Selbstreflexion und Bilanz ziehen zum Jahresende: 61 erhellende Fragen für Projektmanager

Das Jahr ist beinahe vorüber – der perfekte Zeitpunkt, um innezuhalten und Bilanz zu ziehen. Im Projektmanagement liegt dein Fokus in der Regel darauf, Aufgaben zu erledigen und Ziele zu erreichen. Doch wie oft nimmst du dir die Zeit, über deine Erfolge, Herausforderungen und Lernprozesse nachzudenken? In diesem Artikel präsentieren wir dir 61 erhellende Fragen zur Selbstreflexion – zum Beantworten allein oder im Team.

Und warum das Ganze? Indem du über Prozesse, Stärken und Schwächen reflektierst, kannst du Erkenntnisse ableiten, Stärken gezielt ausbauen und mit geeigneten Maßnahmen erfolgreich ins kommende Jahr starten.

Bereit? Dann findest du in den folgenden Abschnitten spannende Fragen, die dir beim Reflektieren über das letzte Jahr behilflich sind.

Hinweis:
In den Fragen zur Selbstreflexion wird immer nach „dem Projekt“ gefragt. Falls du mehrere Projekte leitest oder abgeschlossen hast, kannst du die Fragen allgemein auf alle Projekte beziehen oder auch ein einzelnes herauspicken. Auch wenn du in diesem Jahr kein „offizielles“ Projekt oder Teilprojekt leitest, kannst du einen großen Teil der Fragen mit etwas Kreativität selbstverständlich auch allgemeiner auf deine fremd- und selbstbestimmten Aufgaben und Ziele in diesem Jahr beziehen.

Zielerreichung

War das Projekt erfolgreich oder nicht? Wurden Termine eingehalten, vereinbarte Leistungen erbracht – und das idealerweise mit dem vereinbarten Budget? Stell dir die folgenden Fragen zur Selbstreflexion und schau mal genauer auf das Thema „Ziele“:

1. Habe ich die Projektziele rechtzeitig erreicht und den Kunden bzw. Auftraggeber zufriedengestellt?
2. Haben wir klare und messbare Ziele für das Projekt definiert? Wenn nicht, wie hat sich das auf den Projektverlauf ausgewirkt?
3. Wie gut haben wir die Projektziele im Laufe des Jahres kommuniziert und sie im Fokus behalten?
4. Haben wir unsere Ziele rechtzeitig erreicht oder gab es Verzögerungen? Wenn ja, was waren die Gründe dafür?
5. Welche Schritte und Maßnahmen haben wir ergriffen, um unsere Ziele zu erreichen? Welche waren erfolgreich und welche könnten verbessert werden?
6. Was waren die größten Herausforderungen oder Hindernisse bei der Zielerreichung? Wie haben wir sie bewältigt oder was könnten wir in Zukunft anders machen?
7. Haben wir den Fortschritt unserer Ziele regelmäßig überprüft und unsere Strategie entsprechend angepasst?
8. Wie gut war die Abstimmung und Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Teammitgliedern bei der Verfolgung der Ziele?
9. Auf welche Erfolge, Leistungen oder Meilensteine können wir besonders stolz sein?
10. Welche Erkenntnisse haben wir aus dem Prozess der Zieldefinition und -erreichung gewonnen und wie können wir sie in zukünftigen Projekten nutzen?

Kundenzufriedenheit und Ergebnisbewertung

Ein ähnlicher Themenblock zur Selbstreflexion wie der vorige – doch hier mit einem stärkeren Fokus auf die Zufriedenheit des Kunden und die Projektergebnisse.

Hinweis:
Falls es in deinem Projekt keinen „Kunden“ gibt, dann ersetzte das Wort durch „Auftraggeber“. Das kannst im Sonderfall sogar du selbst sein.

