Auf einen Blick
Die Priorisierung von Projektzielen hilft in Situationen, in denen aufgrund von Zeit- oder Ressourcenmangel Entscheidungen getroffen werden müssen. Wurden vorab die wichtigsten Ziele identifiziert, können Projektentscheidungen anhand dieser Priorisierung ausgerichtet werden. Eine typische Priorisierung unterscheidet in Muss-, Soll- und Kann-Ziele.
Warum solltest du Ziele priorisieren? Und wie funktioniert das genau? In diesem Artikel schauen wir näher hin! Ein kurzer Blick zurück:
- Du hast alle deine Ziele gesammelt? Sehr gut.
- Du hast viele Ziele und sie sogar klassifiziert? Noch besser.
Warum solltest du Ziele priorisieren?
Aber passiert nun, wenn es zu zeitlichen Engpässen oder Ressourcenmangel kommt? Was passiert, wenn nicht mehr alle Ziele erreicht werden können und du auswählen musst?
In solchen Situationen ist es wunderbar, die Ziele zuvor priorisiert zu haben und diese priorisierte Liste mal eben aus dem Ärmel schütteln zu können. Das fühlt sich nicht nur gut an – auch dein Umfeld wird beeindruckt sein.
Du willst alles über perfekte Projektziele wissen?
Für dieses wichtige Thema haben wir einen umfassenden Überblick erstellt:
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Priorisierung nach Muss-, Soll- und Kann-Zielen
Schauen wir uns ein Beispiel an. Es wird eine Technologie-Konferenz durchgeführt. Für dieses Projekt wurden Ziele gesammelt:
Ziel 1: Die Konferenz findet am 25. Juni statt.
Ziel 2: An der Konferenz nehmen mindestens 300 Teilnehmer teil.
Ziel 3: Es werden Kontakte zu mind. 5 Absolventen als zukünftige Mitarbeiter geknüpft.
Sind alle Ziele gleich wichtig? Ist das Knüpfen von Kontakten ebenso wichtig wie das Halten des Veranstaltungstermins? Und ist das Projekt gescheitert, wenn nur 250 Teilnehmer erscheinen, aber die anderen Ziele erreicht wurden? Vermutlich nicht – und genau deshalb solltest du die Ziele priorisieren.
| PRIORITÄT | BESCHREIBUNG | BEISPIEL |
|---|---|---|
| Muss-Ziele | Die wichtigsten Ziele im Projekt. Werden sie nicht erreicht, gilt das Projekt als gescheitert. | Die Konferenz findet am bereits kommunizierten Termin am 25. Juni statt. |
| Soll-Ziele | Ziele, die bei Nichterreichung das Projekt nicht zum Scheitern bringen, aber die Zufriedenheit mit dem Projektergebnis beeinträchtigen. | Es nehmen mindestens 300 Teilnehmer teil. Bei Nichterreichung wäre das Projekt nicht gescheitert, aber die Zufriedenheit nicht komplett gegeben. |
| Kann-Ziele | Werden teilweise auch als Wunsch-Ziele bezeichnet. Das Erreichen stellt einen zusätzlichen Bonus dar. Oft wird daran nur gearbeitet, wenn die Erreichung nicht aufwändig ist und wenig Kosten verursacht. Stichwort: Chancen nutzen. | Es werden Kontakte zu mind. 5 Absolventen geknüpft. Dies ist ein Kann-Ziel, das „nebenbei“ erreicht werden kann, aber nicht muss. Der Fokus der Konferenz liegt woanders. |
Weitere Varianten der Zielpriorisierung
Nicht in allen Projekten werden Ziele nach Muss-Soll-Kann-Zielen priorisiert. Folgende weitere Varianten werden in der Praxis eingesetzt:
- 1,2,3-Priorisierung: In manchen Unternehmen werden Zahlen von 1-3 vergeben, manchmal werden auch alle Ziele durchnummeriert (zum Beispiel von 1 bis 12).
- ABC-Analyse: Durch die beiden Faktoren Kosten und Wichtigkeit werden die Ziele in Prioritätsklassen A, B und C eingeteilt. Dies ist im Grunde eine Erweiterung von Muss-Kann-Soll.
- Kaum zu glauben, aber wahr: In manchen Projekten spielt Geld keine Rolle. Oder der Zieltermin ist nicht allzu wichtig. In diesem Fall kannst du deine Ziele nach Zielklassen prioriseren: Leistungsziele sind wichtiger als Kostenziele zum Beispiel.
Vorteile in der Praxis
Ziele zu priorisieren zahlt sich aus: Eine priorisierte Liste vorweisen zu können, ist besonders dann vorteilhaft, wenn es zu kritischen Projektsituationen kommt. Der Termin wird eng, und du musst entscheiden, welche Arbeitspakete den Vorrang bekommen? Ressourcen fallen aus, und du musst entscheiden, woran jetzt intensiv gearbeitet wird?
Genau in solchen Situationen zahlt sich die Vorarbeit in der frühen Projektphase aus. In solchen Momenten wirst du dich nämlich über alles freuen, was dir die Entscheidung erleichtert. Schöner Nebeneffekt: Du hast sofort Argumentationsgrundlagen zur Hand.
Erste Schritte für Einsteiger
Möchtest du zum ersten Mal Ziele priorisieren, so versuche dich doch zunächst an Muss-Kann-Soll-Priorisierungen:
- Nimm dir deine (hoffentlich schon fertige) Zielliste.
- Gehe die Ziele einzeln durch.
- Prüfe für jedes Ziel, ob ein Nichterreichen zum Scheitern des Projektes führen würde (Muss), ein Nichterreichen die Zufriedenheit mit dem Projektergebnis schmälern würde (Soll) oder gar nicht so tragisch wäre (Kann).
Gar nicht so schwer, oder?
Fazit
Nach der Zieldefinition solltest du deine Ziele unbedingt priorisieren, um in kritischen Projektsituationen klare Entscheidungen treffen zu können. Je besser du vorbereitet bist, desto eher kannst du die Erreichung von Muss-Zielen anvisieren und weniger wichtige Ziele (vorerst) vernachlässigen.
