Das fängt ja gut an: Mit dem Projekt-Kick-Off optimal ins Projekt starten

Kennst du auch hochmotivierte Teams, die sich direkt an die Arbeit machen und wichtige Schritte der Projektplanung überspringen? Das kann funktionieren – tut es aber meist nicht. Warum? Weil alle Beteiligten eine unterschiedliche Vorstellung vom Projektinhalt, dem Nutzen, Vorgehen und den konkreten Projektzielen haben. Die Folge: Unstimmigkeiten, Anvisieren unterschiedlicher Richtungen und Verschwendung von Zeit und Geld. Um genau solche Probleme zu vermeiden, hilft ein Kick-off-Meeting.

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Was ist ein Kick-Off-Meeting?

Auch wenn die Antwort dich enttäuschen wird: Es gibt keine eindeutige Definition. Kick-off-Meetings werden je nach Projekt unterschiedlich gedeutet und gestaltet. Trotz der verschiedenen Herangehensweisen gibt es eine Reihe von Gemeinsamkeiten – und genau die schauen wir uns näher an.

Ein Kick-off-Meeting ist eine Informationsveranstaltung, in der alle Beteiligten über das Projekt informiert und auf den gleichen Stand gebracht werden. Folgende Inhalte sind typisch für einen Kick-off:

• Vorstellung aller Beteiligten
• Motivation und Nutzen des Projekts
• Umfang und Projektziele
• Wichtige Meilensteine und Projektkosten
• Rollen und Verantwortlichkeiten
• Methoden, Kommunikationswege und Tools

Hauptziel des Kick-offs ist es, alle Beteiligten an Bord zu holen und auf eine gemeinsame Linie auszurichten.

Der Begriff „Kickoff“ stammt übrigens aus dem American Football: Immer wenn der Ball neu ins Spiel gebracht wird, findet ein solcher „Anstoß“ statt. Dieses Bild passt hervorragend zum Projektmanagement: Lass uns den Ball ins Spiel bringen!

Optimaler Zeitpunkt und Umfang

Wann findet ein Kick-off-Meeting statt? Auch das ist nicht eindeutig definiert und hängt vom Umfeld und der Größe des Projekts ab. Folgende Möglichkeiten bestehen:

1. Im Rahmen der Projektinitiierung: Noch bevor wichtige Rahmendaten geklärt sind, treffen sich Schlüsselpersonen zu einem informellen Meeting, um ihre Ideen zu sortieren.
2. Nach der Initiierung und vor der Projektplanung: Der Projektauftrag ist verabschiedet und das Projekt soll geplant werden. Findet der Kick-off zu diesem Zeitpunkt statt, können den Beteiligten naturgemäß zunächst nur grobe Informationen über das Vorhaben geliefert werden.
3. Nach der Projektplanung und vor der Durchführung: Dies ist die am weitesten verbreite Option. Die erarbeitete Projektplanung wird vorgestellt und bereits detaillierte Informationen zum Vorgehen und zu Inhalten vermittelt.

Je größer und formeller das Projekt, desto eher wird ein offizielles Kick-off-Meeting nach Abschluss der Planungsphase durchgeführt.

Beispiele:
Ein mittelständisches Unternehmen möchte eine Marketingstrategie für den neuesten Müsliriegel entwickeln. Noch bevor das Projekt offiziell abgesegnet wurde, treffen sich Geschäftsführung und Beteiligte aus Vertrieb und Marketing zu einem informellen Kick-off, um Ideen auszutauschen und den Projektumfang zu definieren. Entwickelt und implementiert hingegen ein global agierender Konzern eine neue Marketingstrategie, kann der Kick-off nach einer umfangreichen Planungsphase in Form einer formalen Veranstaltung stattfinden, für die Vertreter aus mehreren Ländern anreisen.

Abgrenzung zum Start-up-Workshop

Der Kick-off wird üblicherweise als Informationsveranstaltung angesehen, in der keine Inhalte erarbeitet oder Pläne erstellt, sondern vorliegende Informationen vermittelt werden.

Das kennst du anders aus der Praxis? Das kann gut sein! In einigen Unternehmen wird der Begriff Kick-off synonym zum Start-up-Workshop angewendet. Kein Wunder: Beide Veranstaltungen sollten im Rahmen des Projektstarts stattfinden, auch wenn sie sich in Ausrichtung und Umfang unterscheiden. Die folgende Tabelle zeigt die Unterschiede:

Kurz zusammengefasst: Während der Kick-off eher zum Informieren dient, wird im Start-up-Workshop „richtig gearbeitet“. Auch hier gilt: Je kleiner und überschaubarer das Projekt, desto eher können die Meetings miteinander verschmelzen.

