Für Eilige: Alles Wichtige auf einen Blick
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Im letzten Artikel hast du einiges über den unschönen Scope Creep erfahren. Hier erfährst du mehr darüber, wie Scope Creep entsteht und mit welchen Ansätzen du ihn erfolgreich bekämpfst. Du willst die Kurzfassung des letzten Artikels? Hier ist sie: Scope Creep entsteht immer dann, wenn sich die Anforderungen im Projektverlauf ändern und das Projekt an allen Ecken und Enden zu wuchern beginnt – was meist höheren Aufwand verursacht.
Werden ständig neue Wünsche und Änderungen in das Projekt geworfen, leiden nicht nur Projektleiter und Team, sondern letztendlich auch der Auftraggeber, der im schlimmsten Fall etwas anderes bekommt als bestellt – für mehr Geld und womöglich verspätet.
Wie kann also Scope Creep entstehen? Die folgende Liste zeigt 10 typische Ursachen und mögliche Lösungsansätze:
1. Unklarer Projektumfang
Ein logischer erster Punkt: Wurde kein klarer Leistungsumfang definiert, kann dieser sich während der Projektlaufzeit zu einem regelrechten Monster verwandeln.
„Wir halten hier verbindlich fest, was wir liefern und genauso wichtig: was nicht Teil des Projekts ist.“
⚠️ Selbst-Check: Wo steht dein Projekt?
Beantworte für dein aktuelles Projekt spontan diese 5 Fragen:
- Gibt es einen klar abgesegneten Projektumfang?
- Weiß jeder Beteiligte, was ausdrücklich nicht Teil des Projekts ist?
- Werden neue Wünsche konsequent über einen definierten Prozess bewertet?
- Ist dein Auftraggeber wirklich im Bild – oder nur „gefühlt“ eingebunden?
- Wurde in letzter Zeit etwas umgesetzt, ohne dass Aufwand oder Termine angepasst wurden?
Wenn du mehr als zweimal zögerst: Vorsicht, du gerätst in die Scope-Creep-Zone!
2. Nicht abgesegneter Projektplan
Dieser Punkt geht in eine ähnliche Richtung wie der vorherige: Stimmt dein Auftraggeber oder Kunde deinem Projektumfang zu Beginn nicht zu, hat er alle Freiheiten der Welt, seine Meinung zu ändern und die Lieferobjekte nicht abzunehmen.
„Ihnen ist klar, dass Feature A enthalten ist und Feature B nicht?“
3. Schlechte Aufwandschätzungen
Sicher … Aufwandschätzungen sind immer etwas tricky, besonders wenn in frühen Projektphasen noch nicht alle Details klar sind, der Auftraggeber aber schon eine konkrete Zahl wissen möchte. Stellen sich Inhalte später als aufwändiger heraus, werden diese oft nicht kompensiert.
4. Endanwender werden zu spät eingebunden
Zu viele Projekte werden in einer Art „Gewächshaus“ zusammengestellt, nur um später im Freiland zu verkümmern. Viel zu oft glauben Projektmanager und Beteiligte in höheren Führungsebenen, alles über den Anwender zu wissen – zumal der Kommunikationsaufwand während des Projektes deutlich sinkt. Werden Endanwender, Kunden und Projektnutzer jedoch zu spät eingebunden, ergeben sich oft in späten Projektphasen umfassende Änderungswünsche.
„Lasst uns früh testen, bevor wir am Ende ein böses Erwachen erleben.“
5. Der Auftraggeber wird nicht kontinuierlich eingebunden
Projektauftrag absegnen lassen, sich ins stille Kämmerlein zurückziehen und drei Monate später mit dem fertigen Projekt auftauchen? Das funktioniert nur selten und führt wesentlich öfter zu Mehraufwand aufgrund von Missverständnissen.
„Ich würde gern eine kurze, regelmäßige Abstimmung einführen, damit wir ein gemeinsames Bild haben.“
6. Features werden unzureichend priorisiert
Wenn alles wichtig ist, ist nichts wichtig. Natürlich ist jeder Kunde glücklich, wenn zusätzliche Anforderungen umgesetzt werden – aber dienen sie wirklich dem Projekterfolg? Häufig werden Änderungen durchgewunken, ohne dass sie für das Gesamtprojekt von erheblicher Auswirkung wären. Eine Masse umgesetzter „Nice to have“-Features macht nicht glücklich, wenn eine grundlegende Funktion fehlt.
„Wenn dieses neue Feature reinkommt: Welches andere Feature nehmen wir dafür raus oder schieben nach hinten?“
7. Es existiert kein Änderungsprozess
Wer darf wie an wen mit Änderungswünschen herantreten? Und wie wird darüber entschieden? Sind solche Prozesse nicht klar definiert, steht einem unbemerkten Scope Creep wenig im Wege.
„Ich nehme den Vorschlag in unser Änderungslog auf und wir bewerten ihn gemeinsam im nächsten Meeting.“
8. Es wird „hinter dem Rücken“ kommuniziert
Dein Kunde kann sich direkt an die Software-Entwickler wenden? Glückwunsch – bald wirst du vermutlich eine Menge Chaos zu lösen haben. Viele Teammitglieder handeln nach Kundenwunsch, ohne das Gesamtprojekt im Blick zu haben.
„Bitte lasst Änderungswünsche direkt an mich oder über unser Ticket-System gehen.“
9. Eine schwache Projektleitung
Nein, natürlich nicht du! Aber (ganz theoretisch) gibt es (ganz vereinzelt) Projektmanager, die nicht „Nein“ sagen können, die Wünschen ständig zustimmen und die … kurz gesagt … keinen Überblick über das Gesamtprojekt haben oder aber persönlichkeitsbedingt sehr viel (unbegründete) Angst haben, jemanden zu enttäuschen.
10. Stakeholder mit unterschiedlichen Meinungen
Wann sind sich schon einmal alle Beteiligten einig? Höchst selten. Besonders in Projekten mit vielen Stakeholdern ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Anforderungen und Meinungen sich ändern. Vielleicht wird nicht ständig das Projekt auf den Kopf gestellt, aber bereits unterschiedliche Meinungen über die Priorität bestimmter Projektinhalte können zu echten Problemen führen.
„Ich sehe hier widersprüchliche Erwartungen. Lasst uns das im kleinen Kreis auflösen.“
Fazit
Scope Creep entsteht typischerweise, wenn Stakeholder die Projektanforderungen ändern, durch Missverständnisse oder fehlerhafte Projektdefinition. Die unangenehmen Effekte: Höhere Aufwände, gerissene Deadlines und unzufriedene Kunden.
Das kannst du zusammengefasst gegen Scope Creep tun:
- Sorge für klare Kommunikationswege und binde Team und Auftraggeber kontinuierlich ein.
- Behalte ständig den Projektstatus und den ursprünglichen Projektumfang im Blick und beachte Abweichungen.
- Prüfe jede Änderungen auf ihre Auswirkungen und priorisieren gegen die bereits vereinbarten Projektinhalte.
- Erstelle einen Prozess für Änderungen.
- Kommuniziere klar Auswirkungen zu Terminen und Budget, falls zusätzliche Features implementiert werden müssen.
Und … mit Abstand am wichtigsten: Stelle sicher, dass zu Projektbeginn ein klar definierter Projektumfang festgelegt wurde. Gibt es hier bereits Unklarheiten oder Missverständnisse, braucht sich niemand über ausufernde Projekte zu wundern.
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