Einen Projektplan erstellen in nur 7 Schritten

Du sollst einen Projektplan erstellen und weißt nicht wie? Das müssen wir ändern! Erfahrungsgemäß gibt es zwei Typen von Menschen im Projekt:

• Die einen halten von dem ganzen Planungskram nichts und betrachten ihn als vollkommen überflüssig.
• Die anderen können ohne Planung überhaupt nicht arbeiten, weil sie von Informationen überhäuft werden.

Zugegeben: Vermutlich gibt es auch noch ein Mittelding. Allerdings besteht kein Zweifel darüber, dass du als Projektmanager um Planungen und Pläne nicht herumkommst. Entweder benötigst du sie, um dich selbst organisieren zu können – oder aber weil es ganz einfach Verpflichtungen und Erwartungen von außen gibt.

Wenn dein Chef vor dir steht und du einen Projektplan erstellen sollst, dann ist der eben zu liefern. Aber wie gehst du dabei am besten vor? Gute Nachricht: Es gibt eine herrlich einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung.

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Projektplan erstellen: Die Kurzanleitung

Eine wunderbare Schritt-für-Schritt-Herangehensweise ergibt sich aus den 7W-Fragen des Projektmanagements:

Beantwortest du diese Fragen, hast du das Projekt einmal rundherum beleuchtet. Schau dir die Themenbereiche mal genauer an:

Die 7 W-Fragen

1. Wo?

Wo stehen wir im Projekt?

Bevor es so richtig losgeht, sollte eine Betrachtung der Ausgangssituation erfolgen. Auch wenn das Projekt viele neue Informationen und Aufgaben für dich bereithält, so gibt es dennoch bereits einen Stand bei dem Thema, Überlegungen, Vorarbeiten, eine Ausgangssituation – und all das wird häufig vergessen oder vernachlässigt.

2. Warum?

Warum wollen wir das Projekt durchführen?

Ein unheimlich wichtiger und trotzdem oft vernachlässigter Punkt: Bei manchen Projekten kommt tatsächlich die Frage auf, warum es eigentlich jemals gestartet wurde. Das trifft jetzt sicher eher selten auf den Bau von Häusern zu, wenn der Nutzen offensichtlich ist. Aber Prozessoptimierung in Unternehmen? Zusammenlegung von Abteilungen? Im Nachhinein wird durchaus manchmal die Frage nach dem „Warum“ laut und damit das gesamte Projekt in Frage gestellt.

Beim Erstellen des Projektplans ist die Betrachtung des Projektnutzens deshalb besonders wichtig, weil damit auch für das Projekt geworben werden kann. Ist der Nutzen klar, so können die Argumente in schwierigen Projektsituationen wieder hervorgezaubert werden.

3. Was?

Was wollen wir im Projekt erreichen?

Kommen wir zum vielleicht wichtigsten Punkt der gesamten Liste: dem WAS! Über die Wichtigkeit von Projektzielen wurde schon viel geschrieben – und das völlig zu Recht. Ohne klare Idee, was genau erreicht werden soll, wird die Projektsteuerung zum Glücksspiel. Schließlich weiß niemand genau, wo die Reise genau hingehen soll.

Die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen und Konflikten zwischen Auftraggeber und -nehmer steigt erheblich, wenn keine Einigkeit über das WAS im Projekt herrscht. Wer will am Ende darüber entscheiden, ob das Projektergebnis erreicht wurde, wenn jeder implizit eine andere Vorstellung vom Ergebnis hat?

4. Wer?

Wer ist am Projekt beteiligt?

Durchatmen! Nach dem WARUM und dem WAS sind die nächsten Schritte beinahe ein Kinderspiel. In diesem Schritt werden alle Personen oder Personengruppen erarbeitet, die mit dem Projekt in Verbindung stehen. Das können Personen sein, die direkt mitarbeiten, aber auch externe betroffene (z.B. Anwohner, andere Abteilungen …) oder interessierte Personen.

Zielstellung in diesem Schritt: Eine solide Organisationsstruktur im Team schaffen, Unterstützer finden und Gegner durch geeignete Maßnahmen so einbinden, dass der Projekterfolg nicht gefährdet wird.

5. Wie?

Wie strukturieren wir das Projekt?

Der Rahmen steht fest – jetzt wird es inhaltlich! In diesem Schritt wird das Projekt in eine Struktur gebracht, mit der sich gut arbeiten lässt. Statt einer großen und unübersichtlichen Aufgabe werden Schritt für Schritt Unteraufgaben erarbeitet und übersichtlich grafisch dargestellt. Das reduziert die gefühlte Komplexität und bildet die Basis für weitere Planungen: Aufwand und Kosten für ein einzelnes Paket lassen sich eben leichter schätzen, als für ein unüberschaubares Gesamtprojekt.

Auch Risiken werden nun betrachtet! Warum beim WIE? Weil für den Umgang mit Risiken fast immer Maßnahmen definiert werden. Auch diese verursachen Aufwand und Kosten und müssen in der Projektstruktur mit auftauchen.

6. Bis wann?

Bis wann soll das Projektziel und sollen Teilziele erreicht worden sein?

Einen Projektplan erstellen ohne Termine? Das geht nicht. Die Frage nach dem WANN wird vom Auftraggeber meist sehr früh gestellt. Oder aber sie wird gar nicht gestellt, sondern ganz einfach ein Projektendtermin vorgegeben. Das Thema Zeit spielt naturgemäß eine große Rolle im Projekt. In diesem Schritt geht es also zunächst darum, das Projekt in grobe zeitliche Abschnitte zu unterteilen. Auch Meilensteine als wichtige Prüfpunkte spielen eine große Rolle.

Wem das noch nicht reicht, der kann in die Feinplanung übergehen: Hier werden Arbeitspakete logisch angeordnet und mit Zeitdauern versehen.

7. Wie viel?

Wie viel kostet das Projekt?

Wenn der Faktor „Zeit“ schon eine wichtige Rolle spielt, dann ist der Faktor „Geld“ oft noch viel wichtiger. Und da niemand Geld zu verschenken hat, ist das auch absolut verständlich. Nach dieser Schrittfolge werden die Projektkosten als letzter Schritt auf Basis der Terminplanung durch die Planung von Ressourcen und ihren Aufwänden ermittelt. In der Praxis ist es allerdings auch oft so, dass die Projektkosten bzw. das Projektbudget ganz einfach vorgegeben sind. Mit diesem Budget muss umgegangen werden – also ist eine Kostenplanung in jedem Fall sinnvoll.

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Fazit

Geschafft! Diese 7 Fragen bilden einen soliden roten Faden durch die Projektplanung und helfen dabei, einen Projektplan zu erstellen, ohne etwas zu vergessen. Besonders zu Beginn eines Projektes, wenn zunächst eher grob geplant werden soll, bietet sich das Durchgehen durch diese Fragen an.

Du willst Zeit sparen und diesem roten Faden in einem Dokument folgen? Dann ist der Step-by-Step-Guide Projektplanung genau das Richtige für dich: