Auf einen Blick
Timeboxing, Eisenhower, „Eat that Frog“, Pausen: Es gibt unzählige Methoden zur Erhöhung der Produktivität, und doch werden sie häufig nicht oder nicht konsequent angewendet. In diesem Artikel erhältst du einen Überblick!
Wie wäre das: Du arbeitest gleich lang, strengst dich nicht mehr an als sonst – aber es kommt am Ende des Tages mehr dabei raus? Oder anders: Du arbeitest entspannter, machst mehr Pausen – und trotzdem ist das Ergebnis genau das gleiche?
Genau diese beiden schönen Szenarien kannst du hinbekommen, wenn du die folgenden klassischen Tipps in deinem Arbeitsalltag befolgst.
Du willst alles über gutes Zeitmanagement wissen?
Für dieses wichtige Thema haben wir einen umfassenden Überblick erstellt:
✔ Die wichtigsten Grundlagen und besten Methoden ✔ Alle Artikel auf einen Blick
Benachrichtigungen abschalten
Das Smartphone brummt, eine Chat-Benachrichtigung fliegt oben rechts auf den Computer-Bildschirm, ein Ton kündigt eine neue Nachricht an? Weise eingesetzt, können uns „Notifications“ dabei helfen, Wichtiges nicht zu vergessen.
Doch sind „Wir brauchen noch Milch“ oder „Tante Erna hat ein neues Bild gepostet“ wirklich wichtig? Selbst wenn die Benachrichtigungen aus deinem Projektteam stammen, sind diese selten priorisiert und führen zu einem glasklaren Nachteil: Du wirst abgelenkt.
Jeder Ton und jedes Nachrichtenfenster krallt sich einen Teil deiner Aufmerksamkeit, reißt dich aus dem, was du gerade tust – und das lässt deine Produktivität massiv sinken.
Besser: Reserviere Zeitblöcke, in denen du dich um Benachrichtigen kümmerst. Womit wir beim nächsten Punkt wären.
Zeitblöcke reservieren
Ablenkungsfreies Arbeiten ist für viele kaum noch denkbar: Zu sehr sind wir umgeben von ständigen Reizen, Unterbrechungen und Multitasking. Ist das sinnvoll? Wohl kaum. Das spürst du besonders, sobald du zur Abwechslung mal wieder konzentriert in einem bestimmten Zeitrahmen an einer Aufgabe arbeiten kannst.
Unsere Empfehlung: Lies dir die Artikel zur Pomodoro®-Technik und zum Timeboxing durch – und probier es mal aus!
Prioritäten setzen
„Die Dinge richtig tun“ ist eine Sache, aber was ist mit „Die richtigen Dinge tun“? Produktivität wird dann gesteigert, wenn du die richtigen Prioritäten setzt. Du kannst noch so effizient arbeiten: Das Ergebnis kann nie optimal sein, wenn du deine Zeit mit einer unwichtigen Aufgabe verschwendet hast.
Drei hilfreiche Methoden, um Prioritäten zu setzen:
Eisenhower Matrix
Pareto-Prinzip
ABC-Analyse
Das Schwierigste zuerst
Wir alle haben unterschiedliche Biorhythmen: Wenn der eine hellwach am Schreibtisch Höchstleistungen vollbringt, reibt sich der andere im Bett noch den Schlaf aus den Augen. Unabhängig, wann der Tag startet, hat sich eine Methode als sehr sinnvoll erweisen: Tu das Schwierigste zuerst – auch bekannt als „Eat that Frog“.
Warum? Weil wir am Beginn des Tages noch nicht abgelenkt sind, am meisten Energie haben und der Kopf noch gut für die anstehenden Aufgaben freigeblasen werden kann. Du willst wissen wie? Dann schau in den passenden Artikel zum Thema rein:
Mach Pausen!
Pausen machen, um produktiver zu werden? Im ersten Moment klingt es unlogisch, mehr zu schaffen, obwohl weniger Zeit investiert wird. Doch selbst kurze Pausen von 5 Minuten helfen dabei, deinem Hirn eine Auszeit zu geben, deine Stimmung aufzuhellen und deinen Kreislauf in Schwung zu bringen. Du hast es sicher auch schon einmal erlebt: Für eine gefühlte Ewigkeit hast du dich an einem Problem festgebissen, nur um auf die erleuchtende Idee in der nächsten Pause zu kommen.
