Eine Vorlage für einen Projektsteckbrief wird benötigt? Dann bist du hier richtig! Aber Moment: Vielleicht fragst du dich zunächst, wofür du so einen Steckbrief überhaupt benötigst?
Projektsteckbrief-Vorlage? Brauche ich das wirklich?
Ein Projektsteckbrief (auch One-Pager, Projektsummary, Projektauftrag, Projektantrag) gibt dir einen kompakten Überblick über dein Projekt. Er stellt alle wichtigen Punkte deines Projektes kurz im Überblick dar. Du solltest ihn ganz am Anfang in der Projektaufklärungsphase erstellen und wenn irgendwie möglich auf eine Seite bringen. Die Grundidee: Ein Außenstehender soll das Projekt auf einen Blick erfassen.
So könnte ein leerer Projektsteckbrief aussehen:
Du willst mehr darüber wissen? Dann lies dir folgenden Artikel durch: „Der Projektsteckbrief und welcher wichtiger Punkt oft vergessen wird“.
Wie funktioniert die Vorlage für deinen Projektsteckbrief?
Du willst loslegen und deinen eigenen Projektsteckbrief erstellen? Dann lies dir gerne folgende 10 Tipps bei der Erstellung durch:
- Lade dir über untenstehenden Link die Vorlage im Word-Format herunter. Du hast die Auswahl zwischen 2 Formatvorlagen. Dabei ist keine schlechter oder besser, es ist lediglich Geschmackssache.
- Wichtig: Vergiss nicht zuallererst den Projektnamen oben in der Vorlage einzutragen.
- Danach arbeitest du dich von oben nach unten. Beschreibe den Projektinhalt (Worum geht es?), den derzeitigen Ist-Stand (In welcher Ausgangslage befinden wir uns?) und komme dann zu den Zielen.
- Vergiss nicht, die Ziele möglichst „SMART“ zu formulieren. Wenn du nicht mehr genau weißt, was das ist oder wie das geht, schau dir gerne den Artikel „SMARTe Ziele: Wie funktioniert die SMART-Formel“ an.
- Bei den Beteiligten darfst du gerne konkret werden und (sofern bereits bekannt) die Namen eintragen.
- Wichtig ist natürlich auch die Zeitspanne. Achte hier darauf, dir auch Gedanken über die Zwischentermine und Meilensteine zu machen. Diese dürfen im Projektsteckbrief gerne noch grob geplant werden, zum Beispiel „Dezember 2023: Implementierungsphase abgeschlossen“.
- Beim Aufwand solltest du dir im Groben Gedanken darüber machen, wie viele Personentage oder bei größeren Projekten auch Personenmonate du benötigst. Natürlich geht selten ein Projekt ohne Geld, insofern trage auch das Budget ein.
- Ein etwas heikler Punkt sind die Risiken. Achte darauf, dass du wirkliche Risiken betrachtest und keine Dinge, die auf jeden Fall eintreten. Frage dich dabei, welche Faktoren dein Projekt von außen beeinflussen könnten und gefährlich werden könnten, auf die du als Projektmanager keinen direkten Einfluss hast. Falls du hier Inspiration brauchst, sieh dich gerne hier bei „130 Projektrisiken, die auch dein Projekt treffen könnten“ um.
- Überlege als vorletzten Schritt, welche Schnittstellen dein Projekt zu anderen Projekten, Themen, Abteilungen oder Unternehmen haben könnte.
- Dann noch zack die Unterschrift darunter – und ab zur Freigabe an den Auftraggeber.
Und schon hast du und vor allem der Auftraggeber einen guten Überblick über dein Projekt.
Der Projektsteckbrief und andere Dokumente
Den Projektsteckbrief kannst du auch wunderbar mit anderen Projektdokumenten verbinden:
- Als Teil des Business Cases
- Als Vertragsunterlage mit dem Auftraggeber im Projektauftrag
- Als Grundlage für deinen gesamten Projektplan
- Als Deckblatt in deinen Statusberichten
Hier kannst du die Vorlagen direkt herunterladen und loslegen. Gib einfach deine E-Mailadresse ein und du erhältst folgenden Vorlage im Word-Format:
