Der Projektsteckbrief und welcher wichtige Punkt oft vergessen wird

ProjektsteckbriefMusstest du schon einmal einen Projektsteckbrief erstellen?

Moment … vielleicht fragst du dich jetzt gerade, was überhaupt ein Projektsteckbrief ist? Beginnen wir der Ordnung halber mit dieser Frage.

Was ist ein Projektsteckbrief?

Bei einem Projektsteckbrief handelt es sich um eine übersichtliche Vorstellung eines Projektes, traditionell auf einer Seite.

Je nach Unternehmen, Branche oder Land werden unterschiedlichste Bezeichnungen verwendet: Projektantrag, Projektauftrag, Projektübersicht, Project Charter oder One Pager.

Und wofür brauche ich ihn?

Der Steckbrief erfüllt folgende wichtige Funktionen:

  • Ein Projektsteckbrief liefert eine Übersicht über die wichtigsten Projektfakten.
  • Er sorgt dafür, dass du dir zu Beginn des Projektes über verschiedene Dinge Gedanken machen musst und nichts vergisst.
  • Der Projektsteckbrief schafft ein gemeinsames Verständnis zwischen Auftraggeber und Projektleiter.
  • In späteren Projektphasen hilft er, sich noch einmal an das ursprüngliche Vorhaben zu erinnern.

In vielen Unternehmen gibt es Formulare, die zu Beginn eines Projektes ausgefüllt werden. Und nur unter dieses Formular bekommst du eine Unterschrift und darfst offiziell mit dem Projekt starten.

Doch auch wenn es in deinem Unternehmen so etwas nicht gibt oder du ein privates Projekt bearbeitest, solltest du einen Steckbrief erstellen. Die Gründe dafür stehen ja oben.

Inhalt eines Projektsteckbriefes

Es gibt keine allgemein gültige Vorlage, die für jedes Projekt passt. Ein milliardenschweres Bauprojekt wird einen anderen Steckbrief benötigen als die Organisation einer Gartenparty.

Generell sollten jedoch die folgenden Projektparameter enthalten sein:

  • Projektbeschreibung
  • Projektziele
  • Projektbeteiligte
  • Projekttermine
  • Projektkosten
  • Risiken

Üblicherweise wird ein Steckbrief kurz und knapp formuliert und auf einer Seite dargestellt.

Hier siehst du zwei Beispiel-Vorlagen für Projektsteckbriefe, die du dir kostenlos herunterladen kannst:

Der wichtige Punkt, der häufig vergessen wird

Stelle dir bitte folgende Situation vor:

Du bist verantwortlich für ein bestimmtes Budget im Unternehmen und darfst Projekte freigeben. Auf deinem Schreibtisch landet ein Projektsteckbrief, der dir im Detail erläutert, was das Projekt umfasst, was es kostet und wie lange es dauert. Soweit so gut – all das ist wichtig.

Und doch fehlt ein ganz essenzieller Punkt. Nämlich die Antwort auf die folgenden Fragen:

  1. Warum soll das Projekt überhaupt durchgeführt werden?
  2. Was haben wir davon?
  3. Welche Verbesserung zur aktuellen Situation streben wir an?

Stichwort: Projektnutzen!

Wie soll ein Außenstehender ein Projekt genehmigen, wenn nicht klar formuliert ist, WARUM das Projekt überhaupt durchgeführt werden soll?

Dieser Punkt mag dir banal erscheinen, da dir der Projektnutzen natürlich vollkommen klar ist. Wenn er selbst dir nicht klar ist, dann gibt es ohnehin noch ganz andere Probleme 😉

Projektnutzen könnten zum Beispiel folgende Punkte sein:

  • Rentabilitätssteigerung um 10% im Folgejahr
  • 30% weniger Arbeitsunfälle in der Produktion
  • Sicherstellung der Update-Fähigkeit eines Software-Systems und damit geringere Wartungskosten
  • Aufbau eines „Green“-Images des Unternehmens und dadurch Verbesserung der Umfragewerte auf Note „sehr gut“

Du siehst: Auch hier ist es wichtig, möglichst konkret zu werden. Einen Projektnutzen z.B. mit „neueste Technik“ zu bezeichnen, ist nicht ausreichend.

Frage dich also immer: Was genau haben wir davon, wenn wir das Projekt durchführen?

Und ergänze diese Antwort im Steckbrief 🙂

Eine Vorlage reicht nicht aus? Dann schau doch mal hier nach:

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Andrea Windolph ist als freiberufliche Autorin und Trainerin tätig, konzipiert Online-Trainings und unterstützt Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Seit 2014 betreibt sie das Portal „Projekte leicht gemacht“, auf dem sie PM-Wissen vermittelt, das sowohl fundiert als auch leicht verständlich ist.
Andrea Windolph ist studierte Betriebswirtin und verfügt über langjährige Erfahrung in der IT-Branche und der Software-Entwicklung.
8 Kommentare
  1. Gustav
    Gustav says:

    Ich finde den Beitrag sehr gut, weil die Projektsteckbriefe meistens vergessen werden.
    Nach mehr als 20 Jahren PM möchte ich hier mitteilen, wie sehr mir die Leichtigkeit gefällt, mit der hier berichtet wird. Ganz toll!! Ich werde mich hier noch oft sehen lassen.

    Antworten
  2. Bernd
    Bernd says:

    Hallo, gibt es hier möglicherweise unterschiedliche Ansichten, sprich: einen Unterschied zwischen „Projektsteckbrief“ und „Projektauftrag“? Oder ist das grundsätzlich das selbe?

    Auch noch ein Lob: das bei amazon geladene Buch hat mich erfolgreich beim Transfernachweis unterstützt 😉

    Antworten
    • Andrea
      Andrea says:

      Hallo Bernd,

      da gibt es sicher unterschiedliche Ansichten. Je nach Unternehmen können unterschiedliche Begriffe verwendet werden und auch unterschiedliche Inhalte enthalten sein. Teilweise wird ein Steckbrief rein für Informationszwecke genutzt, während ein Projektauftrag ein stärker bindendes Dokument mit Vertragscharakter ist. Sie haben jedoch eines gemeinsam: Die kurze und übersichtliche Zusammenfassung eines Projektes.

      Und vielen Dank für das Lob!

      Andrea

      Antworten
  3. Olaf
    Olaf says:

    Wenn wir aus der beklagenswerten Rolle des Getriebenen herauskommen wollen, der quasi per Hand-auf-der-Schulter zu einem Projekt kommt, dann ist die Unterschrift des Auftraggebers das Wichtigste am Projektsteckbrief.
    So wird dem Auftraggeber deutlich, dass er einen AUFTRAG erteilt hat, der ihn Geld kosten wird, gleichzeitig ergibt sich daraus sein Anspruch auf Erfüllung des Projektzieles (Unbeachtet der Möglichkeit, dass das Projekt nach Einschätzung der Risiken auch abgeblasen werden kann). Gerade weil das Dokument nur einseitig ist, führt es den Getriebenen immer wieder auf den ursprünglichen Pfad zurück – Was und Warum und Für Wen (Magisches Dreieck ?).
    Ich habe Deine Webseite gerade noch rechtzeitig entdeckt und beschlossen, nicht den Spass an der Sache zu verlieren. Transfer abgeschlossen.

    Antworten
    • Andrea
      Andrea says:

      Richtig. Mit der Unterschrift wird auch der Auftraggeber dazu gezwungen, sich zu den Rahmenbedingungen zu verpflichten, so dass es ein zweiseitiger Vertrag wird.

      Antworten

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