Für Eilige: Alles Wichtige auf einen Blick
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Musstest du schon einmal einen Projektsteckbrief erstellen? Moment … vielleicht fragst du dich jetzt gerade, was überhaupt ein Projektsteckbrief ist? Beginnen wir der Ordnung halber mit dieser Frage.
Was ist ein Projektsteckbrief?
Bei einem Projektsteckbrief handelt es sich um eine übersichtliche Darstellung eines Projekts, traditionell auf einer Seite. Die Grundidee: Die wichtigsten Fakten werden zusammengefasst und in ein Formblatt eingetragen. Das kann in etwa so aussehen:
Je nach Unternehmen, Branche oder Land werden unterschiedlichste Bezeichnungen verwendet: Projektantrag, Projektauftrag, Projektübersicht, Project Charter oder One Pager. Glaubst du, so ein Steckbrief ist nur unnötige Bürokratie? Das stimmt nicht so ganz!
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Ein Projektsteckbrief fasst alle wichtigen Fakten zum Projekt kompakt auf einer Seite zusammen und sorgt dafür, dass jeder sofort weiß, worum es geht. Egal, ob du ihn One Pager, Projektantrag oder Projektübersicht nennst: Er schafft Klarheit und bringt alle auf den gleichen Stand.
Nutzen eines Projektsteckbriefes
Der Steckbrief erfüllt folgende wichtige Funktionen:
- Ein Projektsteckbrief liefert eine Übersicht über die wichtigsten Projektfakten.
- Er sorgt dafür, dass du dir zu Beginn des Projektes über verschiedene Dinge Gedanken machen musst und nichts vergisst.
- Der Projektsteckbrief schafft ein gemeinsames Verständnis zwischen Auftraggeber und Projektleitung.
- In späteren Projektphasen hilft er, sich noch einmal an das ursprüngliche Vorhaben zu erinnern.
In vielen Unternehmen gibt es Formulare, die zu Beginn eines Projektes ausgefüllt werden. Erst nachdem dieses Formular unterschrieben ist darfst offiziell mit dem Projekt starten. In deinem Unternehmen gibt es so ein Formular nicht oder du startest ein privates Projekt? Auch dann solltest du einen Projektsteckbrief erstellen, um von den Vorteilen zu profitieren.
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Ein Projektsteckbrief hilft dir, nichts Wichtiges zu vergessen, bringt alle Beteiligten auf denselben Stand und sorgt dafür, dass du dein Projekt sauber und offiziell starten kannst.
Inhalt: Projektinformationen auf einen Blick
Es gibt keine allgemein gültige Vorlage, die für jedes Projekt passt. Ein milliardenschweres Bauprojekt wird einen anderen Steckbrief benötigen als die Organisation einer Gartenparty. Generell sollten jedoch die folgenden Projektinformationen enthalten sein:
| Inhaltspunkt | Beschreibung |
|---|---|
| Projektname und Projektnummer | Eindeutiger Titel und Identifikation des Projekts. |
| Auftraggeber und Projektleitung | Verantwortliche Personen und Ansprechpartner. |
| Projektziel(e) | Klar definierte Ziele und Nicht-Ziele zur Abgrenzung des Leistungsumfangs. |
| Projektbeschreibung | Kurzbeschreibung des Projekts und Übersicht der Hauptaktivitäten. |
| Projektnutzen | Gründe und Mehrwert des Projekts, inklusive strategischem und wirtschaftlichem Nutzen. |
| Projektbeteiligte und Stakeholder | Übersicht aller relevanten Stakeholder und Teammitglieder mit ihren Rollen. |
| Zeitplan und Meilensteine | Geplanter Projektzeitraum mit Start- und Enddatum, sowie wichtige Meilensteine. |
| Budget und Ressourcen | Geplantes Budget und benötigte Ressourcen (personell und materiell). |
| Risiken | Mögliche Risiken und Strategien zur Risikominimierung. |
| Erfolgskriterien und KPIs | Messbare Kriterien zur Bewertung des Projekterfolgs. |
| Annahmen und Rahmenbedingungen | Voraussetzungen und externe Faktoren, die das Projekt beeinflussen können. |
| Unterschriften und Freigaben | Dokumentation der Freigaben durch Auftraggeber und Projektleitung. |
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Ein Projektsteckbrief kann unterschiedlich gestaltet sein – abhängig von Branche, Organisation und Projekt. Wichtig ist, dass alle relevanten Infos drinstehen: von Zielen und Nutzen über Budget und Risiken bis hin zu den Verantwortlichen und wichtigen Meilensteinen. Je klarer und vollständiger, desto weniger Fragen und Missverständnisse unterwegs.
