Post-its im Projektmanagement

19 smarte Anwendungsmöglichkeiten von Post-its im Projektmanagement

Post-its im ProjektmanagementNutzt du auch so gern Post-its wie ich?

Wenn nicht, dann habe ich heute einen ganzen Schwung voller Gründe für dich, ihnen eine Chance zu geben. In diesen unscheinbaren Klebezetteln steckt mehr als im ersten Moment gedacht!

Hier ein paar Vorteile:

  • Sie sind unglaublich vielseitig.
  • Sie sind preiswert.
  • Die Technik lenkt nicht von der eigentlichen Aktivität ab.
  • Jeder kann sie einsetzen – es gibt keine Lernkurve.
  • Sie können flexibel umsortiert werden.
  • Sie fördern die Zusammenarbeit im Team.
  • Sie passen in jede Tasche.
  • Sie sind was „zum Anfassen“ in unserer digitalen Welt.
  • Bis auf Stifte sind weitere Materialien nötig. Ein Whiteboard ist nett – aber notfalls tut es auch eine Glaswand oder der Fußboden.

Klingt gut? Ist es auch. Zugegeben: Ein paar Nachteile haben die Haftnotizen natürlich auch – aber dazu später. Zunächst zu den Einsatzmöglichkeiten von Post-its im Projekt:

1. Brainstorming

Der offensichtlicher Klassiker: Es werden Ideen gesucht, Lösungen benötigt?

Wer schon einmal Ideen an ein Whiteboard geschrieben und versucht hat, sie danach umzusortieren, sehnt sich nach einer flexibleren Lösung.

Die gesammelten Ideen können sowohl von den Teilnehmern als auch vom Moderator auf Klebezetteln notiert, angeheftet und je nach Verlauf umsortiert werden.

Tipp: Möglichst große Post-its verwenden, auf denen mehrere Worte von dicken Stiften Platz haben. Der Brainstorming-Effekt verpufft schnell bei winzigen Notizen, die mit Kugelschreiber beschrieben und unleserlich an die Wand geheftet wurden.

Tipp 2: Doppelte Ideen können einfach übereinander geklebt werden. Nicht jeder Teilnehmer ist begeistert, wenn seine Idee auf Nimmerwiedersehen abgewischt wird.

2. Flussdiagramme

Fluss- und Ablaufdiagramme können die Projektplanung wunderbar unterstützen: Vielleicht soll der gesamte Projektprozess visualisiert werden? Der Ablauf von Änderungsanträgen? Der Verlauf des Risikomonitorings im Projekt?

Welcher Ablauf auch immer: Post-its bieten die Möglichkeit, Prozesse zu visualisieren und die Darstellung bei Bedarf zu ändern.

3. Projektstrukturplan

Klebezettel bieten sich förmlich für Projektstrukturpläne an! Idealerweise werden PSPs im Team erarbeitet, um sicherzustellen, dass kein Arbeitspaket vergessen wird.

Wird der Bottom-up-Ansatz verwendet, sammeln die Beteiligten zunächst alle nötigen Arbeitspakete oder Lieferobjekte und heften sie an ein Whiteboard. Im nächsten Schritt werden die Elemente zu einer hierarchischen Projektstruktur sortiert.

Tipp: Oft werden im PSP die Projektmanagement-Aufgaben vergessen. Diese gehören jedoch zu einem vollständigen PSP dazu.

4. Kanban-Board

Offen – in Arbeit – Erledigt

Drei Spalten – viel Platz für Post-its. Kanban-Boards basieren ohnehin auf dem Ansatz, Elemente leicht von einer in die nächste Spalte verschieben zu können. Steht ein Whiteboard zur Verfügung, ist das persönliche Board schon beinahe fertig!

Tipp: Farbige Post-its können dabei helfen, kritische Aufgaben hervorzuheben.

5. Risikoanalyse

Jeder kann Risiken in Tabellen erfassen und sie nach ihrer Wichtigkeit bewerten.

Doch wirkt eine visuelle Darstellung nicht viel besser? Mit Post-its lässt sich einfach ein Risikoportfolio erstellen: Die Eintrittswahrscheinlichkeit des Risikos wird auf einer Achse notiert, der mögliche Schaden auf der anderen.

Die Position der Post-its zeigt deutlich, welche Risiken besonders schwerwiegend sind und stärkt die Konzentration des Teams auf genau diese Themen.