Wichtig: Nutze deine Pausen nicht für soziale Medien oder dein E-Mail-Postfach, sondern steh auf, bewege dich, sorge für Luftveränderung. Danach wirst du produktiver arbeiten, versprochen!
Reduziere deine Meetings
Verbringst du auch manchmal Zeit in Besprechungen, von denen du bis zur letzten Minute den Sinn bezweifelst? Wir alle wissen: Meetings können ungeheuer effektiv sein, Teilnehmer auf den gleichen Stand bringen und den entscheidenen Schritt zur Problemlösung beitragen.
Doch Fakt ist: Viele Besprechungen laufen wenig effektiv ab und binden zu viele Personen, die Wichtigeres zu tun hätten. Schau auf deinen Meeting-Kalender: Kannst du wirklich zu allen Themen etwas beitragen? Was geht dir verloren, wenn du irgendwo nicht teilnimmst?
Dies ist kein Aufruf zum Vermeiden aller Meetings, aber zum kritischen Hinterfragen, ob du deine Zeit besser investieren kannst.
Strukturiert und fokussiert im Projektalltag – aber wie?
Akute Katastrophen, Tagesgeschäft, Team-Management: Ein Projektleiter hat es oft nicht leicht! Falls du deine Projekte stressfrei und erfolgreich managen möchtest oder eine Zertifizierung anstrebst: Die flexible flexible ittp-Online-Ausbildung schafft den entscheidenden Vorteil für deinen nächsten Karriereschritt. In fokussierten Micro-Learning-Modulen erhältst du alle Werkzeuge, um produktive Teams zu führen und herausragende Projektergebnisse zu erzielen – zufriedene Kunden inklusive.
Egal ob alter Hase oder Projektmanagement-Neuling: Nur mit der nötigen Expertise und Praxiswissen in Management, Teamführung und Organisation gelingt dir der hektische Projektalltag. Klar, den gesunden Menschenverstand musst du schon selbst mitbringen – aber das nötige Know-How für erfolgreiche Projekte bekommst du von uns. Die innovative ittp-Lernplattform bietet dir fundiertes Grundlagenwissen, wertvolle Praxistipps und reichlich Gelegenheit zum Üben – damit du selbst in kniffligsten Projektsituationen gelassen bleibst und kompetent agierst.
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Sage Nein und setze Grenzen
Für manche ein Kinderspiel, für andere die schwerste Aufgabe überhaupt: nein sagen.
Was ist, wenn du endlich dein persönliches Zeitmanagement-System gefunden hast und wirst doch ständig gestört, mit (deiner Meinung nach) wenig sinnvollen Aufgaben überhäuft oder von einem Kollegen gebeten wirst, dies oder das „mal eben zu übernehmen“?
Ein guter Teamplayer sein ist eine Sache – weniger produktiv sein aufgrund von anderen eine andere. Bevor du dich also beim nächsten Mal in etwas hineinziehen lässt, halte kurz inne und stelle dir folgende Fragen:
- Welche Konsequenzen entstehen, wenn ich meine Grenzen nicht klar setze?
- Bin ich wirklich die richtige Person für diese Aufgabe?
- Welche Argumente habe ich, für meine eigenen Aufgaben einzustehen?
Fazit
Wäre es nicht schön, wenn am Ende des Arbeitstages mehr und bessere Ergebnisse vorliegen, obwohl du nicht mehr Energie investiert hast? Alle Tipps in diesem Artikel helfen genau dabei: die richtigen Rahmenbedingungen schaffen, um in der gleichen Zeit mit gleichem Kraftaufwand mehr zu erreichen.
Hast du etwas Bahnbrechend Neues gelernt? Vermutlich nicht. All diese Punkte sind echte Klassiker, die sich bewährt haben. Trotzdem werden sie oft nicht oder nicht konsequent angewendet – dieser Artikel ist deshalb eine Erinnerung und hoffentlich genau die richtige Motivation, die dir vielleicht gefehlt hat!
