Effektive Ressourcenplanung im Projektmanagement – Grundlagen, Herausforderungen und Praxisbeispiel

Ressourcenplanung ist das Rückgrat jedes erfolgreichen Projekts – doch weißt du eigentlich genau, wie sie funktioniert? Egal ob die Schulleiterin, die einen Vertretungsplan erstellt, der Schichtleiter, der sein Team in der Gießerei koordiniert, oder der Projektleiter, der um Elektriker aus der Wartungsabteilung bittet: Alle betreiben sie Ressourcenmanagement. Aber wie planst du Ressourcen richtig? Woran erkennst du Engpässe und vermeidest Überlastungen? Und was passiert eigentlich, wenn Bedarf und Verfügbarkeiten nicht zusammenpassen?

In diesem Artikel erfährst du, wie du Personal- und Sachressourcen effizient einsetzt und Kapazitätsgrenzen im Blick behältst.

Was ist eine Ressource?

Im Projektmanagement sind Ressourcen alle nötigen Mittel, um ein Projekt erfolgreich umzusetzen. Dabei werden folgende Ressourcenarten unterschieden:

Was bedeutet Ressourcenplanung im Projektmanagement?

Ressourcenplanung bedeutet nichts anderes, als die richtigen Mittel zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort einzuplanen. Als Projektmanager musst du nicht nur wissen, welche Aufgaben erledigt werden sollen, sondern auch, welche Ressourcen du dafür brauchst und wann sie verfügbar sind. Nur so kannst du sicherstellen, dass alles reibungslos ablaufen kann und keine Überlastung vorliegt. 

Klingt simpel? Ist es aber oft nicht, denn Bedarf und verfügbare Ressourcen müssen immer in Balance gebracht werden – und genau da wird es knifflig!

Beispiel:
Herr Schmidt arbeitet als Elektriker in einem großen Projekt und alles läuft wie geplant – bis plötzlich ein Anruf kommt: „Komm ins Lager, die neue Kühltechnik muss sofort installiert werden!“ Er wird von seinen aktuellen Aufgaben abgezogen, und schon stocken die Arbeiten an den Schaltschränken und später auch an den Förderbändern. Was ist schiefgelaufen? Herr Schmidt wurde doppelt verplant. Fazit: Ohne klare Ressourcenplanung entstehen Verzögerungen und Frust.

Was ist Ressourcenmanagement?

Ressourcenmanagement stellt als übergeordneter Prozess sicher, dass der Ressourcenplan auch tatsächlich umgesetzt wird. Dabei umfasst es nicht nur die reine Planung, sondern auch das Verwalten von Abwesenheiten, das Managen von Überlastungen und die Koordination aller Ressourcen, um sicherzustellen, dass alles zur passenden Zeit am richtigen Ort ist.

Vorteile der Ressourcenplanung: Warum ist Ressourcenplanung wichtig

Eine effektive Ressourcenplanung ist nicht nur notwendig, sondern bringt auch viele Vorteile mit sich:

• Effizienter Ressourceneinsatz: Ressourcen werden idealerweise genau dort eingesetzt, wo sie gebraucht werden, und es entstehen weniger Leerlauf oder Doppelarbeit.
• Frühzeitige Problemerkennung: Du kannst Engpässe und Überlastungen vorausschauend erkennen und rechtzeitig beheben.
• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Realistische Einsatzpläne reduzieren Stress und Frustration im Team.
• Kostenkontrolle: Eine genaue Ressourcenplanung ermöglicht es, Kosten im Griff zu behalten und Budgetüberschreitungen vorzubeugen.

Ganz ohne Ressourcenplanung geht im Projekt ohnehin nichts – schließlich musst du wissen, wer wann was erledigt. 

Bedarf und Verfügbarkeit

Die Ressourcenplanung stützt sich auf zwei grundlegende Säulen: den Bedarf und die Verfügbarkeit.

• Der Bedarf beschreibt, welche Ressourcen du zu welchem Zeitpunkt für welche Aufgaben benötigst. Hier geht es darum, den zeitlichen Ablauf deines Projekts zu verstehen und für jede Aufgabe festzulegen, welche Personen, Maschinen oder Materialien erforderlich sind. Der Ressourcenbedarf ergibt sich aus der Analyse der Arbeitspakete und den geschätzten Aufwänden, um die Aufgaben umzusetzen.
• Die Verfügbarkeit beschreibt, welche Ressourcen in welcher Menge tatsächlich zur Verfügung stehen – und das ist oft weniger, als man denkt. Teammitglieder haben Urlaub, andere Projekte laufen parallel, und selbst Maschinen müssen gewartet werden oder können ausfallen. Genau hier wird die Planung herausfordernd: Bedarf und Verfügbarkeit müssen sorgfältig abgeglichen werden, damit du realistisch planen kannst und keine Engpässe entstehen.

Erfolgreiches Ressourcenmanagement bedeutet, diese beiden Säulen in Balance zu halten und bei Konflikten frühzeitig Lösungen zu finden.

Kapazitätsgrenzen erkennen und Ressourcenengpässe vermeiden

Eine wichtige Kennzahl in der Ressourcenplanung ist die Kapazitätsgrenze. Sie gibt an, wie viel von einer Ressource oder Ressourcenart maximal zur Verfügung steht – und oft liegt diese Grenze niedriger, als es auf den ersten Blick scheint. Selbst wenn eine Person formal 40 Stunden pro Woche verfügbar ist, bedeutet das nicht, dass sie komplett für dein Projekt eingeplant werden kann. Realistisch sind oft nur 50 bis 80 Prozent der Arbeitszeit.

Engpässe entstehen dann, wenn der Bedarf die Kapazität übersteigt. Das kann zu Verzögerungen, erhöhter Arbeitsbelastung und schließlich zu Frustration bei den Beteiligten führen. Hier hilft es, Kapazitätsgrenzen schon bei der Planung zu berücksichtigen und Puffer einzuplanen. Wenn Konflikte sichtbar werden, kannst du rechtzeitig gegensteuern – etwa durch das Verschieben von Arbeitspaketen, das Strecken des Projektzeitplans oder das Hinzuziehen weiterer Ressourcen.

Ressourcenplan erstellen und optimieren

Die Ressourcenplanung lässt sich in fünf klaren Schritten strukturieren:

1. Ressourcenbedarf ermitteln

Der erste Schritt ist ganz logisch und stellt die Frage: Welche Ressourcen werden überhaupt benötigt? In diesem ersten Schritt geht es noch nicht primär um die konkreten Aufgaben, sondern Qualifikationen (für Personalressourcen) und Spezifikationen (für Sachressourcen).

Beispiel:
In einem Projekt wird analysiert, welche Ressourcen für das Projekt benötigt werden. Das Ergebnis: Es wird unter anderem ein Elektriker mit spezifischen Qualifikationen für die Verkabelung von Steuerschränken und das Verlegen von Leitungen gebraucht. Gleichzeitig werden auch andere Ressourcen wie Werkzeuge und Materialien in die Liste benötigter Ressourcen aufgenommen.

2. Aufwände schätzen

Während in Schritt 1 die Frage „Was brauchen wir überhaupt?“ beantwortet wurde, dreht sich in diesem Schritt alles um die Frage „Wie viel brauchen wir von diesen Ressourcen?“ Wie viel Arbeit steckt in den einzelnen Aufgaben? Hierbei geht es sowohl um die Dauer, aber vor allem um den genauen Arbeitsaufwand. Die Schätzung kann durch Erfahrungswerte, Expertenbefragungen oder andere Methoden erfolgen. 

Beispiel:
In diesem einfachen Balkenplan siehst du vier Vorgänge mit jeweils der benötigten Anzahl von Ressourcen, beispielsweise Elektrikern. Für den ersten Vorgang werden 2 Elektriker benötigt, für den zweiten 3. 

Für das gesamte Projekt werden nun alle nötigen Ressourcen pro Zeiteinheit aufaddiert, woraus sich eine Einsatzmittelganglinie ergibt. Das kannst du in der Grafik ablesen: Zu Beginn und Ende des Projekts werden nur 2 Ressourcen benötigt, aber in der Mitte auch mal 6 – alles andere als gleichmäßig verteilt. Solche Ganglinien kannst du für einzelne Schlüssel-Ressourcen erstellen oder aber für ganze Ressourcenarten, z. B. für alle Ingenieure einer Fachrichtung.

Du weißt jetzt also genau, in welchem Umfang und wann du die jeweiligen Ressourcen brauchst, um das Projekt im bestehenden Zeitplan durchführen zu können. Spätestens jetzt musst du mit den Leuten reden, die dir Ressourcen zur Verfügung stellen können, beispielsweise andere Abteilungsleiter.

3. Kapazität ermitteln

Bevor es an die Zuweisung von Ressourcen geht, brauchst du einen klaren Überblick darüber, wie viel Zeit und Kapazität tatsächlich verfügbar sind. Schließlich bringt es nichts, Ressourcen einzuplanen, die parallel schon anderweitig beschäftigt sind. 

Beispiel: 
Nimm an, du hast Zugriff auf 5 Elektriker, die jeweils mit 80 % Verfügbarkeit an deinem Projekt arbeiten dürfen. Wenn du die Prozente aufaddierst, dann landest du bei nur 4 Elektrikern, die dir effektiv zur Verfügung stehen. (5 Elektriker x 0,8). Deine Kapazitätsgrenze liegt also bei lediglich 4 Elektrikern, die du in deiner Planung berücksichtigen kannst. 

4. Ressourcen den Vorgängen zuweisen

Jetzt beginnst du mit der konkreten Zuordnung von Ressourcen zu Arbeitspaketen: Wer kann eigentlich was erledigen und wann? Idealerweise findet die Zuordnung mit einer Projektmanagement-Software statt, die deutlich zeigt, wann Ressourcen überlastet sind.

