Für Eilige: Alles Wichtige auf einen Blick
„Für Planung haben wir gerade keine Zeit.“
Dieser Satz fällt meist genau dann, wenn Projektplanung ganz besonders wichtig ist: wenn hoher Druck herrscht – also wird losgelegt. Warum auch nicht? Ziele können unterwegs geklärt werden, Zuständigkeiten ergeben sich schon, und Details werden dann geklärt, wenn sie auftauchen. Klingt pragmatisch und fühlt sich in dem Moment auch effizient an.
Ein paar Wochen später sieht das Projekt dann oft anders aus: Statt des gewünschten Fortschritts wird über scheinbare Selbstverständlichkeiten diskutiert, es fehlt an gemeinsamem Fokus und irgendwie beschleicht alle das Gefühl: “Das läuft hier nicht rund. Wir laufen ständig hinterher.“
Oft hat einfach zu Beginn genau das gefehlt, wofür angeblich keine Zeit war.
Die drei Argumente für eine Projektplanung
Projektplanung wirkt nicht nur auf einer Ebene: Sie wirkt auf die Faktoren Zeit, Entscheidungen und Erwartungen im Projekt:
| Fokus | Worum es geht | Typisches Problem ohne Planung | Wirkung von guter Planung |
|---|---|---|---|
| Zeit | Aufwand über die Projektlaufzeit | Unnötige Nacharbeit, Schleifen und Korrekturen | Der investierte Zeitaufwand zahlt sich später aus und verringert das Risiko von Verzögerungen. |
| Entscheidungen | Wann und unter welchem Druck entschieden wird | Ständige Abstimmungen, die zu vermeiden gewesen wären, Unsicherheit im Team | Entscheidungsprozesse laufen effizient ab |
| Erwartungen | Gemeinsames Verständnis zwischen Beteiligten | Enttäuschung über (Zwischen-)Ergebnisse, Reibungspunkte, Vertrauensverlust | Implizites wird explizit und Erwartungen angeglichen |
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Unabhängig von der Ebene verfolgt Planung immer dasselbe Ziel: weniger Nacharbeit, weniger Reibung und eine höhere Wahrscheinlichkeit, dass das Projekt am Ende von allen Beteiligten als Erfolg wahrgenommen wird.
1. Planung spart Zeit – auf lange Sicht
Planung hat ja manchmal ein Imageproblem: Sie kostet am Anfang Zeit, während der Nutzen erst später sichtbar wird. Genau deshalb wird sie oft übersprungen – vor allem, wenn der Druck hoch ist und „jetzt erstmal was passieren muss“. Das Dumme daran: Die eingesparte Planungszeit zahlt man fast immer mehrfach zurück – verteilt über die gesamte Projektlaufzeit.
Eingesparte Zeit beim Planen muss später fast immer wieder investiert werden – nur an ungünstigerer Stelle.
2. Planung reduziert Entscheidungen im laufenden Betrieb
Projekte fühlen sich selten deshalb hektisch an, weil alle zu wenig leisten. Oft bremsen unklare oder nicht getroffene Entscheidungen den Fortschritt aus: Wer darf eigentlich entscheiden – und was? „Jetzt können wir schon wieder nicht weitermachen, weil eine Entscheidung nicht getroffen wird!“ Das kostet Zeit, Fokus und Nerven.
Mit guter Projektplanung verringerst du die Wahrscheinlichkeit, ständig Entscheidungen im falschen Moment treffen zu müssen.
3. Planung sorgt dafür, dass alle vom Gleichen sprechen
Viele Projekte scheitern nicht an der inhaltlichen Aufgabe, sondern an unausgesprochenen Erwartungen. Eine umfassende Planung wird dann vermieden, weil „sich ohnehin noch viel ändern wird“. Das Problem dabei: Auch ohne Planung entstehen Erwartungen – sie sind nur unsichtbar und unterschiedlich.
Planung macht Erwartungen sichtbar und verhindert Enttäuschungen, bevor sie entstehen.
Typische Gegenargumente – und warum sie trotzdem nicht stimmen
„Dafür haben wir gerade keine Zeit.“
Meist stimmt das sogar. Genau deshalb wäre Planung hilfreich. Denn fehlende Zeit entsteht im Projekt selten durch „wir haben zu viel geplant“, sondern durch Nacharbeit, Abstimmungsschleifen und Korrekturen. Eine robuste Planung erhöht die Wahrscheinlichkeit, später weniger Schleifen drehen zu müssen.
„Das ändert sich doch sowieso noch.“
Ja, fast alles ändert sich. Eine gute Projektplanung kann das auch nicht komplett verhindern, aber immerhin die aktuellen Annahmen verdeutlichen und alle auf einen Nenner bringen. Mit dieser gemeinsamen Ausgangsbasis können spätere Änderungen leichter und strukturierter umgesetzt werden.
„Wir müssen erstmal anfangen, sonst lernen wir nichts und kommen nicht weiter.“
Anfangen ist wichtig, ganz klar. Aber Anfangen ohne gemeinsame Richtung führt oft zu Aufwand, bevor überhaupt die gemeinsame Richtung und Organisation geklärt ist. Wer eine Planungsphase richtig durchführt, sorgt dafür, dass der investierte Aufwand auch Fortschritt in die richtige Richtung bedeutet.
Fazit
Projektplanung ist kein Selbstzweck und kein Garant für Erfolg, aber sie ist der wirksamste Hebel, um Nacharbeit, unnötige Entscheidungen und enttäuschte Erwartungen zu vermeiden. Wer sich zu Beginn bewusst Zeit für die richtigen Fragen nimmt, schafft früh Klarheit, entlastet das Projektteam und erhöht die Chance auf einen echten Projekterfolg.
Manchmal lohnt sich die kritische Frage an sich selbst: Wo priorisierst du gern mal Tempo und „in die Gänge kommen“ und zahlst dafür später mit Reibung und Nacharbeit?
