Warum Meilensteine oft falsch formuliert werden und wie du es besser machst

meilensteine-formulierungMeilensteine werden häufig falsch formuliert.

Ist das schlimm? Jein. Häufig wissen die Beteiligten, was gemeint ist. Und doch fördert eine ungenaue Formulierung Missverständnisse.

Und dem kannst du ganz einfach entgehen.

Und falls du dich jetzt fragst, was Meilensteine eigentlich überhaupt sind, dann schau am besten noch einmal in diesem Artikel nach.

Meilensteine … so eher nicht

Es folgen jetzt ein paar Beispiele von Meilensteinen, die nicht besonders gut formuliert wurden:

Schlecht formulierte Meilensteine

Kick-Off-Meeting
Konstruktionszeichnung
Dachstuhl errichten

Nehmen wir uns das erste Beispiel vor: „Kick-Off-Meeting“.

Was heißt das? Wurde hier das Kick-Off-Meeting geplant? Oder es gestartet? Oder ist es abgeschlossen?

Ebenso verhält es sich mit der Konstruktionszeichnung: Wurde sie erstellt? Geplant? Besprochen? Der Meilenstein ist nicht aussagekräftig.

Der angebliche Meilenstein „Dachstuhl errichten“ hat noch ein ganz anderes Problem: Er beschreibt nämlich ganz klar keinen Prüfpunkt, sondern eine Aktivität.

Meilensteine richtig formuliert

Als gute Praxis hat sich die folgende Art und Weise bewährt:

Ereignis + Zustand

Schau dir die folgenden Beispiele an:

MeilensteinBeleg
Kick-Off-Meeting ist durchgeführtProtokoll liegt vor
Konstruktion abgeschlossenKonstruktionszeichnung
Dachstuhl wurde errichtetAbnahmeprotokoll des Architekten
Beschaffungsprozess abgeschlossenBestellbestätigungen
Projekt ist abgeschlossenAbschlussbericht wurde erstellt

Zur guten Formulierung helfen dir die folgenden Fragen:

  • Was genau soll zu diesem Meilenstein erreicht worden sein?
  • Kann die Erreichung des Meilensteins konkret belegt werden?
  • Ist mein Meilenstein wirklich ein Prüfpunkt und hat keine Zeitdauer?

Die einfachste Art, Meilensteine zu formulieren

Es geht wirklich ganz einfach.

Stell dir vor, du hast ein Projekt mit folgenden Phasen:

  • Analyse
  • Konzeption
  • Implementierung
  • Test
  • Abschluss

Ohne große Überlegungen kannst du folgende Meilensteine ableiten:

PhaseMeilensteinBeleg
AnalyseAnalyse abgeschlossenAnalysedokument liegt vor
KonzeptionKonzeption abgeschlossenSpezifikation liegt vor, Freigabe erteilt
ImplementierungImplementierung abgeschlossenArbeitspakete wurden bearbeitet
TestTest abgeschlossenProtokoll liegt vor
AbschlussProjekt ist abgeschlossenAbschlussbericht wurde erstellt

Das ist doch wirklich einfach, oder? Jede Phase bekommt einen Abschluss-Meilenstein. Und dazu überlegst du noch, wie du diesen belegen kannst.

Und jetzt schau dir am besten mal die Meilensteine deines aktuellen Projektes an. Sind sie gut formuliert?

Andrea Windolph ist als freiberufliche Autorin und Trainerin tätig, konzipiert Online-Trainings und unterstützt Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Seit 2014 betreibt sie das Portal „Projekte leicht gemacht“, auf dem sie PM-Wissen vermittelt, das sowohl fundiert als auch leicht verständlich ist.
Andrea Windolph ist studierte Betriebswirtin und verfügt über langjährige Erfahrung in der IT-Branche und der Software-Entwicklung.
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