Die 5 besten Gründe, Projektphasen zu definieren

phasenplanung5Hat dein Projekt Phasen? Meilensteine?

Ganz bestimmt.

Sollte es Phasen und Meilensteine haben?

Ganz sicher!

Warum? Das schauen wir uns heute in diesem Artikel an.

Kurz vorab: Was war noch einmal eine Projektphase? Wir halten die Definition hier knapp und sagen einfach:

Eine Projektphase ist ein zeitlich abgeschlossener Teil des Projektes, in dem definierte Aktivitäten durchgeführt werden, um zuvor bestimmte Ziele zu erreichen.

Wenn du mehr wissen willst, findest du hier jede Menge Informationen: Definition Projektphasen

Also: Hier kommen sie. Die 5 besten Gründe, warum du einen solchen Phasenplan erstellen solltest.

Vorhang auf!

1. Reduzierung der Komplexität

Ich weiß nicht, wie es dir geht: Ich kann fünf oder sechs Aspekte besser handhaben, als fünfzig oder sechzig.

In Projekten sind eher mehr als weniger Aufgaben zu erledigen. Deshalb hilft es besonders in der Startphase sehr, das Projekt von einer weniger komplexen Ebene aus zu betrachten. In einer sehr frühen Phase liegen ohnehin meist noch nicht alle Informationen vor, um alle wichtigen Details berücksichtigen zu können.

Was hilft? Eine grobe Übersicht. Und die fällt vielen Praktikern erfahrungsgemäß sehr leicht.

Ein Beispiel:

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Ziemlich viele Punkte, oder? Und für ein übliches Projekt im beruflichen Alltag ist das noch gar nichts. Wie wäre es also damit?

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Das sieht doch schon viel besser aus, oder? Die vielen kleinen Aufgaben können nun den groben Phasen zugewiesen werden – und schon wird das Projekt ein wenig geordneter.

Auch klar: Das Projekt an sich wird durch die Unterteilung in abgeschlossene Phasen nicht weniger komplex. Aber es lässt sich ganz einfach besser handhaben. Und auch besser an Kollegen oder Vorgesetzte verkaufen.

2. Schaffung von Entscheidungspunkten

In einer Phasenplanung werden nicht nur die Projektphasen an sich definiert, sondern auch die berühmten Meilensteine. Üblicherweise steht zu Beginn und Abschluss jeder Phase ein Meilenstein.

Bei Meilensteinen handelt es sich um besonders wichtige Punkte im Projektverlauf. Meilensteine dienen oftmals als Entscheidungspunkte:

  • Wurden die definierten Ergebnisse erreicht?
  • Können wir das Projekt so fortführen?
  • Wie genau wird das Projekt durchgeführt?

Meilensteine bieten allen Beteiligten folgende Vorteile:

  • Überwachung des Projektfortschritts: Liegen wir zeitlich und inhaltlich im Plan?
  • Abschluss von Projektphasen sowie Qualitätssicherung: Wurden die definierten Ziele erreicht?
  • Orientierung und Motivation für das gesamte Projektteam: Wir müssen den nächsten Termin halten!
  • Regelmäßige Einbindung von Auftraggeber und/oder Lenkungskreis: Wann blickt der Lenkungskreis das nächste Mal auf das Projekt?

Auch grafisch lassen sich Meilensteine gut darstellen:

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3. Möglichkeit zur Projektsteuerung

Meilensteine verlangen die Erreichung von bestimmten Ergebnissen zu bestimmten Terminen. Dies führt dazu, dass der Projektfortschritt anhand dieser Zielerreichung gemessen werden kann.

Folgende Ergebnisse können geprüft werden:

  • aktueller Status von Terminen
  • Qualität der Entwicklungsstände
  • Grad der Zielerreichung im Projekt

Eine Methode zur zeitlichen Messung und Steuerung des Projektfortschritts ist die Meilensteintrendanalyse, über die du hier mehr lesen kannst.

4. Übersichtliche grafische Darstellung

Bilder sagen mehr als Worte!

Im ersten Schritt werden Projektphasen fast immer als Aufzählungsliste oder in Tabellenform notiert. Der forsche Projektleiter scheut sich aber auch nicht, in einem der ersten Meetings kühn einen ersten grafischen Phasenplan an das Whiteboard zu zeichnen.

Wer das noch nicht ausprobiert hat, sollte es unbedingt tun.

Durch die Visualisierung von Phasen und Meilensteinen auf einer Zeitachse ist es allen Beteiligten leicht möglich, sich einen Überblick über das Projekt als Ganzes und die wichtigsten Entscheidungspunkte zu verschaffen. Die Grafik ist von allen Beteiligten leicht erfassbar und eingängig – und bildet so eine optimale Diskussionsgrundlage.

Hier eine kleine Skizze:

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5. Ausgangsbasis für die Feinplanung

Vielen Projektleitern fällt es schwer, sofort einen detaillierten Terminplan zu erstellen. Was liegt da näher, als zunächst mit groben Zeitangaben zu beginnen?

Dieser grobe Plan kann in späteren Schritten weiter untergliedert werden: Der Phasenplan bildet so die Ausgangsbasis für feinere Planungsschritte.

Auch der später zu erstellende Projektstrukturplan kann auf den definierten Phasen basieren.


Selbst bei agiler Vorgehensweise, in der keine klar abgegrenzten Phasen definiert werden, finden sich Meilensteine und durchaus auch „Phasen“ wieder. Auch in solchen Projekten wird zu Beginn eine ausführliche Zieldefinition, Stakeholder- und Risikoanalyse durchgeführt (oder zumindest sollten sie durchgeführt werden). Die eigentliche Implementierung geschieht dann je nach Vorgehensmodell in zyklischen Abschnitten. Allgemeine Phasen für Projektstart und Projektende sind allerdings trotzdem sinnvoll.

In welcher Reihenfolge du vorgehst, ist übrigens egal. Stehen bereits fixe Termine fest, kann man mit den Meilensteinen beginnen – die Projektphasen ergeben sich dann fast automatisch. Liegen keine oder nur wenige Termine vor, dann kann auch mit der Definition der Phasen begonnen werden.

Für deine eigene Phasenplanung kannst du dir noch eine schöne Powerpoint-Vorlage herunterladen – inklusive Tabellen für Phasen, Meilensteine und einer schicken Grafik:


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Andrea Windolph ist als freiberufliche Autorin und Trainerin tätig, konzipiert Online-Trainings und unterstützt Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Seit 2014 betreibt sie das Portal „Projekte leicht gemacht“, auf dem sie PM-Wissen vermittelt, das sowohl fundiert als auch leicht verständlich ist.
Andrea Windolph ist studierte Betriebswirtin und verfügt über langjährige Erfahrung in der IT-Branche und der Software-Entwicklung.
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