Auf den Punkt gebracht
Ein Projektbudget erstellen hat nur mit Zahlen zu tun? Im Gegenteil: Dieser Artikel fasst 10 Schritte zusammen, die du für deine Projektkalkulation beachten musst!

Ein Projekt klopft an die Tür und die böse Frage ist nicht weit: Wie viel wird es kosten? Viele haben einen Widerwillen dagegen, einen Kostenplan zu erstellen: Was, wenn es doch teurer wird? Und woher soll ich überhaupt wissen, wie viel so ein Projektmonster kosten soll? Muss ich etwa Rechenschaft ablegen, wenn es teurer wird?

Kein Wunder, dass sich viele mit einer solchen Kostenplanung schwer tun. Deshalb folgen nun 10 Schritte, an denen du dich entlang hangeln kannst:

Schritt 1: Schaffe Klarheit

Mache dich mit der grundlegenden Projektidee vertraut und schaffe Klarheit darüber, warum das Projekt umgesetzt wird. Besonders in frühen Projektphasen müssen vage Ideen in brauchbare Lösungsansätze transformiert werden:

  • Was soll entstehen? Welche Ergebnisse werden erwartet?
  • Welcher Zeitrahmen steht zur Verfügung?
  • Welche strategischen Ziele werden verfolgt?

Wird dieser Schritt übersprungen, steigt das Risiko, erheblichen Planungsaufwand am eigentlichen Ziel vorbei oder sogar umsonst zu betreiben – und das wäre doch wirklich schade.

Schritt 2: Identifiziere die Einzelteile

Es gibt einen konkreten Lösungsansatz? Sehr gut! Nun wird es andere Zeit, diesen in Einzelteile zu untergliedern:

  • Identifiziere die zum Projektabschluss erwarteten Lieferobjekte.
  • Mache dir Gedanken, wie und in welchem Umfang diese erstellt werden.
  • Gebe eine grobe Kostenschätzung für jedes Lieferobjekt ab. Tipps für verschiedene Schätzmethoden findest du in diesem Artikel.

Was steht am Ende dieses Schritt: Eine Liste von Lieferobjekten mit den grob geschätzten Kosten, die in Summe das gesamte Projektbudget ergeben. Das klingt beinahe so, als wärst du schon fertig? Weit gefehlt!

Schritt 3: Schau genauer hin

Jetzt beginnt die Detailarbeit! Mache dich mit folgenden Teilaspekten deines Projekts näher vertraut:

  • Wer genau ist der Kunde? Was erwartet er vom Projekt?
  • Wie ist das Team aufgestellt? Welche Erfahrungen hat es?
  • Welche Vorgeschichte hat das Projekt?

Das Ziel: Du erlangst erheblich mehr Klarheit über die Erwartungshaltung der Beteiligten, Kompetenzen und Erfahrungen – und das hilft beim Schätzen!

Schritt 4: Frage schwierige Fragen

Du kannst natürlich alle Kostenschätzungen selbst abgeben – das ist allerdings wenig empfehlenswert. Frage diejenigen, die sich mit den Details auskennen: deine Teammitglieder.

Wie sollen die Projektbestandteile am besten umgesetzt werden? Worauf beruht die Schätzung? Welche Annahmen liegen dem zugrunde? Scheue dich nicht vor kniffligen Fragen – die Antworten lassen so manche Schätzung genauer werden.

Schritt 5: Schaffe Platz für Unvorhergesehenes

Welches Projekt läuft schon nach Plan? So manches Projekt wurde von unerwarteten Kosten aus der Bahn geworfen. Deine Aufgabe zu Beginn:

  • Kalkuliere ein Risikobudget ein.
  • Berücksichtige mögliche Auswirkungen einer Änderung des Projektplanes.
  • Erstelle bei Bedarf eine alternative Planung, falls dein Projekt in verschiedenen Szenarien verlaufen könnte.

Achtung: Manche vertreten die Ansicht, dass ein im Vorhinein festgelegter Puffer in jedem Fall ausgenutzt wird – eine Art selbsterfüllende Prophezeiung. Wäge ab, ob und wieviel Puffer du angemessen findest.

Schritt 6: Scheue dich nicht vor Schätzungen

Sei dir im Klaren darüber, nicht das gesamte Projekt akkurat planen zu können:

  • Schätze genau für die Projektbestandteile, die verlässlich und greifbar sind.
  • Gebe für spätere oder unklarere Phasen nur grobe Schätzungen ab.

Manchen ist es regelrecht unheimlich, nur grob zu schätzen statt genau zu planen und dies als „Kostenplan“ zu verkaufen. Die Erfahrung zeigt: Besonders für weit in der Zukunft liegende oder unklare Anforderungen sind grobe Schätzungen oft überraschend akkurat – wenn sie von jemandem mit Fachkompetenz und Erfahrung abgegeben werden.

Schritt 7: Berücksichtige indirekte Kosten

Bisher hast du dich um den Projektinhalt gekümmert, jetzt kommen weitere Kostenblöcke dazu:

  • Was kostet das Projektmanagement?
  • Gibt es administrative Kosten, z.B. für Reporting und Buchhaltung?
  • Wurden Reisekosten berücksichtigt?
  • Gehen die Planungen in die Projektkosten ein?

Viele indirekte Kosten werden im ersten Schritt vergessen – hier werden sie berücksichtigt!

Schritt 8: Prüfe auf Fehler

Ein kleiner, aber wichtiger Schritt: Begutachte noch einmal deine Schätzung und prüfe, ob Formeln, Umrechnungskurse, Stundensätze usw. korrekt eingepflegt wurden. Wenn du dir schon so viel Arbeit machst, soll es schließlich nicht an einem Flüchtigkeitsfehler scheitern, richtig?

Schritt 9: Ergänze das Kleingedruckte

Gib niemals eine Kostenschätzung ohne das wichtige Drumherum ab:

  • Welche Annahmen liegen der Kostenplanung zugrunde?
  • Welche Rechten und Pflichten hat der Kunde?
  • Welche Erwartungen bestehen an Kommunikation und Zusammenarbeit?

Schritt 10: Sei ehrlich

Es gibt zwei Wege, die niemals gut gehen:

  1. Du planst dein Projekt unrealistisch günstig, um an einen Auftrag zu bekommen: Das führt meist zu internen Problemen und bösen Anrufen vom Controlling – und falls der Kunde die gesamte Zeche zahlen soll, dann gibt es richtig Ärger.
  2. Du planst dein Projekt viel zu teuer, um genügend Puffer zu haben: Das führt schnell zu einem Vertrauensverlust beim Kunden und im Vergleich mit anderen wird dein Projekt negativ herausstechen.

Sei so realistisch und ehrlich wie möglich, dann ersparst du dir lange Diskussionen beim Reporting und baust Vertrauen auf.

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Fazit

Viele bekommen bei der Aufstellung eines Kostenplans für das Projekt graue Haare. Warum: Weil es sich unheimlich anfühlt, Ausgaben für etwas zu schätzen, was oft noch vage ist und weit in der Zukunft liegt. Das Erfolgsrezept: Schaffe Klarheit, binde Experten ein, frage genauer nach und scheue dich nicht vor groben Schätzungen – sie meist überraschend treffend.

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