Auf einen Blick
Die Aufwandschätzung ist eine der zentralen Aufgaben eines Projektmanagers während der Planungsphase. In diesem Methoden werden Verfahren wie die Expertenschätzung, Analogiemethoden sowie Bottom-up und Top-down-Ansatz beschrieben.
Die Aufwandschätzung ist das täglich Brot eines jeden Projektmanagers. „Wie lang wird diese Aufgabe dauern?“ Diese Frage mag wohl keiner sehr gern. Woher sollst du auch bei vielen Unwägbarkeiten wissen, wie lange eine Aufgabe dauern wird? Viel zu viele Dinge können sich anders entwickeln als gedacht.
In den meisten Projekten wird etwas Neues zu erschaffen. Beim Bau des fünfzehnten Fertigteilhauses mag eine Aufwandschätzung noch einfach sein. Aber wie sieht es bei der Entwicklung eines neuen Bauteils, Materials oder Software-Programmes aus? Also Themen, bei denen nicht abschätzbare Einflüsse eine große Rolle spielen? Dann wird das Ganze schwieriger!
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Brauchen wir überhaupt Schätzungen?
Die No-Estimates-Bewegung beschäftigt sich genau mit dieser Problematik und macht deutlich, dass Aufwandschätzungen im besten Fall ungenau, im schlechtesten schädlich für das gesamte Projekt sind. Auch im agilen Projektmanagement wird anders geschätzt als im klassischen Ansatz: Statt den Aufwand für alle Arbeitspakete des Projekts bereits zu Beginn zu schätzen, wird die Schätzung immer dann vorgenommen, wenn sie benötigt wird: kurz vor der eigentlichen Umsetzung.
Und dennoch: In den meisten Projekten wird verlangt, dass zumindest grobe Aufwände im Vorhinein geschätzt werden. Sei es, um ein Projektbudget in einem Unternehmen zu beantragen oder um externe Finanzmittel für ein Start-Up-Projekt zu beschaffen. Genau deshalb ist es sinnvoll, grundlegende Schätzmethoden zu kennen.
Schau dir an, welche Schätzmethoden in der Praxis eingesetzt werden:
Schätzmethoden: Ein Überblick
Expertenschätzung
Du kennst dich mit einem Thema nicht so gut aus? Als Projektleiter ist das nicht ungewöhnlich. Schließlich gibt es genügend Fachleute, die viel tiefer in den inhaltlichen Themen stecken.
Der Ansatz: Fragen wir doch mal jemanden, der sich damit auskennt, der Erfahrung damit hat. Das ist eine naheliegende und gebräuchliche Schätzmethode.
Tipps:
- Stelle sicher, dass sich der Experte besser auskennt als du.
- Frage wenn möglich mehrere Experten. Schließlich gibt es immer unterschiedliche Persönlichkeiten: Du wirst von einem Vorsichtigen eine andere Aufwandschätzung als von einem Draufgänger erhalten.
- Wähle als Experten möglichst eine Person aus, die auch am Projekt mitarbeiten wird. Das kann die Qualität der Schätzung verbessern.
Analogiemethoden
Eine ebenfalls verbreitete und intuitive Methode! Der Ansatz: Greife auf deine Erfahrungen zurück und wende sie für neue Schätzungen an.
Tipps:
- Die Methode eignet sich naturgemäß besonders bei Projekten mit ähnlichem Inhalt und ähnlicher Größe und Komplexität.
- Erfahrungen und Fehlschätzungen im abgelaufenen Projekt sollten für die neue Schätzung berücksichtigt werden.
Der Bottom-Up-Ansatz: Vom Feinen zum Groben
Auch der nächste Ansatz zur Schätzung von Aufwänden ist intuitiv.
Der Ansatz: Überlege, was alles zu tun ist, schätze die Aufwände für die kleinen Aufgaben und summiere alles auf. Klar ist: Für diese Schätzmethode muss der Umfang des Projektes bereits klar und strukturiert sein, zum Beispiel nach der Untergliederung eines Projektes in Teilprojekte und Arbeitspakete in einem Projektstrukturplan.
Tipp: Dieser Ansatz der Aufwandschätzung birgt die große Gefahr des Verzettelns. Wem Schätzungen ohnehin schon schwerfallen, der tut sich mit vielen kleinen Schätzungen oft noch viel schwerer.
Der Top-Down-Ansatz: Vom Groben zum Feinen
Und dann gibt es das Ganze noch einmal andersherum! Diese Schätzmethode wird eher dann verwendet, wenn die gesamten Aufwände schon grob bekannt oder vorgegeben sind.
Der Ansatz: Unterteile den Gesamtaufwand auf die Einzelbereiche deines Projektes und prüfe, ob die Zahlen halbwegs Sinn ergeben.
Tipp: Diese Schätzmethode eignet sich eher zur Prüfung der Plausibilität eines vorgegebenen Aufwands. Stellst du fest, dass bereits zwei von vier Teilprojekten den Gesamtaufwand in Anspruch nehmen – dann stimmt wohl etwas nicht.
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Allgemeine Tipps
Trotz der genannten Schätzmethoden sind die Ergebnisse schlicht nur eines: Schätzungen! In der Natur der Sache liegen Abweichungen und Fehleinschätzungen. Deshalb gibt es zum Abschluss noch ein paar allgemeine Tipps:
- Nimm´s leicht! Schätzungen aus dem Bauch heraus sind oft die besten.
- Besonders bei komplexen Projekten gleichen sich oft Fehleinschätzungen in den einzelnen Arbeitspaketen nach oben oder unten in der Summe später wieder aus.
