7 Dinge, die erfolgreiche Projektmanager täglich tun

Ein Projektleiter hat es wahrlich nicht leicht … als Vermittlerrolle zwischen Team und Kunde, als Zwischenposition zwischen Management und Fachexperten. Umso wichtiger ist es, sich ab und zu darüber bewusst zu werden, welche Aufgaben die Rolle als Projektleiter mit sich bringt.

Werden diese Aufgaben täglich erfüllt, kann (beinahe) nichts schiefgehen:

1. Den Projektstatus prüfen

Stell dir deine Rolle als Schaltzentrale vor. Wer, wenn nicht du, sollte zu jeder Zeit wissen, wie es um dein Projekt bestellt ist? Du musst nicht jedes winzige Problem auf der Baustelle oder den kleinsten Bug im Software-Projekt kennen – doch du solltest jederzeit darüber Auskunft geben können, ob dein Projekt auf Kurs ist.

Wirf einen Blick auf kritische Arbeitspakete, schau dir deren Fortschritt an. Prüfe, ob irgendwo Blocker auf dich warten, die dein Team aus der Bahn werfen könnte.

Kennst du deinen Projektstatus, wirst du

• souveräner auf Fragen reagieren und
• besser wissen, wo deine nächsten Baustellen sind.

Hilfreicher Tipp: Orientiere dich an den 3 Fragen, auf die ein Projektmanager immer eine Antwort haben sollte

2. Interne Nachrichten prüfen

Ob handgeschriebener Zettel, internes Messaging-System, Ticket-System oder morgendliches Team-Meeting: Als Projektleiter nimmst du eine zentrale Rolle in der Teamkommunikation ein.

„Mir fehlt ein Zugang für System XYZ!“
„In der Produktion gibt es eine Verzögerung, die unseren Testlauf durcheinanderbringt.“

Es ist deine Aufgabe, dafür zu sorgen, dass das Projekt „läuft“. Sobald du einen Überblick über aktuelle Stolpersteine hast, kannst du diese beseitigen.

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3. Auf Kundenbedürfnisse achten

In vielen Projekten nimmst du eine Vermittlerrolle zwischen Team und Auftraggeber bzw. Kunde ein. Absprachen wollen getroffen, Entwürfe diskutiert und Anforderungen auf den Prüfstand gestellt werden.

Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass täglich Wünsche und Fragen an dich herangetragen werden. Die Zufriedenheit der Stakeholder ist in einem Projekt mindestens ebenso wichtig wie die harten Kriterien. Umso wichtiger, ein sensibles Ohr am Kunden zu haben.

4. Priorisieren

Falls du die vorherigen Schritte durchgeführt hast, könnte nun ein überraschend hoher Berg an neuen Aufgaben auf dich warten:

• Dein Auftraggeber will sich dringend über den letzten Design-Entwurf unterhalten.
• Es gibt einen Konflikt zwischen Herrn Kampe und Frau Bister aus dem Controlling.
• Im Teilprojekt „Konstruktion“ ist ein Problem aufgetreten, das dringend nach einer Lösung ruft.

Es ist natürlich, in solchen Situationen in Schweiß auszubrechen. Wenn alles dringend und wichtig erscheint, verursacht das Stress und ist beinahe ein Garant dafür, das „große Ganze“ aus dem Blick zu verlieren.

Aufgaben priorisieren zu können, gehört zu den wichtigsten Fähigkeiten eines Projektleiters. Schau dich in folgenden Artikeln für Tipps um:

Eisenhower-Matrix
3 Zeichen, dass Prioritäten falsch gesetzt werden – und was du dagegen tun kannst
Hilfe beim Priorisieren und Entscheiden benötigt? Diese Methode hilft!
Kein Verzetteln mehr: Mit dieser Methode priorisierst du Aufgaben richtig

5. Auf Meetings vorbereiten und durchführen

Sie sind unvermeidlich … und enorm wichtig! Vielleicht magst du den Austausch in Meetings, vielleicht siehst du sie als Zeitverschwendung an. Faustregeln für Meetings:

1. Nimm nur an Meetings teil, die dir tatsächlich etwas bringen.
2. Falls du Teilnehmer bist: Bereite dich auf das Meeting vor und überlege dir vorher, was du daraus mitnehmen möchtest, statt nur passiv anwesend zu sein.
3. Gestalte deine eigenen Meetings so, dass alle Teilnehmer sie als Mehrwert empfinden.

Mehr Tipps für Meetings findest du hier:

Wie du ineffizienten und langweiligen Meetings den Kampf ansagst
Wie du mit 10 einfachen Schritten bessere Meetings durchführst

6. Motivieren und Loben

Es kann nicht oft genug erwähnt werden: Gemäß dem Spruch „Project management is people management“ ist es unabdingbar, regelmäßig auf Stimmungen im Projektteam zu lauschen, den Austausch zu suchen, Feedback zu geben und zu motivieren.

Lass dich hier inspirieren:

So motivierst du dein Team: Mit drei Faktoren zum Erfolg
7 einfache Punkte, um deine Mitarbeiter zu motivieren
Die sechs Faustregeln: 3. Sei nett zu deinem Team

7. Den Blick nach vorn haben

So anstrengend der Projektalltag auch sein mag: Nimm dir täglich Zeit, den Blick auf das große Ganze zu werfen:

• Was könnte morgen/nächste Woche/nächsten Monat auf uns warten?
• Welche Risiken könnte ich schon jetzt bearbeiten?
• An welchen Stellen warten Chancen darauf, ergriffen zu werden?

Als Projektleiter agierst du häufig als Problemlöser, musst die typischen Störungen bearbeiten und Probleme lösen. Doch gleichzeitig möchtest du nicht nur reagieren – das verursacht Stress und versetzt dich in einen passiven Modus.

Handle stattdessen proaktiv: Schau nach vorn und gehe mögliche Probleme frühzeitig an. Das fühlt sich nicht nur gut an („Ich hab die Lage im Griff!“, sondern macht auch einen souveränen Eindruck auf andere.

Fazit

Ganz schön viel zu tun … und dennoch nur ein Ausschnitt aus dem täglichen „Projektwahnsinn“. Erinnere dich immer an das Bild der Schaltzentrale, sieh dich als Steuermann. Die Rolle des Projektleiters bringt es mit sich, ständig auf Einflüsse und Störungen von außen reagieren zu müssen – und gleichzeitig das Ruder aktiv und fest in der Hand zu halten.