Teilnehmer eines Kick-off-Meetings

Wer sollte alles an einem Kick-off teilnehmen: Auch hier gibt es keine eindeutige Antwort. Da sich Projekte und ihre Rahmenbedingungen deutlich unterscheiden können, wäre eine Aussage à la „Es müssen immer die Personenkreise A und B dabei sein“ reichlich realitätsfremd.

Eine Orientierung haben wir trotzdem für dich: Der Projektleiter, das Team, Kunde bzw. Auftraggeber und andere wichtige Stakeholder sind ein guter Anhaltspunkt. Du bist unsicher? Folgende Fragen könnten helfen:

• Wer ist an der Umsetzung des Projektes beteiligt?
• Wer ist vom Projekt direkt betroffen?
• Wer sind wichtige Unterstützer?
• Wer ist der Auftraggeber?

Reicht bei übersichtlichen Projekten die Information des Projektteams aus, so kann bei strategisch wichtigen und unternehmensweiten Projekten die komplette Belegschaft inklusive Geschäftsführung beteiligt sein.

Vorteile eines Kick-off-Meetings

Du willst die Weichen direkt zu Beginn im Sinne deines Projekts stellen? Dann hat ein Kick-off unschätzbare Vorteile:

• Motivation: So ein Kick-off soll nicht nur informieren, sondern auch motivieren. Du kannst Beteiligte abholen und von Vision und Nutzen des Projekts überzeugen.
• Kennenlernen: Die Teilnehmer lernen sich kennen. Nicht immer arbeiten alle Beteiligten seit Jahren zusammen und sitzen auf dem gleichen Gang. Besonders bei neu zusammengestellten oder virtuellen Teams ist die persönliche Komponente nicht zu unterschätzen.
• Gleicher Informationsstand: Missverständnisse werden sich nie völlig vermeiden lassen. Mit einem Kick-off stellst du aber zumindest sicher, dass in dieser wichtigen Startphase alle die gleichen Informationen haben.
• Aufmerksamkeit: Natürlich können alle Informationen auch per E-Mail verschickt werden. Doch wie viele Mails bekommt ein Mitarbeiter üblicherweise pro Tag? Im Rahmen eines Meetings ist die Wahrscheinlichkeit deutlich höher, die volle Aufmerksamkeit zu erhalten.
• Wir-Gefühl und Teamgeist: Indem du alle Beteiligten informierst und einbindest, kannst du ein positives Gemeinschaftsgefühl schaffen, das dem Projekt einen echten Anschub verpassen kann.
• Klarheit: Offene Punkte können sofort angesprochen und offene Fragen geklärt werden.
• Unterstützer gewinnen: Das Meeting ist deine Möglichkeit, Stakeholder für dein Projekt zu begeistern und Unterstützer zu gewinnen. Nutze die Chance!

Inhalte eines Kick-offs

Was gehört alles in ein Kick-off-Meeting? Kurz gesagt: Alles, was die Beteiligten für einen gelungenen Auftakt wissen müssen. Zugegeben, das ist eine vage Aussage, deshalb machen wir es konkreter:

Ziel ist es, in knapper Form alle wichtigen Informationen zu vermitteln – wie es übrigens in schriftlicher Form im Projektsteckbrief umgesetzt wird. Eine grobe Orientierung geben die W-Fragen:

• Warum? Aus welchem Grund wird das Projekt überhaupt durchgeführt? Was ist die Motivation? Welcher Nutzen wird erwartet? Hier kannst du vermittelt, warum dieses Projekt so wichtig ist.
• Was? Was soll im Projekt erreicht werden? Welche Ziele sollen erreicht werden? Welche Aktivitäten finden im Projekt statt – und welche werden bewusst ausgeklammert? Hier liegt der Fokus klar auf Projktergebnissen und -inhalt.
• Wann? Bis wann soll das Projekt abgeschlossen sein? Welche wichtigen Zwischentermine sind schon bekannt? Eine grobe oder auch detailliertere Timeline gibt allen Beteiligten Orientierung.
• Wer? Wer ist am Projekt beteiligt? Welche Aufgabenbereiche und Projektrollen sind schon definiert? Spätestens hier sollten sich die Zuhörer im Projekt wiederfinden.
• Wie? Wie soll im Projekt kommuniziert werden? Soll die Projektabwicklung nach einer bestimmten Methodik erfolgen? Nach welchen Grundprinzipien soll die Arbeit organisiert werden?

Für alle Punkte gilt: Halte sie möglichst kurz und knackig. Ein Kick-off ist üblicherweise keine Tagesveranstaltung, sondern ein überschaubares Meeting, das lediglich einen Überblick vermitteln soll.

Vorbereitung eines Kick-off-Meetings

Wenn du deinem Projekt den optimalen Startschuss verpassen möchtest, ist das nicht schwerer als für jedes andere Meeting auch.

