Das fängt ja gut an: Mit dem Projekt-Kick-Off optimal ins Projekt starten

kick-off-meetingEs geht los!!

Du kannst loslegen. Dein Projekt wurde offiziell freigegeben, so dass du nun loslegen kannst.

Weißt du, worum es in deinem Projekt geht? Natürlich!

Wissen alle Beteiligten, worum es in deinem Projekt geht? Noch nicht.

Aha. Das ist der optimale Zeitpunk für ein Kick-Off-Meeting!

Was ist ein Kick-Off?

Eindeutige Antwort: Es kommt darauf an, wen du fragst! 😉

Es gibt unterschiedliche Ansichten darüber, was der Sinn dieses Meetings ist, welche Inhalte es hat und wann es durchgeführt werden sollte. Ja, es wird sogar darüber diskutiert, ob ein Kick-Off überhaupt notwendig ist.

Als was das Meeting angesehen wird, hängt zu einem hohen Anteil davon ab, wann es durchgeführt wird:

  1. Vor der Projektplanung:Der Kick-Off findet zum Start des Projektes statt und kann naturgemäß den Beteiligten zunächst nur grobe Informationen über das Vorhaben liefern.
  2. Nach der Projektplanung:Die erarbeitete Projektplanung wird vorgestellt und bereits detaillierte Informationen zum Vorgehen und zu Inhalten vermittelt.

In jedem Fall hat ein Kick-Off-Meeting den Charakter einer Informationsveranstaltung. Es werden in der Regel keine Inhalte erarbeitet oder Pläne erstellt, sondern den Teilnehmern die bereits vorliegenden Informationen vermittelt.

Was ist ein Kick-Off nicht?

Auch hier warne ich vor: Es gibt unterschiedliche Auffassungen zu dieser Fragestellung.

Ich tendiere dazu, den Kick-Off von einem Start-Workshop abzugrenzen. Während der Kick-Off eine Informationsveranstaltung in einer sehr frühen Projektphase ist, ist ein Start-Workshop eine Veranstaltung, in der „richtig gearbeitet“ wird. Zur Verdeutlichung stelle ich die beiden Meetings gegenüber:

Kick-Off-MeetingStart-Workshop
Art der VeranstaltungInformationsveranstaltungArbeitsveranstaltung
GastgeberProjektleiterProjektleiter
TeilnehmerProjektteam, Stakeholder, AuftraggeberProjektteam (ggf. Kernteam), ggf. Auftraggeber
ErgebnisBeteiligte sind über Rahmenbedingungen des Projektes informiertAnalyse- und Planungsdokumente wurden erstellt
Zeitrahmenmax. 1-2 Stundenbis zu 3 Tagen

Teilnehmerkeis

So langsam wiederhole ich mich: Auch hier gibt es keine eindeutige Antwort, wer alles beteiligt sein sollte. Und das ist auch völlig verständlich und natürlich: Projekte und ihre Rahmenbedingungen sind unterschiedlich. Eine Aussage à la „es müssen immer Personen A und B“ dabei sein, wäre also ziemlich realitätsfremd.

Wo bei übersichtlichen Projekten die Information des Projektteams ausreicht, so kann bei strategisch wichtigen und unternehmensweiten Projekten die komplette Belegschaft inklusive Geschäftsführung beteiligt sein.

Du bist unsicher? Folgende Fragen könnten helfen:

  • Wer ist an der Umsetzung des Projektes beteiligt?
  • Wer ist vom Projekt direkt betroffen?
  • Wer sind wichtige Unterstützer?
  • Wer ist der Auftraggeber?

Nutzen eines Kick-Off-Meetings

Es ist durchaus auch die Ansicht verbreitet, dass so ein Kick-Off überflüssig ist. Schließlich sollten alle Beteiligten bereits gut informiert sein, wenn das Projekt gut geplant wurde. Meine persönliche Meinung: Ich halte sie nicht für überflüssig. Und zwar aus folgenden Gründen:

  • Motivation:So ein Kick-Off soll nicht nur informieren, sondern auch motivieren! Gleich zu Beginn eines Projektes können die Weichen so gestellt werden, wie du als Projektleiter es möchtest.
  • Kennenlernen:Die Teilnehmer lernen sich kennen. Nicht immer arbeiten alle Beteiligten seit Jahren zusammen und sitzen auf dem gleichen Gang. Besonders bei neu zusammengestellten oder virtuellen Teams ist die persönliche Komponente nicht zu unterschätzen.
  • Aufmerksamkeit:Natürlich können alle Informationen auch per Email verschickt werden. Doch wie viele Emails bekommt ein Mitarbeiter üblicherweise pro Tag? Im Rahmen eines Meetings ist die Wahrscheinlichkeit deutlich höher, die volle Aufmerksamkeit zu erhalten.
  • Klarheit:Offene Punkte können sofort angesprochen und offene Fragen geklärt werden.
  • Unterstützer gewinnen:Das Meeting ist deine Möglichkeit, Leute für dein Projekt zu begeistern und Unterstützer zu gewinnen. Nutze die Chance!

