Auf einen Blick
Je nach Umfeld, Erwartungshaltungen und der eigenen Persönlichkeit ist es nicht immer leicht, ablenkungsfrei zu arbeiten. Dieser Artikel beschreibt am Praxisbeispiel 8 Möglichkeiten, um Ablenkungen zu minimieren und fokussierter zu arbeiten, z. B. Arbeitsplatz und Technik optimal einrichten, Routinen etablieren oder Kommunikation mit Kollegen.
Das Telefon klingelt und eine Kollegin hat eine dringende Frage? Passieren ständig unvorhergesehene Dinge? Und sehnst du dich danach, einfach mal ablenkungsfrei zu arbeiten, ganz in deinem Tempo? Dann ist dieser Artikel für dich! Obwohl Ablenkungen an jeder Ecke lauern, kannst du trotzdem einen klaren Kopf bewahren und produktiv an deinen Aufgaben arbeiten.
In diesem Artikel begleitest du zwei Beispiel-Kandidaten auf ihrem Weg zu mehr Fokus und weniger Ablenkungen im Arbeitsalltag. Vorhang auf, hier sind sie:
Tobias: Tobias arbeitet als Entwicklungsleiter in einem mittelständischen Technologieunternehmen. Er überwacht ein Projektportfolio, arbeitet in einem eigenen Büro und kann gut über seine Zeit bestimmen. Sein Problem: Er verzettelt sich gern und lässt sich schnell ablenken. Das muss doch besser gehen!
Vanessa: Vanessa leitet ein Marketingprojekt für einen Großkonzern und arbeitet in einem Großraumbüro. Sie kann sich normalerweise gut selbst organisieren, ist aber in ihrem Arbeitsalltag stark fremdbestimmt und leidet unter den ständigen Unterbrechungen ihrer unorganisierten Chefin.
Die beiden haben sich vorgenommen, zumindest einen Teil ihrer Arbeitszeit fokussierter und ohne Ablenkungen zu arbeiten. Wie kann das konkret funktionieren? Tobias und Vanessa überlegen, was die folgenden 8 Tipps konkret für ihre Situation bedeuten.
Der geeignete Arbeitsplatz
Die Grundlagen zuerst! Für manche ist ein passender Arbeitsplatz absolut essenziell, um sich konzentrieren zu können, andere fühlen sich auch im Trubel wohl. Generell gilt Folgendes:
- Idealerweise arbeitest du an einem Platz mit geringer Geräuschkulisse und ohne andere Personen. Im Zweifel ist das ein separater Raum.
- Die Umgebung sollte aufgeräumt und organisiert sein.
- Denke auch an Themen wie Ergonomie, angenehme Beleuchtung und Raumtemperatur.
- Halte deinen Arbeitsbereich frei von Gegenständen, die dich ablenken könnten.
- Verwende Ohrstöpsel oder Kopfhörer, um Geräusche zu reduzieren. Manche hören auch gern entspannte Hintergrundmusik.
Beispiel
Tobias hat es leicht! Er kann einfach die Tür zu seinem Büro schließen und sich dadurch Distanz schaffen. Als Ordnungsliebhaber ist sein Schreibtisch generell aufgeräumt – er fühlt sich wohl!
Im wuseligen Großraumbüro ist es deutlich schwieriger, sich abzuschotten. Vanessa unternimmt kleine Änderungen, um sich wohler zu fühlen: Sie bestellt schallgedämpfte Kopfhörer, räumt endlich ihren Schreibtisch auf und besorgt sich eine Grünpflanze. Für besonders wichtige Aufgaben will sie sich einen Meeting-Raum reservieren.
Bedürfnisse und Grenzen
Vielleicht einer der wichtigsten Punkte: Was, wenn du alles richtig machst, aber ständig von anderen gestört wirst? Hier liegt es an dir, deine Bedürfnisse zu kommunizieren:
- Teile Kollegen oder Vorgesetzten mit, dass du konzentrierte Arbeitszeiten benötigst und um Ruhe und Rücksicht bittest.
- Kommuniziere klar, wann du nicht gestört werden möchtest.
- Lerne, „Nein“ zu sagen, um deine Arbeitszeit zu schützen.
Beispiel
Tobias tut sich mit der geschlossenen Tür etwas schwer – normalerweise ist er als Chef gern jederzeit für sein Team da. Er behilft sich mit einem Zettel an der Tür („Vorsicht, Chef arbeitet!“) und bespricht im Team, wie alle ähnliche ungestörte Zeiten bekommen können.
