Projektstart und -abschluss: So machst du es richtig

Eine innovative Idee, ein Kundenauftrag oder geänderte gesetzliche Regelungen: Es gibt unzählige Gründe, ein Projekt zu starten. Was haben die meisten Auslöser gemeinsam? Die Zeit drängt. Es ist nicht ungewöhnlich, sofort loslegen und mit dem Projektinhalt starten zu wollen – viele Projektmanager sind hochmotiviert und wollen ihr Thema voranbringen.

Doch was passiert, wenn durch den Projektstart gehetzt wird? Wenn wichtige Analysen vernachlässigt oder komplett übersprungen werden? Das folgende Bild zeigt sehr schön, wie wichtig ein sauberer Projektstart ist:

Bedeutung des Projektstarts

Zu Beginn des Projekts stellst du die Weichen. In dieser Phase sind die Projektkosten am stärksten beeinflussbar und du hast es in der Hand, das Projekt in die richtigen Bahnen zu lenken. In den folgenden Abschnitten erfährst du jedoch nicht nur, wie du ein Projekt optimal startest, sondern auch wie du den Projektabschluss sauber gestaltest.

Projektstart

Ein Projektstart läuft in einer schnurgeraden Linie von A nach B? Weit gefehlt! Besonders in frühen Phasen von Projekten sind Unsicherheiten groß, es fehlen Informationen und ist es nicht leicht, alle Fakten mit einem Fingerschnipps zusammenzustellen. Deshalb verläuft der Projektstart oft in einem iterativen Prozess, der beispielsweise wie folgt aussehen kann:

  1. Es entsteht eine erste Projektidee.
  2. Grob werden die Dimensionen des magischen Dreiecks umrissen: Was soll bis wann erreicht werden – und wie viel soll es kosten?
  3. Mit diesen Informationen wird ein erster Projektsteckbrief erstellt. Dieser ist oft noch vage und enthält viele Lücken.
  4. Weitere Analysen werden durchgeführt, Stakeholder und Risiken betrachtet, Ziele definiert und erste Termine und Kosten grob geplant.
  5. Am Ende der Startphase steht ein Projektsteckbrief, der oft zum offiziellen Projektauftrag wird.
Der Projektstart im Überblick

Auf Basis dieser Arbeit kann eine detaillierte Projektplanung erstellt werden – doch so weit sind wir noch nicht. Schauen wir lieber konkreter auf die ersten Schritte im Rahmen des Projektstarts.

Erste Überlegungen

Handelt es sich überhaupt um ein Projekt – oder vielleicht doch eher um eine Routineaufgabe? Statt direkt loszulaufen, solltest du zu Beginn des Projekts innehalten und wichtige Fragen stellen:

  • Sind die Projektmerkmale erfüllt?
  • Was ist schon über das Projekt bekannt?
  • Welche Informationen fehlen noch?

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Weiterlesen: Die KUSS-Formel: Hilfsmittel zur ersten Projektstrukturierung

Du bist sicher, dass dein Projekt wirklich ein Projekt ist? Prima! Dann kannst du in den nächsten Schritt einsteigen. Sammle Informationen, werde konkreter, denke über Stärken und Schwächen nach. In dieser Phase steht eines im Mittelpunkt: Das Vorhaben von möglichst vielen Seiten zu beleuchten, um eine solide Basis für die weiteren Schritte zu haben.

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Projektumfang klären

Bei der Bestimmung des Projektumfangs werden zwei Fragen beantwortet: Was gehört in das Projekt – und was nicht? Besonders in einer frühen Projektphase sind die Angaben oft noch vage, zu wenig ist über den konkreten Projektinhalt bekannt. Trotzdem solltest du dir schon jetzt darüber Gedanken machen – konkretisieren kannst du später.

Der In- und Out-Rahmen für den Projektumfang

Beispiel:
In einem Projekt zur Einführung eines neuen IT-Systems wird schon früh definiert, dass die Schulungsmaßnahmen der Mitarbeiter nicht im Projektumfang enthalten sind.

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Umfeld-, Stakeholder- und Risikoanalyse

Im Projekt geht es nur um die Inhalte? Weit gefehlt! Wer das Umfeld und externe Einflussfaktoren und Beteiligte nicht berücksichtigt, kann nicht gewinnen. Bevor mit der detaillierten Projektplanung begonnen wird, werden folgende Themenfelder näher beleuchtet:

  • Das Projektumfeld: Welche Einflüsse wirken auf das Projekt? Was müssen wir alles beachten?
  • Die Stakeholder: Wer ist alles am Projekt beteiligt? Wer hat Einfluss auf das Projekt oder ist vom Projektergebnis betroffen?
  • Die Risiken: Welche unerwarteten Ereignisse können das Projekt negativ beeinflussen?

Auch wenn der Drang oft groß ist, möglichst früh einen ausgefeilten Terminplan aus der Tasche zu ziehen, sind diese Analyseschritte im Projektstart unverzichtbar. Warum? Weil du sonst Gefahr läufst, wichtige Einflussfaktoren und Risiken zu vernachlässigen, die im Zweifel das Projekt zum Scheitern bringen.

