Prioritäten setzen: Ein praktisches Beispiel aus dem Berufsalltag

Prioritäten setzen, wenn alles wichtig ist: Ein ausführliches Beispiel

Veröffentlicht: 20. Februar 2025 | Letzte Aktualisierung: 17. Februar 2025

Für Eilige: Alles Wichtige auf einen Blick

Was bedeutet es, Prioritäten zu setzen?
Proaktiv zu entscheiden, welche Aufgaben dich wirklich voranbringen – und den Rest erst mal links liegen zu lassen.

Warum ist das wichtig?
Weil dein Tag nur 24 Stunden hat und du sonst Gefahr läufst, dich mit unwichtigen Dingen zu verzetteln, anstatt deine Ziele zu erreichen.

Die wichtigsten Learnings:
➜ Nicht alles ist wichtig – mach dir klar, was wirklich zählt.
➜ Planen bringt Ruhe: Ein klarer Kopf vermeidet Stress und Verzetteln.
➜ „Gut genug“ ist oft besser als „perfekt“.

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Beispiel

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Selbsttest

Wenn du das Gefühl hast, dass dein Tag mehr Aufgaben hat, als Stunden zur Verfügung stehen, dann bist du hier genau richtig. Dieser Artikel zeigt dir, wie du effektiv die richtigen Prioritäten setzt und typische Fehler vermeidest – mit einem praktischen Beispiel, das dich Schritt für Schritt begleitet.

Prioritäten setzen bedeutet, deine Zeit und Energie dort einzusetzen, wo sie den größten Effekt haben.

Ein Beispiel: Was hat höchste Priorität?

Stell dir vor, du bist Projektmanager in einem mittelständischen Unternehmen und verantwortlich für Betrieb und Neueinführung von Online-Shop-Systemen bei verschiedenen Kunden. Dein Tag beginnt mit einer kniffligen To-do-Liste, und das Setzen von Prioritäten fällt dir schwer:

Urlaubsantrag eines Mitarbeiters

Ein Teammitglied aus der IT bittet um Freigabe seines Urlaubsantrags für die nächsten zwei Wochen. Es benötigt bis morgen eine Rückmeldung, da die Übergabe vorbereitet werden muss.

Kundenbeschwerde

Ein Großkunde hat sich über wiederholte Systemausfälle im bestehenden Shop-System beschwert und droht, den laufenden Vertrag zu kündigen, falls keine kurzfristige Lösung gefunden wird. Der Vertriebsleiter bittet um eine Rückmeldung bis 11.00 Uhr mit konkreten Maßnahmen.

Kritischer Bug

Die Entwickler haben einen kritischen Bug im neuen Shop-System identifiziert, der vor dem geplanten Launch in zwei Wochen behoben werden muss. Ein umfangreicher Bericht mit Lösungsoptionen liegt vor und benötigt mindestens zwei Stunden zur Analyse.

Besprechungsnotizen von letzter Woche

Die Notizen aus dem letzten Teammeeting müssen in ein Protokoll übertragen und an die Teilnehmenden geschickt werden. Es gibt keine feste Deadline, aber das Protokoll sollte zeitnah verschickt werden.

Vorbereitung Lenkungskreissitzung

Der wöchentliche Lenkungskreis findet heute um 14 Uhr statt. Du musst die wichtigsten Updates aus deinem Projekt (Meilensteine, Risiken, Budgetübersicht) aufbereiten.

Server-Problem

Es gibt ein Problem mit der Serverstruktur, auf der das neue System laufen soll. Der Fehler führt zu Performance-Einbußen, was die Kundenzufriedenheit deutlich schmälern kann.

Präsentation Geschäftsführerin

Die Geschäftsführerin erwartet eine grafisch ansprechende Präsentation über das aktuelle Shop-System für die Vorstandssitzung am Freitag. Der Entwurf soll bis morgen zur Freigabe vorliegen.

Hochzeitstag

Du hast morgen Hochzeitstag, aber noch kein Geschenk.

Zahnschmerzen

Du hast Zahnschmerzen und musst einen Termin beim Zahnarzt vereinbaren.

Und jetzt? Wie sollst du das alles schaffen? Hier beginnt die Herausforderung:

Wie priorisierst du effektiv, ohne wichtige Aufgaben zu übersehen oder dich in unwichtigen Dingen zu verlieren?

Effektiv Prioritäten setzen: 3 Schritte

1. Überblick verschaffen nach der Eisenhower-Matrix

Das A und O bei der Prioritätensetzung: Ruhe bewahren. Zunächst sichtest du alle Aufgaben, um den Umfang jeder Aufgabe zu erfassen. Außerdem kannst du eine der bekanntesten Methoden zur Priorisierung von Aufgaben anwenden – die Eisenhower-Matrix. Diese Methode teilt Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit in vier Kategorien ein:

Eisenhower-Matrix zum Prioritäten setzen

So könnte deine erste Reaktion aussehen:

Aufgabe	Zeitumfang	Dringend?	Wichtig?	Begründung
Urlaubsantrag genehmigen	15 Minuten	Ja	Ja	Mitarbeiter möchte Urlaub buchen
Kundenbeschwerde	1 Stunde	Ja	Ja	Konsequenzen drohen
Kritischer Bug	2,5 Stunden	Ja	Ja	Konsequenzen drohen
Besprechungsnotizen	45 Minuten	Ja	Ja	Soll zeitnah erfolgen
Vorbereitung Lenkungskreissitzung	45 Minuten Vorbereitung + 1 Stunde Teilnahme	Ja	Ja	Sitzung ist schon am Nachmittag!
Server-Probleme	3 Stunden	Ja	Ja	Weitere Kundenbeschwerden drohen
Präsentation für Geschäftsführerin	1 Stunde	Ja	Ja	Will keinen Ärger
Geschenk Hochzeitstag	30 Minuten	Ja	Ja	Will keinen Ärger
Termin Zahnarzt	10 Minuten	Ja	Ja	Kann mich schlecht konzentrieren

Problem
Alle Aufgaben wirken dringend UND wichtig – das kann doch nicht Sinn der Sache sein! Genau auf solche Probleme stoßen viele Projektmanager: Was ist, wenn alles dringend und wichtig ist?

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2. Durchatmen und richtig priorisieren

Oft reagieren wir undurchdacht mit der Antwort: „Ja, diese Aufgabe ist dringend und wichtig“ – und laufen sofort los. Nur wenn wir uns Zeit nehmen und mit etwas Abstand auf die Aufgaben schauen, können wir die Einschätzung mit einem klaren Kopf treffen.

Wichtig

Prioritäten setzen bedeutet (fast) immer auch, an einigen Stellen Abstriche zu machen. Es kann durchaus sein, dass es dein Anspruch ist, alles sofort und in hoher Qualität zu erledigen – aber das funktioniert nun einmal oft nicht. Der Ansatz lautet also: „Gut genug“ statt „Perfekt“!

Auch wichtig

Fast alle unsere Aufgaben sind wichtig. Beim Prioritätensetzen lautet die Frage daher: Wie wichtig ist diese Aufgabe im Verhältnis zu einer anderen Aufgabe?

Bleiben wir beim Beispiel:

Dringend und wichtig:

Kundenbeschwerde: Der drohende Vertragsverlust ist ein kritisches Risiko für das Unternehmen, und eine schnelle Lösung hat oberste Priorität.

Kritischer Bug: Das Problem gefährdet den Launch und muss sofort adressiert werden.

Zahnschmerzen: Deine Gesundheit hat hohe Priorität. Ein Termin beim Zahnarzt muss her!

Dringend, aber nicht wichtig:

Dringend, aber nicht wichtig:
Hier wird es spannend. Oben wurde die Vorbereitung für die Lenkungskreissitzung und die Präsentation sowohl als dringend als auch als wichtig eingeschätzt. Aber stimmt das überhaupt? Beide Termine haben eine Deadline und können damit als „dringend“ eingestuft werden.

Stell dir nun vor, du könntest „wichtig“ als „weniger wichtig“ oder „jetzt sofort nicht wichtig“ umformulieren – schon kommst du zu anderen Ergebnissen:

Lenkungskreis: Die Vorbereitung der Updates für die Sitzung am Nachmittag ist notwendig, aber vermutlich gibt es ein Verständnis, wenn du kritische Kundenanfragen zuerst bearbeitest.

Präsentation für die Geschäftsführerin: Gleiches gilt hier. Kannst du die Aufgabe oder Teile davon delegieren? Den Termin schieben?

Wichtig, aber nicht dringend:

Server-Probleme: Der Bericht ist essenziell für die langfristige Qualität des Systems, hat jedoch keinen unmittelbaren Zeitdruck.

Nicht dringend und nicht wichtig:

Was im ersten Moment sehr wohl wichtig wirkt, kann mit etwas Perspektive entspannter betrachtet werden:

Urlaubsantrag: Dieser kann bis morgen bearbeitet werden.

Besprechungsnotizen: Kein fixer Termin, daher am wenigsten dringlich und JETZT nicht wichtig.

Hochzeitstagsgeschenk: Es ist wichtig, aber du kannst es entspannt nach Feierabend angehen.

Wichtig

Dringende aber nicht-wichtige Aufgaben werden in der Eisenhower-Matrix mit der Handlungsempfehlung „Delegieren“ verstehen. Viele glauben direkt, nicht delegieren zu können („Ich hab keine Mitarbeiter!“) – aber das stimmt nicht immer.
Nimm die beiden Aufgaben im Beispiel: Ja, womöglich verfügst du über alle Informationen für die Lenkungskreissitzung und wärst für die Aufgabe am besten geeignet. Aber wenn du kritische Aufgaben erledigen musst – wer wäre die zweite Wahl? Gibt es ein PMO oder passende Teammitglieder? Kannst du womöglich mit 80 % Qualität bei deinen Daten leben? Kannst du die Präsentation für die Geschäftsführerin womöglich grob strukturiert liefern und den Feinschliff auf später versprechen?

3. Bearbeiten oder delegieren

Jetzt sieht die Tabelle schon ganz anders aus:

Aufgabe	Dringend?	Wichtig?	Maßnahme
Urlaubsantrag genehmigen	Nein	Nein	Kann ich am nächsten Tag erledigen
Kundenbeschwerde	Ja	Ja	Gleich früh bearbeiten!
Kritischer Bug	Ja	Ja	Gleich nach der Kundenbeschwerde bearbeiten!
Besprechungsnotizen	Nein	Nein	Kann ich morgen machen
Vorbereitung Lenkungskreissitzung	Ja	Nein	Hole mir Unterstützung und gehe notfalls mit „halben“ Daten ins Meeting
Server-Probleme	Nein	Ja	Kümmere ich mich morgen drum
Präsentation für Geschäftsführerin	Ja	Nein	Hole mir Unterstützung und bitte notfalls um einen Aufschub
Geschenk Hochzeitstag	Nein	Nein	Kann ich am Abend machen
Termin Zahnarzt	Ja	Ja	Schnell Termin vereinbaren

Die dringendsten Aufgaben (Kundenbeschwerde, Serverproblem, Zahnarzttermin und Präsentation) haben oberste Priorität. Persönliches wie das Hochzeitstagsgeschenk wird in den Feierabend verschoben, und wenig dringliche Aufgaben wie die Besprechungsnotizen werden zuletzt bearbeitet.

Selbsttest Aufgaben priorisieren

Verzettelst du dich schnell? Scheitert das Priorisieren an deinem Umfeld? Mit diesem kurzen Selbsttest findest du heraus, was dich am meisten vom richtigen Priorisieren abhält.

Diese Fehler solltest du vermeiden

Es wäre doch schade, wenn du immer wieder in die gleiche Falle tappst. Deshalb findest du hier typische Fehler, die wir alle ab und zu machen:

Planung vernachlässigen
Das Beispiel von oben zeigt sehr schön: Ein Tag ohne Plan endet häufig in einer Flut von unwichtigen Aufgaben. Wenn wir uns nicht die Zeit für eine saubere Priorisierung genommen hätten, hätten womöglich die „falschen“ Aufgaben Vorrang bekommen.
Zu schnell loslaufen
„Das kann nur ich machen!“, „Ganz oder gar nicht“ oder „Das muss sofort sein“ sind typische Stolperfallen im Kopf. Nimm dir die Zeit und stelle kritische Gegenfragen: Stimmt das wirklich? Gibt es wirklich keine Alternative?
Zu viele Aufgaben auf einmal angehen
Wenn du versuchst, alles gleichzeitig zu erledigen, endet das meist in Chaos. Stelle erst eine Aufgabe fertig, bevor du mit einer neuen Aufgabe beginnst.
Dringende, aber unwichtige Aufgaben bevorzugen
Lass dich nicht von kurzfristigen E-Mails oder Anrufen ablenken, die wenig Mehrwert bieten. Im Beispiel war die Genehmigung des Urlaubsantrags eine typische Aufgabe, die dich von wirklich wichtigen Themen abhält.
Keine klaren Ziele setzen
Dieser Fehler hängt eng zusammen mit der fehlenden Planung. Wenn du keine klaren Ziele hast, verlierst du schnell den Fokus und arbeitest ineffizient.
Nicht delegieren
Du musst nicht alles allein machen. Aufgaben wie die Analyse des Server-Problems können an andere übergeben werden.

Weitere Methoden, um effektiv Prioritäten zu setzen

Priorisieren ist mehr als nur Eisenhower! Hier findest du weitere praktische Methoden aus dem Selbstmanagement, um deine Produktivität zu steigern, ohne dich zu verzetteln:

Big Picture

Behalte das große ganze im Blick. Nur wenn du weißt, wohin du willst, kannst du deine Prioritäten richtig setzen.

MoSCoW-Methode

Mit der MoSCoW-Methode teilst du Aufgaben in vier Kategorien ein:

Must have: Aufgaben, die zwingend erledigt werden müssen.
Should have: Wichtige, aber nicht kritische Aufgaben.
Could have: Aufgaben, die schön wären, aber nicht notwendig sind.
Won’t have: Aufgaben, die vorerst keine Priorität haben.

Die Methode ist besonders hilfreich, um klare Grenzen zu ziehen und den Fokus auf das Wesentliche zu legen.

Pareto-Prinzip (80/20-Regel)

20 % des Aufwands erzielen oft 80 % des Ergebnisses. Frage dich bei jeder Aufgabe: „Wie ist das Verhältnis zwischen Aufwand und Nutzen?“ Konzentriere dich auf Aufgaben, die den größten Mehrwert bringen, und lasse unwichtige (Teil-)Aufgaben weg.
Mehr zum Paretop-Prinzip gibt’s hier und hier!

ABC-Methode

Teile Aufgaben in drei Kategorien ein:

A-Aufgaben: Extrem wichtig, tragen stark zur Zielerreichung bei.
B-Aufgaben: Wichtige, aber weniger zentrale Aufgaben.
C-Aufgaben: Geringe Bedeutung, aber in ihrer Summe oft zeitintensiv.

A-Aufgaben haben oberste Priorität und sollten zuerst erledigt werden. Mehr zur ABC-Analyse gibt’s hier.

Action-Priority-Matrix

Diese Methode bewertet Aufgaben nach Aufwand (Effort) und Nutzen (Impact) und teilt sie in vier Felder:

Quick Wins: Geringer Aufwand, hoher Nutzen.
Major Projects: Hoher Aufwand, hoher Nutzen.
Fill-ins: Geringer Aufwand, geringer Nutzen – ideal für Nebenzeiten.
Thankless Tasks: Hoher Aufwand, geringer Nutzen – möglichst vermeiden.

Die visuelle Darstellung in der Matrix erleichtert die Entscheidungsfindung und sorgt für Klarheit.

Fazit

Priorisieren bedeutet, proaktiv Entscheidungen zu treffen und bewusst abzuwägen, welche Aufgaben dir wirklich dabei helfen, deine Ziele zu erreichen. Beim Priorisieren ist es wichtig, klare Unterscheidungen zwischen wichtigen und unwichtigen Aufgaben zu treffen und gezielt auf die Dinge zu fokussieren, die den größten Unterschied machen.

Wie? Nutze bewährte Methoden wie die Eisenhower-Matrix oder das Pareto-Prinzip, um dich nicht zu verzetteln. Sobald du klarer priorisierst, wirst du deutlich merken: Ich schaffe tatsächlich mehr und habe ein besseres Gefühl dabei! Und genau da wollen wir hin 🙂

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About The Author

Andrea

Andrea Windolph schreibt seit 2014 auf "Projekte leicht gemacht" unverkrampft und pragmatisch über Projektmanagement, ist als Autorin und Online-Trainerin tätig und Mitgründerin der Online-Weiterbildungsplattform ittp. Sie betrachtet Projektmanager als echte Helden und Alleskönner.

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