Der Projektstrukturplan, Teil 2: Ablauf, Tipps und Tools

Schauen wir uns den zweiten Teil zum Projektstrukturplan (PSP) an!

Ich gehe fest davon aus, dass du weißt, was ein PSP ist. Wenn nicht, solltest du unbedingt noch einmal in diesem Artikel nachlesen.

In diesem Folgeartikel schauen wir uns an, in welcher Reihenfolge dieser Plan erstellt wird und welche Werkzeuge sich hierfür eignen.

Noch einmal zur Erinnerung: Erstellt werden soll eine übersichtliche Struktur, in der alle zu erledigenden Aufgaben im Projekt hierarchisch dargestellt werden.

Auf geht´s!

Ablauf

Die Kurzform, wenn es schnell gehen muss: Zeichne eine Mindmap und schreibe einfach alle Aufgaben auf, die zu deinem Projekt gehören. Der Vorteil: Es geht schnell und einfach. Der Nachteil: Die Wahrscheinlichkeit steigt, dass du etwas vergisst.

Etwas ausführlicher solltest du so vorgehen:

  1. Gliederung festlegen
    Im letzten Artikel bin ich bereits darauf eingegangen: Ein Projekt kann nach Phasen, Objekten oder Funktionen gegliedert werden. Entscheide dich am besten zu Beginn für ein Prinzip, so dass kein Durcheinander entsteht.
  2. Vorgehen festlegen
    Wer ist alles bei der Erstellung des PSP beteiligt? Soll das Projekt von oben nach unten immer weiter aufgegliedert oder eher von unten nach oben strukturiert werden? Lege also fest, wie bei der Erstellung vorgegangen werden soll.
  3. Ausgangsinformationen ermitteln
    Sehr praktisch: Du musst nicht komplett bei Null beginnen! In der Regel gibt es schon viele Informationen, die als Grundlage genutzt werden können:

    • Risikoanalyse: Welche Maßnahmen wurden zur Minimierung von Risiken beschlossen und müssen im Projekt berücksichtigt werden?
    • Stakeholderanalyse: Welche Maßnahmen wurden für den Umgang mit Stakeholdern festgelegt?
    • Zielanalyse: Welche Aktivitäten können aus den Projektzielen abgeleitet werden?
  4. Sammeln
    Auf Basis der Vorinformationen werden nun Aufgaben gesammelt. Dies kann gut in Form eines Brainstormings geschehen. Ziel: Möglichst alle zu erledigenden Aufgaben erfassen.arbeitspakete
  5. Ordnen
    Vielleicht stehst du nun vor einem großen Haufen voller Aufgaben. Nun geht es ans Strukturieren: Durch Zusammenfassen und Untergliedern entsteht die Projektstruktur mit Teilprojekten, Teilaufgaben und Arbeitspaketen.PSP phasenorientiert

Voilà!

Tipps

Wie tief gliedern?

Die Gliederungstiefe des PSP sollte immer der Projektgröße angemessen sein. Ziel: Schaffung einer größtmöglichen Übersicht. Ein PSP mit hunderten von Arbeitspaketen bei einem Großprojekt wird diese Anforderung nicht erfüllen. Im PSP wird hier eine gröbere Strukturierung verwendet, die dann in der Detailplanung konkretisiert wird. Kleinere Projekte können in der Regel bereits im PSP vollständiger abgebildet werden.

Grundsatz: Nicht so genau wie möglich, sondern so genau wie nötig!

Welches Gliederungsprinzip anwenden?

Nach welchem Gliederungsprinzip der PSP aufgebaut wird, hängt von Vorgaben im Unternehmen oder auch persönlichen Vorlieben hab. Wichtig sind eine einheitliche Gliederung und ein einheitliches Verständnis im Projektteam.

Welche Codierung anwenden?

Auch hier gibt es keine festen Regeln. Einziger Hinweis: Sehr lange und komplexe PSP-Codes erhöhen die Fehleranfälligkeit in der Praxis. Weniger ist hier manchmal mehr.


Tipp: Schritt für Schritt zum professionellen Projektstrukturplan

Nach Abschluss dieses Online-Kurses wirst du einen professionellen, auf die Eigenarten deines eigenen Projektes maßgeschneiderten PSP erstellen können – und das mit den dir zur Verfügung stehenden Software-Tools. Video-Tutorials für 7 beliebte Tools wie Microsoft Office, Microsoft Project oder XMind inklusive! Die zuvor unübersichtliche Blackbox kannst du optimal strukturieren und visuell darstellen – die perfekte Ausgangsbasis für dein eigenes Projekt.

  • Theoretische Grundlagen einfach erklärt
  • Tipps und Best Practices zur Erstellung eines Projektstrukturplans
  • 7 ausführliche Videotutorials zur Erstellung eines PSP mit Microsoft Excel, Powerpoint, Word und Project sowie WBS Tool, XMind und WBStool8
  • Beispieldateien und Vorlagen zum Download


Tools

Per Hand

Das einfachste Werkzeug: ein Blatt Papier und ein Stift. Deutlich praktischer sind allerdings Post-Its, da diese einfacher umsortiert werden können. Im Team werden meist Karten genutzt, die für alle sichtbar an Flipchart oder Whiteboard angeheftet werden. Auch hier ist das Umsortieren und Strukturieren sehr einfach.

Spezielle PSP-Tools

Dedizierte Tools zur Erstellung eines PSP sind rar gesät. Eine Ausnahme bildet das WBS-Tool für Windows, das kostenlos getestet werden kann.

Diagramm-Tools

Im Grunde sind PSPs nichts anderes als Diagramme in Baumstruktur.

Online-Tools wie Gliffy oder Lucidchart bieten kostenfreie Zugänge an, die bezüglich der Funktionen allerdings beschränkt sind.

Mindmapping-Tools

Die Strukturierung von Themen in Unterzweige kann auch mit Hilfe von Mindmaps durchgeführt werden.

Mindjet Mindmanager bietet die Möglichkeit, jedem Zweig Termine und Fortschritte zu hinterlegen. Nachteil: Nicht gerade preiswert.

Abgespeckt gibt es ähnliche Funktionen auch bei Mindmup, was kostenfrei erhältlich ist. Wer mit XMind arbeitet, kann sich in diesem Blog-Artikel inspirieren lassen, auch wenn es nicht 100% um einen PSP geht.

Eine einfache Variante bieten auch aktuelle Office-Versionen. Mittels eines SmartArt-Diagramms kann eine Baumstruktur erstellt werden. Diese einfache Art eines PSPs ist auch in der folgenden Vorlage enthalten:

Hol dir die kostenlose Vorlage für einen Projektstrukturplan!

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Diese Folge als Podcast hören:

Andrea Windolph ist als freiberufliche Autorin und Trainerin tätig, konzipiert Online-Trainings und unterstützt Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Seit 2014 betreibt sie das Portal „Projekte leicht gemacht“, auf dem sie PM-Wissen vermittelt, das sowohl fundiert als auch leicht verständlich ist.
Andrea Windolph ist studierte Betriebswirtin und verfügt über langjährige Erfahrung in der IT-Branche und der Software-Entwicklung.
2 Kommentare
  1. Thilo Niewöhner
    Thilo Niewöhner says:

    Hallo Andrea,
    vielen Dank für Deine PSP-Reihe!

    Ein Hinweis zur Erstellung des PSP:
    Ich bin schon seit einer Weile in Berührung mit xMind (http://www.xmind.net).
    Mit der neuen Version kommt (zumindest in der Pro-Ausführung) ein Project-Export mit an Bord.

    Damit kann ich meinen PSP in xMind komplett durchgestalten (etwa in einem PSP-Workshop), hierarchisch benennen und gliedern, und dann das Ergebnis in Project importieren.
    Zwar erhalten nicht immer alle PSP (die ja zum Teil auch meine Kostenstellen im Projekt sind) auch Termine; die kann ich aber später in Project aussortieren oder deaktivieren.

    Dieser Export spart eine Menge Arbeit, da ich nicht wie sonst das Ganze Ergebnis in Project einklimpern oder über Excel reinkopieren muß.
    Und die Effizienz kann man sicher noch steigern, wenn man sich mit xMind konsequent auseinander setzt. Ich habe erst damit angefangen… 🙂

    Zugegeben: xMind 6 Pro ist kostenpflichtig mit normalerweise 104 EUR (zur Zeit noch 79 EUR).
    Aber nach den ersten gesparten Stunden sieht der Preis schon nicht mehr so schlimm aus.

    Übrigens kann man in xMind auch ganz einfach PSP importieren, die z.B. aus früheren Projektphasen in (aktuellen Versionen von) PowerPoint vorliegen:
    In PowerPoint (Word geht auch, glaube ich) den Textbereich des Organigramms (oder SmartArt) einblenden, die Texte kopieren und in xMind einfügen.
    Mit ein bißchen Nacharbeit sieht das Ganze schnell sehr gut aus und kann von da aus weiter bearbeitet werden.

    Antworten

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