Hilfe! Du bist zum Projektmanager ernannt worden!

Stell dir vor, du bekommst ganz plötzlich und unerwartet die Rolle für ein bereits laufendes Projekt zugeteilt. Weißt du, was du zu tun hast, um möglichst schnell aktiv werden zu können?

Wenn nicht, dann helfen dir die folgenden Punkte sicher weiter:

1. Organisiere dich selbst

Okay. Durchatmen. Schaffe dir eine gute Basis für die Arbeit mit deinem neuen Projekt. Nimm dir die Zeit und denke darüber nach, was du alles für deinen Projektstart benötigst.

2. Sichere dir Unterstützung

Identifiziere die Personen, die dir im Projekt helfen können. Diese Personen müssen gar nicht unbedingt am Projekt beteiligt sein. Hier geht es eher um Personen, die dir in deiner Rolle als Projektleiter helfen können.

3. Lerne die Historie kennen

Versuche, so viele Informationen wie möglich über die Historie des Projektes zu sammeln. Das ist ungemein hilfreich, um mehr Hintergrundinformationen zu bekommen und vermeidet das Wiederholen von alten Fehlern.

4. Identifiziere Schlüsselpersonen

Finde heraus, wer die wichtigsten Personen innerhalb des Projektes sind. Hilfreich dafür kann die Promotorenanalyse ein. Promotoren können das Projekt inhaltlich, sozial, finanziell oder durch Macht und Einfluss unterstützen. Ebenso wichtig ist die Identifikation möglicher Projektgegner. Eine detaillierte Analyse findet später in der Stakeholderanalyse statt.

5. Lerne dein Team kennen

Verschaffe dir Informationen über Kompetenzen, Aufgaben, Stärken und Schwächen der einzelnen Teammitglieder. Finde heraus, wie das Projekt organisiert ist und welche Mitarbeiter welche Projektrollen einnehmen. Suche so früh wie möglich das Gespräch mit deinem Team und schaue, wie es um Stimmung und Motivation bestellt ist.

6. Kläre Erwartungen

Erwartungen sollten von verschiedenen Seiten aus geklärt werden, um eine solide gemeinsame Basis zwischen allen Beteiligten zu schaffen:

Welche Erwartungen

  • hat der Auftraggeber an das Projekt?
  • hast du als Projektleiter an dein Team?
  • hat dein Team an dich?
  • existieren von sonstigen Stakeholdern?

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7. Schaffe ein System

Definiere, welche Abläufe es im Projekt gibt. In vielen Unternehmen gibt es bereits Werkzeuge, die du nutzen kannst. Wenn du Glück hast, kannst du dich also an bestehenden Ablagesystemen, Formularen, Kommunikationssystemen usw. orientieren.

Wichtig ist, dass alle Projektmitglieder die Abläufe kennen und anwenden. Die folgenden Fragen sind nur ein Auszug der Punkte, die geklärt werden müssen:

  • Wo werden Dokumente abgelegt?
  • Welche regelmäßigen Meetings finden statt?
  • Welche Entscheidungswege existieren?
  • Wer berichtet an wen?

Wenn du diese 7 Schritte bearbeitet hast, bist du für den Einstieg in das Projekt bestens gerüstet. Der erste Überblick ist vorhanden und die Grundlagen für eine effektive Projektarbeit gelegt.

Jetzt musst du es „nur“ noch erfolgreich abschließen ;-)

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