6 Merkmale, an denen du ein Projekt erkennst

Was ist ein Projekt? Oder anders gefragt: Welche Merkmale machen ein Projekt aus? Oder noch einmal anders: Woran erkennst du, ob es sich bei deinem Vorhaben überhaupt um ein Projekt handelt? Gute Nachrichten: Es gibt eine Reihe typischer Merkmale, an denen du ein Projekt erkennst.

Was ist überhaupt ein Projekt?

Starten wir mal so ganz nach Lehrbuch. Tatsächlich gibt es auch für Projekte eine DIN-Norm, nämlich die 69901. Demnach ist ein Projekt

„… ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen, projektspezifische Organisation.“

Aha. Alles klar?

Wir können das auch etwas plastischer beschreiben. Lass uns einfach mal typische Merkmale durchgehen, an denen du ein Projekt erkennst. Übrigens: An anderer Stelle gehen wir genauer auf die Definition von Projekten ein.

Die Projektmerkmale

1. Zielvorgabe

Eines der wichtigsten Projektmerkmale ist die Zielvorgabe. Solange du „einfach mal an etwas arbeitest“, ist es noch lange kein Projekt. Ein Projekt wird nur dann ins Leben gerufen, wenn ein klares Ziel verfolgt wird – oder zumindest sollte es so sein. Eine fehlende Zielvorgabe ist einer der wichtigsten Gründe, warum Projekte scheitern. Warum? Ganz einfach, weil an Zeitpunkt X niemand sagen kann, ob das Projekt überhaupt erfolgreich abgeschlossen wurde.

Eine schöne Hilfestellung kann anhand des magischen Dreiecks erfolgen: Was soll bis wann mit welchem Budget erreicht worden sein?

2. Zeitliche Begrenzung

Um ein Vorhaben ein Projekt nennen zu wollen, muss ein fester Zieltermin existieren, zu dem das Vorhaben abgeschlossen sein soll. Sicher kennst du das: In der Praxis liegt dieser meist viel früher, als du dir wünschen würdest.

Wichtig: Eine Aufgabe, die beständig und auf unbegrenzte Zeit ablaufen soll, ist daher nach strenger Definition absolut kein Projekt, sondern wird Routineaufgaben zugeordnet.

3. Begrenzte Ressourcen

Ein Projektleiter ist ein Jongleur! Ein Ziel in einer begrenzten Zeit zu erreichen, ist bereits eine Herausforderung. Aber dann noch mit einer begrenzten Zahl an Personen und Materialien? Nicht zu vergessen, die begrenzten Finanzmittel? Ja -Das Wort „Herausforderung“ trifft es ganz gut!

Um das festgelegte Ziel zu erreichen, werden verschiedene Ressourcenarten benötigt:

• Arbeitszeit in Form von Personalressourcen
• Sachmittel wie Maschinen und Material
• Geld bzw. finanzielle Ressourcen

4. Projektspezifische Organisationsform

Laut Definition finden Projekte nicht in der üblichen Unternehmensorganisation statt. Stattdessen hat in den meisten Projekten der Projektleiter Weisungsbefugnis über Mitarbeiter, die ihnen sonst nicht untergeordnet sind. Oft werden auch externe Partner einbezogen. Weiteres Stichwort: Interdisziplinarität. Oder noch einfacher: Verschiedene Fachrichtungen sich beteiligt.

Nicht selten werden für die Umsetzung eines Projektes verschiedene Qualifikationen gebraucht und es müssen mehrere Unternehmensbereiche zusammenarbeiten, um ein Thema voranzubringen. Damit das funktioniert, wird in Projekten meist eine separate Organisation benötigt, die nicht Teil der Unternehmensstruktur aus Abteilungen ist.

5. Neuartigkeit & Einmaligkeit

Zwei Projektmerkmale, die eng miteinander zusammenhängen. Eine Aufgabe, die du täglich, wöchentlich oder auch jährlich auf die gleiche Weise tust, ist nach Definition kein Projekt.

Hast du es hingegen mit Themen zu tun, die so noch nicht bearbeitet wurden, dann passt das zum Projekt-Begriff. Genauso ist es mit Vorhaben, die nur einmalig durchgeführt werden, wie z. B. eine Expansion in einen neuen Markt.
Aber auch Hausbau: Keine zwei Häuser sind gleich oder an gleicher Stelle, selbst wenn der Grundriss der gleiche ist.

6. Komplexität

Nicht jedes Vorhaben ist gleich ein Projekt. Ein Vorhaben ist dann komplex, wenn es aufgrund der Vielzahl von Zielen oder Aufgaben nicht auf einen Blick überschaubar ist. Ein guter Indikator: Es sind sehr viele Parteien beteiligt.

„Wir hängen ein Bild auf.“ ist nicht wirklich komplex – auch wenn du das vielleicht anders siehst. Mögliche Anhaltspunkte für Komplexität sind:

• Eine hohe Anzahl von Beteiligten
• Eine Vielzahl von benötigten Technologien
• Internationalität
• Themen, die von Risiko und Unsicherheit geprägt sind

An anderer Stelle schauen wir näher hin, was ein Projekt komplex macht.

Beispiele für die Projektmerkmale

Gehen wir nun die Projektmerkmale am Beispiel von drei Vorhaben durch:

In der Praxis

Praktisch wird der Begriff „Projekt“ häufig etwas weiter gefasst, und das ist auch absolut okay so. Es müssen nicht alle Projektmerkmale immer 100%ig zutreffen, um ein Vorhaben mit gewissen Projektmanagement-Methoden zum Erfolg zu führen.

Nehmen wir doch mal ein ganz alltägliches Beispiel her. Stell dir vor, du planst ein romantisches Abendessen mit deinem Partner.

Haben wir hier nun ein Projekt? Klare Antwort: Vielleicht! ;-)

Was wird hier deutlich? Es gibt kein Schwarz und Weiß. Viele der Merkmale sind Anhaltspunkte, die bei der Identifikation von Projekten helfen.

Wenn du feststellst, dass Projektmanagement-Methoden dir bei deinem Vorhaben helfen können, dann nutze sie. Egal ob das Vorhaben laut Definition nun ein lupenreines Projekt ist oder nicht.

„Augenmaß“ lautet das Stichwort.

Fazit

Die wichtigsten Projektmerkmale sind die Zielvorgabe, zeitliche Begrenzung, begrenzte Ressourcen, projektspezifische Organisationsform, Neuartigkeit & Einmaligkeit sowie Komplexität. In der Praxis müssen jedoch nicht alle Merkmale erfüllt sein, um ein Vorhaben als Projekt einstufen zu können. Eine viel wichtigere Frage lautet oft: „Kann ich mit Projektmanagement-Methoden das Vorhaben besser zum Erfolg führen?“