Zeitmanagement: Ein Überblick für Optimierer

Kurzfassung für Eilige:
Effektives Zeitmanagement ist ein wichtiger Soft Skill und hat das Ziel, anstehende Aufgaben und Aktivitäten möglichst gut zu organisieren und zu planen, um die zur Verfügung stehende Zeit produktiv auszunutzen. Zeitmanagement bezieht sich in der Regel auf eine einzelne Person, die ihre Zeit im privaten oder beruflichen Umfeld bestmöglich nutzen möchte.

Geht dir regelmäßig die Zeit aus? Machst du alles auf den letzten Drücker? Und fragst du dich ständig, warum andere Menschen offenbar deutlich mehr schaffen, während dein Tag viel zu schnell vorbei ist, um alle wichtigen Themen unter einen Hut zu bringen?

Unpünktlichkeit, Hektik und ineffizientes Arbeiten mögen für einige Menschen nebensächlich sein – auf andere wirken sie sich allerdings gravierend aus, sowohl im Privatleben als auch im Beruf. Was, wenn du im Job als unzuverlässig giltst und nie Feierabend machen kannst, während deine Kollegen schon längst die Füße hochlegen? Was, wenn Familie und Freunde unter deinem chaotischen Tag leiden?

Dann wird es höchste Zeit, mal einen genaueren Blick auf das Thema Zeitmanagement zu werfen!

Zeitmanagement Definition

Was genau hat es also mit Zeitmanagement auf sich? Der Duden definiert Zeitmanagement wie folgt:

[Strukturierter] Umgang mit der zur Verfügung stehenden Zeit

Bleibt der Duden in seiner Aussage neutral, ist die Definition bei Wikipedia deutlich stärker auf Optimierung ausgerichtet. Zeitmanagement beschreibt demnach:

… alle Maßnahmen, die zur Verfügung stehende Zeit möglichst produktiv zu nutzen.

Achtung, für Spitzfindige:

Zeit managen, geht das überhaupt? Ist der Begriff „Zeitmanagement“ überhaupt sinnvoll, wenn wir die Zeit als solche nicht managen können? Egal wie sehr du dich anstrengst, ein Tag wird immer 24 Stunden und jede Stunde 60 Minuten haben. Betrachte den Begriff also pragmatisch: Es ist logischerweise nicht das Ziel, die Zeit an sich zu optimieren, sondern sie möglichst optimal zu nutzen.

Dr. Blumenau

Zeitmanagement bezieht sich üblicherweise auf einzelne Personen und deren Selbstorganisation. Sobald es um Arbeitsabläufe in Abteilungen oder Teams geht, kommen Begriffe wie Work Management ins Spiel.

Was bedeutet gutes Zeitmanagement?

Wer ständig beschäftigt ist, ist nicht zwingend effektiv und effizient.

Effektives Zeitmanagement wird oft mit einem Fokus auf Produktivität betrachtet. Wie schaffst du möglichst viel in möglichst kurzer Zeit? Wir (und viele andere) gehen einen Schritt weiter: Ziel ist nicht ausschließlich das Abzeichen des „Fleißigsten Mitarbeiters“, sondern eine Balance aus produktiver Arbeit und den dafür nötigen Pausen und Auszeiten.

Verfügst du über ein gutes Zeitmanagement, dann wirst du folgende Denk- und Verhaltensweisen wiedererkennen:

• Fokus auf Ergebnisse statt Aktivitäten: Du konzentrierst dich auf Ziele und Ergebnisse, statt „nur“ beschäftigt zu sein.
• Fähigkeit zum Priorisieren: Du identifiziert die wichtigsten Aufgaben und kannst weniger wichtige Themen delegieren oder weglassen – auch wenn sie vielleicht spannender sind.
• Guter Umgang mit Ablenkungen: Du kannst konzentriert arbeiten und lässt dich nicht von deinem Umfeld ablenken.
• Strukturierung von Aufgaben: Du kannst große Aufgaben so in Häppchen unterteilen, dass sie weniger abschreckend wirken und systematisch abgearbeitet werden können.
• Keine Aufschieberitis: Wichtige Themen gehst du frühzeitig an und erledigst sie nicht auf den letzten Drücker.
• Delegieren können: Du weißt, welche Aufgaben nur du erledigen kannst und welche auch andere übernehmen können – auch ohne dass du ihnen ständig über die Schulter schaust.
• Regelmäßige Pausen: Du kennst die Wichtigkeit von Pausen, Ruhezeiten und dem „einfach mal Abschalten“ – und setzt all das auch praktisch um.
• Prozesse einrichten: Du verfügst über robuste Abläufe, innerhalb derer du deine Arbeit erledigst. Du prüfst und optimierst diese regelmäßig.
• Energiemanagement: Du kennst dich selbst und weißt, wann du am leistungsfähigsten bist und wann du Pausen brauchst. Du weißt auch, welche Aufgaben dir leicht fallen und welche dir Energie rauben.

Durch gutes Zeitmanagement arbeitest du nicht länger und härter, sondern planst und gestaltest deine Tage so, dass Fokus und Energie auf die wichtigsten Themen gerichtet sind – wichtige Freiräume und Pausen inklusive.