Von Vanessa wird ständige Erreichbarkeit und schnelle Reaktion erwartet – nicht einfach! Sie muss mit Tricks arbeiten, um ruhige Arbeitszeit zu ermöglichen. Manchmal bucht sie fiktive Termine in den Kalender, an denen sie schlichtweg nicht verfügbar ist. Im nächsten Mitarbeitergespräch wird Vanessa das Thema mit ihrer Chefin besprechen – schließlich sollte auch diese an fehlerfreien Arbeitsergebnissen interessiert sein, auf die sie nicht ewig warten muss.
Technik-Setup
Die ständig ablenkende Technik kannst du an deine Bedürfnisse anpassen und so zu deinem Vorteil nutzen:
- Schalte Benachrichtigungen an Geräten aus, nutze den „Nicht stören“-Modus oder den Flugmodus.
- Blockiere Websites oder Apps, die dich auf Social Media, Nachrichten- oder Unterhaltungsseiten ablenken. Teste hierzu gern Produktivitäts-Apps oder Browser-Erweiterungen, die dich beim Fokus unterstützen (z. B. Forest oder Freedom).
- Du arbeitest im Homeoffice? Dann schalte den Fernseher und das Radio ab.
Beispiel
Eine echte Baustelle für Tobias! Er lässt sich gern von Websites und Notifications ablenken. Er installiert eine Fokus-App, die ablenkende Websites blockiert und ändert die Einstellungen am Smartphone. Für intensive Zeiten ablenkungsfreien Arbeitens stellt er auch das Telefon komplett ab.
Für Ablenkungen durch Social Media oder Websites hat Vanessa ohnehin keine Zeit. Ihr Problem: Im Team herrscht die Erwartungshaltung, dass schnell auf Nachrichten reagiert wird und jeder immer verfügbar ist – Flugmodus oder Stumm-Schalten wird nicht gern gesehen. Ihre momentan einzige Chance: Reservierte Zeitblöcke, in denen sie nicht verfügbar ist. In diesen stellt sie zumindest auf leise und nimmt nicht jedes Gespräch entgegen – irgendwann muss sie schließlich ihre Arbeit erledigen.
Zeitmanagement-Techniken
Bisher handelten viele Tipps um Einflüsse und Ablenkungen von außen. Wenn du diese minimiert hast, kannst du deine Arbeitsweise optimieren: Viele Zeitmanagement-Techniken helfen dabei, dich auf eine Aufgabe zu konzentrieren, ohne dich von anderen Themen ablenken zu lassen.
Beispiel
Tobias entscheidet sich dafür, Timeboxing 1-2 Mal pro Tag für typische Aufgaben zu definieren, bei denen er sich sonst schnell unnötig in Details verliert.
Falls Vanessa sich etwas Zeit freischaufeln kann, arbeitet sie ohnehin sehr konzentriert. Sie setzt außerdem gern die Pomodoro-Technik dann ein, wenn es im Büro ruhiger ist, z. B. in Ferienzeiten.
Passende Arbeitsroutine
Bist du schon früh produktiv, oder brauchst ein wenig Anlauf beim Start in den Tag? Gibt es klare Strukturen, oder reagierst du auf Zuruf? Planst du eher gemütlich oder aber übervoll? All das hat Einfluss darauf, ob und wie du ablenkungsfreies Arbeiten in deinen Arbeitstag integrieren kannst. An folgenden Tipps kannst du dich orientieren:
- Identifiziere deine produktivsten Zeiten und plane dann wichtige Aufgaben ein.
- Reserviere dir Zeiten für das Sichten von E-Mails oder Instant Messaging, statt das „mal eben nebenbei“ zu erledigen.
- Du kannst deinen Tag überwiegend selbst planen? Gut! Dann versuche es mit einer Tagesstruktur, in denen du klaren Zeitblöcken für verschiedene Aufgaben reservierst.
- Etabliere Routinen am Morgen und Abend, in denen du zum Beispiel Aufgaben für den nächsten Tag planst.
- Denke dran: Überplane nicht. Nach der 60/40-Regel sollten 40 % der Arbeitszeit für unvorhergesehene Ereignisse eingeplant werden.
Beispiel
Für Tobias ist das Etablieren einer Arbeitsroutine wichtig. Er kann recht flexibel über seine Zeit verfügen und will nun an seiner Disziplin feilen. Die Idee: Feste Zeitblöcke für Anfragen von Kunden, Team-Updates und strategische Themen. Eine neue Morgen- und Abendroutine soll dabei helfen, mehr Struktur und Fokus in den Tag zu bekommen.
Vanessas aktuelles Erfolgsrezept: Sie ist früh produktiv, wenn andere noch nicht im Büro sind. Auch sie hat eine Routine am Morgen und Abend etabliert, um den Überblick zu behalten. Wichtig für sie: Pufferzeiten, um die knappe Zeit nicht zu überplanen.
Aufgaben priorisieren
Was hat Priorisieren mit ablenkungsfreiem Arbeiten zu tun? Eine ganze Menge! Stell dir vor, dir bietet sich ein Zeitfenster oder du schaffst dir eins. Was passiert, wenn dir der Überblick über deine Prioritäten fehlt? Richtig: Du arbeitest womöglich an den falschen Themen, fängst mehrere Dinge an oder verbringst einen Großteil der wertvollen Zeit mit dem Priorisieren an sich. Ist doch schade!
Zum Priorisieren haben wir verschiedene Artikel auf Lager, zum Beispiel hier oder hier.
Beispiel
Tobias hat beim Priorisieren wenig Probleme. Seine Projekte sind technologisch anspruchsvoll, aber insgesamt vorhersehbar. Er kommt gut mit einer To-do-Liste klar, die immer auf einem Blatt Papier neben seiner Tastatur liegt. Seine wichtigsten Prioritäten für den nächsten Tag legt er immer abends fest.
Ohne Priorisierung geht bei Vanessa gar nichts! Wenn es mal einen ruhigen Moment gibt, muss klar sein, was als Nächstes ansteht. Vanessa arbeitet intensiv mit der Eisenhower-Matrix, wann immer sie das Gefühl hat, den Überblick zu verlieren. Aufgrund ihres Umfelds ändern sich die Prioritäten ständig, was es nicht leichter macht. Umso wichtiger ist es, das eigene Priorisieren zu beherrschen.
Pause, Pause!
Auch Pausen haben mehr mit ablenkungsfreiem Arbeiten zu tun, als es auf den ersten Blick scheint. Sie sind wichtig, um fit zu bleiben und die ablenkungsfreie Zeit auch effektiv zu nutzen. Baue regelmäßige Pausen in deinen Arbeitsalltag ein, um deinen Fokus aufrechtzuerhalten und Energie aufzutanken.
Beispiel
Tobias: Bewegung, Bewegung, Bewegung! Tobias liebt es, durch Social-Media-Kanäle zu scrollen, reserviert sich dieses Guilty Pleasure aber von nun an für den Abend. Pausen am Arbeitstag werden von nun an aktiver gestaltet. Das kostet Überwindung, doch danach ist er meist konzentrierter bei der Arbeit. So soll es sein!
Vanessa lässt Pausen gern mal ausfallen. Wann lässt es sich gut und ablenkungsfrei arbeiten? Richtig: Wenn alle anderen in der Mittagspause sind. Das ist aber nicht Sinn der Sache. Von nun an gilt: Pausen haben Vorrang. Es ist nicht okay, auf Pausen zu verzichten, nur weil die Arbeitsumgebung sonst zu unruhig ist.
Nicht überdrehen
Ein letzter Tipp für alle diejenigen, die gern mal etwas zu viel Gas geben: Stell dir vor, du hast dir mühsam ein Zeitfenster von einer Stunde für ablenkungsfreies Arbeiten reserviert. Wie gehst du das an? Vollgas von der ersten Minute, um bloß viel zu schaffen? Das könnte ein Zeichen dafür sein, dass du a) zu wenig solcher Zeitfenster hast und b) deine Ziele zu hoch angesetzt hast. In einer idealen Welt gelingt es dir, mit genau dem richtigen Antrieb konzentriert auf ein Ziel hinzuarbeiten und Multitasking zu vermeiden.
Beispiel
Tobias fühlt sich bei diesem Thema nicht angesprochen. Besonders diese Fokus-Phasen genießt er, gern begleitet von einer Tasse Kaffee.
Vanessa: Schuldig! Sie hat so wenig ruhige Zeit zum Arbeiten, dass sie schnell überdreht, um die Zeit zu 120 % auszunutzen. Fühlt sich das gut an? Eher nicht.
Fazit
Bist du enttäuscht, weil der Artikel „gar nichts Neues“ geboten hat? Mag sein – trotzdem ist er sinnvoll. Viele stören sich an ihrem Arbeitsalltag, kennen mögliche Stellschrauben, wenden sie aber nicht an. Sieh diesen Artikel also als Erinnerung und überlege, was du bereits umsetzt – und wo du dich verbessern kannst.
Ablenkungsfreies Arbeiten ist für jeden zumindest in bestimmten Zeitfenstern möglich, hat aber je nach Umfeld seine Tücken. In jedem Fall solltest du verschiedene Tipps ausprobieren und über die Ergebnisse reflektieren. Was für den einen super klappt, muss nicht für alle funktionieren.
