7 Schritte für den Einstieg in’s Projekt: So machen es die Profis!

erste-schritte-projektHilfe! Du bist zum Projektmanager ernannt worden!

Stell dir vor, du bekommst ganz plötzlich und unerwartet die Rolle für ein bereits laufendes Projekt zugeteilt. Weißt du, was du zu tun hast, um möglichst schnell aktiv werden zu können?

Wenn nicht, dann helfen dir die folgenden Punkte sicher weiter:

1. Organisiere dich selbst

Okay. Durchatmen. Schaffe dir eine gute Basis für die Arbeit mit deinem neuen Projekt. Nimm dir die Zeit und denke darüber nach, was du alles für deinen Projektstart benötigst.

Beispiele:

  • Zugang zu Systemen
  • Beschaffung fehlender Informationen

2. Sichere dir Unterstützung

Identifiziere die Personen, die dir im Projekt helfen können. Diese Personen müssen gar nicht unbedingt am Projekt beteiligt sein. Hier geht es eher um Personen, die dir in deiner Rolle als Projektleiter helfen können.

Beispiele:

  • Mentoren
  • hilfreiche Kollegen
  • Projektassistenten
  • gute Freunde

3. Lerne die Historie kennen

Versuche, so viele Informationen wie möglich über die Historie des Projektes zu sammeln. Das ist ungemein hilfreich, um mehr Hintergrundinformationen zu bekommen und vermeidet das Wiederholen von alten Fehlern.

Beispiele:

  • Was ist schon alles passiert?
  • Welche Probleme sind schon aufgetreten?
  • Wo stehen wir momentan?

4. Identifiziere Schlüsselpersonen

Finde heraus, wer die wichtigsten Personen innerhalb des Projektes sind. Hilfreich dafür kann die Promotorenanalyse ein. Promotoren können das Projekt inhaltlich, sozial, finanziell oder durch Macht und Einfluss unterstützen. Ebenso wichtig ist die Identifikation möglicher Projektgegner. Eine detaillierte Analyse findet später in der Stakeholderanalyse statt.

5. Lerne dein Team kennen

Verschaffe dir Informationen über Kompetenzen, Aufgaben, Stärken und Schwächen der einzelnen Teammitglieder. Finde heraus, wie das Projekt organisiert ist und welche Mitarbeiter welche Projektrollen einnehmen. Suche so früh wie möglich das Gespräch mit deinem Team und schaue, wie es um Stimmung und Motivation bestellt ist.

6. Kläre Erwartungen

Erwartungen sollten von verschiedenen Seiten aus geklärt werden, um eine solide gemeinsame Basis zwischen allen Beteiligten zu schaffen:

Welche Erwartungen

  • hat der Auftraggeber an das Projekt?
  • hast du als Projektleiter an dein Team?
  • hat dein Team an dich?
  • existieren von sonstigen Stakeholdern?

7. Schaffe ein System

Definiere, welche Abläufe es im Projekt gibt. In vielen Unternehmen gibt es bereits Werkzeuge, die du nutzen kannst. Wenn du Glück hast, kannst du dich also an bestehenden Ablagesystemen, Formularen, Kommunikationssystemen usw. orientieren.

Wichtig ist, dass alle Projektmitglieder die Abläufe kennen und anwenden. Die folgenden Fragen sind nur ein Auszug der Punkte, die geklärt werden müssen:

  • Wo werden Dokumente abgelegt?
  • Welche regelmäßigen Meetings finden statt?
  • Welche Entscheidungswege existieren?
  • Wer berichtet an wen?

Wenn du diese 7 Schritte bearbeitet hast, bist du für den Einstieg in das Projekt bestens gerüstet. Der erste Überblick ist vorhanden und die Grundlagen für eine effektive Projektarbeit gelegt.

Jetzt musst du es „nur“ noch erfolgreich abschließen 😉

 

Andrea Windolph ist als freiberufliche Autorin und Trainerin tätig, konzipiert Online-Trainings und unterstützt Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Seit 2014 betreibt sie das Portal „Projekte leicht gemacht“, auf dem sie PM-Wissen vermittelt, das sowohl fundiert als auch leicht verständlich ist.
Andrea Windolph ist studierte Betriebswirtin und verfügt über langjährige Erfahrung in der IT-Branche und der Software-Entwicklung.
4 Kommentare
  1. susanne
    susanne says:

    Hallo, ich bin auf der Suche nach einer Antwort..Ist-Stand:
    Das Projekt, indem ich arbeite kommt aus dem Sozialen Bereich Sprachförderung. Es gibt eine Projektleitung und mich als Akteur. Dies nutze ich auch um ein eigenes Konzept in die praktische Umsetzung einzubringen, im Rahmen meiner Bachelorarbeit. Da dies nicht meine erste Projektarbeit ist, in diesem Bereich schon,kenne ich natürlich auch die Dokumentation. Die Leitung des Projektes hat immer wieder darauf hingewiesen, dass ich alleine für alle Planungen, Ausführung und Dokumentation verantwortlich bin, die Leitung ist fachlich in diesem Bereich keine Hilfe und auch in der Praxis ist die Leitung keine persönliche Hilfe, sie verweist immer darauf, dass ich die Fachkraft aufgrund meines Studiums bin. Sie weiß aber auch, dass ich in diesem Bereich noch keine praktische Erfahrung habe. Ich habe sie schon mehrmals gesagt, dass ich mir einen fachlichen Austausch wünsche. Nun geht es um die Dokumentation, sie erwartet, dass ich ihr die von mir erstellten alle Vorlagen schicke, sowie das von mir ausgearbeitete Konzept. Mich hat es gewundert, dass sie wirklich alles haben wollte und dies innerhalb kurzer Zeit. Die Dokumentationsmappe, die ich ihr geschickt habe, reichte ihr nicht. Ich musste alles nochmal seperat in die von ihr geschickten Vorlage schreiben, doppelte Arbeit für mich. Nun habe ich erfahren ( nicht von der Leitung) , dass es eine betriebliche Fortbildung gibt und war echt überrascht, weil es genau das war, was ich wollte. Nächste Woche wird im Rahmen der Fortbildung eine Informationsveranstaltung stattfinden, zu dieser
    Veranstaltung sind wichtige Menschen aus der Kommunalpolitik eingeladen. Dort will die Leitung das Projekt vorstellen. Da mich der Betrieb informiert hat und auch gefragt hat, ob ich mich nicht als Hauptakteur beteidigen will, habe ich gerne zugesagt. Nun kam aber eine Absage von der Projektleitung, das sie das nicht angebracht findet, dass ich mich an der Präsentation beteilige! Diese Veranstaltung ist die Dritte im Rahmen von sechs Veranstaltungen, die Leitung war bei keiner dabei. Ich möchte nun wissen, ob sie ein Recht hat mir dies zu untersagen und gleichzeitig, dass Projekt mit meinen Ideen als ihres verkaufen darf??? Das Konzept ist ein Teil meiner wissenschaftlichen Arbeit. Wie ausführlich muss die Dokumentation für sie sein und welche Rechte hat sie auf meine Vorlagen? Habe das Gefühl, dass ich ihre Arbeit übernehme. Schade, das es so läuft, da ich wirklich Spass an der praktischen Umsetzung habe und aber auch kein fachlichen Austausch… Welche Rechte habe ich dazu?
    Würde mich freuen, hier Anworten zu bekommen, die mir weiterhelfen und damit auch dem Projekt.
    Viele Grüße

    Antworten
    • Bernhard Biber
      Bernhard Biber says:

      OK, das klingt erst einmal nach einer nicht so schönen Situation für dich. Ich fasse mal die Ausgangssituation so zusammen, wie ich sie verstanden habe. Bitte korrigiere mich, falls ich es falsch verstanden habe:

      Wenn ich so lese „Es gibt eine Projektleitung und mich als Akteur.“ Und „für Planungen, Ausführung und Dokumentation verantwortlich“, dann klingt das für mich so, als wenn de-facto du das Projekt leitest, und das von dir sogar erwartet wird, und andererseits bist du (fast) der einzige Projektmitarbeiter/Ressource – also wirklich in einem Kleinstprojekt. Weiterhin gibt es offenbar eine formale Projektleiterin, welche allerdings nichts tut, außer die Ergebnisse in einem bestimmten Format einzufordern.

      Ich vermute es ist ein gefördertes Projekt, wie im akademischen Bereich oft üblich, und die formale „Projektleiterin“ hat den Förderantrag gestellt oder ein Unternehmen kontaktiert und so die Mittel eingeworben? Je nach vertraglicher Regelung hat dann der Fördermittelgeber in der Regel bestimmte Rechte an den erzielten Ergebnissen, und die formale „Projektleiterin“ ist dafür verantwortlich. Oder aber steht dahinter ein Unternehmen („Betrieb“), welcher das Projekt direkt bezahlt und die formale „Projektleiterin“ vertritt dieses Unternehmen? In beiden Fällen kann sie in der Regel dann auch die Ergebnisse von dir einfordern, sie in eine bestimmte Form bringen und vor dem Fördermittelgeber präsentieren bzw. im eigenen Betrieb nutzen.
      Wir sind keine Anwaltskanzlei, darum kann ich auch keine juristische Beratung abgeben. Dafür müsste man auch die genauen vertraglichen Regelungen und die Regularien kennen, zum einen an deiner Hochschule im Allgemeinen, sowie für dein Projekt im speziellen. Im Einzelfall kann die Konstruktion da schon sehr individuell sein.

      Allerdings kann man schon mal unabhängig davon feststellen, dass den allgemein anerkannten akademischen Regeln folgend, Ergebnisse die du erzielt hast, auch als solche zu kennzeichnen und anzuerkennen sind. Dass jemand anders deine Arbeit und Mühen als seine eigenen darstellt, ohne deinen Anteil daran klar zu kennzeichnen, das geht eigentlich gar nicht und ist schlichtweg unanständig. Situationen wie diese sind leider im akademischen Umfeld gar nicht so selten, in manchen Fachbereichen häufiger als in anderen. Ob dies in deinem Falle aber wirklich so passiert, ist mir nicht klar.

      Da du offenbar das Projekt einschließlich seiner Konzeption und Planung auf dich allein gestellt stemmst, gehört es in meinen Augen zum guten Ton und zum fairen Umgang miteinander, dir auch die Möglichkeit zu geben es selbst vorzustellen, oder zumindest dabei zu sein. Der „Betrieb“ sieht das ja offenbar genauso. Dass es hierzu ein Anrecht im juristischen Sinne gibt, bezweifele ich allerdings.

      Was die fehlende fachliche Betreuung durch die Leitung angeht, da ist mir unklar ob dies formal zu ihrer Aufgabe gehört. Die kann ebenfalls sehr individuell geregelt sein. Wer hat die formale Projektleiterin beauftragt? Der „Betrieb“? Dann würde ich vermuten dass es eher keinen echten Anspruch auf fachliche Betreuung gibt. Oder aber die Hochschule, an der das Bachelorstudium aufgehängt ist?

      Es tut mir leid, dass das jetzt alles etwas wenig konkret von mir formuliert ist, aber zum Schluss können sehr viele individuelle Details ausschlaggebend sein, die ich hier nicht kenne.
      Falls ihr einen Mediator oder eine andere Beratungsstelle oder einen Vertrauensdozenten habt, würde ich auch dort mal anfragen, denn in meinen Augen handelt es sich hier eher um ein zwischenmenschliches Problem, als um ein juristisches. So wie du es schilderst, sieht es für mich so aus, als ob entweder die Leitung hier auf deinem Rücken Lorbeeren einsammeln möchte, oder aber vielleicht aus akademischem Standesdünkel heraus selbst im ungeteilten Rampenlicht stehen will. Beide Fälle kommen leider vor.

      Bernhard

      Antworten
    • Andrea
      Andrea says:

      Hallo Susanne,

      auch von mir noch eine kurze Antwort!
      Vorab: Da mir die genaue Konstellation zwischen allen Akteuren nicht ganz klar ist, ist eine genaue Aussage schwierig.

      Mir scheint es generell so, dass der genaue Umfang deiner Verantwortung, deine Aufgaben und Zuständigkeiten nicht genau geregelt sind – was in der Praxis relativ häufig vorkommt. Hier sehe ich den Ansatz, diese Klarheit zunächst einmal herzustellen.

      Das Untersagen der Teilnahme an der Veranstaltung klingt unschön. Rein formal kann die Projektleitung das sicher tun – auch wenn es wenig sinnvoll klingt und für dich frustrierend.

      Aus meiner Sicht ist es wichtig, für alle Beteiligten Klarheit herzustellen. Wer ist Auftraggeber? Wer will, dass das Projekt erfolgreich wird? Welche Möglichkeiten gibt es, über deine Uni/FH Einfluss zu nehmen?

      Ich weiß, das ist jetzt wenig konkret. Aber ohne genaue Kenntnisse der Sachlage ist eine Ferndiagnose schwierig.

      Viele Grüße,
      Andrea

      Antworten

Trackbacks & Pingbacks

  1. […] “7 Schritte für den Einstieg in´s Projekt: So machen es die Profis!” – Was macht man als erstes, wenn man zum Projektmanager ernannt […]

Dein Kommentar

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.