Worum geht es?

Im Kick-Off werden die Informationen in knapper Form vermittelt, wie sie z.B. auch in einem frühen Stadium der Projektplanung in einem Projektsteckbrief zusammengefasst werden. Und so macht es Sinn, sich auch für dieses Meeting an den W-Fragen zu orientieren:

Warum?

  • Aus welchem Grund wird das Projekt überhaupt durchgeführt?
  • Was ist die Motivation?
  • Welcher Nutzen wird erwartet?

Was?

  • Was soll im Projekt erreicht werden?
  • Welche Ziele liegen vor?

Wann?

  • Bis wann soll das Projekt abgeschlossen sein?
  • Welche wichtigen Zwischentermine sind schon bekannt?

Wer?

  • Wer ist am Projekt beteiligt?
  • Welche Aufgabenbereiche sind schon definiert?

Wie?

  • Wie soll im Projekt kommuniziert werden?
  • Nach welchen Grundprinzipien soll die Arbeit organisiert werden?

Für alle Punkte gilt: Möglichst kurz und knackig halten! Ein Kick-Off ist üblicherweise keine Tagesveranstaltung, sondern ein kurzes Meeting, das lediglich einen Überblick vermitteln soll.

Nicht auf alle Fragen muss es schon detaillierte Antworten geben. Wie immer ist es sinnvoll, offene Punkte und Fragen zu notieren, um sie später zu klären.

Agenda

Gute Vorbereitung ist alles! Besonders bei großen Projekten, bei denen sich die Beteiligten nicht kennen, kann der Start eines solchen Meetings etwas „mühsam“ sein. Umso wichtiger ist eine gute Vorbereitung und klare Agenda. Folgende Punkte sollten im Kick-Off enthalten sein:

  1. BegrüßungDas Meeting dient zur Vorstellung des Projektes, aber auch zum gegenseitigen Kennenlernen. Je nach Größe der Veranstaltung ist es sinnvoll, die Beteiligten kurz vorzustellen.
  2. ProjektvorstellungOrientiere dich hier an den oben genannten W-Fragen und gehe auf Ziele, Inhalte, Beteiligte, Termine usw. ein.
  3. Prozesse und VorgehenGibt es schon Informationen darüber, wie im Projekt vorgegangen werden soll? Wurden regelmäßige Meetings oder Kommunikationswege festgelegt? Wenn ja, dann gehe darauf ein!
  4. FeedbackWichtig: Schaffe Raum für offene Fragen und Anmerkungen. Das signalisiert Offenheit gegenüber Rückmeldungen und gibt dir ein Gefühl für die Stimmung im Team.

 

Du bist bereit für dein Kick-Off-Meeting! Hier kannst du dir noch eine kostenlose Powerpoint-Vorlage mit vorbereiteten Folien herunterladen:


Eine Vorlage reicht nicht aus? Dann schau doch mal hier nach:

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Andrea Windolph ist als freiberufliche Autorin und Trainerin tätig, konzipiert Online-Trainings und unterstützt Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Seit 2014 betreibt sie das Portal „Projekte leicht gemacht“, auf dem sie PM-Wissen vermittelt, das sowohl fundiert als auch leicht verständlich ist.
Andrea Windolph ist studierte Betriebswirtin und verfügt über langjährige Erfahrung in der IT-Branche und der Software-Entwicklung.
2 Kommentare
  1. Holger Zimmermann
    Holger Zimmermann says:

    Hallo Andrea,

    ich kann Dir nur zustimmen. Die Unterscheidung zwischen Kick-off und Projektstart-Workshop halte ich ebenfalls für sinnvoll. Wir nutzen den Projektstart-Workshop nach Möglichkeit immer als erste Zusammenkunft des (vielleicht noch vorläufigen) Projektteams. Er stellt für mich eine sehr elegante Möglichkeit dar, sich ein Projekt gemeinsam zu erschließen und dabei gleichzeitig eine gute Grundlage auf der Beziehungsebene zu schaffen.

    Das Kick-off kann aus meiner Sicht darüber hinaus weitere Teilnehmer haben, die möglicherweise nicht direkt mitwirken, jedoch die Auswirkungen spüren werden. Es ist für mich der Moment, zu dem die Umsetzung des Geplanten beginnt. Damit kann dieses Meeting aus meiner Sicht zusätzlich den Nutzen bzw. die Wirkung haben, ein deutliches Signal an das Umfeld zu senden, dass es nun ans Eingemachte geht.

    Beste Grüße
    Holger

    Antworten
    • Andrea
      Andrea says:

      Hallo Holger,

      gefällt mir gut! Die Punkte „Beziehungsebene“ und „Signal an das Umfeld“ werden sicher ab und zu vernachlässigt. Dabei sind sie gerade zu Beginn eines Projektes so wichtig!

      Viele Grüße
      Andrea

      Antworten

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