Projektsteckbrief vs. Projektplan
Im Gegensatz zu einem deutlich ausführlicheren Projektplan wird im Projektsteckbrief bewusst kurz und knapp formuliert. Beide Dokumente unterscheiden sich in ihrer Zielsetzung und Detailtiefe deutlich:
| Kriterium | Projektsteckbrief | Projektplan |
|---|---|---|
| Ziel | Übersichtliche Zusammenfassung der wichtigsten Projektinformationen. | Ausführliche Planung des gesamten Projekts. |
| Umfang | Kurz und prägnant auf das Wesentliche beschränkt. | Detailliert und umfassend, alle Aspekte der Projektplanung. |
| Verwendung | Entscheidungsgrundlage, Projektbeauftragung, Stakeholder-Kommunikation. | Operatives Werkzeug zur Projektsteuerung und -überwachung. |
| Detaillierungsgrad | Niedrig – Fokus auf kompakten Schlüsselinformationen. | Sehr hoch – umfassende Planung und Steuerung des Projekts. |
| Funktion | „Visitenkarte“ des Projekts für Stakeholder und Entscheidungsträger. | Operative Grundlage für die Durchführung und Überwachung des Projekts. |
Für viele ist es herausfordernd, ein komplexes Vorhaben wie ein Projekt in aller Kürze zusammenzufassen. Frage dich immer: Was sind die absolut wichtigsten Informationen und wie kann ich sie prägnant formulieren?
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Ein Projektsteckbrief fasst die wichtigsten Infos kurz und knackig zusammen – perfekt, um Entscheidungen schnell herbeizuführen und alle auf denselben Stand zu bringen. Ein Projektplan dagegen geht in die Tiefe und dient als Basis für die spätere Steuerung und Überwachung.
Tipps zur Erstellung des Projektsteckbriefs
Der wichtige Punkt, der häufig vergessen wird
Stelle dir bitte folgende Situation vor: Du bist verantwortlich für ein bestimmtes Budget im Unternehmen und darfst Projekte freigeben. Auf deinem Schreibtisch landet ein Projektsteckbrief, der dir im Detail erläutert, was das Projekt umfasst, was es kostet und wie lange es dauert. Soweit so gut – all das ist wichtig.
Und doch fehlt ein ganz essenzieller Punkt. Nämlich die Antwort auf die folgenden Fragen:
- Warum soll das Projekt überhaupt durchgeführt werden?
- Was haben wir davon?
- Welche Verbesserung zur aktuellen Situation streben wir an?
Das große Stichwort: Projektnutzen! Wie soll ein Außenstehender ein Projekt genehmigen, wenn nicht klar formuliert ist, WARUM das Projekt überhaupt durchgeführt werden soll? Dieser Punkt mag dir banal erscheinen, da dir die Benefits natürlich vollkommen klar sind. Außenstehenden solltest du jedoch den Nutzen glasklar vor Augen führen – um zu überzeugen, zu motivieren und Finanzierungen zu sichern.
Du siehst: Auch hier ist es wichtig, möglichst konkret zu werden. Einen Projektnutzen beispielsweise mit „neueste Technik“ zu bezeichnen, ist nicht ausreichend. Frage dich also immer: Was genau haben wir davon, wenn wir das Projekt durchführen? Ergänze diese Antwort im Steckbrief!
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Ohne klaren Projektnutzen gibt’s keine Freigabe – so einfach ist das. Zeig glasklar auf, warum das Projekt wichtig ist und welchen Mehrwert es bringt, sonst überzeugt dein Steckbrief niemanden. Sei konkret: „30 % weniger Unfälle“ klingt besser als „mehr Sicherheit“. Kurz gesagt: Der Nutzen verkauft das Projekt!
Kostenfreie Projektsteckbrief-Vorlage
Hier siehst du zwei Beispiel-Vorlagen für Projektsteckbriefe, die du dir kostenlos herunterladen kannst:
Vorlage Projektsteckbrief
Erstelle einfach einen One Pager für dein Projekt!
Projekte aufsetzen wie ein Profi – aber wie?
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Fazit
Ein Projektsteckbrief fasst die Projektdetails auf einer Seite zusammen – und das ist für viele Projektmanager gar nicht so einfach! Damit schaffst du nicht nur Transparenz, sondern auch ein einheitliches Verständnis bei allen Projektbeteiligten. Ein gut strukturierter Steckbrief hilft dir, dein Projekt klar zu kommunizieren und wichtige Entscheidungen schneller herbeizuführen. Ob als Grundlage für ein Genehmigungsverfahren oder zur Abstimmung mit Stakeholdern – mit einem übersichtlichen Projektsteckbrief legst du den Grundstein für einen erfolgreichen Projektstart.
Fragen und Antworten zum Projektsteckbrief
Statt des Begriffs „Projektsteckbrief“ werden die Begriffe Projektantrag, Projektauftrag, Projektübersicht, Projektprofil, Project Charter oder One Pager verwendet.
