Für Eilige: Alles Wichtige auf einen Blick
Artikel-Highlights
Ein Projekt kann erstaunlich lange „gut laufen“, obwohl schon am Anfang etwas Entscheidendes nicht geklärt wurde: Manchmal tauchen erst nach ein paar Wochen oder Monaten Diskussionen auf, die eigentlich längst erledigt sein sollten.
Genau darum geht es in dieser Serie: Wir schauen uns die vier Punkte an, bei denen ein früher Realitätscheck später viel Ärger sparen kann. Zum Start geht es um die Frage: Wissen eigentlich wirklich alle, was dieses Projekt leisten soll und was nicht?
Hätten wir mal … früher geklärt, was dieses Projekt eigentlich leisten soll
Hätten wir das mal am Anfang besprochen.
Das eigentliche Problem dahinter
Bei den meisten Projekten gibt es durchaus starke Leitlinien: Da gibt es die Projektidee, Kundenaufträge, erste Termine, vielleicht schon einen groben Plan und eine Menge Annahmen darüber, was jetzt zu tun ist. Genau darin liegt aber das Problem: Vieles wirkt klar, ohne wirklich geklärt zu sein.
Vieles wirkt klar, ohne wirklich geklärt zu sein.
Typische Fragen bleiben erstaunlich oft offen:
- Welche Ergebnisse gehören zum Projekt (und welche nicht)?
- Welche Bereiche und Prozesse sind betroffen?
- Was gehört ausdrücklich nicht dazu?
- Was passiert bei neuen Wünschen?
- Wer entscheidet über Änderungen des Umfangs?
Es kann gut sein, dass solche unbeantworteten Fragen nie zu einem Problem werden, schließlich fallen sie kaum auf, solange alles ruhig läuft. Aber spätestens wenn neue Anforderungen dazukommen, Ressourcen knapp werden oder Entscheidungen anstehen, rächen sich solche Grauzonen.
Ein guter Projektstart sorgt vor allem dafür, dass Umfang, Rahmenbedingungen und offene Punkte sichtbar sind und nicht erst dann diskutiert werden, wenn das Projekt bereits unter Druck steht.
Interaktiver Test
Wie gut seid ihr in eurem Projekt aufgestellt? Mach diesen kurzen Test und erhalte ein Gefühl dafür, wo es in der Zukunft haken könnte.
Stresstest: Ist euer Projekt wirklich klar genug abgegrenzt?
Beantworte jede Frage spontan. Das Ergebnis gibt dir eine Indikation, wie gut ihr aufgestellt seid.
Was tun bei roten Ampeln?
Dann ist das Kind noch nicht in den Brunnen gefallen und es ist gut, früh im Projekt darauf aufmerksam zu werden. Die folgende Liste gibt dir ein paar Anhaltspunkte, wo du genauer hinschauen könntest:
- Euer Projektumfang scheint schon jetzt in alle Richtungen zu wachsen?
Dann lohnt sich der Blick auf Scope Creep: Definition, Ursachen und Auswirkungen. Dort findest du auch typische Warnsignale und die Abgrenzung zwischen normalen Änderungen und echtem Scope Creep. - Ihr wisst vor allem nicht, was nicht zum Projekt gehören soll?
Dann sind Nicht-Ziele ein erstaunlich simples Werkzeug. Der Artikel Die wichtigsten Ziele im Projekt sind gar keine zeigt anhand eines konkreten Beispiels, wie du bewussten Verzicht formulierst und damit spätere Diskussionen vermeidest. Auch der In-Out-Rahmen ist ein hilfreiches Werkzeug. - Bei früheren Projekten kamen ständig neue Wünsche dazu?
Dann schau mal hier rein: 10 Gründe für Scope Creep – und was du dagegen tun kannst. Besonders praktisch: Der Artikel geht typische Ursachen einzeln durch und nennt jeweils Gegenmaßnahmen. - Die Grenze zwischen Scope und Projektzielen ist noch schwammig?
Das greifen wir im nächsten Teil dieser Serie ausführlich auf. Wer schon jetzt tiefer einsteigen möchte, findet in Projektziele schärfen in 10 Minuten unter anderem einen eigenen Abschnitt zur sauberen Abgrenzung des Projektumfangs. - Du möchtest dein Projekt auf einer Seite übersichtlich zusammenfassen?
Dann schau dir an, wie du einen robusten Projektsteckbrief erstellst.
Eine Sache, die du direkt tun kannst: Der 20-Minuten-Scope-Check
Berufe ein Meeting ein, idealerweise gemeinsam mit dem Auftraggeber und dem Kernteam. Nehmt euch gemeinsam 20 Minuten Zeit und füllt diese drei Felder aus, um Grenzen sichtbar zu machen
| Gehört zum Projekt | Gehört ausdrücklich nicht dazu | Noch unklar |
|---|---|---|
| Was liefern oder verändern wir konkret? | Was könnte man leicht dazuzählen, ist aber bewusst nicht Teil des Projekts? | Worüber müssen wir noch entscheiden? |
Idealerweise beschränkt ihr euch auf maximal 5 Punkte pro Spalte, um nicht allzu sehr in Details abzuschweifen. Danach schaut besonders auf die dritte Spalte: Für jeden offenen Punkt braucht ihr entweder eine Entscheidung, einen Verantwortlichen oder einen Termin zur Klärung.
Zum Schluss macht ihr einen Realitätscheck: Würden weitere Schlüsselpersonen dieser Tabelle zustimmen? Wenn nicht, habt ihr gerade vermutlich eine wichtige offene Baustelle in eurem Projekt gefunden.
Fazit
Ein klar abgegrenzter Projektumfang ist eine wichtige Basis für einen sauberen Projektstart. Wenn ihr gemeinsam sagen könnt, was zum Projekt gehört, was bewusst draußen bleibt und wie ihr mit neuen Anforderungen umgeht, habt ihr schon eine Menge späterer Diskussionen verhindert.
Aber selbst ein sauber abgegrenztes Projekt kann in unterschiedliche Richtungen laufen: nämlich dann, wenn alle glauben, das Ziel sei klar – und trotzdem etwas anderes darunter verstehen. Genau darum geht es im zweiten Teil unserer Serie.
Du willst deinen Projektstart sauber durchziehen?
Mit dem Scope-Check hast du einen wichtigen Punkt geklärt – für einen wirklich soliden Projektstart braucht es aber mehr. Projektstart 360 hilft dir dabei, alle wichtigen Punkte systematisch anzugehen, ohne etwas zu vergessen. Das steckt drin:
👉 Online-Kurs „Projektplanung Kompakt“
👉 Step-by-Step-Guide Projektplan
👉 Kick-off-Vorlagenpaket
👉 Checkliste Projektstart
