Wenn du im Projektmanagement unterwegs bist, ist dir der Begriff „Meilenstein“ garantiert schon begegnet. Aber weißt du auch, was es damit auf sich hat? Wenn nicht, dann findest du in diesem Artikel alle Grundlagen. Falls doch: Lies auch dann weiter! In der Praxis werden Meilensteine nämlich häufig falsch formuliert – Zeit, es besser zu machen!
Hinweis: Meilensteine sind ein typischer Begriff in der Projektplanung und -steuerung im klassischen Projektmanagement. Falls du eher im agilen Projektmanagement zu Hause bist, wirst du sie meist vergeblich suchen – im hybriden Projektmanagement sieht das allerdings schon wieder anders aus.
Was sind Meilensteine?
Meilensteine sind wichtige Punkte im Projektverlauf, an denen ein bestimmtes Ziel erreicht oder ein definiertes Ergebnis erarbeitet worden sein soll. Oft werden sie auch als Prüf- oder Messpunkte bezeichnet. Generell können es Ereignisse sein, an denen
- Etwas abgeschlossen ist,
- Etwas begonnen wird oder
- Über die weitere Vorgehensweise entschieden wird
Meilensteine werden meist am Ende von Projektphasen definiert. Auch innerhalb von Phasen kann es zusätzliche Prüfpunkte geben. Meilensteine verlaufen nie über eine Zeitdauer. Nie. Sie sind lediglich Entscheidungspunkte. Schau dir folgendes Beispiel an:
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Warum sind Meilensteine wichtig?
Sie geben Struktur
Meilensteine im Projekt zeigen ganz klar den Weg bis zum Projektabschluss auf. Nur wenn sie erreicht werden, wird auch das Projekt erfolgreich abgeschlossen.
Sie sind Go-/No-Go-Punkte
An den wichtigen Punkten wird auch entschieden, ob und wie das Projekt weitergeführt wird. Besonders am Abschluss von Projektphasen stehen Entscheidungspunkte an:
- Wird das Projekt weitergeführt?
- Muss umgeplant werden?
- Welche erarbeiteten Alternativen werden gewählt?
- Bekomme ich die Freigabe?
Sie wirken qualitätssichernd
Natürlich könnten alle Phasen und Aktivitäten eines Projektes einfach nacheinander abgearbeitet werden. Jedoch ist es wesentlich sinnvoller, ab und zu einen Blick darauf zu werfen, ob die erarbeiteten Ergebnisse auch den Vorgaben entsprechen.
Sie motivieren
Mal ehrlich: Wer freut sich nicht, wenn ein Zwischenergebnis zum geplanten Termin erreicht wurde? Und arbeitest du nicht auch ab und zu ein wenig härter, wenn eine Deadline ansteht?
Sie dienen der Projektsteuerung
Liegst du zeitlich gut im Plan? Bei einer Vielzahl von Phasen und Arbeitspaketen ist es schwierig, den Gesamtüberblick zu erhalten. Also begib dich bei der Projektsteuerung eine Ebene höher: Wirst du den nächsten Meilenstein erreichen? Wenn nicht, welche Auswirkung hat das auf die folgenden Projektphasen?
Wie viele Meilensteine sind sinnvoll?
Kurz und knapp: So viele, wie du für sinnvoll hältst. Jedes Projekt ist anders.
Orientieren kannst du dich an folgender Regel: Formuliere mindestens einen Meilenstein mehr, als Projektphasen existieren. Einen für den Projektstart und je einen für das Ende der einzelnen Phasen.
Innerhalb der Projektphasen können allerdings noch weitere Meilensteine sinnvoll sein. Wenn dir das praktisch erscheint – füge sie ein. In der groben Planung eines Projektes gibt es häufig zunächst nur die wichtigsten, herausragendsten Prüfpunkte. Je detaillierter die Planung voranschreitet, desto mehr Meilensteine werden als Zwischenziele formuliert.
Achte nur darauf, dass nicht am Ende jede Arbeitsaufgabe von einem Meilenstein abgeschlossen wird. Meilensteine sollten nach wie vor wirklich wichtige Prüfpunkte im Projekt bleiben.
Meilensteine richtig formulieren
Meilensteine werden häufig falsch formuliert. Ist das schlimm? Jein. Häufig wissen die Beteiligten, was gemeint ist. Und doch fördert eine ungenaue Formulierung Missverständnisse.
So besser nicht
Es folgen jetzt ein paar Beispiele, die du besser nicht nachmachen solltest:
Nehmen wir uns das erste Beispiel vor: „Kick-Off-Meeting“. Was heißt das? Wurde hier das Kick-Off-Meeting geplant? Gestartet? Oder ist es abgeschlossen? Ebenso verhält es sich mit der Konstruktionszeichnung: Wurde sie erstellt? Geplant? Besprochen? Dieser Meilenstein ist nicht aussagekräftig. Der angebliche Meilenstein „Dachstuhl errichten“ hat noch ein ganz anderes Problem: Er beschreibt nämlich ganz klar keinen Prüfpunkt, sondern eine Aktivität.
So geht es besser
Als gute Praxis hat sich die folgende Formulierungshilfe bewährt: Benenne ein Ereignis und einen Zustand. Was heißt das genau? Schau dir die folgenden Beispiele an:
| MEILENSTEIN | BELEG |
|---|---|
| Kick-Off-Meeting ist durchgeführt | Protokoll liegt vor |
| Konstruktion abgeschlossen | Konstruktionszeichnung |
| Dachstuhl wurde errichtet | Abnahmeprotokoll des Architekten |
| Beschaffungsprozess abgeschlossen | Bestellbestätigungen |
| Projekt ist abgeschlossen | Abschlussbericht wurde erstellt |
Zur guten Formulierung helfen dir die folgenden Kontrollfragen:
- Was genau soll zu diesem Meilenstein erreicht worden sein?
- Kann die Erreichung des Meilensteins konkret belegt werden?
- Ist mein Meilenstein wirklich ein Prüfpunkt und hat keine Zeitdauer?
Meilensteine basierend auf Projektphasen formulieren
Du willst es dir ganz leicht machen? Dann orientiere dich an den Projektphasen. Stell dir ein Projekt mit folgenden Phasen vor:
- Analyse
- Konzeption
- Implementierung
- Test
- Abschluss
Ohne große Überlegungen kannst du folgende Tabelle ableiten:
| PHASE | MEILENSTEIN | BELEG |
|---|---|---|
| Analyse | Analyse abgeschlossen | Analysedokument liegt vor |
| Konzeption | Konzeption abgeschlossen | Spezifikation liegt vor, Freigabe erteilt |
| Implementierung | Implementierung abgeschlossen | Arbeitspakete wurden bearbeitet |
| Test | Test abgeschlossen | Protokoll liegt vor |
| Abschluss | Projekt ist abgeschlossen | Abschlussbericht wurde erstellt |
Das ist doch wirklich einfach, oder? Jede Phase bekommt einen Abschluss-Meilenstein. Und dazu überlegst du noch, wie du diesen belegen kannst.
Fazit
Meilensteine sind wichtige Punkte im Projekt, an denen bestimmte Ergebnisse erreicht werden sollen. Diese wichtigen Prüfpunkte liegen oft am Ende von Projektphasen und stellen so sicher, dass die eine Phase abgeschlossen und die nächste begonnen werden kann. Für die praktische Arbeit ist eine saubere Formulierung wichtig: Orientiere dich an definierten Zuständen und vermeide vage Aussagen oder die Beschreibung von Aufgaben.
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Fragen und Antworten
Ein Meilenstein ist ein wichtiger Punkt im Projektverlauf, an dem ein bestimmtes Ziel erreicht oder ein definiertes Ergebnis erarbeitet sein sollte. Du kannst sie als Prüf- oder Messpunkte sehen. Dabei können Meilensteine Ereignisse sein, an denen etwas abgeschlossen ist, etwas begonnen hat oder eine Entscheidung ansteht.
Gute Meilensteine sind beispielsweise:
– Kick-Off-Meeting ist durchgeführt
– Konstruktion abgeschlossen
– Dachstuhl wurde errichtet
– Beschaffungsprozess ist abgeschlossen
– Projekt ist abgeschlossen
Kurz, aber verständlich – das sind die Zutaten für eine gute Formulierung eines Meilensteins. Versuche im Format „Substantiv + Verb“ zu bleiben, also z.B. „Kick-Off-Meeting ist durchgeführt“. Kontrolliere dich selbst, indem du dich fragst:
– Was genau soll erreicht sein?
– Kann die Erreichung des Meilensteins belegt werden?
– Ist der Meilenstein wirklich ein Prüfpunkt und keine Zeitdauer?
Meilensteine geben Struktur im Gesamtprojekt. Sie sind weiterhin Motivationsfaktor für dich und dein Team und du kannst die Qualität deines Projektes an ihnen messen. Am wichtigsten ist aber, dass sie wichtige Entscheidungspunkte im Projekt sind, die über den weiteren Verlauf bestimmen.
Kurz und knapp: Ein Projekt sollte so viele Meilensteine haben, wie du es für sinnvoll erachtest. Die Regel hierfür lautet: Formuliere mindestens einen Meilenstein mehr, als Projektphasen existieren.
