Im letzten Artikel hast du einiges über den unschönen Scope Creep erfahren. Hier erfährst du mehr darüber, wie Scope Creep entsteht und mit welchen Ansätzen du ihn erfolgreich bekämpfst. Du willst die Kurzfassung des letzten Artikels? Hier ist sie: Scope Creep entsteht immer dann, wenn sich die Anforderungen im Projektverlauf ändern und das Projekt an allen Ecken und Enden zu wuchern beginnt – was meist höheren Aufwand verursacht.

Werden ständig neue Wünsche und Änderungen in das Projekt geworfen, leiden nicht nur Projektleiter und Team, sondern letztendlich auch der Auftraggeber, der im schlimmsten Fall etwas anderes bekommt als bestellt – für mehr Geld und womöglich verspätet.

Wie kann also Scope Creep entstehen? Die folgende Liste zeigt 10 typische Ursachen und mögliche Lösungsansätze:

1. Unklarer Projektumfang

Ein logischer erster Punkt: Wurde kein klarer Leistungsumfang definiert, kann dieser sich während der Projektlaufzeit zu einem regelrechten Monster verwandeln.

Lösungsansatz:

Sorge für einen konkreten und von allen Beteiligten abgesegneten Projektauftrag. Je nach Komplexität können gern zusätzlich ein Anforderungskatalog oder ein Lastenheft zum Einsatz kommen. Stelle sicher, dass Klarheit über den Projektumfang herrscht – nicht nur beim Auftraggeber, sondern auch im Projektteam.

2. Nicht abgesegneter Projektplan

Dieser Punkt geht in eine ähnliche Richtung wie der vorherige: Stimmt dein Auftraggeber oder Kunde deinem Projektumfang zu Beginn nicht zu, hat er alle Freiheiten der Welt, seine Meinung zu ändern und die Lieferobjekte nicht abzunehmen.

Lösungsansatz:

Lege Wert auf eine klare Abgrenzung zwischen den Dingen, die im Projekt umgesetzt werden sollen, und denen, die außen vor bleiben. Ein wenig mehr Aufwand an diesem Punkt im Projekt kann sich später hundertfach auszahlen. Scheue dich nicht vor konkreten Fragen wie „Ihnen ist klar, dass Feature A enthalten ist und Feature B nicht?“

3. Schlechte Aufwandschätzungen

Sicher … Aufwandschätzungen sind immer etwas tricky, besonders wenn in frühen Projektphasen noch nicht alle Details klar sind, der Auftraggeber aber schon eine Zahl wissen möchte. Stellen sich Inhalte später als aufwändiger heraus, werden diese oft nicht kompensiert.

Lösungsansätze:

  • Binde dein Team in die Schätzungen mit ein, statt selbst zu schätzen. So profitierst du von Erfahrungen und kannst mehrere Bauchgefühle zu einer Schätzung zusammenfügen.
  • Versuche vor der Schätzung ein möglichst genaues und vollständiges Bild des Projektumfangs zu erstellen.
  • Vereinbare ein Vorab-Projekt: Besonders komplexe Projekte profitieren von einer Phase, in der Lösungsansätze diskutiert und eine genauere Schätzung erstellt werden kann.
  • Überlege, ob ein Abrechnungsmodell nach Zeit und Aufwand besser geeignet ist als ein Festpreisprojekt.
  • Bei Festpreisprojekten: Plane Puffer für Änderungen und Unvorhergesehenes ein.

4. Endanwender werden zu spät eingebunden

Zu viele Projekte werden in einer Art „Gewächshaus“ zusammengestellt, nur um später im Freiland zu verkümmern. Viel zu oft glauben Projektmanager und Beteiligte in höheren Führungsebenen, alles über den Anwender zu wissen – zumal der Kommunikationsaufwand während des Projektes deutlich sinkt.

Werden Endanwender, Kunden und Projektnutzer jedoch zu spät eingebunden, ergeben sich oft in späten Projektphasen umfassende Änderungswünsche.

Lösungsansatz:

Logisch: Bitte um frühes Feedback, binde den Endnutzer ein. Wird für solche Aktivitäten kein Budget zur Verfügung gestellt, weise auf Vorteile hin und mache auf Risiken aufmerksam, falls das Endprodukt den Nutzern zu spät  vorgesetzt wird. .

5. Der Auftraggeber wird nicht kontinuierlich eingebunden

Projektauftrag absegnen lassen, sich ins stille Kämmerlein zurückziehen und drei Monate später mit dem fertigen Projekt auftauchen? Das funktioniert nur selten und führt wesentlich öfter zu Mehraufwand aufgrund von Missverständnissen.

Lösungsansatz:

Arbeite eng mit dem Auftraggeber zusammen. Sieh die Aufwände nicht als unerwünscht und lästig, sondern als normalen Teil deiner Arbeit. Bindest du den Kunden regelmäßig ein, ist die Chance auf ein für alle zufriedenstellendes Projektergebnis größer.

6. Features werden unzureichend priorisiert

Wenn alles wichtig ist, ist nichts wichtig. Natürlich ist jeder Kunde glücklich, wenn zusätzliche Anforderungen umgesetzt werden – aber dienen sie wirklich dem Projekterfolg? Häufig werden Änderungen durchgewunken, ohne dass sie für das Gesamtprojekt von erheblicher Auswirkung wären. Eine Masse umgesetzter „Nice to have“-Features macht nicht glücklich, wenn eine grundlegende Funktion fehlt.

Lösungsansatz:

Identifiziere die Inhalte und Änderungswünsche, die für ein das Projekt absolut unerlässlich sind – und schiebe andere nach hinten.

7. Es existiert kein Änderungsprozess

Wer darf wie an wen mit Änderungswünschen herantreten? Und wie wird darüber entschieden? Sind solche Prozesse nicht klar definiert, steht einem unbemerkten Scope Creep nichts im Wege.

Lösungsansatz:

Vereinbare mit allen Beteiligten (insbesondere mit dem Auftraggeber), wie Änderungen im Projekt verwaltet werden. Weise bei Änderungen klar darauf hin, wenn sie „out of scope“ sind – also nicht zum ursprünglich vereinbarten Leistungsumfang gehören.

8. Es wird „hinter dem Rücken“ kommuniziert

Dein Kunde kann sich direkt an die Software-Entwickler wenden? Glückwunsch – bald wirst du vermutlich eine Menge Chaos zu lösen haben. Viele Teammitglieder handeln nach Kundenwunsch, ohne das Gesamtprojekt im Blick zu haben.

Lösungsansatz:

Sorge für klare Kommunikationswege! Es ist deine Aufgabe, einen Blick auf das „große Ganze“ zu haben. Setzen deine Mitarbeiter zu viele Änderungswünsche um, liegt das nicht (nur) an deinem Team. Sorge dafür, dass jeder weiß, wie mit Kundenwünschen umzugehen ist.

Achtung: Das bedeutet nicht zwangsläufig, dass deine Mitarbeiter nicht direkt mit Mitarbeitern des Auftraggebers reden dürfen. Oft ist dies sogar sehr wichtig, denn du kannst dich nicht um die Optimierung jedes Details kümmern. Auf die richtige Balance kommt es an.

9. Ein schwacher Projektleiter

Nein, natürlich nicht du! Aber (ganz theoretisch) gibt es (ganz vereinzelt) Projektleiter, die nicht Nein sagen können, die Wünschen ständig zustimmen und die … kurz gesagt … keinen Überblick über das Gesamtprojekt haben oder aber persönlichkeitsbedingt sehr viel (unbegründete) Angst haben, jemanden zu enttäuschen.

Lösungsansatz:

Reden wir nicht um den heißen Brei herum: Es braucht Persönlichkeit, Fähigkeiten und Erfahrung um effektiv mit Änderungswünschen und Scope Creep umzugehen. Vieles kann gelernt werden, vielleicht hier im Blog oder mit einer Projektmanagement-Ausbildung.

10. Stakeholder mit unterschiedlichen Meinungen

Wann sind sich schon einmal alle Beteiligten einig? Höchst selten. Besonders in Projekten mit vielen Stakeholdern ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Anforderungen und Meinungen sich ändern. Vielleicht wird nicht ständig das Projekt auf den Kopf gestellt, aber bereits unterschiedliche Meinungen über die Priorität bestimmter Projektinhalte können zu echten Problemen führen.

Lösungsansatz:

Damit nicht zu viele Köche den Brei verderben: Identifiziere die Stakeholder, die den höchsten Einfluss auf dein Projekt haben können. Hinterfrage ihre Motivation, binde sie ein. Schaffe in schwierigen Fällen ein Gremium mit Auftraggeber und den wichtigsten Stakeholdern.

Fazit

Scope Creep entsteht typischerweise, wenn Stakeholder die Projektanforderungen ändern, durch Missverständnisse oder fehlerhafte Projektdefinition. Die unangenehmen Effekte: Höhere Aufwände, gerissene Deadlines und unzufriedene Kunden.

Das kannst du zusammengefasst gegen Scope Creep tun:

  • Sorge für klare Kommunikationswege und binde Team und Auftraggeber kontinuierlich ein.
  • Behalte ständig den Projektstatus und den ursprünglichen Projektumfang m Blick und beachte Abweichungen.
  • Prüfe jede Änderungen auf ihre Auswirkungen und priorisieren gegen die bereits vereinbarten Projektinhalte.
  • Erstelle einen Prozess für Änderungen.
  • Kommuniziere klar Auswirkungen zu Terminen und Budget, falls zusätzliche Features implementiert werden müssen.

Und … mit Abstand am wichtigsten: Stelle sicher, dass zu Projektbeginn ein klar definierter Projektumfang festgelegt wurde. Gibt es hier bereits Unklarheiten oder Missverständnisse, braucht sich niemand über ausufernde Projekte zu wundern.

Lust auf eine kostenlose Vorlage?

Hol dir deine kostenlose Excel-Vorlage für das Änderungslog!