Auf einen Blick
Die Erstellung und Präsentation von Statusberichten gehört zu den Standard-Aufgaben eines jeden Projektleiters. Ein optimaler Statusbericht enthält wichtige Informationen zum Projektinhalt, aktuellen Aktivitäten, Projektfortschritt und nötigen Entscheidungen.
Kennst du das Problem? Du leitest ein Monsterprojekt. Ein wirklich großes. Nun sollst du einen Statusbericht erstellen und präsentieren, und zwar vor dem Lenkungsausschuss. Von dir wird erwartet, dass du kurz und prägnant alle wichtigen Informationen erarbeitest, visualisierst und präsentierst. Auf einer Folie. In wenigen Minuten.
Die schlechte Nachricht: Das ist manchmal gar nicht so einfach. Die gute: Alles halb so wild. Nutze eine fertige Vorlage oder erstelle dir eine – und fülle dann „nur“ noch die Felder aus. Nichts leichter als das! Du kennst dein Projekt schließlich am besten, oder? Orientiere dich an den folgenden Punkten:
Schritt 1: Worum geht es im Projekt?
Vielleicht klingt das jetzt überflüssig. Aber in einen Statusbericht gehören zunächst die grundlegenden Informationen zu einem Projekt:
- Basisinformationen wie Name, Projektleiter, Budget usw.
- Projektinhalt und Projektziele (und auch Nicht-Ziele zur Abgrenzung)
- benötigte Ressourcen
- Risiken und ergriffene oder zu ergreifende Gegenmaßnahmen
- Optional: Schnittstellen zu anderen Unternehmensbereichen, Projekten und Beteiligten
Warum all diese Angaben? Sind diese Informationen nicht schon bekannt? Vermutlich. Besonders dann, wenn du den Projektstatus vor den immer gleichen Mitgliedern des Lenkungsausschusses präsentierst. Und dennoch: Viele der Informationen sind nicht in Stein gemeißelt und können sich ändern. Vor manchen Lenkungskreisen werden auch unzählige Statusberichte an einem Tag präsentiert, bzw. die Teilnehmer kommen gerade aus eine Meeting mit ganz anderen Themen und müssen daher ersteinmal wieder in die Welt deines Projekts geholt werden. Glaube mir: Je deutlicher dein Projektinhalt wird, desto fundierter werden die Entscheidungen gefällt werden.
Schritt 2: Woran wird gearbeitet?
Der zweite wichtige Bereich: Die Aktivitäten. Achte darauf, eine kurze Zusammenfassung auf die folgenden drei Fragen zu geben:
- Was wurde erledigt?
- Woran arbeiten wir aktuell?
- Was kommt als nächstes?
Wichtig ist an dieser Stelle der Überblick, nicht die kleinen Details. Gibt es bei bestimmten Punkten Klärungsbedarf, so kannst du darauf in Schritt 4 näher eingehen.
Schritt 3: Wo stehen wir?
Jetzt kommt er, der eigentliche Status. Nicht umsonst wird für Statusberichte oft eine Projektampel verwendet. Mit ihr können besonders gut die Stati für das Projekt, einzelne Phasen und oder Teilprojekte visualisiert werden:
- Rot: Problem! Unter den aktuellen Bedingungen werden die Projektziele so nicht erreicht werden.
- Gelb: Es geht voran, allerdings lauern kritische Gefahren oder Verzögerungen stehen an.
- Grün: Alles läuft nach Plan!
Achtung: Wusstest du, dass etwa 8% der Männer farbenblind sind? Falls du mit Ampeln arbeitest, dann achte darauf, diese so intuitiv wie möglich darzustellen. Nutze alternativ einen Text oder ergänze die Ampel mit einer Legende.
Schritt 4: Was muss entschieden werden?
Der vielleicht wichtigste Bereich! Hättet ihr lediglich über Projektinhalte und Aktivitäten gesprochen, so hättet ihr vielleicht ein nettes Meeting gehabt – aber auch nicht mehr. Was das Projekt stattdessen braucht: Richtung, Entscheidungen und Prioritäten. Du kannst dafür sorgen, dass du genau diese auch bekommst. Arbeite also genau heraus, an welchen Stellen es hängt und welche Entscheidungen aktuell benötigt werden, um das Projekt voranzubringen.
Tipps
Zum Abschluss gibt es noch ein paar Tipps für deinen perfekten Statusbericht:
- Keine Angst vor roten Ampeln: Manche Projektleiter scheuen sich davor, ihre Projektampel auf „rot“ zu setzen. Würde das nicht heißen, dass man das Projekt nicht im Griff hat? Ganz und gar nicht! Eine rote Ampel zeigt zunächst einmal, dass du den Überblick über das Projekt hast. Dass dir Gefahren bewusst sind und dass du dich aktiv darum kümmerst. Rote Ampeln verschaffen Aufmerksamkeit und können dazu führen, dass Entscheidungen schneller getroffen werden. Oder fühlst du dich zu Entscheidungen motiviert, wenn doch „alles im grünen Bereich“ ist?
