kontakt pro Woche ist ebenso kontraproduktiv wie Chat-Anfragen im Sekundentakt.

Doch wie findest du das richtige Maß? Eine gute Leitlinie: Gehe mit gutem Beispiel voran und sei ein Vorbild für das Verhalten, das du dir von deinem Team wünschst:

• Liefere regelmäßig Updates
• Suche den direkten Kontakt auch zu Einzelnen
• Vermeide ausschließlich schriftlichen Kontakt
• Bitte um Feedback
• Definiere Spielregeln im Team

Sobald einer (du!) mit einem guten Beispiel voran geht, strahlt dies auf das restliche Team ab.

Schaffe Prozesse

Was in regulären Projekten bereits eine Herausforderung ist, hat in virtuellen Teams einen noch höheren Stellenwert: Statt sich nach einer kurzen Einweisung von anderen Kollegen Prozesse abzuschauen, sind viele Mitarbeiter auf sich allein gestellt. Klare Richtlinien legen das Miteinander und die Zusammenarbeit fest:

• Wie und über welche Kanäle wird kommuniziert?
• Wo und in welcher Form wird Wissen gespeichert?
• Welche Software-Tools werden wie und für welchen Zweck genutzt?
• Welche Abläufe gelten für Ideen/Feedback/akute Probleme?
• Welche gemeinsamen Arbeitszeiten sollten eingehalten werden?

Es liegt an dir als Projektleiter, die Prozesse so klar wie möglich zu beschreiben. Achtung: Diese sollten sich immer an das Projekt und das Team anpassen – DIE perfekte Lösung gibt es nicht!

Motiviere zur Zusammenarbeit

Wenn der Kollege auf einem anderen Kontinent und nicht direkt im Büro gegenüber sitzt, ist die Hürde einen Tick höher, eine kurze Frage zu stellen. Das Risiko: Wissen wird nicht effektiv ausgetauscht, Probleme mehrfach und isoliert angegangen, das Zusammengehörigkeitsgefühl fehlt.

Was kannst du tun? Gehe auch hier mit gutem Beispiel voran! Bitte offen um Tipps zu offenen Problemen, motiviere zu direkten Kontakten untereinander. Ganz wichtig: Nicht alle Kommunikation sollte über dich laufen! In einem eingespielten Team funktioniert 1:1-Zusammenarbeit automatisch – besonders in neu geformten virtuellen Teams darfst du gern zusätzlich ermuntern.

Nutze die richtigen Software-Tools

In keinem Projekt wegzudenken, in verteilt arbeiteten Teams essentiell: die richtigen Software-Tools. Es gibt eine schier unüberschaubare Menge an Werkzeugen zur Zusammenarbeit, hier eine kleine Auswahl:

• Projektmanagement: Asana, Jira, Monday, Trello …
• Chat-Systeme: Slack, Google Hangouts, Yammer …
• Videokonferenzen: Zoom, Cisco Webex, Google Meet
• Zeiterfassung: Toggl, Clockify …
• Terminvereinbarung: Calendy, Doodle …

Je nach Branche kommen weitere Kategorien hinzu, beispielsweise Prototyping, Quellcodeverwaltung, Tools für Grafikentwürfe usw.

Gibt es eindeutige Lösungen für alle: Sicher nicht. Beachte jedoch folgende Leitlinien:

• Jedes Tool ist nur so gut wie die eigenen Prozesse dafür. Je komplexer das Tool, desto mehr Hirnschmalz sollte vorab in die Konfiguration und die Festlegung der Abläufe investiert werden.
• Achte auf bewährte Lösungen mit regelmäßigen Updates und einer kontinuierlichen Weiterentwicklung.
• Falls nötig: Achte auf Sprachbarrieren.

Schaffe eine gemeinsame Vision

Wo wollen wir hin? Gib deinen Teammitgliedern das Gefühl, Teil von etwas Großem zu sein. Es wirkt unglaublich motivierend, wenn alle wissen, WARUM sie etwas tun – und welche Veränderung sie mit ihrer Arbeit bewirken.

Setze gemeinsame Ziele

Die heruntergebrochene und messbare Variante der Vision: Ziele sind konkret und es ist jederzeit erkennbar, ob sie erreicht worden sind. Warum du Ziele formulieren solltest, findest du in diesem Artikel.

Wichtig: Stelle sicher, dass alle Beteiligten die Ziele kennen und genau wissen, wie der Fortschritt gemessen wird.

Nimm dein Team in die Verantwortung

Wie stellst du sicher, dass alle im Team ihre Arbeit konsequent erledigen, wenn sie an verschiedenen Orten sitzen? Schnell kommt die Frage auf, ob alle „genug“ tun oder manche Aufgaben schneller erledigt werden könnten.

Best Practices für virtuelle (oder alle!) Teams:

• Stelle klare Erwartungen an jeden Mitarbeiter.
• Frage regelmäßig Fortschritte ab.
• Lege die Erwartung ab, dass alle Mitarbeiter das gleiche Tempo haben.
• Habe eine ungefähre Vorstellung davon, wie lange Aufgaben dauern sollten – und ob einzelne Mitarbeiter regelmäßig davon abweichen.
• Nutze transparente Task-Management-Systeme, in denen erledigte Aufgaben und deren Fortschritte für alle nachvollziehbar sind.

Je klarer und offener kommuniziert wird, desto stärker wird das Vertrauen untereinander – und desto weniger fühlen sich Einzelne benachteiligt.

Achte auf die Arbeitsumfänge

Besonders Leistungsträger und Overperformer sind in virtuellen Teams gefährdet, nicht abschalten zu können. Fehlen klare Arbeitszeiten im Büro, ist für manche der Drang hoch, „schnell noch“ eine Aufgabe zu erledigen. Dies wird noch schlimmer, wenn die Aufgaben nicht sorgfältig priorisiert werden – wer mag schon 30 offene Tasks, die dunkelrot und überfällig leuchten?

Als Projektleiter ist es deine Aufgabe, auf frühe Signale zu achten: Kommen E-Mails oder Statusupdates zu nachtschlafender Zeit? Lässt die Arbeitsqualität nach? Dann solltest du derjenige sein, der auf die Bremse tritt.

Schaffe ein Wir-Gefühl

Für viele Mitarbeiter ist es schwierig, sich als Teil eines Teams zu fühlen, wenn dieses verteilt über mehrere Ort sitzt. Wer ist verantwortlich? Wie ticken die anderen? An wen wende ich mich bei Thema A oder B?

Gemeinsam mit der oben genannten Vision, den gemeinsamen Zielen und einer offenen Kommunikationskultur kannst du es schaffen, dass Mitarbeiter mehr als nur ein Profilbild und ein paar getippte Worte in einem Chat sind. Nutze Videokonferenzen, ermuntere auch mal zum informellen Austausch – und wie wäre es mal mit einem persönlichen Aufmerksamkeit zum Geburtstag?

Fazit

Ein produktives und eingespieltes Team zu erschaffen, war noch nie leicht und wird auch nie leicht sein. Arbeiten deine Mitarbeiter an mehreren Orten, wird die Arbeit nicht einfacher – doch sie ist machbar! Orientiere dich an den genannten Leitlinien und du bist einem gut funktionierendem Team einen großen Schritt näher gekommen!