Fehler bei der Führung im Projekt und wie du sie vermeidest

Siehst du dich als Führungskraft?

Auch ohne den Posten als Abteilungsleiter nimmst du als Projektleiter eine Führungsrolle ein. Du führst ein Projekt, du führst ein Team. Dabei gibt es einige Stolperfallen, die dir Probleme bereiten können. Schau sie dir an und prüfe, ob du vielleicht auch in diese Fallen tappst

Dinge persönlich nehmen

Es gibt unendlich viele solcher Themen im Projekt. Sie gehören zum Alltag und werden immer wieder auftreten, egal wie stark du dich bemühst, sie zu vermeiden.

Lösung: Gelassen sein – es ist nur ein Job.

Zu stark auf die Fachebene konzentrieren

Zum Projektleiter werden oft die Mitarbeiter berufen, die sich fachlich besonders hervorgetan haben. Nun ist ein guter Fachmensch nicht unbedingt ein guter Projektleiter.

Menschen beschäftigen sich intuitiv mit den Themen, die sie am besten beherrschen und in denen sie sich am wohlsten fühlen. Ein Mitarbeiter, der bisher rein inhaltlich gearbeitet hat, wird sich mit Feuereifer in die Lösung inhaltlicher Probleme stürzen.

Projektmanagement-Aufgaben fallen dabei häufig unter den Tisch, obwohl sie nun zur Arbeitsaufgabe gehören.

Lösung: Regelmäßig Zeitfenster für Projektmanagement-Aufgaben reservieren.

Rolle zu wenig annehmen

Die Verantwortung für ein Projekt zu übernehmen, bedeutet mehr, als die fachliche Lösung für ein Problem zu finden.

Neben den inhaltlichen Themen kommen Teamführung, Berichtswesen, Workshop-Moderationen usw. hinzu. Für viele Projektleiter sind diese Themen ungeliebt und lästig: „Warum Ziele definieren? Wir wissen doch, was wir wollen!“

Dies kann ganz schnell dazu führen, dass das Projekt aus dem Ruder läuft. Und das will ganz sicher keiner. Sei dir klar darüber, dass als Projektleiter mehr auf dich wartet, als nur inhaltliche Arbeit.

Lösung: Nimm die Rolle an! Sie gehört jetzt zu dir.

Rollen und Befugnisse nicht klar geklärt

Was darf ein Projektleiter entscheiden? Welche Punkte müssen von Auftraggeber oder Lenkungskreis vorgegeben und entschieden werden? Welche Aspekte können die Projektmitglieder eigenständig entscheiden?

Wer darf was?

Diese Definition im Rahmen eines Projektes ist wichtig. Eine Klarheit über die Befugnisse hilft nicht nur dem Projektleiter selbst, sondern auch dem Projektteam.

Lösung: In der Startphase eines Projektes klare Rollen und Befugnisse festlegen.

Zu wenig Fokus auf Teamarbeit

Ein Projektteam ist fast immer gekennzeichnet durch Beteiligte aus verschiedenen Fachbereichen, verschiedenen Standorten – oder gar verschiedenen Unternehmen, Branchen und Ländern.

Der Führung des Teams und der Beachtung der unterschiedlichen Sichtweisen und Kulturen muss viel mehr Beachtung geschenkt werden, als im Rahmen einer reinen Fachabteilung.

Lösung: Bewusstsein für das heterogene Team entwickeln, bei Bedarf Teambildungsmaßnahmen durchführen.

Zu seltene Eskalation (oder zu häufige)

Viele Projektleiter fühlen einen starken Druck, plötzlich alle Fragen selbst entscheiden und Probleme lösen zu müssen. Beim Auftreten von Problemen, aus dem Rahmen laufenden Kosten oder fehlenden Ressourcen.

In einem gewissen Rahmen trifft das auch zu – sonst bräuchte man keinen Projektleiter.

Trifft man im Projekt auf Situationen, die die Projektziele jedoch gefährden, so ist eine Eskalation nach oben oft absolut legitim und häufig auch notwendig.

Beispiel: Eine Schlüssel-Ressource, die zur Erreichung einer Deadline benötigt wird, wird kurzfristig in einem anderen Projekt verplant. Als Projektleiter sind einem meist die Hände gebunden. Lösung: Das Problem nach oben kommunizieren. Vermutlich wurde das andere Projekt höher priorisiert, was häufig der Fall ist. Nur sollte in solchen Fällen auch klar sein, was das für dein Projekt bedeutet.

Eine zu häufige Eskalation ist allerdings wenig zielführend. Wäge immer ab: Kannst du das Projekt nicht selbst lösen? Sind die Projektziele gefährdet? Wenn ja, dann kommuniziere das Problem nach oben.

Lösung: Bei auftretenden Problemen hinterfragen, ob eine Entscheidung durch den Projektleiter selbst, oder einer übergeordneten Instanz gefällt werden muss.

Zu wenig persönlicher Kontakt

Klar: Ein formales Berichtswesen ist wichtig, Änderungen müssen nachvollziehbar dokumentiert werden und der ein oder andere Statusbericht muss sicher auch erstellt werden. Aber mal ehrlich: Für reine Schreibtischtäter ist der Job des Projektmanagers nicht geeignet.

Als gute Führungskraft im Projekt ist der persönliche Kontakt zu den Team-Mitgliedern wichtig. Vor einigen Jahren wurde der Begriff „Management by walking around“ begründet. Und er trifft es gut: Häufig erfährst du beim schlichten „Wie geht´s?“ deutlich mehr, als über einen schriftlichen Bericht.

Lösung: Walk around!

Thomas Mampel hat dazu aufgerufen, Gedanken zum Thema Führung niederzuschreiben. Dies ist mein Beitrag. Mehr findest du hier.