Projekt oder kein Projekt? An diesen 6 Merkmalen erkennst du’s sofort

Was ist ein Projekt? Oder anders gefragt: Welche Merkmale machen ein Projekt aus? Oder noch einmal anders: Woran erkennst du, ob es sich bei deinem Vorhaben überhaupt um ein Projekt handelt? Gute Nachrichten: Es gibt eine Reihe typischer Projektmerkmale, an denen du ein Projekt erkennst.

Definition: Was ist überhaupt ein Projekt?

Starten wir mal so ganz nach Lehrbuch. Tatsächlich gibt es auch für Projekte eine DIN-Norm, nämlich die DIN 69901. Demnach ist ein Projekt:

Was etwas sperrig klingt, ist im Grunde ganz einfach. In den folgenden Abschnitten gehen wir typische Merkmale durch, an denen du ein Projekt erkennst. Übrigens: An anderer Stelle gehen wir genauer auf die Definition von Projekten ein.

Projekt vs. Routine: Wo ist der Unterschied?

Nicht jedes Vorhaben verdient gleich das Label „Projekt“. Viele Aufgaben im Arbeitsalltag sind Routineaufgaben – sie wiederholen sich regelmäßig, laufen nach bekannten Abläufen ab und erfordern keine besondere Projektorganisation.

Warum ist die Abgrenzung überhupt so wichtig?

Die klare Unterscheidung zwischen Projekt und Routine hilft dir dabei, dein Vorgehen bewusst zu wählen:

• Du verschwendest keine Zeit mit unnötigen Projektmanagement-Prozessen, wenn die Abläufe bereits im normalen Tagesgeschäft ablaufen.
• Du erkennst frühzeitig, wann echte Projektsteuerung und Koordination nötig sind, um Chaos zu vermeiden.
• Du legst angemessenen Wert auf Termin- und Ressourcenplanung – denn ein Projekt stellt andere Anforderungen als das Tagesgeschäft.
• Du schaffst Verständnis bei Stakeholdern, warum gewisse Vorhaben eben nicht „nebenbei“ laufen können.

Gerade zu Projektstart zahlt sich dieses Bewusstsein aus: Wer von Anfang an richtig einordnet, ob es sich um ein Projekt handelt, kann die passende Projektart und Methodik wählen – und so viel zielgerichteter steuern.

Die Projektmerkmale im Detail

1. Zielvorgabe

Eines der wichtigsten Projektmerkmale ist die Zielvorgabe. Solange du „einfach mal an etwas arbeitest“, ist es noch lange kein Projekt. Ein Projekt wird nur dann ins Leben gerufen, wenn ein klares Ziel verfolgt wird – oder zumindest sollte es so sein. Eine fehlende Zielvorgabe ist einer der wichtigsten Gründe, warum Projekte scheitern. Warum? Ganz einfach, weil ohne klare Zielvorgabe zum einen die Richtung fehlt und außerdem zu keinem Zeitpunkt gegen Ende des Projektes irgendjemand sagen kann, ob das Projekt überhaupt erfolgreich abgeschlossen wurde.

Eine schöne Hilfestellung kann anhand des magischen Dreiecks erfolgen: Was soll bis wann mit welchem Budget erreicht worden sein?

2. Zeitliche Begrenzung

Um ein Vorhaben ein Projekt nennen zu wollen, muss ein fester Zieltermin existieren, an dem das Vorhaben abgeschlossen sein soll. Sicher kennst du das: In der Praxis liegt dieser meist viel früher, als du dir wünschen würdest. Eine Aufgabe, die beständig und auf unbegrenzte Zeit ablaufen soll, ist daher nach strenger Definition kein Projekt, sondern wird Routineaufgaben bzw. Tagesgeschäft zugeordnet.

3. Begrenzte Ressourcen

Ein Projektleiter ist ein Jongleur! Ein Ziel in einer begrenzten Zeit zu erreichen, ist bereits eine Herausforderung. Aber dann noch mit einer begrenzten Menge an Personen und Materialien? Nicht zu vergessen, die begrenzten Finanzmittel? Ja: Das Wort „Herausforderung“ trifft es ganz gut!

Um das festgelegte Ziel zu erreichen, werden verschiedene Ressourcenarten benötigt:

• Arbeitszeit in Form von Personalressourcen
• Sachmittel wie Maschinen und Material
• Geld bzw. finanzielle Ressourcen

4. Projektspezifische Organisationsform

Laut Definition finden Projekte nicht in der üblichen Unternehmensorganisation statt. Stattdessen hat in den meisten Projekten der Projektleiter Weisungsbefugnis über Mitarbeiter, die ihnen sonst nicht untergeordnet sind. Oft werden auch externe Partner einbezogen. Weiteres Stichwort: Interdisziplinarität. Oder noch einfacher: Verschiedene Fachrichtungen sich beteiligt.

Nicht selten werden für die Umsetzung eines Projektes verschiedene Qualifikationen gebraucht und es müssen mehrere Unternehmensbereiche zusammenarbeiten, um ein Thema voranzubringen. Damit das funktioniert, wird in Projekten meist eine spezielle Projektorganisation benötigt, die nicht Teil der Unternehmensstruktur aus Abteilungen ist.

5. Neuartigkeit & Einmaligkeit

Zwei Projektmerkmale, die eng miteinander zusammenhängen. Eine Aufgabe, die du täglich, wöchentlich oder auch jährlich auf die gleiche Weise tust, ist nach Definition kein Projekt.

Hast du es hingegen mit Themen zu tun, die so noch nicht bearbeitet wurden, dann passt das zum Projekt-Begriff. Genauso ist es mit Vorhaben, die nur einmalig durchgeführt werden, wie z. B. eine Expansion in einen neuen Markt.
Aber auch ein Hausbau ist ein Projekt: Keine zwei Häuser sind gleich oder an gleicher Stelle, selbst wenn der Grundriss der gleiche ist.

6. Komplexität

Nicht jedes Vorhaben ist gleich ein Projekt. Ein Vorhaben ist dann komplex, wenn es aufgrund der Vielzahl von Zielen oder Aufgaben nicht auf einen Blick überschaubar ist. Ein guter Indikator: Es sind sehr viele Parteien beteiligt.

„Wir hängen ein Bild auf.“ ist nicht wirklich komplex – auch wenn du das vielleicht anders siehst. Mögliche Anhaltspunkte für Komplexität sind:

• Eine hohe Anzahl von Beteiligten
• Eine Vielzahl von benötigten Technologien
• Internationalität
• Themen, die von Risiko und Unsicherheit geprägt sind

Beispiele für die Projektmerkmale

Gehen wir nun die Projektmerkmale am Beispiel von drei Vorhaben durch:

Projektmerkmale in der Projektmanagement-Praxis

Praktisch wird der Begriff „Projekt“ häufig etwas weiter gefasst, und das ist auch absolut okay so. Es müssen nicht alle Projektmerkmale immer 100 %ig zutreffen, um ein Vorhaben mit gewissen Projektmanagement-Methoden zum Erfolg zu führen.

Nehmen wir doch mal ein ganz alltägliches Beispiel her. Stell dir vor, du planst ein romantisches Abendessen mit deinem Partner.

Haben wir hier nun ein Projekt? Klare Antwort: Vielleicht! 😉

Was wird hier deutlich? Es gibt kein Schwarz und Weiß. Viele der Merkmale sind Anhaltspunkte, die bei der Identifikation von Projekten helfen. Wenn du feststellst, dass dir Projektmanagement-Methoden bei deinem Vorhaben helfen können, dann nutze sie – egal ob das Vorhaben laut Definition nun ein lupenreines Projekt ist oder nicht. Das Stichwort lautet: Augenmaß!

Fazit: Merkmale von Projekten

Ob ein Vorhaben als Projekt durchgeht, lässt sich oft an sechs typischen Projektmerkmalen erkennen – zum Beispiel daran, dass es zeitlich begrenzt ist, eine klare Zielvorgabe hat und besondere Koordination und Steuerung erfordert. Im Vergleich gegenüber anderen Vorhaben fällt ein Projekt dadurch auf, dass es nicht einfach „mitläuft“, sondern gezielt geplant, gestartet und abgeschlossen wird.

Besonders zum Projektstart lohnt sich ein genauer Blick auf diese Merkmale, um die passenden Projektmanagements-Methoden wählen zu können – je nach Projektart mal klassisch, mal agil oder irgendwo dazwischen. Denn am Ende zählt nicht die Definition, sondern ob dein Vorhaben gut organisiert und erfolgreich umgesetzt wird.