- Berücksichtige deine Persönlichkeit: Wenn du weißt, dass du ein grundsätzlich vorsichtiger Mensch bist, werden deine Schätzungen intuitiv zu hoch ausfallen. Andersherum verhält es sich mit dem Draufgänger und „Kein Problem!“-Typen, der vermutlich eher zu gering schätzt.
- Vermeide Perfektionismus! Der Anspruch, alle Einflüsse und Faktoren so genau zu berücksichtigen, dass die Schätzung genau ist, funktioniert in den meisten Fällen nicht. In der Realität kommt ohnehin oft alles anders als geplant.
- Nenne Rahmenbedingungen: Viele Personen tun sich mit Schätzungen schwer, weil sie nicht auf konkrete Zahlen festgenagelt werden wollen. Der Ausweg: Gib genau an, auf welcher Basis deine Schätzung basiert, auf welchen Annahmen. Ändern sich diese, gibt es auch Gründe zum Anpassen der Schätzungen.
Fazit
Aufwandschätzungen sind nicht beliebt, meist sehr ungenau – und werden trotzdem oft gefordert. Wende die beschriebenen Methoden an und beherzige die Tipps – und schon wird das (oft ungeliebte) Thema ein bisschen weniger dramatisch.
„Oft nötig“? In meinen Projekten ist die Aufwandschätzung das A und O des Projekts. Der PM schätzt den Aufwand mit einer der Methoden, die Du vorgestellt hast, der Sales zieht 10% ab und verkauft das Projekt zu diesem Preis und dann kann die Eisenbahn darüber fahren: der Kunde bezahlt genau diesen Betrag, ungeachtet dessen, wass wir für einen effektiven Aufwand hatten. Der macht dann letztendlich die Marge aus.
Das ist doch gerade die Kernfrage des Projektmanagements: Wie kann man ein Projekt, das unzählige Unwägbarkeiten enthält und in dessen Verlauf viel Unvorhergesehenes passiert, zu Beginn einschätzen? Glücklich diejenigen, die ein Projekt immer noch auf der Basis von Time&Material verkaufen können. Toll, aber immer seltener. Daher sind Deine Schätzmethoden viel Wert!
Übrigens sind Projekte immer erstmalig. Wenn Du das fünfzehnte Fertigteilhaus erwähnst, dann betrachtest Du nur den Bauunternehmer. Für den ist’s denn auch kein Projekt mehr. Aber ein projekt hat immer mindestens zwei Parteien: Den Kunden und den Lieferanten. Im Falle des Fertighauses ist es für den Bauherrn erstmalig. Die meisten Menschen bauen nur einmal in ihrem Leben ein eigenes Haus. Und wer schon mal ein eigenes Haus gebaut hat weiss, wie wichtig es ist, das Budget bis auf paar 100 Euro genau einzuhalten. Andernfalls droht ein Disaster.
Hallo Peter,
du hast vollkommen Recht! Sicher ist einige im Artikel vereinfacht dargestellt. Ich bin der gleichen Meinung: Ohne fundierte Schätzung geht nichts. Gleichzeitig ist es aber gerade bei Projekten mit großen Unsicherheiten (F&E, neue Software …) oft gar nicht möglich, genau zu schätzen. Aus diesen Bereichen kommt ja auch die NoEstimates-Bewegung. Besonders für Menschen, die sich sehr schwer mit Schätzungen tun, ist es manchmal gar nicht verkehrt, ein wenig mehr Leichtigkeit in das Thema zu bekommen :-)
Viele Grüße
Andrea
Die alte Projektweisheit:
Estimate then double!
Reviews von Projekten bewiesen mir überraschend häufig die Richtigkeit – „estimate“ ist die erste grobe, belastbare Schätzung…
Auch ein guter Ansatz! Frei nach dem Motto: Es wird immer teurer als geplant.
Ein früherer Kollege von mir sagte „Wer besser plant, der irrt genauer“. Aber letztlich geht es beim Planen ja nicht darum, exakt zu wissen, wie aufwändig ein Projekt wird, sondern unter gewissen Annahmen eine Schätzung abzugeben. Und irgend jemand fragt immer danach, nämlich der, der es bezahlen oder die Ressourcen stellen muss. Ob interner oder externer Kunde, ob Management oder der Leiter von Competence-Teams. Und schließlich ist der Ressourcenbedarf, der sich aus der Planung ergibt, ein nicht unwesentlicher Input der Terminplanung.
Ich selbst habe gute Erfahrungen mit Planning Poker gemacht, das vor allem im Scrum verwendet wird. Eine Methode,
– bei der das Team plant
– wo jeder seine Schätzung zunächst verdeckt platziert, um gruppendynamische Effekte wie z.B. die Orientierung am Ranghöchsten auszuschließen
– bei der die Ursachen für zu große Abweichungen zwischen der höchsten und geringsten Schätzung diskutiert werden. Meist haben nicht alle den gleichen Informationsstand oder treffen unterschiedliche Annahmen
– die in so vielen Iterationen läuft, bis alle Schätzungen nur noch akzeptabel weit auseinander liegen.
Die Methode hat neben dem Schaffen von Transparenz noch einen weiteren großen Vorteil: da das Team geplant hat und nicht „irgendjemand“, wird das Planungsergebnis akzeptiert und alle arbeiten daran, es auch erfolgreich zu realisieren.
Hallo Peter,
vielen Dank für den Kommentar! Übrigens veröffentliche ich zufällig am nächsten Donnerstag ein Artikel über Planning Poker :-)
Viele Grüße
Andrea