Beispiel:
Beim Neubau einer Straße wird nicht beachtet, dass ein Teil der Streckenführung durch ein Gebiet führt, in dem Verbände ein aktuelles Genehmigungsverfahren zur Einrichtung eines neuen Naturschutzgebiets durchlaufen. Wären Umfeld, Stakeholder und Risiken schon frühzeitig Thema gewesen, hätten Ärger und unnötige Kosten vermieden werden können.

Weiterlesen: Die Umfeldanalyse einfach erklärt
Weiterlesen: Stakeholder: Der ultimative Überblick
Weiterlesen: Risikomanagement im Projekt: Der ultimative Überblick

Zieldefinition

Wenn du nur eine einzige Projektmanagement-Methode lernen solltest, dann wäre es die Fähigkeit, saubere Ziele definieren zu können. Warum? Weil du ohne Projektziele keine Chance hast, in die richtige Richtung zu arbeiten und dein Projekt jemals erfolgreich abzuschließen.

Weiterlesen: Projektziele: Die Anleitung für perfekte Ziele
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Kosten und Termine

Eine detaillierte Planung von Terminen, Meilensteinen und Kosten erfolgt erst im Rahmen der Projektplanung. Trotzdem gibt es auch in frühen Phasen grobe Abschätzungen und Zahlen „aus dem Bauch heraus“.

Die Informationen zusammenfassen

Du hast alle Schritte durchlaufen? Dann startet dein Projekt vermutlich bereits deutlich strukturierter als viele andere. Doch wie kannst du alle Informationen so zusammenfassen, dass Entscheider und andere Beteiligte etwas damit anfangen können? Hier kommen formelle Dokumente wie Projektsteckbriefe, Projekt-Canvas und Business Case ins Spiel. Je nach Unternehmen kann es sein, dass eines oder mehrere dieser Dokumente in Inhalt und Form vorgeschrieben sind. Wähle alternativ das aus, das am besten zu deinem Projekt passt.

Weiterlesen: Der Projektsteckbrief und welcher wichtige Punkt oft vergessen wird
Weiterlesen: Projekt-Canvas: Die besten Varianten zur Visualisierung deines Projektes
Weiterlesen: Business Case: Alles Wichtige auf einen Blick

Kick-off-Meeting

Dein Projekt wurde offiziell freigegeben? Dann ist es höchste Zeit, alle wichtigen Beteiligten an Bord zu holen und auf einen gemeinsamen Stand zu bringen. Nichts eignet sich dafür besser als ein Kick-off-Meeting. Im folgenden Artikel erfährst du alles über Vorteile, Inhalte und Agenda für deinen gelungenen Projekt-Kick-off.

Weiterlesen: Das fängt ja gut an: Mit dem Projekt-Kick-off optimal ins Projekt starten

Projekte aufsetzen wie ein Profi – aber wie?

Ein professioneller Projektstart, der die Weichen für ein erfolgreiches Projekt legt? Das ist nicht einfach! Falls du deine Projekte stressfrei und erfolgreich managen möchtest oder eine Zertifizierung anstrebst: Die flexible ittp-Online-Ausbildung schafft den entscheidenden Vorteil für deinen nächsten Karriereschritt. In fokussierten Micro-Learning-Modulen erhältst du alle Werkzeuge, um produktive Teams zu führen und herausragende Projektergebnisse zu erzielen – zufriedene Kunden inklusive.

Egal ob alter Hase oder Projektmanagement-Neuling: Nur mit der nötigen Expertise und Praxiswissen in Management, Teamführung und Organisation gelingt dir der hektische Projektalltag. Klar, den gesunden Menschenverstand musst du schon selbst mitbringen – aber das nötige Know-How für erfolgreiche Projekte bekommst du von uns. Die innovative ittp-Lernplattform bietet dir fundiertes Grundlagenwissen, wertvolle Praxistipps und reichlich Gelegenheit zum Üben – damit du selbst in kniffligsten Projektsituationen gelassen bleibst und kompetent agierst.

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Projektabschluss

Es geht uns doch allen oft ähnlich: Ein Projekt ist fertig, und schon steht das nächste vor der Tür. Nichts wirkt langweiliger und überflüssiger, als sich mit der Bürokratie eines Projektabschlusses zu beschäftigen, wo doch neue, spannende Themen am Horizont warten – die noch dazu Fortschritt und Umsatz versprechen. Aber ist es eine gute Idee, diese Projektphase zu vernachlässigen? Du ahnst es sicher schon: natürlich nicht. Der folgende Artikel enthält die wichtigsten Grundlagen für einen gelungenen Projektabschluss.

Weiterlesen: Warum der Projektabschluss so wichtig ist (+ kostenlose Checkliste)

Lessons Learned

Das Projekt ist gelaufen, sofort kommt das nächste? Im besten Fall mit einem neuen Thema, mit dem komplett bei Null begonnen wird? Klingt spannend – aber genau dieses „bei Null beginnen“ führt zu typischen Problemen: Das Rad wird nicht nur neu erfunden, sondern bereits gemachte Fehler werden wiederholt. Muss das so sein? Nicht unbedingt: Lessons Learned können hier Abhilfe schaffen.

Weiterlesen: Lessons Learned im Projekt: Was, warum und wie es richtig geht
Weiterlesen: 12 typische Gründe, warum Lessons Learned nicht funktionieren
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