Warum ist Zeitmanagement so wichtig?

Chaos, Verzetteln und Stress? Das kennst du vielleicht von dir, ganz sicher aber von anderen Personen in deinem Umfeld. Schau mal, welche negativen Effekte auftreten, wenn dein Zeitmanagement zu wünschen übrig lässt:

• Ineffektives und ineffizientes Arbeiten: Fehlende Prioritäten, ein unklares Zielbild und zu viel unnötiges Kleinklein führen zwar zu vollen Tagen, aber nicht zu zufrieden stellenden Ergebnissen.
• Gerissene Deadlines: Auf den letzten Drücker mit einer Aufgabe beginnen? Das kann klappen – oder auch nicht.
• Schlechtere Qualität: Auch hier bestätigen Ausnahmen die Regel. In den meisten Fällen entstehen unter Zeitdruck jedoch nicht die besten Ergebnisse – und sei es nur, weil eine wichtige Zuarbeit zu spät eingefordert wurde.
• Mehr Stress: Wenn sich ständig das Smartphone meldet, der Druck steigt, die Zeit drängt und die Ergebnisse fehlen – dann fühlt sich das alles andere als entspannt an.
• Zeitverschwendung und Leerzeiten: Du hast zwar Pausen, aber irgendwie immer zur falschen Zeit und so, dass du sie nicht in deinem Sinne nutzen kannst? Auch zu viel „falsche“ Zeit ist ein Zeichen von Zeitmanagement, das nicht optimal funktioniert.

Du siehst: Kommst du mit der zur Verfügung stehenden Zeit nicht klar, ist das nicht sonderlich spaßig. Gelingt es dir hingegen gut, dich selbst zu organisieren, profitierst du von einer Reihe von Vorteilen – im Privatleben und im Job:

• Effektivere und effizientere Arbeit: Du weißt nicht nur, welche Aktivitäten dich deinem Ziel näher bringen, sondern auch, wie du sie mit möglichst wenig Aufwand erledigst – und das ist nicht nur im Projektmanagement wichtig.
• Höhere Chancen, Ziele zu erreichen: Wer sich auf das Wesentliche konzentrieren kann, arbeitet zielstrebiger auf einen Endzustand zu.
• Weniger Stress: Nur wenige empfinden den Hormoncocktail im Körper als angenehm, wenn alles drunter und drüber geht. Organisierst du dich gut, bist du entspannter und bist eher in der Lage, auch hektische Phasen gelassen zu meistern.
• Bessere berufliche Reputation: Du zeigst nach außen, dass du dich gut organisieren kannst und die wichtigsten Themen priorisierst – und das strahlt nach außen aus.
• Mehr Möglichkeiten zur Weiterentwicklung: Für wichtige Weiterbildungen und zum Lernen ist nie Zeit? Doch, das geht – wenn du es richtig angehst und die entsprechenden Prioritäten setzt.

Hat dich das überzeugt? Hoffentlich! Aber Fakt ist: Die meisten wissen, was ihnen fehlt und was sie besser machen könnten. Warum fällt es trotzdem so schwer, das Zielbild vom super-organisierten Performer zu erreichen?

Was macht Zeitmanagement so schwierig?

Externe und interne Störungen gehören zu den wichtigsten Ärgernissen, die deine Selbstorganisation sabotieren. Tja … und dann ticken wir Menschen natürlich selten gleich: Manche Persönlichkeitstypen haben es einen Tick schwerer, strukturiert und fokussiert zu arbeiten. Beginnen wir mit den Störungen!

Störungen

Du hast dir viel vorgenommen, aber es kommt immer etwas dazwischen? Kein Wunder: Besonders im Arbeitsalltag stehen Störungen auf der Tagesordnung.

Externe Störungen wirken von außen auf dich ein und machen es dir schwer, sorgfältige Pläne zu befolgen. Schau dir folgende Beispiele an:

• Ständige Erreichbarkeit: Wenn deine Arbeit von Kollegen, Chefs oder Kunden maßgeblich beeinflusst wird, ist ein eigener Tagesablauf nur schwer umsetzbar.
• Abhängigkeit von anderen: Wenn andere die Prioritäten für deine Arbeit setzen und diese häufig geändert werden, kannst du dein nur bis zu einem gewissen Grad optimieren.
• Medien: Unterbrechungen wie Anrufe, E-Mails oder sonstige Nachrichten lenken ab und kosten Energie.
• Wartezeiten: Zusätzliche Zeit kann schön sein – aber auch stören, wenn du sie nicht nutzen kannst und auf Abruf bereitstehen musst.

Schauen wir nun auf das Gegenteil – die internen Störungen. Hier kannst du die Schuld keinem anderen geben, sondern bist selbst verantwortlich. Kommen dir folgende Beispiele bekannt vor?

