Ziele priorisieren: Nicht alle Ziele sind gleich wichtig

Dieser Artikel ist Teil 8 von 10 der Serie Ziele

ziele-priorisierenDu hast alle deine Ziele gesammelt? Sehr gut.

Du hast viele Ziele und sie sogar klassifiziert? Noch besser.

Was passiert nun, wenn es zu zeitlichen Engpässen oder Ressourcenmangel kommt? Was passiert, wenn nicht mehr alle Ziele erreicht werden können und du auswählen musst?

In solchen Situationen ist es wunderbar, die Ziele zuvor priorisiert zu haben und diese priorisierte Liste mal eben aus dem Ärmel schütteln zu können. Dein Umfeld wird beeindruckt sein.

Wie können Ziele priorisiert werden?

Schauen wir uns ein Beispiel an. Es wird eine Technologie-Konferenz durchgeführt. Für dieses Projekt wurden Ziele gesammelt:

Ziel 1: Die Konferenz findet am 25. Juni statt
Ziel 2: An der Konferenz nehmen mindestens 300 Teilnehmer statt.
Ziel 3: Es werden Kontakte zu mind. 5 Absolventen als zukünftige Mitarbeiter geknüpft.

Sind alle Ziele gleich wichtig? Ist das Knüpfen von Kontakten ebenso wichtig wie das Halten des Veranstaltungstermins?  Und ist das Projekt gescheitert, wenn nur 250 Teilnehmer stattfinden, aber die anderen Ziele erreicht wurden? Vermutlich nicht. also gibt es unterschiedliche Wichtungen.

PrioritätBeschreibungBeispiel
Muss-ZieleDie wichtigsten Ziele im Projekt. Werden sie nicht erreicht, gilt das Projekt als gescheitert.Die Konferenz findet am bereits kommunizierten Termin am 15. Mai statt.
Soll-ZieleZiele, die bei Nichterreichung das Projekt nicht zum scheitern bringen, aber die Zufriedenheit mit dem Projektergebnis beeinträchtigen.Es nehmen mindestens 300 Teilnehmer teil. Bei Nichterreichung wäre das Projekt nicht gescheitert, aber die Zufriedenheit nicht komplett gegeben.
Kann-ZieleWerden teilweise auch als Wunsch-Ziele bezeichnet. Das Erreichen stellt einen zusätzlichen Bonus dar. Oft wird daran nur gearbeitet, wenn die Erreichung nicht aufwändig ist und wenig Kosten verursacht. Stichwort: Chancen nutzen.Es werden Kontakte zu mind. 5 Absolventen geknüpft. Dies ist ein Kann-Ziel, das „nebenbei“ erreicht werden kann, aber nicht muss. Der Fokus der Konferenz liegt woanders.

Weitere Arten der Priorisierung

Nicht in allen Projekten werden Ziele nach Muss-Soll-Kann-Zielen priorisiert. Folgende andere Varianten werden in der Praxis eingesetzt:

  1. 1,2,3-Priorisierung: In manchen Unternehmen werden Zahlen von 1-3 vergeben, manchmal werden auch alle Ziele durchnummeriert (zum Beispiel von 1 bis 12).
  2. ABC-Analyse: Durch die beiden Faktoren Kosten und Wichtigkeit werden die Ziele in Prioritätsklassen A, B und C eingeteilt. Dies ist im Grunde eine Erweiterung von Muss-Kann-Soll.
  3. Kaum zu glauben, aber wahr: In manchen Projekten spielt Geld keine Rolle. Oder der Zieltermin ist nicht allzu wichtig. In diesem Fall kann eine Priorisierung auch über Zielklassen erfolgen: Leistungsziele sind wichtiger als Kostenziele zum Beispiel.

Vorteile in der Praxis

Eine priorisierte Zielliste vorweisen zu können, ist besonders dann vorteilhaft, wenn es zu kritischen Projektsituationen kommt. Der Termin wird eng, und du musst entscheiden, welche Arbeitspakete den Vorrang bekommen? Ressourcen fallen aus, und du musst entscheiden, woran jetzt intensiv gearbeitet wird?

Das sind die Momente, in denen sich die Vorarbeit in der frühen Projektphase auszahlt. In solchen Momenten wirst du dich nämlich über alles freuen, was dir in diesem Moment die Entscheidung erleichtert. Außerdem hast du sofort Argumentationsgrundlagen zur Hand.

Erste Schritte

Solltest du noch nie Prioritäten vergeben haben, so versuche dich doch zunächst an Muss-Kann-Soll-Priorisierungen:

  • Nimm dir deine (hoffentlich schon fertige) Zielliste.
  • Gehe die Ziele einzeln durch.
  • Prüfe für jedes Ziel, ob ein Nichterreichen zum Scheitern des Projektes führen würde (Muss), ein Nichterreichen die Zufriedenheit mit dem Projektergebnis schmälern würde (Soll) oder gar nicht so tragisch wäre (Kann).

Schon fertig!

 

Andrea Windolph ist als freiberufliche Autorin und Trainerin tätig, konzipiert Online-Trainings und unterstützt Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Seit 2014 betreibt sie das Portal „Projekte leicht gemacht“, auf dem sie PM-Wissen vermittelt, das sowohl fundiert als auch leicht verständlich ist.
Andrea Windolph ist studierte Betriebswirtin und verfügt über langjährige Erfahrung in der IT-Branche und der Software-Entwicklung.
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