Einen Projektplan erstellen in nur 7 Schritten

7w-fragenLass uns mal planen!

Erfahrungsgemäß gibt es zwei Typen von Menschen im Projekt:

  • Die einen halten von dem ganzen Planungskram nichts und betrachten ihn als vollkommen überflüssig.
  • Die anderen können ohne Planung überhaupt nicht arbeiten, weil sie von Informationen überhäuft werden.

Okay … vermutlich gibt es auch noch ein Mittelding. Allerdings besteht kein Zweifel darüber, dass man als Projektmanager um Planungen und Pläne nicht herumkommt. Entweder, um sich überhaupt selbst organisieren zu können – oder aber weil es ganz einfach Verpflichtungen und Erwartungen von außen gibt.

Wenn der Vorgesetzte kommt und du einen Projektplan erstellen sollst, dann ist der eben zu liefern. Und dann ist es gut zu wissen, wie man am besten vorgeht.

Eine wunderbare Schritt-für-Schritt-Herangehensweise ergibt sich aus den 7W-Fragen des Projektmanagements: Wo? Warum? Was? Wer? Wie? Bis wann? Wie viel?

Mit der Beantwortung dieser Fragen wurde das Projekt einmal rundherum beleuchtet. Schau dir die Themenbereiche mal genauer an:

Wo?

Wo stehen wir im Projekt?

Bevor es so richtig losgeht, sollte eine Betrachtung der Ausgangssituation erfolgen. Denn auch wenn das Projekt viele neue Informationen und Aufgaben für dich bereithält, sind auch schon jede Menge davon vorhanden – und die werden häufig vergessen.

Hilfreiche Fragen:

  • Welche Informationen liegen bereits vor?
  • Welche Punkte sind klar und unklar?
  • Wer ist bereits beteiligt?
  • Was ist schon alles passiert?
  • Welche Stärken und Schwächen sollten berücksichtigt werden?

Warum?

Warum wollen wir das Projekt durchführen?

Ein unheimlich wichtiger – und trotzdem oft vernachlässigter – Punkt: Bei manchen Projekten kommt tatsächlich die Frage auf, warum es eigentlich jemals gestartet wurde. Das trifft jetzt sicher eher selten auf den Bau von Häusern zu, wenn der Nutzen offensichtlich ist. Aber in Unternehmen kommt diese Frage durchaus manchmal auf.

Die Betrachtung des Projektnutzens ist deshalb besonders wichtig, weil damit auch für das Projekt immer wieder geworben werden kann. Ist der Nutzen klar, so können die Argumente in schwierigen Projektsituationen wieder hervorgezaubert werden.

Hilfreiche Fragen:

  • Welchen Nutzen hat das Projekt?
  • Welche positiven Effekte erhoffen wir uns?
  • Wann werden sich die Investitionen ausgezahlt haben?
  • Welche Chancen können sich durch das Projekt eröffnen?

Was?

Was wollen wir im Projekt erreichen?

Kommen wir zum vielleicht wichtigsten Punkt der gesamten Liste: dem WAS! Über die Wichtigkeit von Projektzielen wurde schon viel geschrieben – und das völlig zu Recht. Ohne klare Idee, was genau erreicht werden soll, wird die Projektsteuerung zum Glücksspiel. Schließlich weiß niemand genau, wo eigentlich hingesteuert werden soll.

Die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen und Konflikten zwischen Auftraggeber und -nehmer steigt erheblich, wenn keine Einigkeit über das WAS im Projekt herrscht. Wer will am Ende darüber entscheiden, ob das Projektergebnis erreicht wurde, wenn jeder implizit eine andere Vorstellung vom Ergebnis hat?

Hilfreiche Fragen:

  • Welche Haupt-Zielgrößen bestehen im Projekt, z.B. nach dem magischen Dreieck?
  • Welche Ziele werden im Projekt verfolgt?
  • Welche Ziele werden im Projekt nicht verfolgt?
  • Welche Ergebnisse sollen nach Projektende vorliegen?

Wer?

Wer ist am Projekt beteiligt?

Durchatmen! Nach dem WARUM und dem WAS sind die nächsten Schritte beinahe ein Kinderspiel. In diesem Schritt werden alle Personen oder Personengruppen erarbeitet, die mit dem Projekt in Verbindung stehen. Das können Personen sein, die direkt mitarbeiten, aber auch externe betroffene (z.B. Anwohner, andere Abteilungen …) oder interessierte Personen.

Zielstellung in diesem Schritt: Eine solide Organisationsstruktur im Team schaffen, Unterstützer finden und Gegner durch geeignete Maßnahmen so einbinden, dass der Projekterfolg nicht gefährdet wird.

Hilfreiche Fragen:

  • Wer ist am Projekt beteiligt?
  • Welche sonstigen betroffenen oder interessierten Parteien sind zu berücksichtigen?
  • Welche Unterstützer hat das Projekt?
  • Wie ist das Projektteam organisiert?
  • Nach welchen Regeln arbeitet das Team zusammen?

Wie?

Wie strukturieren wir das Projekt?

Der Rahmen steht fest – jetzt wird es inhaltlich! In diesem Schritt wird das Projekt in eine Struktur gebracht, mit der sich gut arbeiten lässt. Statt einer großen und unübersichtlichen Aufgabe werden Schritt für Schritt Unteraufgaben erarbeitet und übersichtlich grafisch dargestellt. Das reduziert die gefühlte Komplexität und bildet die Basis für weitere Planungen: Aufwand und Kosten für ein einzelnes Paket lassen sich eben leichter schätzen, als für ein unüberschaubares Gesamtprojekt.

Auch Risiken werden nun betrachtet! Warum beim WIE? Weil für den Umgang mit Risiken fast immer Maßnahmen definiert werden. Und auch die verursachen Aufwand und Kosten – und müssen in dieser Projektstruktur mit auftauchen.

Hilfreiche Fragen:

  • Welche Aufgaben sind im Projekt zu erledigen?
  • Wie können diese in Teilprojekten hierarchisch strukturiert werden?
  • Welche Risiken können den Projekterfolg gefährden?
  • Mit welchen Maßnahmen kann den Risiken entgegengewirkt werden?

Bis wann?

Bis wann soll das Projektziel und sollen Teilziele erreicht worden sein?

Diese Frage wird vom Auftraggeber meist sehr früh gestellt! Oder aber, sie wird gar nicht gestellt, sondern ganz einfach ein Projektendtermin vorgegeben. Das Thema Zeit spielt naturgemäß eine große Rolle im Projekt. In diesem Schritt geht es also zunächst darum, das Projekt in grobe zeitliche Abschnitte zu unterteilen. Auch Meilensteine als wichtige Prüfpunkte spielen eine große Rolle.

Wem das noch nicht reicht, der kann in die Feinplanung übergehen: Hier werden Arbeitspakete logisch angeordnet und mit Zeitdauern versehen.

Hilfreiche Fragen:

  • Welche groben abgegrenzten Projektphasen gibt es?
  • Welche Meilensteine sollen erreicht werden?
  • Wie werden die Arbeitspakete angeordnet?
  • Wie lange dauern die Arbeitspakete?

Wie viel?

Wie viel kostet das Projekt?

Wenn der Faktor „Zeit“ schon eine wichtige Rolle spielt, dann ist der Faktor „Geld“ oft noch viel wichtiger. Und da niemand Geld zu verschenken hat, ist das auch absolut verständlich. Nach dieser Schrittfolge werden die Projektkosten als letzter Schritt auf Basis der Terminplanung durch die Planung von Ressourcen und ihren Aufwänden ermittelt. In der Praxis ist es allerdings auch oft so, dass die Projektkosten bzw. das Projektbudget ganz einfach vorgegeben sind. Mit diesem Budget muss umgegangen werden – also ist eine Kostenplanung in jedem Fall sinnvoll.

Hilfreiche Fragen:

  • Welche Ressourcen werden für das Projekt benötigt?
  • Wie viel kosten die Ressourcen?
  • Wie viel Aufwand verursachen einzelne Arbeitspakete bzw. einzelne Ressourcen?
  • Welche Gesamtkosten ergeben sich aus den Betrachtungen?

Geschafft! Diese 7 Fragen bilden einen sehr guten roten Faden durch die Projektplanung und helfen dabei, nichts zu vergessen. Besonders zu Beginn eines Projektes, wenn zunächst eher grob geplant werden soll, bietet sich das Durchgehen durch diese Fragen an.

Und wer diese Abfolge nun gern mit Leben (bzw. konkreten Methoden und Hilfsmitteln) füllen möchte, der sollte gespannt auf die nächste Woche sein!

Brauchst du einen Spickzettel? Das folgende Dokument kannst du als Leitfaden benutzen!

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Andrea Windolph ist als freiberufliche Autorin und Trainerin tätig, konzipiert Online-Trainings und unterstützt Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Seit 2014 betreibt sie das Portal „Projekte leicht gemacht“, auf dem sie PM-Wissen vermittelt, das sowohl fundiert als auch leicht verständlich ist.
Andrea Windolph ist studierte Betriebswirtin und verfügt über langjährige Erfahrung in der IT-Branche und der Software-Entwicklung.
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