Beispiel:
Die 5 Elektriker (effektiv 4) werden den Arbeitspaketen zugewiesen. Das Diagramm hat jedoch schon vorher gezeigt: In einigen Zeiträumen werden allerdings parallel 5 oder 6 Elektriker benötigt – eine eindeutige Überlastung bzw. ein Ressourcenkonflikt. 

5. Über- und Unterlastungen ausgleichen

Es ist ganz normal, dass während der Planungsphase Über- oder Unterlastungen sichtbar werden. Die Ressourcenplanung gelingt selten mit dem „ersten Wurf“, sondern wird iterativ angepasst. Folgende Ergebnisse werden oft erst in einer Projektmanagement-Software sichtbar: 

• Ein erfahrener Entwickler wird für zwei parallele Projekte eingeplant, die beide in den gleichen Wochen ihre Hauptlast haben. Das führt zu einer Ressourcenknappheit und Überlastung. Als Lösung wird ein Junior-Entwickler zugewiesen oder der Projektzeitplan für eines der Projekte angepasst.
• Für die Fertigung wird eine bestimmte Maschine benötigt, die jedoch aufgrund von Wartungsarbeiten nicht zur Verfügung steht. Die Planung muss so geändert werden, dass ein alternativer Prozess verwendet wird oder die Arbeitspakete verschoben werden, um die Maschinenverfügbarkeit zu berücksichtigen.

Achtung: „Reden hilft“
Im obigen Beispiel standen die 5 Elektriker zu 80% zur Verfügung woraus sich rein rechnerisch eine Kapazitätsgrenze von 4 ergibt. Im Gespräch mit der Wartungsabteilung stellt sich jedoch heraus, dass jeder Elektriker seine 20% anderer Aufgaben flexibel in der Woche verteilen kann. Mit diesem Wissen kann die tägliche Kapazitätsgrenze in Ausnahmefällen also auf 5 angehoben werden, sofern an andere Stelle Ausgleich vorhanden ist. . So könnte z. B. die Spitze am zweiten Tag abgefangen werden.

In einer frühen Phase kann eine Ressourcenplanung wie ein Puzzle wirken: „Wo kann ich drehen, um den Zeitplan einzuhalten und die Ressourcen nicht zu überlasten?“ Werden Konflikte sichtbar, kannst du rechtzeitig gegensteuern – sei es durch das Verschieben von Aufgaben, das Strecken von Zeitplänen oder das Hinzuziehen weiterer Ressourcen.

Ressourcenkonflikte in mehreren Projekten 

Je nach Projektgröße kann bereits die Ressourcenplanung eines Projekts komplex sein – aber viel herausfordernder wird das Thema in Multiprojektsituationen. Was, wenn Herr Schmidt parallel in drei Projekten tätig ist und zusätzlich Routineaufgaben erledigen muss? Wer stellt sicher, dass er nicht ständig überlastet ist und an wichtigen Zeitpunkten den Projekten zur Verfügung steht? Sofern keine gemeinsame Ressourcenverwaltung existiert, bleiben diese Überlastungen oft unentdeckt – bis es plötzlich für alle kritisch wird.

In solchen Situationen brauchst du dringend einen gemeinsam verwalteten Ressourcenpool, der einen Abgleich der Kapazität über mehrere Projekte ermöglicht. Das geht nicht ohne eine enge Zusammenarbeit der Projektleiter und gemeinsame Koordination der Ressourcen.

Tipps für erfolgreiche Ressourcenplanung

Noch ein paar Tipps zum Abschluss gefällig? Hier kommen sie:

• Passe dynamisch an: Ressourcenplanung ist kein statischer Prozess. Es passiert etwas Unvorhergesehenes, wie beispielsweise Krankheitsfälle oder technische Probleme? Dann musst du die Pläne natürlich anpassen.
• Kommunikation ist der Schlüssel: Ohne offene und transparente Kommunikation mit allen Beteiligten geht gar nichts. Halte dein Team über die Ressourcenplanung auf dem Laufenden und beziehe sie in die Entscheidungsfindung ein.
• Überstunden vermeiden: Während Überstunden in manchen Situationen unvermeidlich sind, sollten sie nicht zur Regel werden. Eine dauerhafte Überlastung führt zu Demotivation und kann die Qualität der Arbeit beeinträchtigen.
• Klare Ziele definieren: Nur wenn die Projektziele klar definiert sind, können die benötigten Ressourcen präzise ermittelt werden.

Fazit

Ressourcenplanung ist ein wichtiger Bestandteil im Projektmanagement und viel mehr als nur als das bloße Verteilen von Aufgaben. Sie hilft, Projekte effizient zu steuern, Engpässe zu vermeiden, die Effizienz zu steigern und die richtigen Mitarbeiter und Sachmittel zur richtigen Zeit bereitzustellen. Ob du MS Project, Excel oder eine andere Software zur Ressourcenplanung verwendest: Mit einer guten Planung erreichst du nicht nur deine Projektziele, sondern leistest auch einen wichtigen Beitrag zum Erreichen der Unternehmensziele.