11. Wie zufrieden war der Kunde mit dem Projekt und den erreichten Ergebnissen? Gibt es Feedback oder Bewertungen, die als Indikatoren dienen können?
12. Haben wir die Kundenerwartungen erfüllt oder übertroffen? Gab es Bereiche, in denen wir hinter den Erwartungen zurückgeblieben sind?
13. Mit welchen Maßnahmen haben wir sichergestellt, dass der Kunde während des gesamten Projekts informiert und eingebunden war?
14. Hat der Kunde das Projekt rechtzeitig und innerhalb des vereinbarten Budgets erhalten?
15. Wie gut haben wir Änderungswünsche des Kunden während des Projekts berücksichtigt und umgesetzt?
16. Sind wir den Problemen oder Schwierigkeiten, die der Kunde während des Projekts hatte, angemessen begegnet?
17. Gab es Kommunikationslücken zwischen dem Projektteam und dem Kunden? Wie können sie in Zukunft vermieden werden?
18. Welche Kennzahlen können dazu beitragen, die Kundenzufriedenheit und die Qualität der erbrachten Leistungen zu bewerten?
19. Wie gut waren wir darin, den Wert und Nutzen des Projekts für den Kunden zu vermitteln?
20. Welche Maßnahmen können ergriffen werden, um die Kundenzufriedenheit und die Ergebnisbewertung in zukünftigen Projekten weiter zu verbessern?

Kommunikation und Zusammenarbeit

Der „Faktor Mensch“ ist das A und O im Projekt! Wenn dir eine klare Kommunikation gelingt und du ein harmonisches und leistungsstarkes Team formst – dann ist das bereits die halbe Miete. Stell dir die folgenden Fragen zur Selbstreflexion:

21. Habe ich das Feedback von anderen ernst genommen und in meine Arbeitsweise integriert?
22. Wie effektiv war die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern, den Stakeholdern und dem Kunden während des Projekts?
23. Gab es Kommunikationsprobleme oder Missverständnisse, die den Projektverlauf beeinflusst haben? Wenn ja, wie wurden sie angegangen und gelöst?
24. Wie zufrieden waren die Teammitglieder mit der Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Teams?
25. Wurde Feedback im Team konstruktiv gegeben und angenommen? Wie wurde es verwendet, um Verbesserungen vorzunehmen?
26. Welche Kommunikationskanäle und -tools haben sich als besonders effektiv erwiesen? Gab es Bereiche, in denen Verbesserungsbedarf besteht?
27. Wie gut waren die Teammitglieder in der Lage, ihre Ideen, Bedenken und Vorschläge zu teilen? Wurden sie gehört und berücksichtigt?
28. Gab es in der Zusammenarbeit Konflikte oder Schwierigkeiten, die bewältigt werden mussten? Wie wurden sie gelöst?
29. Hat die Kommunikation mit den Stakeholdern und dem Kunden zu einer guten Beziehung und Kundenzufriedenheit geführt?
30. Welche Rolle hat die Kommunikation bei der Festlegung und Übermittlung von Anforderungen und Erwartungen gespielt?
31. Welche Maßnahmen können ergriffen werden, um die Kommunikation und Zusammenarbeit im nächsten Projekt zu verbessern?

Führung

Schärfen wir den Fokus noch etwas mehr auf deine Fähigkeiten als Führungskraft:

32. Was waren meine größten Erfolge und Herausforderungen als Führungskraft während des Projekts?
33. Wie gut habe ich mein Team motiviert und inspiriert, um die besten Leistungen herauszukitzeln?
34. Haben meine Führungsentscheidungen und -ansätze zu einer effektiven Zusammenarbeit und einer positiven Teamdynamik beigetragen?
35. Wie gut war ich darin, klare Erwartungen zu kommunizieren und Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams zuzuweisen?
36. Wie gut habe ich Feedback und Anerkennung gegeben? Haben meine Teammitglieder sich wertgeschätzt gefühlt?
37. Wie gut habe ich Konflikte innerhalb des Teams oder mit anderen Stakeholdern gemanagt und erfolgreich gelöst?
38. Habe ich offene und transparente Kommunikation gefördert und die Teammitglieder dazu ermutigt, ihre Ideen und Bedenken zu äußern?
39. Wie gut habe ich Stärken und Fähigkeiten im Team erkannt und genutzt?
40. Welche Führungsansätze oder Techniken haben sich als besonders erfolgreich erwiesen? Welche würden möglicherweise verbessert werden?
41. Was kann ich als Führungskraft tun, um mich weiterzuentwickeln und meine Führungsqualitäten zu stärken?

Zeitmanagement und Priorisierung

Wie sieht es mit deinem Selbstmanagement aus? Gelingt es dir, die richtigen Prioritäten zu setzen, effizient zu arbeiten und Termine einzuhalten? Die folgenden Fragen unterstützen dich bei der Reflexion:

42. Wie effektiv war mein Zeitmanagement während des Projekts? Habe ich meine Zeit effizient genutzt?
43. Habe ich klare Prioritäten gesetzt und mich darauf konzentriert, die wichtigsten Aufgaben zu erledigen?
44. Gab es Phasen, in denen ich mich überfordert fühlte oder Schwierigkeiten hatte, den Arbeitsaufwand zu bewältigen? Wie bin ich damit umgegangen?
45. Habe ich realistische Zeitpläne erstellt und mich daran gehalten? Falls nicht, welche Auswirkungen hatte das auf den Projektverlauf?
46. Wie gut war ich darin, Deadlines einzuhalten? Musste das Team Überstunden machen, um die Ziele zu erreichen?
47. War die Arbeitslast gleichmäßig auf das Team verteilt oder gab es Ungleichgewichte?
48. Welche Werkzeuge oder Techniken habe ich verwendet, um mein Zeitmanagement und meine Priorisierung zu verbessern? Waren sie effektiv?
49. Habe ich Pufferzeiten für unerwartete Ereignisse oder Änderungen im Projektverlauf eingeplant?
50. Welche Aufgaben oder Aktivitäten haben zu Zeitverschwendung geführt? Wie kann dies in zukünftigen Projekten vermieden werden?
51. Welche Maßnahmen kann ich ergreifen, um mein Zeitmanagement und meine Priorisierungsfähigkeiten weiter zu verbessern?

Persönliches Wachstum und Entwicklung

Die Welt bleibt nicht stehen, und eine ständige Weiterentwicklung ist im heutigen Berufsleben essenziell. Wie lief es bei dir im letzten Jahr? Schau dir folgende Fragen zur Selbstreflexion an:

52. Welche neuen Fähigkeiten oder Kenntnisse habe ich im letzten Jahr entwickelt oder erworben?
53. In welchen Bereichen habe ich persönliches Wachstum erfahren und welche Rolle hat das in meiner Arbeit als Projektmanager gespielt?
54. Wie gut habe ich Feedback angenommen und es genutzt, um mich weiterzuentwickeln?
55. Habe ich aktiv nach Möglichkeiten gesucht, meine Fähigkeiten und Kenntnisse zu erweitern? Wenn ja, welche Fortbildungsmöglichkeiten habe ich genutzt?
56. Was waren meine größten Herausforderungen im vergangenen Jahr und wie bin ich daran gewachsen?
57. Welche Erfahrungen oder Misserfolge haben mir neue Einblicke und Perspektiven gegeben?
58. Habe ich meine Stärken erfolgreich ausgebaut und in meine Arbeitsweise integriert?
59. In welchen Bereichen habe ich Verbesserungspotenzial erkannt und welche Maßnahmen kann ich ergreifen, um mich weiterzuentwickeln?
60. Wie gut war ich darin, ein Gleichgewicht zwischen meinen beruflichen und persönlichen Zielen zu finden?
61. Welche Maßnahmen kann ich ergreifen, um mein persönliches Wachstum als Projektmanager in Zukunft kontinuierlich zu fördern?

Fazit

All diese Fragen kannst du als Ausgangspunkt nutzen, um eine umfassende Selbstreflexion durchzuführen und wertvolle Erkenntnisse für das nächste Jahr zu gewinnen. Denke daran: Sei ehrlich zu dir selbst – nur dann wird es dir gelingen, dich weiterzuentwickeln.