In der Regel wird der Projektsteckbrief von der Projektleitung erstellt, da sie die Verantwortung für die Planung und Durchführung des Projekts trägt. In Abstimmung mit dem Auftraggeber und den wichtigsten Stakeholdern werden die Inhalte festgelegt und freigegeben. Während des Projekts kann der Steckbrief bei Bedarf aktualisiert werden, zum Beispiel bei wesentlichen Änderungen im Projektumfang oder bei Verschiebungen im Zeitplan.
Die Faustregel: Alle Informationen, die ein Außenstehender wissen muss, um ein Projekt erfassen und ggf. genehmigen zu können. Wie oben beschrieben umfasst das unter anderem Informationen zum Projektinhalt, Projektzielen, Beteiligten, Risiken, Kosten und Terminen.
Ein Projektsteckbrief fasst die wichtigsten Informationen kurz und prägnant auf einer Seite zusammen und dient vor allem zur Kommunikation und Entscheidungsvorbereitung. Ein Projektplan hingegen ist deutlich detaillierter und enthält alle Aspekte der Projektsteuerung wie Aufgaben, Ressourcenplanung, Zeitpläne, Risikoanalysen und Kostenkontrolle. Während der Steckbrief das „Big Picture“ zeigt, ist der Projektplan das operative Werkzeug für die Projektumsetzung.
Nein, es gibt keine allgemein gültige Vorlage, da jedes Projekt individuell ist. Je nach Branche, Unternehmensgröße oder Projektumfang können die Inhalte variieren. Dennoch sollten grundlegende Informationen wie Projektbeschreibung, Ziele, Zeitplan und Budget immer enthalten sein. Du kannst dich an bestehenden Mustern orientieren oder eine Vorlage an die Anforderungen deines Unternehmens anpassen.
Ein Projektsteckbrief sollte zu Beginn des Projekts erstellt werden, idealerweise noch vor der Projektbeauftragung oder während der Initiierungsphase. So haben alle Beteiligten von Anfang an ein gemeinsames Verständnis über Ziele, Umfang und Rahmenbedingungen des Projekts. In einigen Unternehmen ist der Steckbrief sogar Voraussetzung, um das Projekt offiziell zu starten oder Budgetfreigaben zu erhalten.
Du willst alles über den perfekten Projektstart wissen?
Für dieses wichtige Thema haben wir einen umfassenden Überblick erstellt:
✔ Die wichtigsten Grundlagen und besten Methoden ✔ Alle Artikel auf einen Blick
Ich finde den Beitrag sehr gut, weil die Projektsteckbriefe meistens vergessen werden.
Nach mehr als 20 Jahren PM möchte ich hier mitteilen, wie sehr mir die Leichtigkeit gefällt, mit der hier berichtet wird. Ganz toll!! Ich werde mich hier noch oft sehen lassen.
Vielen Dank für das Lob – das freut mich sehr :-)
Hallo, gibt es hier möglicherweise unterschiedliche Ansichten, sprich: einen Unterschied zwischen „Projektsteckbrief“ und „Projektauftrag“? Oder ist das grundsätzlich das selbe?
Auch noch ein Lob: das bei amazon geladene Buch hat mich erfolgreich beim Transfernachweis unterstützt ;-)
Hallo Bernd,
da gibt es sicher unterschiedliche Ansichten. Je nach Unternehmen können unterschiedliche Begriffe verwendet werden und auch unterschiedliche Inhalte enthalten sein. Teilweise wird ein Steckbrief rein für Informationszwecke genutzt, während ein Projektauftrag ein stärker bindendes Dokument mit Vertragscharakter ist. Sie haben jedoch eines gemeinsam: Die kurze und übersichtliche Zusammenfassung eines Projektes.
Und vielen Dank für das Lob!
Andrea
Wenn wir aus der beklagenswerten Rolle des Getriebenen herauskommen wollen, der quasi per Hand-auf-der-Schulter zu einem Projekt kommt, dann ist die Unterschrift des Auftraggebers das Wichtigste am Projektsteckbrief.
So wird dem Auftraggeber deutlich, dass er einen AUFTRAG erteilt hat, der ihn Geld kosten wird, gleichzeitig ergibt sich daraus sein Anspruch auf Erfüllung des Projektzieles (Unbeachtet der Möglichkeit, dass das Projekt nach Einschätzung der Risiken auch abgeblasen werden kann). Gerade weil das Dokument nur einseitig ist, führt es den Getriebenen immer wieder auf den ursprünglichen Pfad zurück – Was und Warum und Für Wen (Magisches Dreieck ?).
Ich habe Deine Webseite gerade noch rechtzeitig entdeckt und beschlossen, nicht den Spass an der Sache zu verlieren. Transfer abgeschlossen.
Richtig. Mit der Unterschrift wird auch der Auftraggeber dazu gezwungen, sich zu den Rahmenbedingungen zu verpflichten, so dass es ein zweiseitiger Vertrag wird.
Häufi werden auch die Projektannahmen vergessen.
Diese ermöglichen oft, sogenannte Change-Request zu formulieren.
Stimmt, guter Hinweis!