Für Eilige: Alles Wichtige auf einen Blick
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Wenn du im Projektmanagement unterwegs bist, ist dir der Begriff „Meilenstein“ garantiert schon begegnet. Aber weißt du auch, was es damit auf sich hat? Wenn nicht, dann findest du in diesem Artikel alle Grundlagen. Falls doch: Lies auch dann weiter! In der Praxis werden Meilensteine nämlich häufig falsch formuliert – Zeit, es besser zu machen!
Was sind Meilensteine?
Meilensteine sind wichtige Punkte im Projektverlauf, an denen ein bestimmtes Ziel erreicht oder ein definiertes Ergebnis erarbeitet worden sein soll. Oft werden sie auch als Prüf- oder Messpunkte bezeichnet. Generell können es Ereignisse sein, an denen
- Etwas abgeschlossen ist,
- Etwas begonnen wird oder
- Über die weitere Vorgehensweise entschieden wird
Meilensteine werden meist am Ende von Projektphasen definiert. Auch innerhalb von Phasen kann es zusätzliche Prüfpunkte geben. Meilensteine verlaufen nie über eine Zeitdauer. Nie. Sie sind lediglich Entscheidungspunkte. Schau dir folgendes Beispiel an:
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Welche Vorteile haben Meilensteine?
Wie viele Meilensteine sind sinnvoll im Projekt?
Kurz und knapp: So viele, wie du für sinnvoll hältst. Jedes Projekt ist anders.
Orientieren kannst du dich an folgender Regel: Formuliere mindestens einen Meilenstein mehr, als Projektphasen existieren. Einen für den Projektstart und je einen für das Ende der einzelnen Phasen.
Innerhalb der Projektphasen können allerdings noch weitere Meilensteine sinnvoll sein. Wenn dir das praktisch erscheint – füge sie ein. In der groben Planung eines Projektes gibt es häufig zunächst nur die wichtigsten, herausragendsten Prüfpunkte. Je detaillierter die Planung voranschreitet, desto mehr Meilensteine werden als Zwischenziele formuliert.
Achte nur darauf, dass nicht am Ende jede Arbeitsaufgabe von einem Meilenstein abgeschlossen wird. Meilensteine sollten nach wie vor wirklich wichtige Prüfpunkte im Projekt bleiben.
Meilensteine im Projektmanagement richtig formulieren
Meilensteine werden häufig falsch formuliert. Ist das schlimm? Jein. Häufig wissen die Beteiligten, was gemeint ist. Und doch fördert eine ungenaue Formulierung Missverständnisse.
So besser nicht
Es folgen jetzt ein paar Beispiele, die du besser nicht nachmachen solltest:
Nehmen wir uns das erste Beispiel vor: „Kick-Off-Meeting“. Was heißt das? Wurde hier das Kick-Off-Meeting geplant? Gestartet? Oder ist es abgeschlossen? Ebenso verhält es sich mit der Konstruktionszeichnung: Wurde sie erstellt? Geplant? Besprochen? Dieser Meilenstein ist nicht aussagekräftig. Der angebliche Meilenstein „Dachstuhl errichten“ hat noch ein ganz anderes Problem: Er beschreibt nämlich ganz klar keinen Prüfpunkt, sondern eine Aktivität.
So geht es besser
Als gute Praxis hat sich die folgende Formulierungshilfe bewährt: Benenne ein Ereignis und einen Zustand. Was heißt das genau? Schau dir die folgenden Beispiele an:
| Meilenstein | Beleg |
|---|---|
| Kick-Off-Meeting ist durchgeführt | Protokoll liegt vor |
| Konstruktion abgeschlossen | Konstruktionszeichnung |
| Dachstuhl wurde errichtet | Abnahmeprotokoll des Architekten |
| Beschaffungsprozess abgeschlossen | Bestellbestätigungen |
| Projekt ist abgeschlossen | Abschlussbericht wurde erstellt |
Zur guten Formulierung helfen dir die folgenden Kontrollfragen:
Meilensteine basierend auf Projektphasen formulieren
Du willst es dir ganz leicht machen? Dann orientiere dich an den Projektphasen. Stell dir ein Projekt mit folgenden Phasen vor: Analyse, Konzeption, Implementierung, Test und Abschluss. Ohne große Überlegungen kannst du folgende Tabelle ableiten:
| Phase | Meilenstein | Beleg |
|---|---|---|
| Analyse | Analyse abgeschlossen | Analysedokument liegt vor |
| Konzeption | Konzeption abgeschlossen | Spezifikation liegt vor, Freigabe erteilt |
| Implementierung | Implementierung abgeschlossen | Arbeitspakete wurden bearbeitet |
| Test | Test abgeschlossen | Protokoll liegt vor |
| Abschluss | Projekt ist abgeschlossen | Abschlussbericht wurde erstellt |
Das ist doch wirklich einfach, oder? Jede Phase bekommt einen Abschluss-Meilenstein. Und dazu überlegst du noch, wie du diesen belegen kannst.
Meilensteinplan vs. Projektplan – wo liegt der Unterschied?
Beide Pläne hängen zusammen, jedoch mit deutlichen Unterschieden:
- Der Projektplan beschreibt das gesamte Vorhaben im Detail: Aufgaben, Zeitpläne, Ressourcen, Verantwortlichkeiten – also das große Ganze.
- Der Meilensteinplan dagegen zeigt nur die wichtigsten Zwischenziele, die im Projekt erreicht werden sollen. Er ist sozusagen die „Essenz“ des Projektplans und ist damit ideal, um Überblick zu behalten und Fortschritte schnell zu erkennen.
Beides gehört zusammen: Der Meilensteinplan ist Teil des gesamten Projektplans.
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Fazit zu Meilensteinen
Egal ob beim Start- oder Endpunkt einer Phase: Meilensteine sind zentrale Elemente für eine erfolgreiche Steuerung deines Projekts. Sie markieren wichtige Punkte im Projekt, an denen z. B. eine Projektphase abgeschlossen ist oder eine Entscheidung ansteht. Werden sie sauber festgelegt, markieren sie nicht nur die Fertigstellung wichtiger Arbeitspakete oder Phasen, sondern sorgen auch bei allen Projektbeteiligten für Klarheit und Struktur.
Für die praktische Arbeit ist eine saubere Formulierung wichtig: Orientiere dich an definierten Zuständen und vermeide vage Aussagen oder die Beschreibung von Aufgaben.
Du willst alles über perfekte Projektplanung wissen?
Für dieses wichtige Thema haben wir einen umfassenden Überblick erstellt:
✔ Die wichtigsten Grundlagen ✔ Alle Artikel auf einen Blick
Fragen und Antworten
Ein Meilenstein ist ein wichtiger Punkt im Projektverlauf, an dem ein bestimmtes Ziel erreicht oder ein definiertes Ergebnis erarbeitet sein sollte. Du kannst sie als Prüf- oder Messpunkte sehen. Dabei können Meilensteine Ereignisse sein, an denen etwas abgeschlossen ist, etwas begonnen hat oder eine Entscheidung ansteht.
Ein Meilenstein markiert einen konkreten Zeitpunkt im Projekt, an dem ein definiertes Ergebnis erreicht sein soll . Im Gegensatz dazu wird eine Aufgabe über einen Zeitraum erledigt.
Kurz, aber verständlich – das sind die Zutaten für eine gute Formulierung eines Meilensteins. Versuche im Format „Substantiv + Verb“ zu bleiben, also z.B. „Kick-Off-Meeting ist durchgeführt“. Kontrolliere dich selbst, indem du dich fragst:
– Was genau soll erreicht sein?
– Kann die Erreichung des Meilensteins belegt werden?
– Ist der Meilenstein wirklich ein Prüfpunkt und keine Zeitdauer?
So konkret wie möglich! Ein guter Meilenstein benennt ein Ereignis plus einen Zustand, der seine Erreichung eindeutig belegt (z. B. „Test abgeschlossen – Protokoll liegt vor“).
So viele wie nötig, aber so wenige wie möglich. Es sollten alle wichtigen Kontrollpunkte abgedeckt sein, ohne jede Kleinigkeit zum Meilenstein aufzublasen. Die Grundregel: Formuliere mindestens einen Meilenstein mehr, als Projektphasen existieren.