• Prokrastinieren: Aufschieberitis, das Arbeiten auf den letzten Drücker und das Hochfahren kurz vor der Deadline – keine Zeichen von guter Selbstorganisation.
• Verzetteln: „Mal eben schnell noch …“? Keine gute Idee, wenn du organisiert arbeiten möchtest.
• Willkommene Ablenkungen: Mal eben bei Facebook reinschauen, mit den Kollegen plaudern oder den Wetterbericht fürs Wochenende abrufen – manche Störungen sind so beliebt, dass sie uns eine Menge Zeit rauben können.

Weiterlesen: Die 5 größten Zeitfresser für Projektmanager

Mal angenommen, du könntest diese Störungen alle ausschalten (Respekt!) – wärst du dann alle Probleme los? Nicht ganz: Auch unsere Persönlichkeit und das Umfeld spielen eine große Rolle.

Unterschiedliche Persönlichkeitstypen

Zeit managen fällt nicht allen gleich leicht. Auf den Anthropologen Edward T. Hall geht die Einteilung von Menschen in monochrone und polychrone Typen zurück. Anders ausgedrückt: Bist du kreativer Chaot oder systematischer Umsetzer?

Monochrone Typen	Polychrone Typen
Sie sind der Inbegriff eines guten Zeitmanagements: Sie arbeiten organisiert, strukturiert und arbeiten systematisch ihr Aufgaben ab. Pünktlichkeit und Fleiß zeichnen sie aus.	Sie haben selten feste Pläne, verzetteln sich gern, lassen Deadlines auf sich zu rauschen und sind chronische Zeitoptimisten.

Keine Frage: Bist du grundsätzlich eher polychron veranlagt, wird es dir schwerer fallen, ein robustes Zeitmanagement zu etablieren. Aber gib die Hoffnung nicht auf – im nächsten Abschnitt haben wir gute Nachrichten für dich.

Kann man Zeitmanagement lernen?

Absolut! Wir Menschen sind in der glücklichen Lage, (fast) alles lernen und trainieren zu können, was wir uns wünschen. Zwei grundlegende Säulen spielen eine große Rolle:

1. Wissen: Um beginnen zu können, benötigst du das nötige Wissen über Methoden und deren Anwendung. Sobald das vorhanden ist, kannst du zu Schritt 2 übergehen.
2. Anwenden: Probiere Methoden aus, lerne und passe an. Zeitmanagement fällt nicht vom Himmel – es liegt in deiner Hand, es in dein Leben zu integrieren und zu Gewohnheiten werden zu lassen.

Es hat sich bewährt, auch im Bereich der Selbstorganisation nach dem PDCA-Zyklus des Qualitätsmanagements vorzugehen. Dieser Zyklus kann in verschiedensten Bereichen eingesetzt werden, wenn Neues entwickelt oder Vorhandenes optimiert werden soll. PDCA steht für Plan, Do, Check und Act und kann im wie folgt aussehen:

Beispiel:
Du planst, die Pomodoro-Technik für zwei Tage auszuprobieren. Im „Do“ des Zyklus setzt du dieses Vorhaben in die Tat um und arbeitest wie geplant in 25-Minuten-Blöcken ohne Ablenkung. Nun kommt der „Check“: Wie hat es funktioniert? Was würdest du gern anpassen? Genau das setzt du im „Act“ um und führst es so in deine Arbeit ein.

Was ist der Unterschied zwischen Zeit- und Selbstmanagement?

Kurz ausgedrückt: Selbstmanagement ist deutlich umfassender und bezieht sich auf die Fähigkeit, die eigene Entwicklung selbstbestimmt zu gestalten. Neben dem Zeitmanagement zählen folgende wichtige Kompetenzen zum Selbstmanagement:

• Motivation
• Setzen, Umsetzen und Nachverfolgen realistischer Ziele
• Priorisieren
• Kennen und Handeln nach eigenen Werten
• Effizientes Arbeiten
• Lernfähigkeit
• Reflexion über eigenes Denken und Handeln und Ableiten von Erkenntnissen

Du siehst: Zwischen beiden Disziplinen gibt es einen klaren Überlapp – wobei Zeitmanagement eben nur ein Teil von Selbstmanagement darstellt.

Zeitmanagement-Methoden

Es gibt unzählige Methoden und Prozesse, die dich bei deinem Zeitmanagement unterstützen. Wichtig: Probiere verschiedene Methoden aus und finde heraus, was für dich am besten funktioniert. Hinter den folgenden Links verbergen sich eine Reihe nützlicher Anleitungen.

Übergreifende Methoden: Personal Kanban Getting Things Done ALPEN-Methode	Methoden zur Priorisierung: Eisenhower-Matrix Pareto-Prinzip Eat that Frog
Methoden für bessere Konzentration und Fokus: Pomodoro-Technik Timeboxing	To-Do-Listen: One-Minute-To-Do-List Ivy Lee-Methode

Fazit

Zeitmanagement ist eine der wichtigsten Kompetenzen – nicht nur für Projektmanager und besonders in einer Zeit, in der sich die Welt (zumindest gefühlt) immer schneller dreht. Egal, ob du als systematischer Umsetzer oder als kreativer Chaot geboren wurdest: Wenn du Zeitmanagement-Methoden kennst und sie anwenden kannst, profitierst du von einer Sache besonders: Du hast mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben.