Projektmanagement: Der ultimative Überblick

Die Kurzfassung für Eilige
Projektmanagement umfasst alle Aktivitäten zum Planen, Durchführen, Steuern, Kontrollieren und Kommunizieren von komplexen Vorhaben (Projekten). Dieser Artikel gibt einen Überblick über Definitionen von Projekt und Projektmanagement, das magische Dreieck, typische Projektmanagement-Methoden, -Phasen und -Standards.

Kein Unternehmen kann es sich leisten, Zeit und Geld unnötig zu investieren. Genau hier kommt Projektmanagement ins Spiel: Mithilfe von Vorgehensmodellen und Methoden wird es dir leicht gemacht, auch komplexe Vorhaben zu strukturieren, zu planen und zielgerichtet anzugehen.

Neugierig? Dann ist dieser Überblicksartikel genau richtig für dich. Egal ob klassisch oder agil: Hier findest du den ultimativen Überblick zum Thema Projektmanagement.

Was ist ein Projekt?

Was ist eigentlich so ein Projekt? Obwohl der Begriff ständig verwendet wird, fällt es vielen sicher schwer, sofort eine Definition parat zu haben. Um es noch schwieriger zu machen, gibt es nicht nur eine Definition, sondern gleich mehrere. In dieser Übersicht schauen wir mal, was die größten Projektmanagement-Verbände auf Lager haben. Bereit? Dann legen wir los:

Laut ICB 4.0®-Standard der IPMA® wird ein Projekt wie folgt definiert:

Auch das PMI® (Project Management Institute) hat in seinem PMBOK (Project Management Body of Knowledge) eine Definiton parat:

Auch bei PRINCE2® gibt es eine Definition. Demnach ist ein Projekt

Auf Deutsch definiert PRINCE2® also ein Projekt

Noch nicht genug? Dann fragen wir auch noch einmal beim Gabler Wirtschaftslexikon nach:

Fassen wir alle Definitionen zusammen, dann kristallisieren sich typische Merkmale heraus:

Weiterlesen: Definition Projekt: Was ist ein Projekt?
Weiterlesen: 6 Merkmale, an denen du ein Projekt erkennst
Weiterlesen: Was macht ein Projekt komplex?
Video: Was ist ein Projekt? (Teil 1) – Eine anschauliche Definition
Video: Was ist ein Projekt? (Teil 2) – Die Projektmerkmale

Einen Punkt greifen wir uns aus der Definition des Gabler Wirtschaftslexikons heraus: Projekte erfordern aufgrund ihrer Schwierigkeit und Bedeutung ein gesondertes Projektmanagement – doch was ist das überhaupt?

Was ist Projektmanagement?

Wir haben auch ein paar offizielle Definitionen für dich: Laut DIN 69901 umfasst Projektmanagement die

Das Gabler-Wirtschaftslexikon sagt Folgendes:

Noch eine Definition gefällig? Dann mögen wir diese hier:

Oder auch noch einfacher: Projektmanagement ist ein systematisches Vorgehen in komplexen Situationen. In jedem Fall ist Projektmanagement keine Wissenschaft – viel eher eine Sammlung von Methoden und Werkzeugen, mit deren Hilfe ein Projekt zum Erfolg geführt werden kann.

Weiterlesen: Definition Projektmanagement: Was ist Projektmanagement?
Video: Projektmanagement-Grundlagen: Hier wird Projektmanagement einfach erklärt!

Vorteile des Projektmanagements

Warum ist Projektmanagement überhaupt so wichtig – und geht es nicht auch ohne? Sind wir mal ehrlich: Intuitiv betreiben wir alle ein gewisses Projektmanagement, sobald wir Vorhaben umsetzen.

Beispiel:
Dein nächster Sommerurlaub steht vor der Tür: Du planst die Anreise, erstellst eine Packliste und prüfst, ob die Kreditkarte und der Reisepass noch gültig sind. Für den Fall einer Krankheit schließt du eine Auslandskrankenversicherung ab und fragst alle Familienmitglieder, was sie am liebsten unternehmen möchten. Hier handelt es sich zugegeben um ein überschaubares Projekt, trotzdem zeigt es, wie wir alle ohne großartig darüber nachzudenken Projektplanung, Risiko- und Stakeholdermanagement betreiben.

Warum tun wir das? Ganz einfach: Weil Projektmanagement eine Reihe von Vorteile bietet:

• Höhere Effizienz: Durch Projektmanagement können Vorhaben effizienter und schneller abgeschlossen werden. Durch klare Ziele, Zeitpläne und Verantwortlichkeiten kann das Team seine Arbeit besser organisieren und den Fortschritt des Projekts verfolgen.
• Kostenkontrolle: Projektmanagement hilft auch dabei, die Kosten im Griff zu behalten. Durch eine sorgfältige Planung und Überwachung der Ressourcen können unnötige Ausgaben vermieden werden.
• Risikomanagement: Jedes Projekt birgt Risiken, aber durch ein gutes Projektmanagement können diese Risiken minimiert oder vermieden werden. Indem du potenzielle Probleme frühzeitig erkennst und Maßnahmen ergreifst, um sie zu lösen, kann man das Risiko von Verzögerungen oder Fehlschlägen reduzieren.
• Qualitätssicherung: Ein weiterer Vorteil von Projektmanagement ist die Sicherstellung der Qualität des Endprodukts oder der Dienstleistung. Durch klare Standards und Kontrollen während des gesamten Projekts kann das Team sicherstellen, dass das Ergebnis den Anforderungen entspricht.
• Kommunikation: Projektmanagement fördert auch eine bessere Kommunikation innerhalb des Teams und mit Stakeholdern außerhalb des Teams. Regelmäßige Meetings und Updates halten alle auf dem Laufenden und ermöglichen es allen Beteiligten, auf dem gleichen Stand zu bleiben.

Was im privaten Umfeld eher überschaubare Vorteile bietet, kann in Unternehmen mit Millionenbudgets schnell entscheidend für die Weiterentwicklung und den Fortbestand sein: Ein gelungenes bzw. gescheitertes Projekt kann über die zukünftige Marktposition und damit das Überleben des Unternehmens entscheiden.

Geschichte des Projektmanagements

Kurz und knapp: Projektmanagement gibt es schon seit Ewigkeiten:

• Oder wie glaubst du, ließ sich ein großes Projekt wie der Bau der Pyramiden umsetzen? Auch im Römischen Reich gab es Projektleiter, die den Bau von Aquädukten und Straßen koordinierten.
• Im 19. Jahrhundert wurden dann erstmals systematische Methoden zur Planung und Durchführung von Projekten entwickelt. Besonders in der Industrie wurde das Projektmanagement immer wichtiger, um komplexe Produktionsprozesse zu steuern und zu optimieren.
• In den 1950er Jahren etablierte sich schließlich das moderne Projektmanagement, wie wir es heute kennen. Die NASA war einer der Vorreiter in diesem Bereich und entwickelte Methoden zur Planung und Durchführung von Raumfahrtprojekten. Dabei lag der Fokus auf der Einhaltung von Zeitplänen und Budgets sowie der Minimierung von Risiken.
• Eine wichtige Entwicklung im Projektmanagement war die Einführung von Projektmanagement-Software. Software-Tools können helfen, Themen wie Zeitplanung, Kostenschätzung und Risikomanagement zu vereinfachen, Arbeitsprozesse besser zu organisieren und die Produktivität zu steigern.
• Schließlich hat die Einführung agiler Methoden im Laufe der letzten Jahrzehnte zu einem Umbruch in vielen Unternehmen geführt. Agile Methoden erlauben es Teams, Anforderungsänderungen oder neue Ideen schnell in das Gesamtkonzept des Projekts einzubringen und mit Feedback durch Kunden oder Stakeholder zu validieren.

Generell entwickelt sich das Projektmanagement stetig weiter und wird in nahezu allen Branchen eingesetzt – vom Bauwesen über die IT-Branche bis hin zum Marketing. Dabei geht es immer darum, komplexe Projekte erfolgreich zu planen, durchzuführen und abzuschließen.

Einsatzgebiete des Projektmanagements

Wo kommt Projektmanagement zum Einsatz? Machen wir es kurz: überall! Unabhängig von Branche und Unternehmensgröße finden Projekte statt – mal mehr, mal weniger.

Nun ist „überall“ eine eher vage Formulierung, deshalb findest du in der folgenden Tabelle eine kompakte Übersicht mit Beispielen, wo Projekte eingesetzt werden:

Unternehmensart bzw. Branche	Projektarten
Bauunternehmen, das sich auf Einfamilienhäuser spezialisiert hat	Ein Gebäude soll dort entstehen, wo es bisher noch nichts gab? Bauprojekte sind ein klassisches Beispiel dafür, wie sich kleine Arbeitspakete zu einem großen Ganzen zusammenfügen, wenn sie gut gemanagt werden.
Traditionelles mittelständisches Unternehmen im Werkzeugbau	In einem solchen Unternehmen finden vermutlich Investitionsprojekte beim Kauf neuer Maschinen statt, Optimierungsprojekte zur Verschlankung der Produktionsprozesse und möglicherweise Organisationsprojekte, um einen ISO-Standard im Unternehmen zu etablieren.
Kreativagenturen	Eine Agentur wickelt vermutlich überwiegend Kundenprojekte ab, z. B. für neue Marketing-Kampagnen oder Websites. Gleichzeitig können IT-Projekte stattfinden, wenn neue Software für die Grafiker eingeführt wird.
Öffentliche Verwaltung	Selbst in scheinbar projektarmen Umgebungen finden Projekte statt. Ein neues IT-System soll eingeführt werden, inklusive Schulung aller Mitarbeiter? Neue Rechtsvorschriften verlangen nach der Anpassung von Prozessen? Auch das sind Projekte!
International tätiger Versicherungskonzern	Etablieren von Karrierepfaden im Unternehmen, Einführung neuer IT-Systeme, Entwicklung eines Internet-Kundenportals oder Verbesserung der Kundenzufriedenheit im Kundendienst – je größer das Unternehmen, desto mehr Projekte finden statt.

Du siehst: Projekte finden überall statt, ganz unabhängig von der Branche.

Projektarten

Ob Projektart, Projekttyp oder Projektklasse: Häufig werden Projekte in Gruppen eingeteilt. Warum ist das sinnvoll? Dafür gibt es mehrere Gründe:

• Je nach Projektart kann es unterschiedliche Herangehensweisen für die Umsetzung geben.
• Die Risikobetrachtung für verschiedene Projektarten kann unterschiedlich ausfallen.
• Unterschiedliche Projektarten können in Unternehmen verschiedene Berichte, Dokumente usw. erfordern.
• Projekte der gleichen Projektart lassen sich miteinander vergleichen und Erfahrungen können leicht übertragen werden.

Aber welche Projektarten existieren nun? Schau dir folgendes Beispiel an:

Es handelt sich um ein mittelgroßes, nationales Investitionsprojekt mit internem Auftraggeber, das traditionell geplant wird und als Innovationsprojekt eingestuft wird.

Wie im Beispiel schön zu erkennen ist, können Projekte nach unterschiedlichen Kriterien gruppiert werden:

• Nach dem Projektgegenstand: Investitionsprojekt, Organisationsprojekt, Forschungs- und Entwicklungsprojekt oder IT-Projekt
• Nach dem Vorgehensmodell: Traditionell geplantes oder agiles Projekt
• Nach dem Auftraggeber: Internes oder externes Projekt
• Nach dem Innovationsgrad: Routineprojekt, Innovationsprojekt, Akzeptanzprojekt oder Change-Projekt
• Nach der Größe: Kleinprojekt, mittelgroßes Projekt oder Großprojekt
• Nach der geografischen Ausdehnung: Regionales, nationales oder internationales Projekt

Mehr Informationen zu den einzelnen Projektarten ergänzt durch Beispiele findest du in folgendem Artikel:

Weiterlesen: Welche Projektarten gibt es? Ein übersichtlicher Überblick

Das Magische Dreieck im Projektmanagement 

Um Projekte und Projektmanagement gut verstehen zu können, helfen sprechende Bilder. Das vielleicht bekannteste und eingängigste Bild eines Projekts ist das des magischen Dreiecks, das die drei wichtigsten Erfolgsfaktoren Kosten, Zeit und Leistung darstellt:

Warum funktioniert das Bild so gut? Weil sich ein Projekt immer in einem Spannungsfeld zwischen diesen drei Faktoren befindet. Es soll schnell gehen und wenig kosten? Dann muss vermutlich an der Leistung gespart werden.

Noch kniffliger wird es, wenn der übergreifende vierte Faktor ins Bild kommt: die Kundenzufriedenheit bzw. Zufriedenheit des Auftraggebers. Denn was, wenn alle drei Faktoren erfüllt wurden, die Kundenwünsche jedoch nicht hinreichend berücksichtigt wurden oder aber der Kunde sich schlecht informiert oder nicht wertgeschätzt fühlt? Soziale Faktoren, wie diese, spielen in Projekten eine größere Rolle, als es auf den ersten Blick den Anschein hat.

Weiterlesen: Das Magische Dreieck im Projektmanagement

Projektmanagement-Methoden 

Begriffe pedantisch bis ins letzte Detail hinterfragen? Das versuchen wir zu vermeiden – pragmatische Ansätze sind gefragt. Trotzdem beleuchten wir an dieser Stelle den Begriff „Projektmanagement-Methode“ näher.

An vielen Stellen werden Methoden wie die Meilensteintrendanalyse oder Netzplantechnik auf eine Stufe gestellt mit Scrum, PRINCE2® oder agilem Projektmanagement – in dem man letztere ebenfalls „Methoden“ nennt. Für Einsteiger ist es schwierig, den Überblick zu bewahren. Aus diesem Grund halten wir uns an folgende sinnvolle Begriffsunterscheidung:

• Vorgehensmodelle: Es existieren übergreifende Vorgehensmodelle, nach denen ein Projekt abgewickelt wird, z. B. das V-Modell oder Scrum. Diese Vorgehensmodelle werden häufig klassischem oder agilem Projektmanagement zugeordnet und folgen teilweise einem Standard, z. B. dem der IPMA®. Andere Begriffe für Vorgehensmodelle: Projektmanagement-Systeme oder Projektmanagement-Methodiken oder Frameworks.
• Projektmanagement-Methoden: Als Projektmanagement-Methoden bezeichnen wir einzelne Methoden, die innerhalb eines Vorgehensmodells angewendet werden. Hier kann es sich z. B. um eine Risikoanalyse, eine Phasenplanung oder Aufwandsschätzung handeln.

Basierend auf dieser Unterscheidung ergibt sich folgender Überblick:

Klassisches Projektmanagement

Würden wir es uns einfach machen, passt folgende Aussage: Traditionelles oder klassisches Projektmanagement ist alles, was nicht agil ist. Tatsächlich gilt agiles Projektmanagement in der allgemeinen Wahrnehmung als „das Neue“, während alle „alten“ Methodiken dem klassischen Projektmanagement zugeordnet werden. Die Unterscheidung in klassisch und agil ist durchaus sinnvoll, allerdings ohne das klassische Projektmanagement als „alt“ oder „unmodern“ zu betrachten.

Generell können im klassischen Projektmanagement verschiedene Vorgehensmodelle eingesetzt werden. Unabhängig davon sind klassisch durchgeführte Projekte oft durch folgende Merkmale gekennzeichnet:

• Sie finden in klar abgegrenzten Phasen mit vorher definierten Ergebnissen statt.
• Die Anforderungen werden zu Beginn detailliert erarbeitet.
• Es liegt ein starker Fokus auf einer intensiven Planungsphase.
• Es werden tendenziell wenige Änderungen erwartet und Änderungen werden als Störung wahrgenommen.
• Der Fokus liegt auf der Einhaltung des Projektplans.

Verbreitete Methoden im klassischen Projektmanagement sind die typischen Gantt-Charts, Phasenpläne mit Meilensteinen oder Projektstrukturpläne.

Weiterlesen: Der komplette Überblick über klassisches Projektmanagement

Agiles Projektmanagement

Agiles Projektmanagement ist keine konkrete Methodik, sondern ein Sammelbegriff für verschiedene Projektmanagement-Methodiken wie Scrum oder Kanban. Diese folgen einem iterativen Ansatz, bei dem in kurzen Abständen (Teil)-Ergebnisse geliefert werden und schnelles Feedback von Stakeholdern eingeholt wird. Durch diese überschaubaren Abschnitte kann schnell auf geänderte Anforderungen reagiert werden. Typische Merkmale von agilen Projekten:

• Sie werden iterativ in kurzen Zyklen abgewickelt.
• Der Fokus liegt auf der Orientierung an Kundenwünschen und dem Erschaffen von Werten.
• Regelmäßiges Feedback und Kommunikation spielen eine große Rolle.
• Es wird schnell und proaktiv auf geänderte Anforderungen reagiert.
• Die Teams arbeiten selbstorganisiert.

Typische Vorgehensmodelle sind Scrum, Kanban, Extreme Programming; typische Methoden sind das Backlog-Management, Kanban-Board oder Daily Scrum.

Weiterlesen: Der komplette Überblick über agiles Projektmanagement

Übergreifendes Projektmanagement

Egal, ob klassisch oder agil: In allen Projekten müssen Beteiligte informiert, Berichte erstellt oder Bedrohungen überwacht werden. Genau hierfür eignen sich allgemeine bzw. übergreifende Projektmanagement-Methoden, die gewissermaßen einen Rahmen für die eigentlichen Projektinhalte schaffen. Spätestens hier tritt die Fachexpertise in den Hintergrund, stattdessen ist ein solides Projektmanagement-Know-how erforderlich.

Typische Methoden sind die Stakeholderanalyse, Risikoanalyse oder Kommunikationsmatrix.

Soft Skills

Der Name ist Programm: Soft Skills bedeutet wörtlich übersetzt nichts anderes als „weiche Fähigkeiten“. Warum weich? Ganz einfach: Weil Soft Skills nicht anhand von Prüfungen, Zeugnissen oder Abschlüssen gemessen werden können. Schau dir folgende Definition an:

Soft Skills (weiche Fähigkeiten) ergänzen im Management sogenannte Hard Skills (harte Fähigkeiten) wie Fach- und Methodenkompetenz.

Gabler Wirtschaftslexikon

Wichtig: Nur weil eine Fähigkeit als „weich“ bezeichnet wird, ist sie noch lange nicht unwichtig – im Gegenteil. Schau dir folgendes Beispiel an:

Beispiel:
Tanja ist promovierte Chemikerin, bildet sich ständig weiter und gilt als hochrangige Expertin in ihrem Gebiet. Als sie zur Leiterin eines Großprojekts ernannt wird, stellt sich schnell heraus: Tanja mag fachlich herausragend sein – nur kann sie leider kaum mit anderen zusammenarbeiten. Sie drückt sich undeutlich aus, arbeitet gern für sich, ist extrem schüchtern und wird schnell ungehalten, wenn Mitarbeiter nicht sofort verstehen, wovon sie spricht. Obwohl ein hoch motiviertes Team am Start ist, funktioniert das Projekt nicht – es hapert ganz einfach an Tanjas Soft Skills.

Du siehst: Fehlende „weiche Fähigkeiten“ können es sowohl Einzelpersonen als auch Teams und ganzen Unternehmen ganz schön schwer machen. Schauen wir noch einmal genauer hin, was Soft Skills ausmacht:

• Sie zeigen sich besonders deutlich im Umgang mit anderen Menschen.
• Sie werden sichtbar, wenn das Verhalten einer Person beobachtet wird.
• Sie sind teilweise subjektiv und können nur schwer anhand von harten Kriterien überprüft werden.
• Sie sind häufig Teil des Charakters einer Person.
• Sie entstehen oft durch Lebenserfahrung, nicht durch gezieltes Lernen.

Typische Methoden sind Methoden zum Priorisieren, Zeitmanagement-Methoden, Kommunikationsmethoden oder Mitarbeiterführung.

Weiterlesen: Der komplette Überblick über Soft Skills im Job

Projektmanagement-Standards und -Verbände 

Wann immer es um Prozesse und strukturiertes Vorgehen geht, orientieren wir Menschen uns gern an Standards, um einheitlich vorzugehen – so auch im Projektmanagement. Folgende Standards haben sich weltweit etabliert:

• PMBOK des PMI®: Der größte internationale Projektmanagement-Verband ist das Project Management Institute (PMI®), das mit dem Project Management Body of Knowledge (PMBOK) regelmäßig seinen Standard aktualisiert. 
• ICB 4.0®-Standard der IPMA®: Die International Project Management Association veröffentlicht mit der Individual Competence Baseline (ICB) einen Standard für kompetenzbasiertes Projektmanagement. Der nationale deutsche Verband ist die GPM (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement). 
• PRINCE2® von Axelos: Der de-facto-Standard für öffentliche IT-Projekte in Großbritannien und dem Commonwealth ist PRINCE2® (Projects in Controlled Environments).
• PM2 Alliance: Hier haben wir den Projektmanagement-Standard der EU.
• HERMES: Hinter dem etwas sperrigen „Handbuch der Elektronischen Rechenzentren des Bundes, eine Methode zur Entwicklung von Systemen (HERMES)“ verbirgt sich der Standard für öffentliche IT-Projekte in der Schweiz. 

Alle Verbände bieten Zertifizierungen mit unterschiedlichen Schwerpunkten für Einsteiger und erfahrene Projektmanager an.

Was gibt es noch? Neben den genannten Verbänden existieren diverse DIN- und ISO-Normen:

• DIN 69901 (Projektmanagement – Projektmanagementsysteme) / ISO 21500 (Leitfaden zum Projektmanagement / Guidance on project management)
• ISO/TC 258 (Project, programme and portfolio management)
• DIN 69909 (Multiprojektmanagement – Management von Projektportfolios, Programmen und Projekten)
• ISO 10006: Leitfaden für Qualitätsmanagement in Projekten

Projektmanagement-Phasen

Achtung:
Hier unterscheiden wir nicht die Begriffe „Projektphase“ und „Projektmanagement-Phase“. Warum nicht? Weil das häufig verwirrt und für die meisten Beteiligten nicht intuitiv ist.

Die typischen Projektmanagement-Phasen findest du häufig im klassischen Projektmanagement. Beginnen wir mit einer übersichtlichen und allgemein gültigen Version für Pragmatiker. Demnach laufen Projekte meist in 4 Phasen ab:

• Projektstart
• Projektplanung
• Projektdurchführung-, -überwachung und -steuerung
• Projektabschluss

Projektstart

Der Startschuss für das Projekt! Besonders in frühen Phasen von Projekten sind Unsicherheiten groß, es fehlen Informationen und es ist nicht leicht, alle Fakten mit einem Fingerschnipps zusammenzustellen. Deshalb verläuft der Projektstart oft in einem iterativen Prozess, der beispielsweise wie folgt aussehen kann:

• Es entsteht eine erste Projektidee.
• Grob werden die Dimensionen des magischen Dreiecks umrissen: Was soll bis wann erreicht werden – und wie viel soll es kosten?
• Mit diesen Informationen wird ein erster Projektsteckbrief erstellt. Dieser ist oft noch vage und enthält viele Lücken.
• Weitere Analysen werden durchgeführt, Stakeholder und Risiken betrachtet, Ziele definiert und erste Termine und Kosten grob geplant.
• Am Ende der Startphase steht ein Projektsteckbrief, der oft zum offiziellen Projektauftrag wird.

Auf Basis dieser Arbeit kann eine detaillierte Projektplanung erstellt werden.

Projektplanung

Besonders im klassischen Projektmanagement liegt ein starker Fokus auf der Planungsphase. Diese findet nach dem Projektstart statt und bereitet auf die Durchführung bzw. Umsetzung des Projekts vor.

• Phasenplanung: Phasen und Meilensteine werden festgelegt.
• Projektstrukturplanung: Der Projektinhalt wird in Teilprojekte und Arbeitspakete untergliedert.
• Planung der Projektorganisation: Rollen und Verantwortlichkeiten werden geklärt.
• Ablauf- und Terminplanung: Die Arbeitspakete des Projekts werden in eine logische Reihenfolge gebracht und pro Arbeitspaket eine Dauer geschätzt.
• Ressourcenplanung: Benötigte Ressourcen werden ermittelt und den Arbeitspaketen zugeordnet.
• Kostenplanung: Aus den Kosten der Ressourcen in Kombination mit der Dauer ergeben sich die Projektkosten.

Häufig werden die Begriffe Grobplanung und Feinplanung unterschieden. Während die ersten drei Schritte zur Grobplanung gehören, bilden Ablauf-, Termin- und Kostenplanung die Aktivitäten der Feinplanung.

Weiterlesen: Projektplanung im Überblick

Projektdurchführung, -überwachung und –steuerung

Das entspannte Gefühl nach der Projektplanung mit einem positiven Zukunftsblick wird häufig überlagert von kleineren bis hin zu projektgefährdenden Problemen. Ob Konflikte im Team, verzögerte Lieferungen, unerwartete Hürden oder mangelnder Projektfortschritt: Einem Projektleiter wird während der Projektumsetzung garantiert nicht langweilig. Apropos Projektfortschritt: Woher weißt du überhaupt, wie weit dein Projekt fortgeschritten ist und ob alles laut Plan läuft?

In dieser häufig längsten Phase werden die definierten Projektergebnisse erarbeitet. Begleitet werden die inhaltlichen Aktivitäten von einer ständigen Überwachung, der Analyse von Planabweichungen und Maßnahmen zum Gegensteuern. Zielstellung der Projektsteuerung ist das Lenken des Projekts, sodass Termine, Kosten und die Qualität möglichst nah am vorher erstellten Projektplan bleiben.

Projektabschluss

Das Projektergebnis liegt vor und das Projekt ist vorüber? So einfach ist es nicht. Neben der offiziellen Abnahme, der abschließenden Dokumentation und der Auflösung des Projektteams sind Lessons Learned ein wichtiger Bestandteil dieser Phase.

Hinweis:
So mancher wird jetzt vielleicht sagen: „Mooooment … ich kenne aber andere Projektmanagement-Phasen!“ Das ist sehr wahrscheinlich: Je nach Branche und gewähltem Vorgehensmodell werden unterschiedliche Phasen definiert. Die DIN 69901 unterscheidet zum Beispiel in die Phasen Initialisierung, Definition, Planung, Steuerung und Abschluss. Ein Architekt, der sich nach den Leistungsphasen nach HOAI richtet wird wieder andere Ansichten haben als ein agiler Software-Entwickler, der nach Scrum arbeitet.

Projektmanagement-Zertifizierung

Die Nachfrage nach hoch qualifizierten Mitarbeitern mit einer Projektmanagement-Zertifizierung steigt – und das ist kein Wunder. Digitalisierung, Automatisierung, Big Data, globale Lieferketten und Outsourcing: Die Wirtschaft befindet sich im Wandel, der Druck auf Unternehmen steigt – und das in rasanter Fahrt. War Projektmanagement früher „nur“ eine Disziplin, um komplexe Vorhaben mit Methoden zu bewältigen, ist es jetzt eine Schlüsselkompetenz und Erfolgsfaktor zum Überleben auf globalen Märkten. Um diese Herausforderungen zu stemmen, sind qualifizierte Projektmanager unverzichtbar.

Doch welche Projektmanagement-Zertifizierung ist die richtige? Der Markt ist nicht leicht zu durchschauen, an jeder Ecke winken Schulungsanbieter mit Zertifikaten. Alle Verbände werben dafür, eine Zertifizierung abzulegen – sei es für bessere Karrierechancen, höheres Gehalt oder höhere wahrgenommene Kompetenz bei Kollegen und Vorgesetzten. Ein Auszug aus dem PM-Report 2022:

„Höhere Gehälter oder erfolgreichere Projekte sind für viele Teilnehmer einer Projektmanagement-Zertifizierung vermutlich ein wichtiger Motivator für den Beginn einer Weiterbildung mit anschließender Zertifizierung. Der mit Abstand größte Vorteil liegt jedoch an anderer Stelle: Zertifizierung gibt vor allem mehr Sicherheit im Projektalltag. Wird die gesteigert wahrgenommene Kompetenz seitens der Vorgesetzten und Kollegen hinzugezählt, erscheinen die größten Vorteile auf der persönlichen Ebene. Höhere Chancen bei Bewerbungen, gesteigerte Projekterfolge und bessere Verdienstmöglichkeiten sind im Gesamtbild weniger starke Argumente.“

Projektmanagement-Report 2022

Wie haben Sie von einer Zertifizierung profitiert?

Einen ersten Überblick mit Zertifizierungen der größten Projektmanagement-Verbände PMI®, IPMA® oder PRINCE2® findest du in einem der Selbsttests auf unserer Lernplattform ittp:

Weiterlesen: Welche Projektmanagement-Zertifizierung passt zu mir?
Weiterlesen: Projektmanagement-Zertifizierung – Sinnvoll oder nicht?
Weiterlesen: Der komplette Überblick über Projektmanagement-Zertifizierungen

Erfolgsfaktoren im Projektmanagement

Um ein erfolgreiches Projektmanagement zu gewährleisten, müssen verschiedene Faktoren berücksichtigt werden. Hier sind einige der wichtigsten Erfolgsfaktoren:

Projektmanagement-Kompetenz

Im Projektmanagement-Report 2022 ist eine klare Tendenz sichtbar: Wird in Weiterbildung investiert, so unterscheidet sich die Erfolgsquote bei der Erreichung der inhaltlichen Ziele um 6 Prozentpunkte. Anders ausgedrückt, also bezogen auf die Ausfallquote von Projekten hinsichtlich Zielen, Terminen und Budget: Mit einer Investition in Weiterbildung scheitern inhaltlich 21 % weniger Projekte. Weiterhin reißen 17 % weniger Projekte die Termine und 12 % weniger überschreiten die Budgets.

Bei der Betrachtung dieser Zahlen sollte Weiterbildung zur Selbstverständlichkeit werden: Bei einem angenommenen Projektbudget im Unternehmen von 10 Millionen Euro pro Jahr ergeben die 6 Prozentpunkte höhere Zielerreichung beispielsweise im Mittel eine Ersparnis von 600.000 Euro jährlich. Diese Summe wird weniger in Projekte investiert, die später inhaltlich scheitern. Bei Terminen und Budgets kann zwar kein Geldwert abgeschätzt werden, jedoch ist auch hier die Aussage klar: Weiterbildung lohnt sich immer.

Klare Ziele und Prioritäten

Sich ändernde Zielvorgaben und Ressourcenmangel sind Hauptgründe für das
Scheitern von Projekten, gefolgt von einer von Beginn an unklaren Zieldefinition und
fehlenden Strukturen und Prozessen. Diese Aussagen stärken die Wichtigkeit des Projektstarts, einer sauberen Planung und geklärter Verantwortlichkeiten.

Ohne klar formulierte Ziele ist die Gefahr groß, dass unterschiedliche Vorstellungen über den Projektinhalt vorliegen, Prioritäten falsch gesetzt werden und die Orientierung im Projekt fehlt. Nicht zu vergessen ist eine problematische Abnahme am Projektende: Wie soll geprüft werden, ob ein Projekt erfolgreich war, wenn die Kriterien nicht von Beginn an definiert wurden?

Strukturen, Prozesse und Management-Unterstützung

Alle wollen loslegen, aber niemand weiß so richtig, wie? Zwei Teammitglieder arbeiten am gleichen Arbeitspaket, weil die Zuständigkeiten nicht klar geklärt werden? Ein Projekt soll zwar schnell umgesetzt werden, aber die Geschäftsführung stellt nicht ausreichend Ressourcen zur Verfügung? Sobald die Rahmenbedingungen nicht stimmen, wird es schwer, zielgerichtet auf ein Projektergebnis hinzuarbeiten.

Effektive Kommunikation

Eine klare und offene Kommunikation zwischen allen Beteiligten ist unerlässlich für ein erfolgreiches Projektmanagement. Dies umfasst auch die regelmäßige Überprüfung des Fortschritts und das Teilen von Informationen über Änderungen oder Probleme.

Kommunikation steht praktisch immer in Zusammenhang mit dem Stakeholdermanagement:

• Interne Stakeholder wie Teammitglieder benötigen klare Informationen über die Zielstellung und nächste Schritte.
• Der Auftraggeber ist an regelmäßigen Informationen über den Projektfortschritt interessiert.
• Externe Stakeholder benötigen häufig maßgeschneiderte Informationen für ihre Bedürfnisse.

Ohne effektive Kommunikation ist die Gefahr groß, dass Unterstützer wegfallen oder sich sogar in Gegner verwandeln, dass Prozesse ineffizient ablaufen und Termine und Budget unnötig belastet werden.

Gutes Teamwork

Die Führung des Projektteams ist eine der wichtigsten Aufgaben eines Projektmanagers: Ohne funktionierendes Team mit einer robusten Kommunikation ist es kaum möglich, ein Projekt erfolgreich abzuschließen.

Stell dir eine Handvoll Leute vor, die noch nie zusammengearbeitet haben. Genau diese Gruppe soll jetzt eine komplexe Aufgabe lösen – oder eben ein Projekt durchführen. Wenn diese Menschen nun unterschiedliche Erfahrungen, Einstellungen und Qualifikationen haben, ist es eine echte Herausforderung, schnell auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten. Sicher kennst du auch typische Anlaufschwierigkeiten wie Missverständnisse oder unklare Erwartungen. Es ist die Aufgabe des Projektmanagers, für reibungslose Zusammenarbeit zu sorgen.

Aufgaben und Anforderungen an den Projektmanager

Planen, dokumentieren, kommunizieren und auch noch überwachen. Einem Projektmanager wird selten langweilig. Manche verbinden Projektmanagement mit Projektplanung – als würde hier die Aufgabe des Projektmanagers aufhören. Wenn du schon jemals ein Projekt geleitet hast, dann weißt du sicher: Da gibt es noch viel mehr zu tun.

Stell dir einen Projektmanager wie einen Steuermann vor, der ein (Projekt-)Boot in den sicheren Hafen steuern muss. Dieser Steuermann hat eine Reihe von Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu übernehmen, muss unterschiedliche Rollen einnehmen und Kompetenzen nachweisen können.

Aufgaben Termin-, Kosten- und Ressourcenplanung Organisation Teamführung Risikomanagement Stakeholdermanagement Teamführung Überwachung und Controlling Qualitätsmanagement Dokumentation	Kompetenzen Kommunikationsstärke Führungskompetenz Organisationsfähigkeit Zeitmanagement Flexibilität Ergebnisorientierung Problemlösungskompetenz
Rollen Fachexperte Organisator und Planer Moderator Konfliktmanager Verkäufer Selbstorganisator	Verantwortlichkeiten Leistungsverantwortung Terminverantwortung Budgetverantwortung Verantwortung für die Zufriedenheit der Stakeholder und des Projektteams

Weiterlesen: Die wichtigsten Aufgaben eines Projektmanagers

Tools und Software im Projektmanagement

Projektmanagement ganz ohne Software? Sicher: Irgendwie geht das schon – aber nicht ganz einfach. Früher haben sich Leute durchaus mit Zettel und Stift hingesetzt und einen Netzplan gezeichnet. Mit den heutigen technischen Möglichkeiten ist das jedoch wenig sinnvoll. Je komplexer das Projekt und je mehr Personen beteiligt sind, desto mehr zahlt sich Software-Unterstützung aus.

Da Projekte sehr unterschiedlich ausfallen können, unterscheiden sich natürlich auch die eingesetzten Software-Tools. Grundlegend kannst du jedoch folgende Software-Kategorien unterscheiden:

• Projektplanung: Ein Tool, mit dem du einen Plan und ein Gantt-Chart erstellen kannst – das ist vermutlich der Klassiker, wenn du an Projektmanagement-Software denkst. Teilprojekte, Meilensteine und Arbeitspakete werden angelegt, Ressourcen zugeordnet und ein kritischer Pfad sowie die Kosten ermittelt. Häufig eignen sich Tools diese Kategorie auch für die Projektüberwachung.
• Task Management: Weniger Fokus auf Planung, mehr Fokus auf das tatsächliche Tun: Task-Management-Systeme ermöglichen das einfache Verwalten von Aufgaben im Team. Aufgaben können meist mit Dokumenten versehen, im Team diskutiert und der Fortschritt überwacht werden.
• Kommunikation: Hierzu zählen Software-Tools wie Messenger, Chat-Systeme oder auch schlichtweg ein E-Mail-Programm oder Videokonferenz-Systeme.
• Dokumentation und Wissensmanagement: Wikis oder Lessons-Learned-Datenbanken sind typische Vertreter für Software-Tools, in denen die Projektmitarbeiter Informationen hinterlegen oder nachschlagen können.
• Präsentation und Kreativität: Wissen teilen oder gemeinsam erarbeiten? Software für Präsentationen oder zum gemeinsamen Brainstorming unterstützt dabei, sich gemeinsam über Projektinhalte auszutauschen.
• Office-Programme: Eines der am häufigsten eingesetzten „Projektmanagement-Tools“ ist vermutlich Excel oder eine andere Tabellenkalkulation. Wenn auch keine reine Projektmanagement-Software, so sind doch Office-Programme nicht aus dem Projektalltag wegzudenken.

Auf dem Markt der Projektmanagement-Software gibt es Spezialisten, die lediglich einen Teil dieser Kategorien abdecken, oder auch Allrounder, die sich als All-in-one-Tool präsentieren. Weiterhin geht der Trend immer mehr hin zu Cloud-Lösungen statt stationären Desktop-Tools.

Welche Software-Kategorien kommen regelmäßig zum Einsatz?

Standard-Office als universales Werkzeug im Projektmanagement? Diese Dominanz ist wenig verwunderlich, werden Dokumente und Tabellenkalkulationen für unzählige Aufgaben in Projekten verwendet, jedoch nicht zwingend zum Planen und Steuern von Projekten. Auch die Kategorie der Video- Kommunikation auf dem zweiten Platz passt zum Wirklichkeitsbild seit der Pandemie: Kaum ein Projekt kommt komplett ohne Video-Calls aus. Ab dem dritten Platz wird es interessanter: Die Kategorie der klassischen Desktop-Projektmanagement-Software liegt weit vor Cloud-Lösungen mit ähnlichem Funktionsumfang. Ein möglicher Grund hierfür sind etablierte Prozesse besonders in Großunternehmen und somit wenig Druck zur Umstellung auf alternative Lösungen.

Existieren Vorgaben, mit welchen Software-Tools das Projektmanagement unterstützt wird?

Mit steigender Unternehmensgröße nehmen die Vorgaben für Projektmanagement-Software zu. Nur 7 % der Unternehmen mit mehr als 10.000 Mitarbeitern arbeiten komplett ohne Software-Vorgaben. Ein ähnliches Bild zeigt sich übrigens auch bei der Betrachtung unterschiedlicher Projektbudgets: Je höher die Budgets, desto häufiger wird auch die Software vorgeschrieben. Dies passt in das Gesamtbild, nach dem Großprojekte vorrangig von großen Unternehmen abgewickelt werden. In diesen werden wiederum deutlich häufiger standardisierte Prozesse im Projektmanagement eingesetzt – und zu denen zählt häufig auch der Einsatz von Software.

Software-Vorgaben nach Unternehmensgröße

Noch immer ist in einigen Köpfen das Bild von agilen Projekten ohne harte Prozesse und Planung verankert. Beim Einsatz von Software sprechen die Daten eine andere Sprache: In 32 % der klassisch durchgeführten Projekte existieren keinerlei Software-Vorgaben, während dies in lediglich 14 % der agilen Projekte der Fall ist.
Beim Blick auf die Praxis ist das wenig verwunderlich: Noch immer dominieren agile Projekten in Bereichen wie der Software-Entwicklung, in denen Tools wie Ticket-Systeme, Kanban-Boards oder Cloud-Tools weiter verbreitet sein dürften als in traditionell aufgestellten Branchen.

Software-Vorgaben nach Projektmanagement-Ansatz

Rollen im Projekt

Da Projekte sehr vielschichtig sind, müssen auch verschiedenste Aufgabenfelder und Verantwortlichkeiten zugewiesen werden. Für die einzelnen Themenbereiche existieren Projektrollen. Nicht jede dieser Rollen muss zwangsläufig von unterschiedlichen Personen eingenommen werden. Besonders bei kleineren Projekten nimmt insbesondere der Projektleiter meist mehrere Rollen ein. Je größer das Projekt, desto stärker werden die Projektrollen auf unterschiedliche Personen verteilt.

Welche Rollen von welchen Personen eingenommen werden, wird im Rahmen der Definitions- und Planungsphase eines Projektes geklärt. Die folgende Liste gibt einen Überblick über mögliche Projektrollen:

• Projektleiter: Ohne Frage: Der Projektleiter nimmt eine eigene Projektrolle ein. Er ist dafür verantwortlich, das Projekt so zu steuern, dass es erfolgreich abgeschlossen wird und die Projektziele erreicht werden.
• Auftraggeber: Der Auftraggeber (auch: Owner) ist die Person, für die das Projektergebnis von zentraler Bedeutung ist und die letztendlich das Projekt am Ende abnehmen muss. Der Auftraggeber übernimmt wichtige Lenkungs- und Entscheidungsfunktionen. Besonders in kritischen und/oder unklaren Projektsituationen sollte der Auftraggeber zurate gezogen werden, um eine Bewegung des Projektes in die richtige Richtung sicherzustellen.
• Teilprojektleiter: Teilprojektleiter sind dem Projektleiter unterstellt und verantworten einen abgegrenzten Teilbereich des Projektes. Je größer das Projekt, desto stärker erfolgt häufig eine Strukturierung in Teilprojekte. Entscheidungen, die über den Rahmen des Teilprojektes hinausgehen, werden nach oben an den Gesamtprojektleiter delegiert.
• Qualitätsmanager: Je nach Projektinhalt und -größe werden eigenständige Qualitätsmanager ernannt. Findet das Projekt im Rahmen eines Unternehmens statt, so wird häufig der Qualitätsmanager des Unternehmens Teil des Projektteams und nimmt eine neutrale Rolle innerhalb des Projektes ein. Der Qualitätsmanager ist dafür verantwortlich, die Erreichung der Qualitätsziele zu überwachen. Je kleiner das Projekt, desto größer ist die Gefahr, dass die Thematik des Qualitätsmanagements vernachlässigt wird.
• Projektkaufmann: Der Projektkaufmann beschäftigt sich mit den Finanzen. Hierbei geht es sowohl um die Beschaffung der finanziellen Mittel als auch um die Überwachung der Kostenentwicklung im Projekt. In vielen Projekten nimmt der Projektleiter auch die Rolle des Kaufmanns ein.
• Controller: Auch die Controller-Rolle wird häufig vom Projektleiter eingenommen. Diese Rolle ist für die Überwachung und Steuerung des Projektfortschrittes zuständig. Teilweise gehört auch die Überwachung der Kosten zu den Hauptaufgaben.
• Lenkungskreismitglied: Verfügt das Projekt über einen Lenkungskreis, so stellt auch die Beteiligung in diesem Gremium eine Projektrolle dar. Lenkungskreismitglieder nehmen eine beratende, entscheidende und genehmigende Funktion im Projekt ein. Im Gegensatz zu den anderen Rollen sollte der Projektleiter kein Mitglied im Lenkungskreis sein. So ist sichergestellt, dass der Lenkungskreis eine außenstehende und neutrale Funktion einnehmen kann.
• PMO-Mitarbeiter: Projektmanagement-Offices werden immer beliebter und werden immer häufiger in Unternehmen installiert. PMO-Mitarbeiter unterstützen den Projektleiter im Tagesgeschäft und können auch die Rolle des Projektkaufmanns oder -controllers übernehmen bzw. stellen. Existiert kein Projektmanagement-Office, werden die Aufgaben in größeren Projekten häufig von Projektassistenzen übernommen.
• Projektmitarbeiter: Projektmitarbeiter sind den (Teil-)Projektleitern untergeordnet und sind für die Bearbeitung der einzelnen Arbeitspakete verantwortlich.
• Informelle Rollen: Neben den genannten formellen Projektrollen existieren auch informelle Rollen, wie z. B. der Umsetzer, der Administrator oder „die gute Seele“. Solche informellen Rollen zu kennen, hilft oft enorm dabei, die Dynamik in einem Team zu verstehen und die Aufgaben optimal an die Teammitglieder zu verteilen.

Visualisierung von Projekten

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte – das gilt auch im Projektmanagement. Methoden mit eingängigen Visualisierungen zeigen komplexe Inhalte und Prozesse oft deutlicher als ausschweifende Texte. In den folgenden Absätzen erfährst du mehr über typische Visualisierungsmethoden im Projektmanagement.

Hinweis:
Je nach Projekttyp und -inhalt können noch unzählige weitere Methoden zum Einsatz kommen. In Bauprojekten sind es womöglich Skizzen, Burndown-Charts im Scrum oder Customer Journeys in Marketing-Projekten.

Gantt-Diagramm

Ein echter Klassiker! Jeder kennt vermutlich die typische Darstellung von Vorgängen, die miteinander verknüpft sind. Ein Gantt-Diagramm wird überwiegend im klassischen Projektmanagement eingesetzt, um Abhängigkeiten darzustellen, den kritischen Pfad zu visualisieren und den Projektendtermin zu berechnen.

Projekt-Canvas

Ein Projekt-Canvas ist eine Methode, mit der du die wichtigsten Fakten deines Projekts übersichtlich und in einer einheitlichen Struktur visualisieren kannst. Der Ansatz ist simpel: Übersichtliche Fakten statt seitenlanger Dokumente.

Ursprünglich stammt die Idee von dem Business Model Canvas, einem Werkzeug im strategischen Management, um neue Geschäftsideen oder Unternehmen übersichtlich darzustellen. Da ein Projekt oft auch als „Unternehmen auf Zeit“ bezeichnet wird, lässt sich das Konzept einfach auf das Projektmanagement übertragen.

Eine solche Darstellung ist besonders in folgenden Situationen sinnvoll:

• Wenn zwischen mehreren Projektideen ausgewählt werden soll
• Zum Start des Projekts, um alle Beteiligten an Bord zu holen
• Während der Projektlaufzeit und zur Statuskontrolle

Ob du das Canvas auf ein Flipchart malst, an die Tafel schreibst, einen riesigen Ausdruck auf Papier machst oder als A4-Kopie verteilst, bleibt dabei ganz dir überlassen. Vielleicht passt es ja sogar auf eine PowerPoint-Folie? Erstelle es so, wie es zu dir, dem Projekt und der Situation am besten passt.

Roadmaps

Eine Roadmap ist nichts anderes als ein Fahrplan. Dieser zeigt übersichtlich, auf welchem Weg strategische Ziele erreicht werden sollen. Roadmaps entstehen dann, wenn strategisch geplant wird und die Ergebnisse anschaulich visualisiert werden.

Roadmaps können ein ganzes Unternehmen aus einer High-Level-Perspektive betrachten („Wo stehen wir und wo wollen wir in den nächsten Jahren hin?“), aber auch sehr detailliert für ein konkretes Produkt erstellt werden („Wann passiert was?“).

Du siehst schon: Unterschiedliche Detailtiefen, verschiedene Anwendungszwecke – es gibt offenbar nicht DIE Roadmap. Die meisten Roadmaps haben aber einen gemeinsamen Nenner: Auf einer Zeitachse werden Themen bzw. Aufgabenblöcke so dargestellt, dass alle Beteiligten eine Antwort auf folgende Frage erhalten:

Was wollen wir wann tun?

Mind Maps

Mind Maps sind echte Universalwerkzeuge! Hier sind einige der wichtigsten Einsatzgebiete:

• Brainstorming: Eine Mind Map ist ein großartiges Werkzeug für Brainstorming-Sitzungen. Du kannst Ideen sammeln und sie in der Mind Map organisieren, um eine klare Struktur zu schaffen.
• Risikomanagement: Mit einer Mind Map kannst du potenzielle Risiken identifizieren und bewerten. Du kannst auch Maßnahmen planen, um diese Risiken zu minimieren oder zu beseitigen.
• Teamkommunikation: Eine Mind Map kann auch dazu beitragen, die Kommunikation im Team zu verbessern. Du kannst die Mind Map als gemeinsames Arbeitsblatt verwenden, um Ideen auszutauschen und Entscheidungen zu treffen.

Mind Maps kannst du dann besonders gut einsetzen, wenn sie mithilfe einer Software erstellt werden und Zusatzfunktionen bieten, wie zum Beispiel das Hinterlegen eines Status, Angabe von Verantwortlichen oder die Darstellung in Tabellenform.

Kanban Boards

Kanban Boards sind eine visuelle Methode, um den Fortschritt von Aufgaben und Projekten zu verfolgen. Sie bestehen aus Spalten, die den Status der Aufgaben widerspiegeln, sowie Karten, die einzelne Aufgaben repräsentieren. Jede Karte enthält Informationen wie den Namen der Aufgabe, eine Beschreibung und das Fälligkeitsdatum.

Die Spalten auf einem Kanban Board können je nach Bedarf angepasst werden. Typischerweise gibt es drei Hauptspalten: „To Do“, „In Arbeit“ und „Fertig“. Es ist jedoch auch möglich, weitere Spalten hinzuzufügen, um den Prozess besser abzubilden.

In einem Kanban-Board wird die parallele Arbeit immer begrenzt. Dies geschieht durch WIP-Limits (Work in Progress): Bevor eine weitere Aufgabe in die Entwicklung übernommen werden kann, muss zunächst eine andere in die Spalte „Test“ überführt werden.

Beispiel:
Im folgenden Kanban-Board beträgt das WIP-Limit in der Spalte Entwicklung = 3. Es dürfen also maximal 3 Aufgaben „In Entwicklung“ sein. Bevor eine weitere Aufgabe in die Entwicklung übernommen werden kann, muss zunächst eine andere in die Spalte „Test“ überführt werden.

Diese Begrenzung hilft dabei, dem Team mehr Fokus auf die aktuelle Arbeit zu ermöglichen und einen kontinuierlichen Fluss von fertiggestellten Funktionen zu erreichen.

Typische Herausforderungen und Probleme im Projektmanagement

Ein reibungsloses Projekt, das ohne Probleme abläuft? Jeder gestandene Projektmanager wird bei diesem Gedanken in lautes Gelächter ausbrechen. Stattdessen stehen Herausforderungen auf der Tagesordnung. Die folgende Liste zeigt ein paar dieser typischen Probleme:

1. Mangelnde Ressourcen wie Zeit, Geld oder Personal
2. Unklare Ziele und Prioritäten
3. Konflikte zwischen Teammitgliedern oder Abteilungen
4. Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit mit externen Partnern oder Dienstleistern
5. Komplexität des Projekts und Unvorhersehbarkeit von Herausforderungen
6. Fehlende Erfahrung im Projektmanagement oder in der Branche
7. Technische Probleme oder Ausfälle von Tools und Systemen
8. Fehlende Kommunikation zwischen Teammitgliedern oder Stakeholdern
9. Verzögerungen aufgrund von unerwarteten Umständen wie Krankheit oder Naturkatastrophen
10. Unterschiedliche Erwartungen und Meinungen der Stakeholder
11. Mangelnde Motivation und Engagement der Teammitglieder
12. Fehlende klare Rollendefinitionen innerhalb des Teams
13. Schwierigkeiten bei der Identifizierung und Management von Risiken
14. Unzureichendes Budget für das Projekt
15. Mangelnde Flexibilität im Umgang mit Änderungen im Projektverlauf
16. Schwierigkeiten bei der Einhaltung von Terminplänen und Meilensteinen
17. Ungenaue Schätzungen hinsichtlich Zeitaufwand und Kosten
18. Fehlende Unterstützung durch die Geschäftsleitung oder Vorgesetzte
19. Unzureichende Schulung und Weiterbildung der Mitarbeiter im Bereich Projektmanagement
20. Mangelnde Dokumentation des Projektfortschritts
21. Uneinigkeit in Bezug auf die Methodik des Projektmanagements
22. Fehlende Kontrolle und Überwachung von Projektaktivitäten
23. Unerwartete Änderungen in der Marktdynamik oder im Wettbewerbsumfeld
24. Fehlende Flexibilität bei der Anpassung an veränderte Kundenbedürfnisse
25. Schwierigkeiten bei der Skalierung des Projekts aufgrund von begrenzten Ressourcen

Trends im Projektmanagement

Welche Trends werden das Projektmanagement in den nächsten Jahren
bestimmen? Auch hier zitieren wir aus dem Projektmanagement-Report 2022, bei dem eine Tatsache heraussticht: Virtuelles Arbeiten wird laut Einschätzung der meisten Befragten weiter zunehmen. In Zeiten von Kostendruck und verbesserten technischen Möglichkeiten ist dies eine vermutlich logische Entwicklung. Auf Platz zwei und mit deutlichem Vorsprung vor den restlichen Antworten wird die verstärkte Nutzung agiler Ansätze genannt. Ob agiles Projektmanagement lediglich als Trend stärker genutzt wird, weil man „heute eben agil ist“ oder tatsächlich zum immer dynamischeren Umfeld passt, wird sich vermutlich in den nächsten Jahren zeigen.

Welche Trends werden das Projektmanagement in den nächsten 5-10 Jahren bestimmen?

Die Befragten blicken überwiegend positiv in die Zukunft, trotz Sorgen vor negativen Auswirkungen bei globalen Trends: Die mit 80 % große Mehrheit sieht sich als Projektmanager auch für die Zukunft gut aufgestellt. Auch für die eigenen Kompetenzen sehen die Teilnehmer einen hohen Bedarf: 86 % geben an, dass ihre Kompetenzen in Zukunft sogar noch gefragter sein werden („Stimme zu“ und „Stimme komplett zu“).

Wird der Blick etwas auf die allgemeine Zukunft geweitet, ist das Bild nicht mehr ganz so eindeutig: Zwar schaut noch immer die klare Mehrheit positiv nach vorn, jedoch gibt es einen größeren Anteil derer, die dem nicht zustimmen. Dies ist nicht prinzipiell ein Widerspruch: Ist der Blick auf ein konkretes berufliches Feld eher von Fakten beeinflusst und analytisch, so ist der vage Blick in die Zukunft eher von Bauchgefühlen bezüglich der eher großen Themen dieser Welt eingefärbt.

Im beruflichen Umfeld stellen sich viele Teilnehmer Fragen wie diese: Wie werden sich technologische Trends wie künstliche Intelligenz auf die eigene Arbeit auswirken? Wie wird der Generationenwechsel vollzogen? Werde ich zukünftig noch mithalten können? Was wird uns die Digitalisierung bringen? Und nicht zuletzt: Wie werden wir zukünftig Projekte managen?

Wichtigste Begriffe im Projektmanagement

Die folgenden Begriffe findest du regelmäßig im Projektmanagement – die meisten davon stammen eher aus dem klassischen Projektmanagement:

• Projekt: Ein Vorhaben, das darauf abzielt, ein bestimmtes Ziel innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens zu erreichen. Es kann sich um eine einmalige Aufgabe oder um eine Reihe von Aufgaben handeln, die in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden müssen, um das Ziel zu erreichen. Ein Projekt kann von einer Einzelperson oder einer Gruppe von Personen durchgeführt werden und erfordert oft eine sorgfältige Planung, Koordination und Überwachung, um sicherzustellen, dass das Ziel erreicht wird. 
• Projektplanung: Der Prozess der Erstellung eines Plans, der alle notwendigen Schritte enthält, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen.
• Projektsteuerung: Die Projektsteuerung umfasst die Überwachung und Steuerung des Projekts, um sicherzustellen, dass es innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens, Budgets und der Qualitätsstandards abgeschlossen wird. Die Projektsteuerung umfasst die Überwachung des Projektfortschritts, die Identifizierung von Problemen und Risiken, die Entwicklung von Lösungen zur Bewältigung von Problemen und Risiken sowie die Koordination der Projektaktivitäten.
• Projektcontrolling: Projektcontrolling bezieht sich auf die Überwachung und Kontrolle der Projektfinanzen, um sicherzustellen, dass das Projekt innerhalb des Budgets bleibt. Es umfasst auch die Überwachung der Ressourcen, um sicherzustellen, dass sie effektiv genutzt werden, sowie die Überwachung der Qualität, um sicherzustellen, dass das Projekt die erforderlichen Standards erfüllt.
• Projektorganisation: Projektorganisation bezieht sich auf die Struktur und die Rollen, die innerhalb eines Projekts definiert sind, um sicherzustellen, dass das Projekt erfolgreich abgeschlossen wird. Die Projektorganisation umfasst die Definition von Verantwortlichkeiten, die Zuweisung von Aufgaben, die Festlegung von Entscheidungsprozessen und die Schaffung von Kommunikationskanälen.
• Projektteam: Ein Projektteam ist eine Gruppe von Personen, die für die Durchführung eines bestimmten Projekts zusammenarbeiten. Das Projektteam kann aus Mitarbeitern innerhalb einer Organisation oder aus externen Beratern und Experten bestehen, die für das Projekt eingestellt wurden.
• Projektumfang: Der Projektumfang definiert den gesamten Inhalt und die Ziele eines Projekts. Er umfasst alle Arbeiten, die erforderlich sind, um das Projektziel zu erreichen, sowie die Grenzen des Projekts, die festlegen, was im Projekt enthalten ist und was nicht.
• Projektphasen: Projektphasen sind zeitlich abgegrenzte Abschnitte, die ein Projekt durchläuft, um das Projektziel zu erreichen. Jede Projektphase hat spezifische Ziele, Aufgaben und Ergebnisse, die erfüllt werden müssen, bevor das Projekt in die nächste Phase übergehen kann. Die Anzahl und Bezeichnung der Phasen können je nach Projekt und Projektmanagementmethode variieren.
• Projektziele: Projektziele sind die spezifischen Ergebnisse, die ein Projekt erreichen soll. Sie definieren, was das Projekt erreichen soll und dienen als Grundlage für die Planung, Durchführung und Überwachung des Projekts. Projektziele können quantitativ oder qualitativ sein und sollten messbar, erreichbar, relevant und zeitlich definiert sein.
• Projektbudget: Das Projektbudget ist die finanzielle Planung und Kontrolle aller Kosten, die für die Durchführung eines Projekts anfallen. Es umfasst alle Ausgaben, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind, wie z.B. Personalkosten, Materialien, Ausrüstung, Reisekosten, externe Beratung und andere Kosten.
• Stakeholdermanagement: Stakeholdermanagement ist der Prozess der Identifizierung, Analyse, Planung und Überwachung der Interessen und Bedürfnisse aller Personen oder Gruppen, die von einem Projekt betroffen sind oder Einfluss auf das Projekt haben können. Stakeholder sind Personen oder Gruppen, die ein Interesse am Projekt haben oder durch das Projekt beeinflusst werden können, wie z.B. Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten, Regulierungsbehörden, Anwohner und andere.
• Kommunikationsplan: Ein Kommunikationsplan definiert die Art und Weise, wie Informationen innerhalb des Projektteams und zwischen dem Projektteam und den Stakeholdern ausgetauscht werden. Er umfasst die Identifizierung der Zielgruppen, die Art der Informationen, die ausgetauscht werden müssen, die Häufigkeit und den Zeitpunkt der Kommunikation sowie die Methoden und Kanäle, die für die Kommunikation verwendet werden sollen.
• Projektressourcen: Projektressourcen sind alle Ressourcen bzw. Mittel, die für die Durchführung eines Projekts benötigt werden. Sie umfassen alle materiellen und immateriellen Ressourcen, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind, wie z.B. Personal, Materialien, Ausrüstung, Technologie, Finanzen und Zeit.
• Projektrisiken: Projektrisiken sind potenzielle Ereignisse oder Umstände, die das Erreichen der Projektziele beeinträchtigen oder verhindern können.
• Meilensteine: Meilensteine sind wichtige Etappen oder Ereignisse im Projektverlauf, die dazu dienen, den Fortschritt des Projekts zu messen und zu überwachen.
• Projektstatus: Der Projektstatus ist der aktuelle Stand des Projekts in Bezug auf die Planung, Umsetzung und Erreichung der Projektziele. Der Projektstatus kann aus verschiedenen Aspekten bestehen, wie z.B. dem Fortschritt der Entwicklung, dem Budget, der Zeitplanung und der Qualität. Ein guter Projektstatus gibt einen Überblick darüber, ob das Projekt im Zeitplan liegt, ob die Kosten im Rahmen des Budgets bleiben und ob die Qualität der Arbeit den Anforderungen entspricht.
• Änderungsmanagement: Änderungsmanagement im Projekt bezieht sich auf den Prozess der Identifikation, Bewertung, Genehmigung, Implementierung und Überwachung von Änderungen an den Projektplänen, -zielen oder -anforderungen. Änderungen können aus verschiedenen Gründen notwendig sein, wie z.B. Änderungen in den Anforderungen, unvorhergesehene Ereignisse oder Änderungen im Umfeld des Projekts.
• Lessons Learned: Lessons Learned (zu Deutsch: „Gemachte Erfahrungen“) sind ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements und beziehen sich auf das Sammeln, Analysieren und Dokumentieren von Erfahrungen und Erkenntnissen, die während eines Projekts gesammelt wurden. Lessons Learned können aus positiven Erfahrungen und Erfolgen, aber auch aus Fehlern und Herausforderungen resultieren.
• Projektmanagement-Methoden: Projektmanagement-Methoden sind strukturierte Ansätze und Techniken, die verwendet werden, um Projekte effektiv zu planen, zu organisieren, durchzuführen und zu kontrollieren.
• Projektmanagement-Software: Projektmanagement-Software ist eine Art von Software, die speziell für die Unterstützung von Projektmanagement-Aufgaben entwickelt wurde. Diese Software bietet in der Regel Funktionen zur Planung, Organisation, Durchführung und Überwachung von Projekten. Projektmanagement-Software kann auch Funktionen zur Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb des Teams, zur Ressourcenverwaltung, zur Zeiterfassung und zur Berichterstellung enthalten.
• Projektleiter: Ein Projektleiter ist eine Person, die für die Planung, Organisation, Durchführung und Überwachung eines Projekts verantwortlich ist. Der Projektleiter hat die Aufgabe, sicherzustellen, dass das Projekt innerhalb des Zeitplans, des Budgets und der Qualitätsanforderungen abgeschlossen wird. Der Projektleiter ist auch dafür verantwortlich, das Team zu führen und zu motivieren, um sicherzustellen, dass alle Projektziele erreicht werden.
• Agiles Projektmanagement: Agiles Projektmanagement ist eine iterative und inkrementelle Methodik des Projektmanagements, die sich auf die schnelle Anpassung an sich ändernde Anforderungen und Bedingungen konzentriert. Im Gegensatz zum traditionellen Ansatz, bei dem das gesamte Projekt in sequenziellen Phasen abgeschlossen wird, wird beim agilen Projektmanagement das Projekt in kurzen Zyklen durchgeführt.
• Hybrides Projektmanagement: Hybrides Projektmanagement ist eine Methodik, die verschiedene Ansätze und Methoden des Projektmanagements kombiniert, um ein optimales Ergebnis zu erzielen. Oft handelt es sich um eine Kombination aus traditionellen und agilen Ansätzen. Dabei werden die Vorteile beider Ansätze genutzt, um die Effizienz und Flexibilität des Projekts zu erhöhen.

Videos zum Thema

Du magst bewegte Bilder lieber, als lange Texte zu lesen? Dann findest du Videos mit anschaulichen Praxisbeispielen zum Projektmanagement auf dem YouTube-Kanal von „Projekte leicht gemacht“: