Projektumfänge sinnvoll definieren: Der In-Out-Rahmen

Missverständnisse sind in Projekten an der Tagesordnung (so wie immer, wenn Menschen gemeinsam arbeiten).

Eine Hauptursache für Konflikte: Erwartungen eines Beteiligten an ein Projekt, die für die anderen nicht sichtbar sind. Die Enttäuschung ist groß, wenn Herr Schmidt auf dem lange geplanten Messestand nicht den Prototypen des neuen Industrieroboters vorfindet, obwohl er doch „dachte, dass diese Anforderungen allen klar war“.

Die Betonung liegt hier auf „dachte“. Oft werden Projekte durchgeführt, in denen Beteiligte zwar klare Vorstellungen vom Projektinhalt haben – aber eben jeder seine eigenen.

Hier hilft der In-/Out-Rahmen!

Was ist der In-/Out-Rahmen?

Das Konzept ist schnell erklärt: In einer Box (eben diesem Rahmen) werden die Projektinhalte aufgeführt, die im Rahmen des Projektes erarbeitet werden sollen. Alles, was außerhalb aufgeführt wird, gehört nicht zu dem betrachteten Projekt.

Grafisch sieht das wie folgt aus:

Der In- und Out-Rahmen für den Projektumfang

Die Themen auf den Linien

Wenn du die Grafik oben betrachtest, fallen dir sicher die Punkte auf, die sich weder drinnen noch draußen befinden. Es kommt häufig vor, dass in einer sehr frühen Phase Unklarheit darüber besteht, was genau in das Projekt aufgenommen werden soll – und was vielleicht später bearbeitet wird.

Mit Hilfe des In-/Out-Rahmens werden solche Themen sichtbar und sollten bis zur Unterzeichnung des Projektauftrages geklärt werden.

Vorteile

  • In einer frühen Projektphase erhöht sich das Verständnis aller Beteiligten über den Projektumfang.
  • Unklarheiten und Missverständnisse können vermieden werden.
  • Konflikte während der Projektlaufzeit aufgrund unausgesprochener Erwartungen werden verhindert.
  • Themenbereiche abzugrenzen, fällt oft leichter als sorgfältig ausformulierte Ziele und Nicht-Ziele zu hinterlegen.
  • Die Methode ist sehr leicht und ohne große Vorbereitung anwendbar.

Nachteile

  • Bei großen Projekten kann der Rahmen schnell unübersichtlich werden.
  • Werden Lieferobjekte, Prozesse, Ziele usw. zu stark gemischt, kann die Auswertung erschwert werden.

Ablauf

Am sinnvollsten wird die Methode mit dem Auftraggeber und dem Kernteam des Projektes gemeinsam erarbeitet. Der Moderator nimmt hierbei die Vorschläge der Gruppe entgegen und visualisiert sie für alle sichtbar.

Das Vorgehen ist schnell erklärt

1. Zeichne eine Grafik

Natürlich könntest du auch mit simplen Listen arbeiten, doch erfahrungsgemäß hilft die Visualisierung allen Beteiligten dabei, ein Bild vom Projekt zu bekommen. Ein schlichtes Rechteck an einem Whiteboard genügt.

2. Sammle Projektinhalte (In)

Meist fällt es den Anwesenden leichter, den In-Bereich eines Projektes zu benennen. Die wichtige Frage: „Was gehört alles in dieses Projekt?“

  • Liefergegenstände, die am Ende des Projektes vorliegen sollen
  • Kennzahlen, die erreicht werden sollen
  • Prozesse, die geschaffen oder eingehalten werden sollen
  • Rahmenbedingungen, die eingehalten werden sollen (z.B. das Projektbudget)

3. Grenze dein Projekt ab (Out)

Nun kommt die andere Seite des Bilderrahmens an die Reihe:

  • Themen, die nicht zum Projekt gehören
  • Klare Ziele, die in diesem Projekt explizit nicht erreicht werden sollen
  • Aufgaben, die von anderen Projekten oder in einem Folgeprojekt erarbeitet werden

Tipp: Bist du selbst der Moderator, dann lege dir vorab ein paar Themen zurecht, die höchstwahrscheinlich zum Out-Bereich gehören. Sie können als Denkanstöße dienen, wenn die Themensammlung an dieser Stelle ins Stocken gerät.

4. Betrachte die Linien

Im Normalfall landen bestimmte Themen automatisch auf den Linien, ohne dass gesondert danach gefragt werden muss. Ist dies bei dir nicht der Fall, ist das zumindest ein Indiz dafür, dass es keine strittigen Themen gibt.

Doch wie gehst du mit Themen auf der Linie um?

  • Hebe hervor, dass hierfür noch eine Klärung erfolgen muss.
  • Benenne Termine und Verantwortliche für die Klärung.

5. Werte das Ergebnis aus

Der In-Out-Rahmen ist eine einfache Methode, deren Ergebnisse jedoch geordnet und verfeinert werden müssen. Das passiert mit den erarbeiteten Daten:

  • Der erarbeitete Projektumfang bildet die Basis für den Projektauftrag.
  • Lieferobjekte und Anforderungen und bereits formulierte Ziele werden in der Regel in der Zieldefinition des Projektes verfeinert.
  • Rahmenbedingungen können in der Umfeldanalyse eine Rolle spielen.
  • Aktivitäten und Aufgaben landen je nach Projekt im Projektstrukturplan oder ebenfalls in der Zieldefinition.
  • Strittige Punkte (auf der Linie) sollten noch vor Erarbeitung des Projektauftrages geklärt werden.
  • Out-Themen sollten im Rahmen der Zieldefinition explizit als Nicht-Ziel formuliert werden.

Das war es auch schon!

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Fazit

Der In-Out-Rahmen ist eine einfache Methode, in einer frühen Projektphase im Team den Projektumfang zu bestimmen. Alle Schritte sollten während der Projektinitiierung ohnehin durchgeführt werden, können durch das einfache Rahmenmodell jedoch klar auf den Punkt gebracht werden. Das Ergebnis dient als Basis für weitere Methoden und ist somit ein wunderbarer Einstieg ins Projekt.

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