Projektphasen und Phasenplan im Projektmanagement: Die wichtigsten Grundlagen und Vorteile

Viele Menschen verbinden Projektmanagement mit großen und unübersichtlichen Plänen. Klar: Durch die Komplexität von Projekten ist es häufig gar nicht so einfach, einen kurzen und klaren Überblick über das Gesamtprojekt zu geben. Und dabei ist dieser Gesamtüberblick doch so wichtig – besonders dann, wenn im Projektverlauf der Fokus vor allem auf den Details liegt. Aus diesem Grund ist es wichtig, Projektphasen zu definieren und sie übersichtlich in einem Phasenplan darzustellen.

Hinweis: Die Phasenplanung ist eine typische Methode im klassischen Projektmanagement. Im agilen Projektmanagement werden je nach Vorgehensmodell iterative Zyklen durchlaufen anstatt zu Beginn festgelegten Phasen zu folgen.

Was sind Projektphasen?

Eine Projektphase ist ein zeitlich abgeschlossener Teil eines Projekts, in dem definierte Aktivitäten durchgeführt werden, um zuvor bestimmte Ziele zu erreichen. Oft starten und enden sie mit Meilensteinen. Allgemein betrachtet laufen Projekte meist in 4 Phasen ab:

1. Projektstart: Der Startschuss für das Projekt! In dieser Phase werden Motivation und Projektnutzen bestimmt, Machbarkeiten geklärt und der Projektleiter bestimmt. Oft endet die Phase mit einer klaren Zieldefinition und einem offiziellen Projektauftrag, der dem Projekt die offizielle Legitimation verschafft.
2. Projektplanung: Es geht ans Eingemachte! Verantwortlichkeiten, Termine, Meilensteine, Kosten und Projektinhalte werden im Detail geplant. Sofern noch nicht geschehen, werden auch Stakeholder– und Risikoanalyse durchgeführt.
3. Projektdurchführung, -überwachung und -steuerung: Die Grundlagen wurden gelegt – nun wird gearbeitet. In der häufig längsten Phase wird auf die definierten Projektziele hingearbeitet. Begleitet werden die inhaltlichen Aktivitäten von einer ständigen Überwachung, der Analyse von Planabweichungen und Maßnahmen zum Gegensteuern.
4. Projektabschluss: Das Projektergebnis liegt vor und das Projekt ist vorüber? So einfach ist es nicht. Neben der offiziellen Abnahme, der abschließenden Dokumentation und der Auflösung des Projektteams sind Lessons Learned ein wichtiger Bestandteil dieser Phase.

In folgendem Artikel findest du einen allgemeinen Überblick über Phasen im Projekt:

Weiterlesen: Projektmanagement-Phasen: Ein kompakter Überblick

Aufbau eines Phasenplans

Ein Phasenplan enthält folgende Bestandteile:

1. Die Phasen des Projekts
2. Die wichtigsten Meilensteine
3. Eine Zeitachse

Das war es schon. Klingt doch recht übersichtlich, oder?

Vorteile eines Phasenplans

• Kurz und knapp: Das Gesamtprojekt auf einen Blick – das ist die Grundidee des Phasenplanes. Dieser Plan enthält weder Zuständigkeiten oder Budgets noch konkrete Aufgabenbeschreibungen, sondern lediglich die grob abgrenzbaren Phasen eines Projekts und die wichtigsten Meilensteine.
• Schnell zu erstellen: Ein initialer Phasenplan hat nicht den Anspruch, in allen Details final zu sein. Er sollte in der Planungsphase der Grobplanung erstellt werden und stellt somit eine erste Orientierung dar. So ein Phasenplan kann ganz schnell auf einem Blatt Papier erstellt werden: Ein paar Balken, die wichtigsten Termine – fertig.
• Orientierungspunkte: Bereits die grafische Hervorhebung von Meilensteinen ist eine tolle Sache. Auf einen Blick werden so die Punkte sichtbar, auf die hingearbeitet wird. Die Fragen „Wo stehen wir?“ und „Wo müssen wir hin?“ können jederzeit im Projekt leicht beantwortet werden.
• Grafisch darstellbar: Schau dir einfach nur folgende Abbildungen an – was ist übersichtlicher? Natürlich sind nicht alle Menschen visuell veranlagt. Doch im Vergleich zu einer Tabelle fällt es den meisten Personen viel leichter, sich den Projektverlauf grafisch vorzustellen.

Die wichtigsten Gründe, Projektphasen zu definieren

1. Reduzierung der Komplexität

Ich weiß nicht, wie es dir geht: Ich kann fünf oder sechs Aspekte besser handhaben als fünfzig oder sechzig.

In Projekten sind eher mehr als weniger Aufgaben zu erledigen. Deshalb hilft es besonders in der Startphase sehr, das Projekt von einer weniger komplexen Ebene aus zu betrachten. In einer frühen Phase liegen ohnehin meist noch nicht alle Informationen vor, um alle wichtigen Details berücksichtigen zu können.

Was hilft? Eine grobe Übersicht. Und die fällt vielen Praktikern erfahrungsgemäß leicht. Ein Beispiel für mögliche Themengebiete für eine Hochzeit:

Ziemlich viele Punkte, oder? Und für ein übliches Projekt im beruflichen Alltag ist das noch gar nichts. Wie wäre es also damit?

Das sieht doch schon viel besser aus, oder? Die vielen kleinen Aufgaben können nun den groben, zusammenfassenden Phasen zugewiesen werden – und schon wird das Projekt ein wenig geordneter.

Auch klar: Das Projekt an sich wird durch die Unterteilung in abgeschlossene Phasen nicht weniger komplex. Aber es lässt sich besser handhaben und leichter an Kollegen oder Vorgesetzte verkaufen.

2. Schaffung von Entscheidungspunkten

In einer Phasenplanung werden nicht nur die Projektphasen an sich definiert, sondern auch die berühmten Meilensteine. Üblicherweise steht zu Beginn und Abschluss jeder Phase ein Meilenstein. Bei Meilensteinen handelt es sich um besonders wichtige Punkte im Projektverlauf. Sie dienen oftmals als Entscheidungspunkte:

• Wurden die definierten Ergebnisse erreicht?
• Können wir das Projekt so fortführen?
• Wie genau wird das Projekt weitergeführt?

Solche wichtigen Entscheidungspunkte bieten allen Beteiligten folgende Vorteile:

• Überwachung des Projektfortschritts: Liegen wir zeitlich und inhaltlich im Plan?
• Abschluss von Phasen sowie Qualitätssicherung: Wurden die definierten Ziele erreicht?
• Orientierung und Motivation für das gesamte Projektteam: Wir müssen den nächsten Termin halten!
• Regelmäßige Einbindung von Auftraggeber und/oder Lenkungskreis: Wann blickt der Lenkungskreis das nächste Mal auf das Projekt?

Auch grafisch lassen sich Meilensteine gut darstellen:

3. Möglichkeit zur Projektsteuerung

Meilensteine verlangen die Erreichung von bestimmten Ergebnissen zu bestimmten Terminen. Dies führt dazu, dass der Projektfortschritt anhand dieser Zielerreichung gemessen werden kann. Folgende Ergebnisse können geprüft werden:

• Aktueller Status von Terminen
• Qualität der Entwicklungsstände
• Grad der Zielerreichung im Projekt

Eine Methode zur zeitlichen Messung und Steuerung des Projektfortschritts ist die Meilensteintrendanalyse, über die du hier mehr lesen kannst.

4. Übersichtliche grafische Darstellung

Bilder sagen mehr als Worte! Im ersten Schritt werden Projektphasen fast immer als Aufzählungsliste oder in Tabellenform notiert. Der forsche Projektleiter scheut sich aber auch nicht, in einem der ersten Meetings einen ersten grafischen Phasenplan an das Whiteboard zu zeichnen. Wer das noch nicht ausprobiert hat, sollte es unbedingt tun.

Durch die Visualisierung von Phasen und Meilensteinen auf einer Zeitachse ist es allen Beteiligten leicht möglich, sich einen Überblick über das Projekt als Ganzes und die wichtigsten Entscheidungspunkte zu verschaffen. Die Grafik ist für Management, Teammitglieder und Stakeholder leicht erfassbar und eingängig und bildet so eine optimale Diskussionsgrundlage. Hier eine kleine Skizze:

5. Ausgangsbasis für die Feinplanung

Vielen Projektleitern fällt es schwer, sofort einen detaillierten Terminplan zu erstellen. Was liegt näher, als zunächst mit groben Zeitangaben zu beginnen? Dieser grobe Plan kann in späteren Schritten weiter untergliedert werden. Der Phasenplan bildet so die Ausgangsbasis für feinere Planungsschritte. Auch der später zu erstellende Projektstrukturplan kann auf den definierten Phasen basieren.

Kostenfreie Vorlage

Sicher, die Erstellung eines Phasenplans ist nicht kompliziert, das bekommst du ohne Probleme selbst hin. Aber vielleicht hilft dir trotzdem eine Vorlage? Hier kannst du dir eine Vorlage für einen einfachen Phasenplan in PowerPoint herunterladen:

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Fazit

Besonders zu Beginn eines Projekts ist es sinnvoll, Projektphasen zu definieren und grafisch darzustellen. Was zum Projektstart die Komplexität reduziert und für alle Beteiligten einen Überblick gibt, hilft im Projektverlauf durch Meilensteine dabei, den Projektfortschritt im Blick zu halten.

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