6. Stakeholder-Analyse

Was für Risiken gilt, klappt auch mit Stakeholdern! Nichts funktioniert besser, als die Stakeholder des Projektes in einem Portfolio visuell darzustellen.

Einfach zwei Achsen mit „Einfluss des Stakeholders“ und „Einstellung“ (oder auch „Konfliktwahrscheinlichkeit“) beschriften – Stakeholder einordnen – fertig.

7. Timeline

Einer der eingängigsten Pläne im Projektmanagement ist ein grober Phasenplan. Wann findet was statt? Welches sind die wichtigsten Termine?

Und da Projekte lebende Wesen sind, ändern sich einmal erstellte Timelines häufig. Statt den Phasenplan mit einer Software anzupassen, ihn auszudrucken und an ein zentrales Whiteboard zu heften, können auch hier Post-its zum Einsatz kommen.

Tipp: Wichtige Deadlines können gut durch rote oder orangene Zettel hervorgehoben werden.

8. Taskverwaltung

Eine einfache Aufgabenverwaltung bekommst du auch mit Post-its hin: Notiere die Namen der Teammitglieder oben an einem Whiteboard und hefte Post-its mit aktuellen Aufgaben darunter. Notiere bei Bedarf ein Datum.

Auch hier können Farben dabei helfen, Prioritäten zu visualisieren.

Du kannst auch einen Schritt weiter gehen: Ein grober Netzplan mit Abhängigkeiten ist bei genügend Platz schnell „geklebezettelt“ – und Post-its lassen sich oft leichter umsortieren als in einer Software.

9. Kostenmanagement

Zugegeben: Eine echte Projektkalkulation wird kaum jemand mit Klebezetteln erstellen. Trotzdem sind Post-its nützlich: Beispielsweise für Brainstormings zu Kostenblöcken oder als einfache Erinnerung, eine Zeit- oder Reisekostenabrechnung einzureichen.

10. Qualitätsmanagement

Wer hat nicht schon bei der Inspektion von Anlagen oder auch nur bei der Sichtung eines gedruckten Dokumentes an die zu-überarbeitenden Stellen Post-its geklebt? Nützlich sowohl bei der Weitergabe an den nächsten Bearbeiter, als auch als Erinnerungshilfe für dich selbst.

11. Problemlösung

Es gibt ein Problem? Das ruft oft nach einem Ishikawa-Diagramm! Warum nicht die möglichen Ursachen für ein Problem auf Post-its notieren?

12. Organigramm

Das Organigramm eines Projektes ist ähnlich wie ein Projektstrukturplan in einer Baumstruktur aufgebaut. Post-its können einfach hierarchisch angeordnet werden – auch ohne Verbindungslinien.

Ein weiterer Ansatz zur Projektorganisation: Erstelle eine RACI-Matrix und nutze Zettel in verschiedenen Farben für die unterschiedlichen Verantwortungsbereiche.

13. Anforderungsanalyse

Gehen wir noch einmal ganz zum Anfang: Zu Beginn eines Projektes werden oft Anforderungen und Ziele definiert. Was soll rein ins Projekt – und was bleibt außen vor? Post-its eignen sich wunderbar dafür, diese Entscheidungen zu visualisieren, zum Beispiel mit dem In-out-Rahmen.

14. Teambildung

Manchmal braucht es etwas Schwung im Team! Die folgende Methode ist leicht durchzuführen: Jedes Teammitglied schreibt seinen Namen auf einen Klebezettel und eine Eigenschaft, die es seiner Meinung nach auszeichnet. Der Moderator heftet die Post-its mit den Namen auf die eine Seite des Whiteboards, die Eigenschaften auf die andere.
Es wird spannend, ob die Teammitglieder reihum die Eigenschaften richtig mit den Namen kombinieren können.

15. Konfliktlösung

Konfliktlandkarten eignen sich hervorragend dazu, bestehende Konflikte zu visualisieren – und Post-its sind das optimale Hilfsmittel.

16. Pro- und Contra-Listen

Einfach und doch bewährt: Zwei Spalten, viele Argumente. Mit Post-its lassen sich diese verschieben, gruppieren oder sortieren. Sie eignen sich besonders gut, wenn Argumente im Team gesammelt werden. Zunächst jeder einzeln – im zweiten Schritt für alle sichtbar.

17. Kommunikation

„Komm doch mal kurz bei mir vorbei, wenn du zurück am Schreibtisch bist!“
Interne Chats und Messenger mögen einen Teil der Kommunikation in Projekten übernommen haben, doch auch hier funktionieren die guten, alten Klebezettel wie eh und je. Großer Vorteil: Niemand kann behaupten, einen prominent platzieren Zettel übersehen zu haben – im Gegensatz zu elektronischen Nachrichten.

18. Storyboards

Nicht nur für Kreativagenturen: Storyboards helfen dabei, Drehbücher, Konzepte oder Ideen zu visualisieren. Auch hier ist es ein enormer Vorteil, die Zettel leicht umsortieren zu können.

19. Erinnerungen

Und schließlich … der Klebezettel als deutliche Erinnerung daran, etwas unbedingt tun zu müssen.

Tipp: Post-its wirken nur als Erinnerung, wenn es genau einen dieser Klebezettel gibt. Nicht mehr! Jede zusätzliche Erinnerung verwässert die Methode.

Nachteile

So ein klein wenig wirken die Zettel durchaus „old school“. Sind ja nicht einmal digital. Was für viele Einsatzgebiete ein Vorteil sein kann, bringt natürlich auch Nachteile mit sich:

  • Für virtuelle Teams sind Post-its aus nachvollziehbaren Gründen ungeeignet. Eine Alternative bieten Online-Tools, die den Zettelansatz digital abbilden.
  • Für sehr große und komplexe Zusammenhänge werden Zettelberge schnell unübersichtlich.
  • Eine dauerhafte Dokumentation und Versionsgeschichte lässt sich nur durch regelmäßiges Abfotografieren sicherstellen – was eindeutig einen Kompromiss darstellt.
  • An einem Whiteboard, vor dem reger Durchgangsverkehr herrscht, werden Post-its im Vorbeigehen schnell versehentlich abgerissen. So lustig es auch sein mag, wenn der CEO danach an seiner Schulter einen gelben Zettel mit der Aufschrift „Einsparungspotenzial“ trägt – besser ist es, wenn Post-its weniger riskant angeklebt werden.

Fazit

Trotz der Nachteile: Ein derart vielseitiges Projektmanagement-Tool zu dem Preis muss erst noch erfunden werden! Post-its sind eine wunderbare Möglichkeit, Aufgaben während des gesamten Projektes zu visualisieren und strukturieren. Setzt du sie auch in deinem Projekt ein?

Andrea Windolph ist als freiberufliche Autorin und Trainerin tätig, konzipiert Online-Trainings und unterstützt Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Seit 2014 betreibt sie das Portal „Projekte leicht gemacht“, auf dem sie PM-Wissen vermittelt, das sowohl fundiert als auch leicht verständlich ist.
Andrea Windolph ist studierte Betriebswirtin und verfügt über langjährige Erfahrung in der IT-Branche und der Software-Entwicklung.
7 Kommentare
  1. Dr. Gabriele Frings, Schreibtrainerin
    Dr. Gabriele Frings, Schreibtrainerin says:

    Hallo Andrea,
    bei Punkt 7 „Kommunikation“ musste ich schmunzeln und dachte sofort an jemanden, der den Zettel ungesehen verschwinden lässt. Übersehen werden können Post-its im übrigen auch nicht, wenn sich jeder Projekt-Teilnehmer, der angesprochen werden soll, einen persönlichen Post-it an den PC heftet. Was ja schon lange gängige Praxis ist. Auch daran sieht man, dass die guten, alten analogen Techniken durch die elektronische Kommunikation keineswegs obsolet geworden sind.
    Viele Grüße
    Gabriele

    Antworten
  2. Friederike Matheis
    Friederike Matheis says:

    Hallo, Andrea!
    Diese 19 Empfehlungen zu dem wunderbar undigitalen Medium der „post-its“ hat mir heute besonders gut gefallen. Danke für die vielfältigen Anregungen und die heitere post-it-Beschriftung der Schulter des CEOs am Ende; ich konnte richtig lachen bei dem Bild ;-))
    Liebe Frühlingsgrüße von
    Friederike

    Antworten
  3. ee
    ee says:

    Hallo Andrea,
    ich mag die kleinen bunten Dinger auch … sie sind eine angenehme Alternative zum tippen 🙂
    Ein Hinweis zum abfotografieren: es gibt die post-it app! mit dieser App können auch später noch alle post-it´s digital verarbeitet, verschoben usw. werden. Also: schon beim kleben gut aufpassen, dann geht’s digital einfacher.
    schöne Woche Elke

    Antworten

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