- Fasse zusammen: Es hat schon seinen Grund, warum alle Informationen meist auf einer Seite zusammengefasst werden. Das zwingt dich dazu, dich auf das Wesentliche zu konzentrieren und auch genau diese Punkte deinen Zuhörern zu präsentieren.
- Werde konkret: Der Erfolg eines Statusberichtes wird an den Entscheidungen gemessen, die du zurück in dein Projekt nimmst. Besonders, wenn es um notwendige Entscheidungen geht, solltest du maximal konkret werden: Was genau benötigst du, um voranzukommen? Das muss nicht bis ins letzte Detail im Bericht stehen – aber du musst es zumindest im Kopf haben.
- Bereite Entscheidungsalternativen vor: Wenn wir schon einmal bei Entscheidungen sind: Schnelle und gute Entscheidungen sind wahrscheinlicher, wenn du sie gut vorbereitest und Alternativen ausarbeitest – so dass du diese Alternativen mit ihren Vor- und Nachteilen direkt aus dem Hut ziehen kannst.
Das Projekt durch den Sturm steuern – aber wie?
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Kostenfreie Vorlage
Statusberichte können so unterschiedlich sein wie Unternehmen und Projekte. Wie so häufig gibt es also nicht DEN richtigen Statusbericht. Falls du möchtest, kannst du dich aber an dieser kostenlosen PowerPoint-Vorlage orientieren:
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Fazit
Statusberichte sind nicht nur ein Blatt Papier oder eine einzelne Folie, sondern viel mehr: Hast du die Möglichkeit, deinen Statusbericht zu präsentieren, dann gibt dir das auch immer die Gelegenheit, notwendige Entscheidungen einzufordern und das Projekt in deinem Sinne voranzubringen.
Ich wollte die Vorlage runterladen und habe mich brav angemeldet und erhalten nun „regelmäßige wöchentliche Artikel, Tipps und Vorlagen“. Das ist nicht das was ich wollte. Wann und wie erhalte ich denn die Vorlage?
tut mir leid, dass es Probleme mit dem Download der Statusbericht-Vorlage gab – leider landet die Mail mit dem Download-Link oft im Spam-Ordner. Ich wollte die Vorlage per Mail senden – leider kommt sie mit ‚Empfänger unbekannt‘ wieder zurück. Sobald ich die Email-Adresse habe, schicke ich die Vorlage gern noch einmal raus. Viele Grüße! Andrea
Hallo Andrea,
die Vorlage ist genial – übersichtlich und auf den Punkt bringend. Sehr gute Orientierung zur Erstellung eines Kurz-Status.
Vielen Dank, dass ich die vielen guten Anregungen und Vorlagen von „Projekte leicht gemacht“ nutzen kann – und das einfach so. Wunderbar!
Beste Grüße
Katrin Pfeiffer
Vielen Dank für das Lob :-)
Schade. Doch nur ein Email-Fänger. Keine Vorlage, auch nicht im Spam-Ordner – siehe oben. Nur Werbung, die kommt aber prompt!
Hallo,
vielen Dank für die Rückmeldung! Leider lässt mich die Technik ab und zu im Stich und die Emails nicht bei den Empfängern ankommen. Die Anmeldung zu regelmäßigen Emails ist keine Pflicht und kann jederzeit widerrufen werden. Die Vorlage bekommen Sie trotzdem – auch wenn es manchmal nicht direkt klappt. Ich habe Ihnen noch eine Mail geschickt, sodass Sie die Datei jetzt hoffentlich erhalten haben :-)
Viele Grüße!
Andrea Windolph
Hallo Frau Windolph,
schön, dass es Sie doch wirklich gibt! Danke für die Vorlagen!.
Es war halt erstaunlich, dass drei Emails mit Bestätigungen und Newsletter-Ankündigungen sofort kamen, nicht aber der Link… wie beim Kommentar von „Markus“.
Jaja, die Technik… ;-)
Eine schöne Übersicht zum Thema Projektstatus. Allerdings ist aus meiner Sicht insbesondere der „Schritt 3: Wo stehen wir“ ein heißes Eisen. Lügen, Unwahrheiten und Halbwahrheiten sind hier leider weit verbreitet, dabei beschneidet man nur seine Handlungsmöglichkeiten als Projektleiter.
– Ein korrekter Status ermöglicht es dem Projektleiter, ein angemessenes Erwartungsmanagement des Lenkungsausschusses und des Auftraggebers durchzuführen. Überraschungen werden vermieden.
– Ein korrekter Status ermöglicht es dem Projektleiter, ggf. Unterstützung von außerhalb des Projektes zu erhalten bzw. die Prioritäten innerhalb des Projektes
– Ein korrekter Status ermöglicht es, rechtzeitig Gegenmaßnahmen zu ergreifen, um einen Termin noch zu ermöglichen (und nicht erst in einen Panikmodus zu verfallen, wenn das Kind bereits in den Brunnen gefallen ist)
Also, leichter gesagt als getan…