In- und Out-Rahmen für ein Projekt bestimmen

Projektumfänge sinnvoll definieren: Der In-Out-Rahmen

In- und Out-Rahmen für ein Projekt bestimmen

Missverständnisse sind in Projekten an der Tagesordnung (so wie immer, wenn Menschen gemeinsam arbeiten).

Eine Hauptursache für Konflikte: Erwartungen eines Beteiligten an ein Projekt, die für die anderen nicht sichtbar sind. Die Enttäuschung ist groß, wenn Herr Schmidt auf dem lange geplanten Messestand nicht den Prototypen des neuen Industrieroboters vorfindet, obwohl er doch „dachte, dass diese Anforderungen allen klar war“.

Die Betonung liegt hier auf „dachte“. Oft werden Projekte durchgeführt, in denen Beteiligte zwar klare Vorstellungen vom Projektinhalt haben – aber eben jeder seine eigenen.

Hier hilft der In-/Out-Rahmen!

Was ist der In-/Out-Rahmen?

Das Konzept ist schnell erklärt: In einer Box (eben diesem Rahmen) werden die Projektinhalte aufgeführt, die im Rahmen des Projektes erarbeitet werden sollen. Alles, was außerhalb aufgeführt wird, gehört nicht zu dem betrachteten Projekt.

Grafisch sieht das wie folgt aus:

Der In- und Out-Rahmen für den Projektumfang

Die Themen auf den Linien

Wenn du die Grafik oben betrachtest, fallen dir sicher die Punkte auf, die sich weder drinnen noch draußen befinden. Es kommt häufig vor, dass in einer sehr frühen Phase Unklarheit darüber besteht, was genau in das Projekt aufgenommen werden soll – und was vielleicht später bearbeitet wird.

Mit Hilfe des In-/Out-Rahmens werden solche Themen sichtbar und sollten bis zur Unterzeichnung des Projektauftrages geklärt werden.

Vorteile

  • In einer frühen Projektphase erhöht sich das Verständnis aller Beteiligten über den Projektumfang.
  • Unklarheiten und Missverständnisse können vermieden werden.
  • Konflikte während der Projektlaufzeit aufgrund unausgesprochener Erwartungen werden verhindert.
  • Themenbereiche abzugrenzen, fällt oft leichter als sorgfältig ausformulierte Ziele und Nicht-Ziele zu hinterlegen.
  • Die Methode ist sehr leicht und ohne große Vorbereitung anwendbar.

Nachteile

  • Bei großen Projekten kann der Rahmen schnell unübersichtlich werden.
  • Werden Lieferobjekte, Prozesse, Ziele usw. zu stark gemischt, kann die Auswertung erschwert werden.

Ablauf

Am sinnvollsten wird die Methode mit dem Auftraggeber und dem Kernteam des Projektes gemeinsam erarbeitet. Der Moderator nimmt hierbei die Vorschläge der Gruppe entgegen und visualisiert sie für alle sichtbar.

Das Vorgehen ist schnell erklärt

1. Zeichne eine Grafik

Natürlich könntest du auch mit simplen Listen arbeiten, doch erfahrungsgemäß hilft die Visualisierung allen Beteiligten dabei, ein Bild vom Projekt zu bekommen. Ein schlichtes Rechteck an einem Whiteboard genügt.

2. Sammle Projektinhalte (In)

Meist fällt es den Anwesenden leichter, den In-Bereich eines Projektes zu benennen. Die wichtige Frage: „Was gehört alles in dieses Projekt?“

  • Liefergegenstände, die am Ende des Projektes vorliegen sollen
  • Kennzahlen, die erreicht werden sollen
  • Prozesse, die geschaffen oder eingehalten werden sollen
  • Rahmenbedingungen, die eingehalten werden sollen (z.B. das Projektbudget)

3. Grenze dein Projekt ab (Out)

Nun kommt die andere Seite des Bilderrahmens an die Reihe:

  • Themen, die nicht zum Projekt gehören
  • Klare Ziele, die in diesem Projekt explizit nicht erreicht werden sollen
  • Aufgaben, die von anderen Projekten oder in einem Folgeprojekt erarbeitet werden

Tipp: Bist du selbst der Moderator, dann lege dir vorab ein paar Themen zurecht, die höchstwahrscheinlich zum Out-Bereich gehören. Sie können als Denkanstöße dienen, wenn die Themensammlung an dieser Stelle ins Stocken gerät.

4. Betrachte die Linien

Im Normalfall landen bestimmte Themen automatisch auf den Linien, ohne dass gesondert danach gefragt werden muss. Ist dies bei dir nicht der Fall, ist das zumindest ein Indiz dafür, dass es keine strittigen Themen gibt.

Doch wie gehst du mit Themen auf der Linie um?

  • Hebe hervor, dass hierfür noch eine Klärung erfolgen muss.
  • Benenne Termine und Verantwortliche für die Klärung.

5. Werte das Ergebnis aus

Der In-Out-Rahmen ist eine einfache Methode, deren Ergebnisse jedoch geordnet und verfeinert werden müssen. Das passiert mit den erarbeiteten Daten:

  • Der erarbeitete Projektumfang bildet die Basis für den Projektauftrag.
  • Lieferobjekte und Anforderungen und bereits formulierte Ziele werden in der Regel in der Zieldefinition des Projektes verfeinert.
  • Rahmenbedingungen können in der Umfeldanalyse eine Rolle spielen.
  • Aktivitäten und Aufgaben landen je nach Projekt im Projektstrukturplan oder ebenfalls in der Zieldefinition.
  • Strittige Punkte (auf der Linie) sollten noch vor Erarbeitung des Projektauftrages geklärt werden.
  • Out-Themen sollten im Rahmen der Zieldefinition explizit als Nicht-Ziel formuliert werden.

