Zusammenfassung für Eilige:
Die Projektplanung umfasst alle Aktivitäten, um die Termine, Inhalte, Ressourcen und Kosten eines Projekts abschätzen zu können. Besonders im klassischen Projektmanagement wird das Projekt vor der Umsetzung im Detail geplant.
Wer kennt nicht diese wunderbar motivierende Phase zu Beginn eines Projekts? Visionen und Ziele werden erarbeitet, alle wollen Neues erschaffen. Aber muss dann im Anschluß wirklich immer alles detailliert geplant werden – könntest du und dein Team nicht einfach loslaufen und schauen, wie es läuft?
Das kann klappen – wenn ihr so richtig viel Glück habt. Mit hoher Wahrscheinlichkeit werdet ihr aber Dinge vergessen, weil im Eifer des Gefechts niemand daran denkt. Oder eine wichtige Ressource ist genau im entscheidenden Moment nicht verfügbar, weil sie zu spät angefordert wurde. Und was sagt ihr eigentlich dem Auftraggeber, wann das Projekt fertig sein wird? Mal ganz abgesehen davon, dass kurz vor Abschluss das Geld ausgehen könnte?
Du könntest jetzt einen berechtigen Einwand haben: All das kann auch trotz bester Planung passieren. Das stimmt! Aber ist das ein Grund, nicht zumindest die schlimmsten Risiken zu vermeiden und Planungssicherheit für alle Beteiligten zu schaffen? Genau darum geht es bei der Projektplanung: Als Projektmanager erstellst du einen Plan, der als Basis für die Projektumsetzung verwendet wird. Das gibt nicht nur Struktur, sondern schafft auch die Möglichkeit, den Projektfortschritt zu verfolgen und jederzeit zu wissen, wo man steht. Klingt gut? Dann lies weiter!
Hinweis: Dieser Artikel beschreibt den Prozess der Projektplanung im klassischen Projektmanagement. Wenn du im agilen Umfeld unterwegs bist, treffen viele der hier beschriebenen Methoden nicht zu. Solltest du trotzdem weiterlesen? Absolut: Hybride Ansätze, also Mischungen aus der agilen und traditionellen Welt des Projektmanagements, sind im Kommen – und ein Blick über den Tellerrand schadet nie.
Die Projektplanung und andere Phasen
Besonders im klassischen Projektmanagement liegt ein starker Fokus auf der Planungsphase. Diese findet nach dem Projektstart statt und bereitet auf die Durchführung bzw. Umsetzung des Projekts vor, wie die folgende Grafik zeigt:
In deinen Projekten werden die Phasen anders benannt? Das kann gut sein! Im Projektmanagement gibt es je nach Branche, Projekttyp, Standard oder Vorlieben unterschiedliche Vorgaben, welche Phasen durchlaufen werden bzw. wie genau in Phasen unterteilt wird. Mehr dazu kannst du im folgenden Artikel nachlesen.
Weiterlesen: Projektmanagement-Phasen: Ein kompakter Überblick
Folgst du den allgemeinen Phasen im Projektmanagement, werden schon vor der Projektplanung wichtige Methoden wie die Umfeld- und Stakeholderanalyse, Zieldefinition und Risikoanalyse bereits durchlaufen. Alle Erkenntnisse aus diesen Schritten gehen in die konkrete Projektplanung ein.
Projektplanung in der Praxis
Mit der Aufforderung „Erstell mal einen Projektplan!“ können in der Praxis völlig unterschiedliche Erwartungen verbunden sein:
- Entweder dein Chef sieht die Projektplanung als Oberbegriff für alle Aktivitäten, die vor der Durchführung ablaufen sollten – der Begriff wird also weiter gefasst. Bei einer solchen Interpretation müssen alle Aktivitäten der Start- bzw. Definitionsphase neben der eigentlichen Planung erledigt werden. Ein guter Leitfaden bieten die 7 W-Fragen.
- Oder ihr fasst den Begriff enger, dann ist häufig „nur“ die Erstellung eines Terminplans in Kombination mit den durchzuführenden Aufgaben gemeint.
Weil ein Projektplan also alles von einem überschaubaren Excel-Gantt-Chart bis hin zu einem vielseitigen Pamphlet sein kann, solltest du auf jeden Fall hinterfragen, was genau das Zielbild ist.
Projektplanung im Überblick
Schau dir die einzelnen Schritte der Projektplanung näher an:
- Phasenplanung
Phasen und Meilensteine werden festgelegt.
- Projektstrukturplanung
Der Projektinhalt wird in Teilprojekte und Arbeitspakete untergliedert.
- Planung der Projektorganisation
Rollen und Verantwortlichkeiten werden geklärt.
- Ablauf- und Terminplanung
Die Arbeitspakete des Projekts werden in eine logische Reihenfolge gebracht und pro Arbeitspaket eine Dauer geschätzt.
- Ressourcenplanung
Benötigte Ressourcen werden ermittelt und den Arbeitspaketen zugeordnet.
- Kostenplanung
Aus den Kosten der Ressourcen in Kombination mit der Dauer ergeben sich die Projektkosten.
Häufig werden die Begriffe Grobplanung und Feinplanung unterschieden. Während die ersten drei Schritte zur Grobplanung gehören, bilden Ablauf-, Termin- und Kostenplanung die Aktivitäten der Feinplanung.
Hinweis: Die Festlegung der Projektorganisation wird nicht immer der Projektplanung zugeordnet. In manchen Projekten findet diese Bereits während der Start- bzw. Definitionsphase statt.
Die Planungsschritte im Detail
Phasenplanung
Die Definition von Projektphasen ist oft ein intuitiver Schritt für alle Beteiligten: Womit beschäftigen wir uns wann und in welcher Reihenfolge? Für eine optimale Übersicht wird in den meisten Projekten ein grafischer Phasenplan erstellt, wie in der folgenden Grafik zu sehen:
Ein Phasenplan besteht aus zwei wichtigen Bestandteilen:
- Projektphasen: Phasen sind zeitlich abgegrenzte Abschnitte im Projektverlauf, in denen bestimmte Aktivitäten durchgeführt und Ergebnisse erreicht werden sollen.
- Meilensteine: Besonders wichtige Mess- und Prüfpunkte im Projekt, an denen ein Ergebnis oder Zustand erreicht werden soll.
In den folgenden beiden Artikeln findest du alle wichtigen Informationen zur Erstellung von Phasenplänen und der richtigen Formulierung von Meilensteinen:
Weiterlesen: Projektphasen: Die wichtigsten Grundlagen und Vorteile
Weiterlesen: Meilensteine: Alles, was du wissen musst
Projektstrukturplanung
Dieser Teil der Projektplanung beschäftigt sich mit den Projektinhalten. Anders gesagt: Was soll erledigt werden? Und wie lässt sich ein komplexer Projektbrocken am besten verwalten? Richtig: Du unterteilst ihn in seine Bestandteile, sodass die Häppchen leichter verdaulich sind. Genau das ist der Ansatz eines Projektstrukturplans: Der Projektinhalt wird untergliedert und hierarchisch in einer Baumstruktur dargestellt. Das sieht dann so aus:
Ein Projektstrukturplan (PSP) besteht also aus folgenden Bestandteilen:
- Projekt: Ganz oben im Wurzelelemente steht das Projekt. Logisch – das soll schließlich auch in seine Bestandteile untergliedert werden.
- Teilprojekte: Auf der zweiten Ebene findest du die Teilprojekte. Je nach Projektgröße werden diese von einem Teilprojektleiter gesteuert.
- Arbeitspakete: Die kleinste Einheit im PSP sind abgegrenzte Aufgaben, die von einem Mitarbeiter verantwortet werden.
So ein Projektstrukturplan sieht ganz einfach aus? Das kann so sein – hat aber auch seine Tücken. Um einen perfekten PSP zu erstellen, solltest du über Themen wie Codierung und Gliederungsprinzipien Bescheid wissen – all das erfährst du in den folgenden Artikeln:
Weiterlesen: Der Projektstrukturplan: Alles, was du wissen musst
Weiterlesen: Wie du einen professionellen Projektstrukturplan mit PowerPoint erstellst
Planung der Projektorganisation
Auch wenn die Projektorganisation nicht direkt mit der Planung von Terminen und Inhalten verbunden wird, fällt sie in vielen Projekten in die Projektplanungsphase. Folgende Fragen werden beantwortet:
- Wie ist das Projekt in die Organisation eingebettet?
- In welcher Organisationsform wird es abgewickelt, Matrix-, Stabs- oder als reine Projektorganisation?
- Welche Rollen werden besetzt?
- Wer nimmt welche Rollen ein?
- In welcher Hierarchie stehen die Teammitglieder zueinander?
- Wer hat welche Weisungsrechte?
- Wer ist wofür verantwortlich?
Grundlegende Informationen zur Projektorganisation findest du in den folgenden Artikeln:
Weiterlesen: Projektorganisation: Diese Formen solltest du kennen
Weiterlesen: Rollen im Projekt: Diese Stellen müssen besetzt sein
Weiterlesen: Aufgaben eines Lenkungskreises
Weiterlesen: Die RACI-Matrix einfach erklärt
Ablauf- und Terminplanung
Wusstest du, dass der Projektstrukturplan auch als „Mutter aller Pläne“ bezeichnet wird? Das hat seinen Grund: Der PSP ist die Ausgangsbasis für die Feinplanung und damit für alle folgenden Planungsschritte.
Die Ablauf- und Terminplanung besteht aus folgenden Schritten:
- Die Vorgänge eines Projekts werden definiert. Das sind alle Aufgaben, die im Projekt umgesetzt werden.
- Die Vorgänge werden in der Ablaufplanung miteinander verknüpft.
- Die Zeitdauer pro Vorgang wird geschätzt.
- Durch Anwenden eines Kalenders werden konkrete Termine festgelegt.
Hinweis: In der Praxis wird die Feinplanung meist mit Hilfe einer Projektmanagement-Software erledigt. Ein Projektmanager in der Praxis muss nur höchst selten Pufferzeiten berechnen oder die optimale Auslastung von Ressourcen manuell optimieren.
Definieren von Vorgängen
Du erinnerst dich an die kleinste Einheit im Projektstrukturplan? Diese Arbeitspakete können entweder direkt in die Feinplanung übernommen oder weiter in Vorgänge untergliedert werden. Je kleiner das Projekt, desto häufiger entsprechen die Arbeitspakete den Vorgängen.
Ablaufplanung
Alle Vorgänge nun werden in eine logische Reihenfolge gebracht und Abhängigkeiten definiert. In einer Projektmanagement-Software wird auch von „Verknüpfen“ der Vorgänge gesprochen. Die Kernfrage: Wie stehen die Vorgänge miteinander in Verbindung? Welche Abhängigkeiten gibt es?
Beispiel:
Beim Hausbau kann das Dach erst gedeckt werden, wenn der Dachstuhl fertiggestellt wurde.
Weiterlesen: Crashkurs Netzplantechnik: Grundbegriffe und Übungsbeispiel
Aufwandsschätzung
Im nächsten Schritt werden für jeden Vorgang Zeitdauern geschätzt. Die Kernfrage lautet hier: Wie lange dauert es, diese Aufgabe zu erledigen? Aufwandsschätzungen gehören für viele Projektmanager nicht gerade zu den Lieblingsaufgaben. Wer lässt sich schon gern auf eine Zahl festnageln, wenn viele Faktoren die Schätzung nachträglich verändern könnten?
Zum Glück gibt es eine Reihe von Methoden, die beim Schätzen helfen können:
- Expertenschätzung
- Analogiemethoden
- Top-Down-Ansatz
- Bottom-Up-Ansatz
Details zu Schätzmethoden findest du in den folgenden Artikeln:
Weiterlesen: Aufwandschätzung im Projekt: 4 Schätzmethoden im Überblick
Weiterlesen: Aufwände schätzen mal anders: Planning Poker
Terminplanung
Wenn du eine Software nutzt, passiert die Terminplanung praktisch nebenbei: Indem du einen Starttermin für dein Projekt angibst, ergeben sich die Termine basierend auf den Verknüpfungen und Zeitdauern der Vorgänge wie von selbst.
Als Ergebnis der Terminplanung weißt du genau, wann du den Abschluss des Gesamtprojekts feiern kannst – falls alles nach Plan läuft.
Ressourcenplanung
Ein Terminplan ist schön und gut – aber wer soll die Arbeit erledigen? Im Rahmen der Ressourcenplanung werden folgende Fragen beantwortet:
- Welche Ressourcen werden benötigt?
- Welche genauen Qualifikationen für Personalressourcen werden gebraucht?
- Welche Sachressourcen müssen mit welcher Spezifikation zur Verfügung stehen?
- Wie viele Ressourcen werden benötigt und wie sollten diese verfügbar sein?
Sobald die Ressourcen klar definiert wurden, werden sie den einzelnen Vorgängen zugeordnet. In diesem Schritt wird also festgelegt, wer wann an welcher Aufgabe arbeitet. Eine weitere wichtige Erkenntnis aus der Ressourcenplanung ist eine Übersicht über die Auslastung der Ressourcen: Wann kommt es zu Engpässen? Wie können die Ressourcen optimal eingesetzt werden?
Kostenplanung
Wird die gesamte Projektplanung in den beschriebenen Schritten erledigt, ist die Kostenplanung ein Kinderspiel:
- Nach der Ressourcenplanung weißt du, wie viel eine Ressource pro Zeiteinheit kostet.
- Du weißt auch, wie lange und oft eine Ressource eingesetzt wird – schließlich hast du sie den Vorgängen zugeordnet.
Mit diesen Informationen ergeben sich automatisch die Kosten pro Vorgang, die schließlich zu den gesamten Projektkosten aufsummiert werden.
In der Praxis muss eine Kostenplanung oft schon deutlich früher erstellt werden – zumindest eine grobe Version. Im folgenden Artikel erfährst du mehr, wie du in solchen Fällen am besten vorgehst.
Weiterlesen: Projektkosten ermitteln in 10 Schritten: So geht’s!
Fazit
Auf der Projektplanung wird insbesondere im klassischen Projektmanagement großen Wert gelegt: Die Umsetzung der Aufgaben sowie die Messung des Projektfortschritts orientieren sich am Plan – umso wichtiger ist ein sorgfältiges Vorgehen.