1. Lege die Teilnehmer fest: Wer soll alles beteiligt sein? Wer benötigt die Informationen zum Projekt? Wen möchtest du abholen?
2. Bestimme den Charakter des Meetings: Du erinnerst dich? Kick-off-Meetings können je nach Projekt an unterschiedlichen Zeitpunkten und mit unterschiedlicher Ausrichtung stattfinden. Es liegt an dir zu entscheiden, ob der Kick-off eine reine Informationsveranstaltung bleibt, oder ob Teilbereiche interaktiv erarbeitet werden sollen.
3. Erstelle eine Agenda: Was möchtest du in welcher Reihenfolge vermittelt? Je besser du dich vorbereitest, desto gelungener wird das Meeting.
4. Lege Ort und Zeit fest: Entscheide dich für einen Termin bzw. stimme diesen ab. Reserviere einen Raum oder plane ein virtuelles Meeting – und versende natürlich die Einladungen an alle Beteiligten.
5. Bereite Handouts vor: Von einem Zettel mit Stichpunkten bis hin zur glänzenden Broschüre können verschiedene Informationsmaterialien zum Einsatz kommen – je nach Projekt.
6. Sorge für Verpflegung: Ob Kaffee aus dem Automaten oder ausgewachsenes Catering: Passe die Verpflegung an dein Projekt an.
7. Lege einen Protokollschreiber fest: Spätestens wenn interaktiv gearbeitet wird oder viele Fragen auftauchen, müssen die besprochenen Punkte festgehalten werden. Lege schon vorher fest, dass ein Protokoll erstellt wird und von wem.

Beispiel-Agenda

Gute Vorbereitung ist alles! Je größer das Projekt und je weniger sich die Beteiligten kennen, desto mühsamer kann ein Kick-off sein. Umso wichtiger ist eine gute Vorbereitung und klare Agenda.

Wichtig:
Die folgenden Punkte sind lediglich Anregungen. Die Agenda eines kleinen internen Projekts unterscheidet sich stark von einem internationalen Monsterprojekt. Greife dir die Tagesordnungspunkte heraus, die für dein Projekt sinnvoll sind.

Folgende Punkte sollten in Kick-off-Agenda enthalten sein:

• Begrüßung: Starte locker und versuche, die Aufmerksamkeit auf das Meeting zu lenken. Jetzt gilt es, alle Teilnehmer abzuholen.
• Vorstellungsrunde: Das Meeting dient zur Vorstellung des Projekts, aber auch zum gegenseitigen Kennenlernen. Je nach Größe der Veranstaltung ist es sinnvoll, wenn du dich selbst kurz vorstellt und auch den Teilnehmern die Möglichkeit gibts.
• Ziele des Meetings: Gib einen Überblick über den Kick-off und formuliere klar, mit welchem Informationsstand die Teilnehmer das Meeting am Ende verlassen sollen.
• Vision: Jetzt geht es ums Projekt! Nutze die Möglichkeit, um ein Zukunftsbild zu zeichnen, das motiviert und andere mitreißt.
• Historie: Was ist schon alles passiert? Welche Vorgeschichte hat das Projekt? Gehe kurz darauf ein, wie das Projekt entstanden ist und welche wichtigen Erkenntnisse es schon gibt.
• Projektumfang: Ab diesem Punkt wird es konkreter. Beschreibe wichtige Aktivitäten und grenze das Projekt ab.
• Zeit und Kosten: Gib einen Überblick über wichtige Meilensteine und das geplante Projektbudget.
• Beteiligte: Wer gehört zum Projektteam, welche Abteilungen oder Bereiche der Organisation sind betroffen? Aber auch: Gibt es externe Partner im Projekt?
• Methoden, Kommunikation und Tools: Gibt es schon Informationen darüber, wie im Projekt vorgegangen werden soll? Wurden regelmäßige Meetings oder Kommunikationswege festgelegt? Wenn ja, dann gehe darauf ein!
• Fragen und Feedback: Schaffe Raum für offene Fragen und Anmerkungen. Das signalisiert Offenheit gegenüber Rückmeldungen und gibt dir ein Gefühl für die Stimmung im Team.
• Ausblick und nächste Schritte: Formuliere klar, was als nächstes ansteht und was die Teilnehmer erwartet.

Kostenfreie Vorlage

Du bist bereit für dein Kick-off-Meeting? Hier kannst du dir eine kostenlose PowerPoint-Vorlage mit vorbereiteten Folien herunterladen:

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Fazit

In Projekten ist es typisch, dass sich Beteiligte nicht kennen und unterschiedliche Kompetenzen, Vorstellungen und Prioritäten in das Projekt einbringen. Mit dem Kick-off-Meeting gelingt es dir, alle Teilnehmer abzuholen und auf das Projekt einzuschwören. Wenn das klappt, hast du nicht nur Motivation geschaffen, sondern auch das Risiko für Missverständnisse deutlich verringert.