Das war es auch schon!

Fazit

Der In-Out-Rahmen ist eine einfache Methode, in einer frühen Projektphase im Team den Projektumfang zu bestimmen. Alle Schritte sollten während der Projektinitiierung ohnehin durchgeführt werden, können durch das einfache Rahmenmodell jedoch klar auf den Punkt gebracht werden. Das Ergebnis dient als Basis für weitere Methoden und ist somit ein wunderbarer Einstieg ins Projekt.

Andrea Windolph ist als freiberufliche Autorin und Trainerin tätig, konzipiert Online-Trainings und unterstützt Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Seit 2014 betreibt sie das Portal „Projekte leicht gemacht“, auf dem sie PM-Wissen vermittelt, das sowohl fundiert als auch leicht verständlich ist.
Andrea Windolph ist studierte Betriebswirtin und verfügt über langjährige Erfahrung in der IT-Branche und der Software-Entwicklung.

3 Kommentare
  1. Dr. Gabriele Frings, Schreibtrainerin
    Dr. Gabriele Frings, Schreibtrainerin says:

    Hallo Andrea,
    ein sehr interessanter, informativer Artikel und alles so klar auf den Punkt gebracht! Danke.
    Als Schreibtrainerin möchte ich der eingangs erwähnten Feststellung noch hinzufügen, dass Missverständnisse immer dann entstehen, wenn Menschen miteinander kommunizieren, im Berufsalltag ebenso wie im sonstigen Leben. Zur Zeit beschäftige ich mich gerade mit dem Kommunikationsmodell des NLP und seinem Nutzen für das Schreiben von Texten. Da ist mir wieder einmal klar geworden, dass jeder stets sein eigenes Weltmodell in seine Sprache verpackt. Vielleicht auch ein nicht ganz unwichtiger Punkt bei Projektplanungen, der Missverständnisse zwar nicht verhindern kann, sie aber sicherlich besser verstehen lässt.

    Viele Grüße
    Gabriele
    schreibenundleben.com

    Antworten
    • Andrea
      Andrea says:

      Hallo Gabriele,
      sehr guter Punkt! Kommunikation und Missverständnisse spielen sogar eine extrem große Rolle in Projekten – wie immer, wenn Menschen miteinander arbeiten und sich austauschen müssen. Aus diesem Grund sind solche einfachen Hilfsmittel auch so wichtig. Tools, die für alle Beteiligten klar und verständlich sind. Das klappt sicher nicht immer, aber kann zumindest ein paar Missverständnisse ausschalten.
      Viele Grüße
      Andrea

      Antworten
  2. Franziska
    Franziska says:

    Hallo Andrea,

    vielen Dank für diese tolle Idee.
    Ich hab den In-Out-Rahmen neulich für ein Projekt angewendet in dem es seit sehr langer Zeit viele Ideen zum Projektinhalt gab, aber keine Einigung darüber welche Ideen tatsächlich umgesetzt werden sollen.

    Ich habe dazu zunächst alle Ideen, die bereits aus der Vergangenheit bekannt waren auf Moderationskärtchen festgehalten und diese auf dem Whiteboardrand platziert. Zudem gab es wichtige Rahmenbedingungen die ich ebenfalls notiert habe, damit wir diese nicht aus dem Blick verlieren.

    Wir haben anschließend gemeinsam überlegt ob es noch weitere Ideen gibt und diese ergänzt.
    Danach ging die heiße Diskussion los!

    Wir haben die Ideen zunächst nach Relevanz und Auswirkungen bewertet.
    Anschließend haben wir den Rahmen in drei Spalten, für die beteiligten Abteilungen, unterteilt und geschaut wer welche Idee umsetzen könnte. Dabei wurde schnell klar das einige Abteilungen unter Beachtung der sonstigen Rahmenbedingungen nicht die Kapazität haben werden die Ideen innerhalb der Projektlaufzeit umzusetzen! Einige extrem wichtige Erkenntnis für dieses „ad-hoc“ Projekt, denn dies führte dazu das andere Abteilungen sich bereit erklärt haben die ein oder andere Idee weiterzuverfolgen, bzw. wir die Idee wieder aus dem Rahmen genommen haben.

    Am Ende des Termins hatten wir alle ein gemeinsames Verständnis darüber was zum Projektinhalt gehört, wer für den einzelnen Punkt zuständig ist, was die nächsten Schritte sind und welche Ideen wir endgültig im Rahmen dieses Projektes nicht umsetzen werden.
    Phantastisch!
    Ich als Projektleiterin war happy und das Team war happy! Was will man mehr!?

    Diese Methode werde ich sicherlich noch öfter anwenden, denn durch das Visualisieren und die Möglichkeit die Moderationskärtchen ständig wieder verschieben zu können – hat man immer ein klares Bild vor Augen, egal wie hitzig die Diskussion wird!

    Einfach genial!
    Zudem ist die anschließende Fotodokumentation eine sehr gute Ergänzung zum Protokoll!

    Antworten

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