Meilensteine werden häufig falsch formuliert.
Ist das schlimm? Jein. Häufig wissen die Beteiligten, was gemeint ist. Und doch fördert eine ungenaue Formulierung Missverständnisse.
Und dem kannst du ganz einfach entgehen.
Und falls du dich jetzt fragst, was Meilensteine eigentlich überhaupt sind, dann schau am besten noch einmal in diesem Artikel nach.
Meilensteine … so eher nicht
Es folgen jetzt ein paar Beispiele von Meilensteinen, die nicht besonders gut formuliert wurden:
Schlecht formulierte Meilensteine
Kick-Off-Meeting
Konstruktionszeichnung
Dachstuhl errichten
Nehmen wir uns das erste Beispiel vor: „Kick-Off-Meeting“.
Was heißt das? Wurde hier das Kick-Off-Meeting geplant? Oder es gestartet? Oder ist es abgeschlossen?
Ebenso verhält es sich mit der Konstruktionszeichnung: Wurde sie erstellt? Geplant? Besprochen? Der Meilenstein ist nicht aussagekräftig.
Der angebliche Meilenstein „Dachstuhl errichten“ hat noch ein ganz anderes Problem: Er beschreibt nämlich ganz klar keinen Prüfpunkt, sondern eine Aktivität.
Meilensteine richtig formuliert
Als gute Praxis hat sich die folgende Art und Weise bewährt:
Ereignis + Zustand
Schau dir die folgenden Beispiele an:
| Meilenstein | Beleg |
|---|---|
| Kick-Off-Meeting ist durchgeführt | Protokoll liegt vor |
| Konstruktion abgeschlossen | Konstruktionszeichnung |
| Dachstuhl wurde errichtet | Abnahmeprotokoll des Architekten |
| Beschaffungsprozess abgeschlossen | Bestellbestätigungen |
| Projekt ist abgeschlossen | Abschlussbericht wurde erstellt |
Zur guten Formulierung helfen dir die folgenden Fragen:
- Was genau soll zu diesem Meilenstein erreicht worden sein?
- Kann die Erreichung des Meilensteins konkret belegt werden?
- Ist mein Meilenstein wirklich ein Prüfpunkt und hat keine Zeitdauer?
Die einfachste Art, Meilensteine zu formulieren
Es geht wirklich ganz einfach.
Stell dir vor, du hast ein Projekt mit folgenden Phasen:
- Analyse
- Konzeption
- Implementierung
- Test
- Abschluss
Ohne große Überlegungen kannst du folgende Meilensteine ableiten:
| Phase | Meilenstein | Beleg |
|---|---|---|
| Analyse | Analyse abgeschlossen | Analysedokument liegt vor |
| Konzeption | Konzeption abgeschlossen | Spezifikation liegt vor, Freigabe erteilt |
| Implementierung | Implementierung abgeschlossen | Arbeitspakete wurden bearbeitet |
| Test | Test abgeschlossen | Protokoll liegt vor |
| Abschluss | Projekt ist abgeschlossen | Abschlussbericht wurde erstellt |
Das ist doch wirklich einfach, oder? Jede Phase bekommt einen Abschluss-Meilenstein. Und dazu überlegst du noch, wie du diesen belegen kannst.
Und jetzt schau dir am besten mal die Meilensteine deines aktuellen Projektes an. Sind sie gut formuliert?
Andrea Windolph ist als freiberufliche Autorin und Trainerin tätig, konzipiert Online-Trainings und unterstützt Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Seit 2014 betreibt sie das Portal „Projekte leicht gemacht“, auf dem sie fundiertes und zugleich leicht verständliches PM-Wissen vermittelt.
