Auf einen Blick
Welche Aufgaben hat eigentlich ein Projektleiter? Kurz gesagt: Es sind eine ganze Menge. Dieser Artikel listet typische Projektmanagement-Aufgaben auf – gegliedert nach Start, Umsetzung und Abschluss eines Projekts.
Keine Frage: Als Projektmanager hast du viele Aufgaben gleichzeitig auf deinem Schreibtisch. Aber was gehört eigentlich wirklich zu den Kernaufgaben?
Manche verbinden Projektmanagement mit Projektplanung – als würde hier die Aufgabe des Projektmanagers aufhören. Tja … wenn du schon jemals ein Projekt geleitet hast, dann weißt du sicher: Da gibt es noch viel mehr zu tun.
Wir schauen uns in diesem Artikel genauer an, wann du als Projektleiter was zu tun hast, wie du dir die Zeit dabei am Besten einteilst und welche goldenen Regeln es für einen erfolgreichen Projektmanager gibt.
Kernaufgaben eines Projektmanagers
55 % aller Projekte scheitern an schlechter Planung. Klar, mit Planung verbindet man sofort die Aufgaben eines Projektmanagers. Damit hört es aber nicht auf. Ein Projektmanager muss auf vielen Schauplätzen gleichzeitig aktiv sein. Hier immer den Überblick zu behalten, kann kompliziert sein. Schauen wir uns also die Aufgaben entlang der klassischen Projektphasen Start – Durchführung – Abschluss an. Ich weiß, es gibt je nach Modell feinere Unterteilungen, aber hier reicht diese ganz grobe Vogelperspektive.
Projektstart
Ganz straff zusammengefasst solltest du dich beim Projektstart auf folgende 5 Überpunkte konzentrieren:
- Auftrag klären mit allem was dazu gehört – Was will der Auftraggeber? Welche anderen Stakeholder spielen mit? Was sind denn eigentlich die Ziele dieses Projektes?
- Ressourcen beschaffen – klar ohne Teammitglieder, einem Budget oder auch Softwaretools zur Kommunikation oder Planung läuft kein Projekt.
- Risikomanagement durchführen – Was kann schief gehen? Was kannst du durch präventive Maßnahmen bereits beeinflussen? Welche Kosten solltest du für Risiken einplanen?
- Projektregeln definieren – Wie werden Aufgaben verteilt? Welchen Weg wollt ihr als Projektteam gehen, wenn es Probleme gibt?
- Projektplan erstellen – inklusive dem Herzstück der Projektplanung, dem Projektstrukturplan. Wie du diesen gut hinbekommst, kannst du im Artikel „Der Projektstrukturplan – Alles was du wissen musst“ nochmal nachlesen. Auch mit dabei ist in einem traditionellen Projekt selbstverständlich die Ablauf- und Terminplanung mit Meilensteinen, Phasen, Arbeitspaketen.
Wenn wir das noch stärker aufdröseln, dann siehst du: Hier kommen eine Menge Teilaufgaben zusammen:
Projektdurchführung
Das Projekt ist gestartet und die Planung ist abgeschlossen. Dennoch kann sich der Projektmanager nicht zurücklehnen. Auch während der Projektdurchführung muss ein Projektmanager folgende Aufgaben bewältigen:
- Projekt überwachen – Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Achte hier vor allem auf die Überwachung der 3 Dimensionen des magischen Dreiecks Zeit, Kosten und Termine.
- Kommunikation steuern – sowohl extern (Stakeholder) als auch intern solltest du regelmäßig über den Stand des Projektes informieren. Vor allem intern kann dies ein großer Motivationsfaktor sein. Auch Konflikte solltest du im Auge behalten und ggf. einschreiten.
- Qualität sichern – nicht jedes Ergebnis ist ein qualitativ gutes Ergebnis. Achte auf Effektivität, aber auch auf Effizienz, damit keine Ressourcen verschwendet werden.
- Dokumentation erstellen – manche lieben es, manche hassen es, aber es muss gemacht werden. Kläre ab, welche Dokumente in deiner Organisation benötigt werden und überlege auch, was du dir wünschen würdest, wenn du nach Projektabschluss etwas über das Projekt wissen möchtest. Welche Entscheidungen sollten nachvollziehbar dokumentiert werden?
Projektabschluss
Okay, jetzt wird es übersichtlicher. Zum Projektende ist der größte Teil zwar geschafft, aber den Projektabschluss sollte ein Projektmanager dennoch sauber durchführen:
- Wissen aufbauen – Vor allem Fehler und Schwächen sollten festgehalten werden, um sie in Zukunft nicht zu wiederholen (Stichwort offene Fehlerkultur).
- Kommunikation steuern – Präsentiere im Abschlussmeeting den Erfolg (oder eben Misserfolg).
- Kosten abschließen – Schließe alle Konten und fertige die Nachkalkulation an.
- Dokumentation erstellen – Vor allem der Abschlussbericht ist formal gesehen nochmal von Bedeutung.
Puh, ganz schön viel oder? Aber keine Sorge, ein wichtiges Mittel, um diesen Berg Arbeit zu bewältigen, ist Delegation.
5 goldene Regeln als Projektmanager
„Wer seiner Führungsrolle gerecht werden will, muss genug Vernunft besitzen, um die Aufgaben den richtigen Leuten zu übertragen – und genug Selbstdisziplin, um ihnen nicht ins Handwerk zu pfuschen.“
Theodor Roosevelt
Um als Projektmanager erfolgreich zu sein, solltest du diese 5 Regeln beachten:
Die 5 goldenen Regeln
Ich muss nicht alles selber wissen und nicht alles selber tun.
Ich muss wissen, wer es weiß und wer es tut.
Ich muss wissen, ob das Wissen richtig zur Anwendung kommt und ob wirklich das getan wird, was zu tun ist.
Ich muss wissen, wie ich die Mitarbeiter bei Laune halte, deren Wissen und Tun das Projekt benötigt.
Ich muss dafür sorgen, dass ich bei Laune bleibe und den Spaß an der Arbeit nicht verliere.
Zeiteinteilung: Wie viel Aufwand für welche Aufgaben?
Okay, jetzt wissen wir, dass ein Projektmanager sehr viele Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen hat. Damit du dich aber nicht in unwichtige Details verzettelst oder dich überarbeitest, folgt hier ein grober Vorschlag, wie die Zeiteinteilung aussehen könnte. Achtung: Lege die Prozente nicht auf die Goldwaage! Die Zahlen sollen nur Größenordnungen aufzeigen und können im Einzelfall selbstverständlich je nach Situation auch stark abweichen.
Beispiel für ein Projekt mit ca. 5-7 Teammitgliedern:
| Nr. | Phase | Tätigkeit | Ziel-/Aufgaben-Hintergrund | Zeitanteil in % |
|---|---|---|---|---|
| 1. | Start | Auftrag klären und Risikomanagement durchführen | Strukturierter und übersichtlicher Projektablauf | 25 |
| 2. | Start | Projektregeln definieren | Fachliche Kompetenz und Zusammenarbeit sichern | 5 |
| 3. | Start | Projektstrukturplan erstellen | Definitionen von Arbeitspaketen | 20 |
| 4. | Start | Ressourcen beschaffen | Ressourcen-Engpässe aufdecken. Projektablauf sichern | 10 |
| 5. | Durchführung | Qualität sichern | Sicherstellung von Effizienz und Effektivität | 10 |
| 6. | Durchführung | Kommunikation steuern | Informationen der Projektmitarbeiter, Planung der weiteren Aktivitäten | 10 |
| 7. | Durchführung | Dokumentation erstellen | Projekt-Controlling | 5 |
| 8. | Durchführung | Projekt überwachen | Sicherstellung der fachlichen Qualifikation, Arbeitsverteilung und Ressourcen | 10 |
| 10. | Abschluss | Wissen aufbauen, Kosten abschließen, Kommunikation und Dokumentation | Information des Managements, Kostenkontrolle, Controlling | 5 |
Fazit
Planen, dokumentieren, kommunizieren und auch noch überwachen. Einem Projektmanager wird selten langweilig. Wenn das Projekt sauber in Phasen unterteilt ist, können diese vielen Aufgaben aber gut strukturiert geschafft werden. Wichtig: Nimm dir genug Zeit für die Planung. Sobald du das Gefühl hast, du verlierst den Gesamtüberblick, das „big picture“ im Projekt, tritt einen gedanklichen Schritt zurück und nimm dir die Zeit, um dir wieder eine Übersicht zu verschaffen.
