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Projekthistorie: Warum die Geschichte eines Projektes so wichtig ist

Auf den Punkt gebracht

Bevor ein Projekt ernsthaft gestartet wird, sollte die Projekthistorie betrachtet werden. Hierbei wird die Motivation hinterfragt, möglichst vergangene Fehler vermieden und das Rad nicht neu erfunden sowie Schlüsselpersonen identifiziert. Das Ziel: Mit möglichst fundierten Informationen ins neue Projekt starten.

Ein neues Projekt? Prima! Doch ist es wirklich neu? So richtig neu? Fast alle Projekte haben eine Geschichte:

Was ist die Projekthistorie?

Kurz gesagt: Die Projekthistorie umfasst alle Aktivitäten, die vor dem eigentlichen Projekt abgelaufen sind. Das können folgende Dinge sein:

  • Vor der Umsetzung von Kundenprojekten laufen meist vertriebliche Prozesse.
  • Forschungs- und Entwicklungsprojekten gehen oft Vorprojekte und Analysen voraus.
  • Vor einigen Projekten laufen Machbarkeitsstudien ab.
  • Nach dem Scheitern von Projekten werden häufig Anschlussprojekte durchgeführt.
  • In vielen Unternehmen gibt es häufig thematisch sehr ähnlich gelagerte Projekte.

Sobald eine Historie erkennbar ist, sollte diese auch näher beleuchtet werden. Und das sind die Gründe dafür:

Warum die Projektistorie so wichtig ist

Die Motivation kennenlernen

Betrachtest du die Projekthistorie, kannst du viel schneller die eigentliche Motivation für die Durchführung eines Projektes erkennen. Eine Motivation, die über „Wir wollen das eben.“ hinausgeht.

Was soll also wirklich erreicht werden? Was war die Ursache für die Projektinitiierung? Ist es die fixe Idee eines Geschäftsführers oder die konsequente Umsetzung der neuen Unternehmensstrategie? Manchen Projekten liegen Probleme zu Grunde, die auf den ersten Blick nicht erkennbar sind.

Die Erkenntnisse lassen sich gut in die Projektziele einarbeiten oder können bei der Betrachtung der Stakeholder berücksichtigt werden.

Alte Fehler vermeiden

Besonders in Unternehmen, in denen häufig ähnliche Projekte durchgeführt werden, sollte das Lernen aus alten Fehlern fest in die Projektplanung integriert werden.

  • Was ist vorher schief gelaufen?
  • Wo gab es Probleme?
  • Was können wir dieses Mal besser machen?

Im Rahmen der Risikoanalyse können diese Gedanken unglaublich nützlich sein!

Das Rad nicht neu erfinden

Was könnte an Kosten in Unternehmen eingespart werden, wenn doppelte Arbeit vermieden werden könnte? Wird die Projekthistorie betrachtet, lohnt es sich, auf die folgenden Fragen einzugehen:

  • Wurden ähnliche Themen schon vorher behandelt?
  • Können Erkenntnisse und Ergebnisse auch im aktuellen Projekt verwendet werden?
  • Auf welchen Ergebnissen lässt sich aufbauen?

Schlüsselpersonen identifizieren

In Vorprojekten oder ähnlich gelagerten Projekten gab es ganz sicher Schlüsselpersonen:

  • Mitarbeiter, die eine große Menge an fachlichem Wissen angehäuft haben
  • Machtpromotoren, die das Projekt vorangetrieben haben
  • Meinungsmacher, die das Projekt beeinflusst haben
  • Quertreiber, die das Projekt behindert haben

Auch hier gilt: Von Erfahrungen kann profitiert werden.

Projekte aufsetzen wie ein Profi – aber wie?

Ein professioneller Projektstart, der die Weichen für ein erfolgreiches Projekt legt? Das ist nicht einfach! Falls du deine Projekte stressfrei und erfolgreich managen möchtest oder eine Zertifizierung anstrebst: Die flexible ittp-Online-Ausbildung schafft den entscheidenden Vorteil für deinen nächsten Karriereschritt. In fokussierten Micro-Learning-Modulen erhältst du alle Werkzeuge, um produktive Teams zu führen und herausragende Projektergebnisse zu erzielen – zufriedene Kunden inklusive.

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Fazit

Wie also kannst du sicherstellen, dass die Projekthistorie ausreichend betrachtet wird? Die schlechte Nachricht ist: Es macht Arbeit. Die gute Nachricht: Es liegt in deiner Hand!

In der Initiierungsphase des Projektes ist es deine Aufgabe, dieses Thema zu beleuchten. Wie so häufig gilt: Mach keine Wissenschaft daraus. Wichtig ist nur, dass es überhaupt erledigt wird. Um die Historie nicht zu vergessen, gibt es im Projektsteckbrief ein Feld für die „Ausgangssituation“, in der diese Informationen aufgenommen werden können.

Weiterhin ist es eine gute Idee, eine Lessons Learned-Runde nicht nur zum Abschluss, sondern gerade zu Beginn eines neuen Projektes durchzuführen. In dieser Phase ist die Motivation für diese Gedanken nämlich viel größer, als am Ende eines Projektes, wenn die meisten schon mit ihren Gedanken woanders sind.

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